Démo BSCW

BSCW = Basic Support for Cooperative Work

Idée:

Mise à disposition d’un espace de travail partagé.
Chacun peut créer un espace (il en est propriétaire) et peut inviter certaines personnes à y participer
Différents types d’objets peuvent être partagés: document, URL, Note, Dossier, Réunion, Discussion et annotation, etc..
Accessible depuis n’importe où.

URL: http://wwwbscw.unil.ch/bscw/bscw.cgi

Identification: Username + password (idem que messagerie)

Travailler avec BSCW

Naviguer dans les espaces de travail
Les icones d’évènements (Help 3.6): indique les évènements récents survenus dans l’espace de travail.
Exemple: On peut cliquer sur l’icône « lu » pour savoir qui a lu le document et quand.

Les icones des objets personnels (Help 3.4)

Racine des espaces de travail de l’utilisateur

Seul le propriétaire peut vraiment détruire l’objet

utilisé pour déplacer des objets à l’intérieur et à l’extérieur d’un espace de travail (actions ‘couper/coller’)

Le carnet d’adresse sera approvisionné de manière automatique à chaque fois que l’utilisateur invite un autre utilisateur dans son espace de travail

Agenda personnel concernant vos espaces de travail

Actions (Help 3.3): Barre d’en haut si agit sur plusieurs objets ou dans menu déroulant de chaque objet.Son apparence va changer selon l’endroit où on se trouve et le niveau de l’utilisateur (cf. plus bas)
- je suis au courant (catch up): supprime les icônes d’évènements = je sais.
- envoyer (send): permet d’envoyer les objets sélectionnés en attachement dans un email.
- copier (copy): copie la sélection dans votre écritoire (clipbooard).
  Utile pour déplacer un objet: Utiliser alors déposer (drop) pour déposer le contenu du sac dans le dossier de votre choix au préalablement ouvert.
- couper (cut): transfert la sélection dans votre écritoire (clipbooard) (dépend des autorisations).
- effacer (delete):Enlève le document (dépend des autorisations) .
- archive(archive): créer une archive (.tar.gz) dans notre panier.

Les préférences des utilisateurs (Help 3.8.3): Menu Options/Préférences
- Choix de la langue
- Niveau d’utilisateur (« Avancé » recommandé)
- Choix pour la notification
  Chaque utilisateur peut individuellement décider la manière d’avertissement
  (icônes d’évènements,rapport journalier, email direct) des modifications au sein de ses espaces de travail.(Choisir « Evènements par défaut »= »Default Events » dans les préférences de l’utilisateur pour les valeurs par défaut).
  Attention: Pour que la notification par email, par exemple, soit possible, le service doit être activé.
  Cette notification peut aussi être différente selon les espaces de travail, voire même les documents d’un certain espace de travail (Choisir »Evènements »= »Events »)
  dans le menu déroulant lié au document). Dans ce cas, vous verrez alors apparaître un point d’exclamation dans les icônes du document vous signalant qu’il possède des
  traçages d’évènements différents des valeurs par défaut.

Approvisionner BSCW

Création d’un espace de travail: (Menu « Fichier > Nouveau > Espace de travail » ou icône ) à partir de votre HOME

Inviter des membres: (Menu « Fichier > Acces > Inviter un membre » ou icône ).
Possible à partir du carnet d’adresses. L’invité peut recevoir un mail (selon votre choix) lui signalant son appartenance à un nouvel espace de travail. Un invité ne faisant pas encore partie du système BSCW, recevra automatiquement un email standard lui proposant de s’identifier sur le serveur BSCW.
Dans la configuration actuelle à l’UNIL, seules les administrateurs ou personnes choisies peuvent inviter des personnes non identifiés sur BSCW dans un de leurs espace de travail.

Nouveau document dans un espace de travail déja existant
1. se déplacer dans l’espace de travail
2. Différents types de documents possibles
  - Nouveau dossier: ( Menu « Fichier > Nouveau > Dossier » ou icône )
  - Doc conventionnel (fichier Word, Excel ou autre) : Menu « Fichier > Nouveau > Document » ou icône .
  - Lien vers un URL: Menu « Fichier > Nouveau > URL ».
    Possible de sauver aussi le document localement et non pas uniquement mettre le lien ou les deux.

Droits d’accés (Help 4.2)
Se définissent via des rôles sur espace de travail mais aussi individuellement par document.
Seul le propriétaire peut les modifier.

Consulter BSCW

Se déplacer dans les espaces et dossiers de votre choix.
Cliquer sur les documents
Normalement, l’application correspondante au doc va s’ouvrir. si ce n’est pas le cas, ie votre navigateur vous demande de sauver localement le document word ou Excel, par exemple, il faut alors définir dans le navigateur l’application correspondante au Mime type du document.
Utile: Possibilité de tri alphabétique, par date, par type en cliquant sur le libellé de la colone.

Action sur un objet: va dépendre de la nature du document (différent pour un document, une réunion ou une discussion). Quelques actions utiles:
- Modifier > Propriétés: Changement du nom, de la description, etc.
- Modifier > Remplacer : Va remplacer le fichier par un autre de votre choix. (Attention:le fichier original n’existera plus!)
- Accès > Vérouiller: Signale aux autres utilisateurs que le document est en train d’être revu . Une icône « cadenas » apparaitra à côté du doc et l’utilisateur verra le message que vous aurez rentré en cliquant dessus. Ne pas oublier de dévérouiller (Accès > Afficher le verrou > Dévérouiller) ! (niveau « Avancé » des Préférences de l’utilisateur nécessaire pour pouvoir utiliser cette fonction).
- Joindre > Note. cela permet d’associer une petite discussion sur un document en particulier.
  Une icône « punaise » apparaîtra sur un document pourvu d’une note. Possibilité de répondre à la note, etc..
  Remarque: il faut avoir le niveau « Avancé » des Préférences de l’utilisateur pour pouvoir utiliser cette fonction.
- Modidier > Contrôle de version: activer la gestion des différentes versions du document.

Rechercher dans BSCW

Vous pouvez rechercher dans votre espace de travail, votre sac, votre poubelle des documents selon leur type.(Menu: Fichier > Rechercher ou boite de recherche en haut à droite)

Discuter avec BSCW

Il est possible d’ajouter des espaces de discussions (Menu: Fichier > Nouveau > Forum de discussion ou icône ).
Possibilité de répondre etc..
Remarque:Il faut avoir le niveau « Avancé » (cf Préférences de l’utilisateur)pour pouvoir utiliser cette fonction.

Se réunir via BSCW

Chaque espace de travail contient par défaut, lors de sa création un agenda de groupe (Help 3.2.15) (vous pouvez ne pas créer cet agenda en le mentionnant explicitement lors de la création de l’espace). Cet agenda peut être rendu public (sans besoin d’authentification).
On peut y insérer des RDV spécifique à cet espace de travail ( Menu Action > Nouveau > Rendez-vous).
Possibilité d’envoyer des rappels, lien avec agenda personnel selon le choix de l’utilisateur, confirmer ou décliner sa présence à la réunion à l’aide du menu actions de chaque évènement. etc..
Remarque: L’objet personnel « Agenda » regroupe tous les évènements de tous les espaces de travail de l’utilisateur.