FileMaker – Choisir les options d’importation

Contexte

Vous avez ouvert une base FileMaker (fichier cible) contenant des centaines d’adresses. Vous devez importer dans cette base des adresses provenant d’un fichier Excel (fichier source); certains enregistrements de ce fichier Excel sont nouveaux alors que d’autres existent déjà dans la base FileMaker. Le fichier Excel contient des données qui sont plus (+) à jour que les données de la base FileMaker sauf en ce qui concerne la rubrique Commentaires. Vous avez un doute sur les options d’importation à choisir.

Option No 1 : Créer des enregistrements

Cette option d’importation ajoute un enregistrement dans la base FileMaker pour chaque enregistrement du fichier Excel. Dans notre cas, ce n’est pas l’option à choisir car les données existantes dans FileMaker ne seront pas mises à jour avec les données provenant d’Excel. On se retrouvera donc avec des enregistrements à double (2 x la fiche Jacqueline Frey, 1 x avec mon ancienne adresse et 1 x avec ma nouvelle adresse).

Option No 2 : Mettre à jour enreg. existants dans le jeu trouvé

Cette option vous permet de remplacer les données de votre base FileMaker par les données du fichier Excel. Lorsque vous utilisez cette option, FileMaker n’effectue et ne peut effectuer aucune vérification ni comparaison des données. Si le nombre d’enregistrements dans le fichier Excel est plus élevé que celui de la base FileMaker, les données des enregistrements supplémentaires du fichier Excel ne sont pas importées, à moins que vous n’activiez la case à cocher Ajouter données restantes en tant que nouv. enreg. Dans notre cas, ce n’est pas l’option no 2 qui doit être choisie car les données existantes dans FileMaker seront toutes écrasées par les données provenant du fichier Excel.

Option No 3 : Mettre à jour enreg. correspondant dans le jeu trouvé

Cette option permet de mettre à jour les données de la base FileMaker avec les données contenues dans le fichier Excel. Avec cette option, il faut savoir que :

  • vous pouvez effectuer une comparaison des données en déterminant quelles sont les rubriques qui doivent servir à la comparaison. Si les données des rubriques FileMaker choisies pour établir la comparaison correspondent à celles des données du fichier Excel, les enregistrements de la base FileMaker sont mis à jour avec les données du fichier Excel.
  • si le nombre d’enregistrements dans le fichier Excel est plus élevé que celui de la base FileMaker, les données supplémentaires du fichier Excel seront importées dans de nouveaux enregistrements
  • il vous faut également indiquer quelles données doivent être importées car les données contenues dans une rubrique FileMaker seront écrasées par les données du fichier Excel… MÊME si la rubrique du fichier Excel ne contient aucune données (exemple, la rubrique Commentaires dans FileMaker contient des données lesquelles seront remplacées par les données contenues dans la colonne Commentaires du fichier Excel, même s’il n’y a rien de saisi dans cette colonne). Dans notre cas, c’est donc bien l’option no 3 qui doit être choisie… et voici comment :

Dans la boîte de dialogue ci-dessous, j’ai indiqué que la comparaison entre les rubriques sources et cible devait porter sur les rubriques Nom, Prénom et Email. En effet, l’adresse email permet dans ce cas d’identifier de manière unique un enregistrement. Bien entendu, si vous disposez d’un identifiant unique tel que No AVS, No Employé…), vous n’avez pas besoin de cumuler comme moi 3 rubriques pour établir une comparaison fiable. J’ai choisi de ne pas importer les données de la rubrique Commentaires car je tenais à conserver intactes les commentaires saisis dans FileMaker. La rubrique Frais quant à elle est le fruit d’un calcul dans FileMaker, elle ne peut donc recevoir aucune donnée importée.

import

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