Archives de l’auteur : Jacqueline Frey

Word – Créer des entrées d’index singulier / pluriel

Contexte

Vous êtes en train de mettre en page un cahier des charges et souhaitez créer un index indiquant tous les numéros de pages où les mots objectif et objectifs ont été trouvés. Vous constatez, après avoir marqué les deux mots et inséré un index, que Word a créé deux entrées d’index distinctes (ce qui est ballot).

Solution

  • Sélectionnez le mot objectif (au singulier)
  • Allez dans l’onglet Références et cliquez sur le bouton Marquer entrée
  • Cliquez sur le bouton Marquer tout
  • Parcourez votre document et sélectionnez cette fois-ci le mot objectifs (au pluriel)
  • Dans l’onglet Références, cliquez sur le bouton Marquer entrée
  • Dans la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index, sous la zone Entrée, enlevez le « s »
  • Cliquez sur le bouton Marquer tout et fermez la boîte de dialogue
  • Insérez ensuite l’index; les mots objectif et objectifs seront ensemble sur la même ligne avec les numéros des pages où Word les aura trouvés

EndNote – Résoudre le problème d’ouverture des fichiers savedrecs.ciw (Web of Science)

Contexte

Vous avez téléchargé des références depuis Web of Science portant l’extension .ciw. Toutefois, vous constatez que 1° EndNote ne parvient pas à les ouvrir ou 2° il rechigne et finalement y parvient mais après avoir dû répondre à moultes boîtes de dialogue (vous avez bien confirmé que ces fichiers .ciw devaient être ouverts à l’avenir avec EndNote mais vous obtenez encore ces satanées boîtes de dialogue de confirmation).

Solution

  • Fermez votre librairie EndNote
  • Si ça n’est pas déjà fait, téléchargez un fichier .ciw depuis Web of Science et déposez-le sur votre Bureau
  • Sélectionnez le fichier et appuyez sur Cmd + i afin d’obtenir les informations sur le fichier
  • Dans la zone Ouvrir avec, choisissez EndNote comme application, cliquez sur le bouton Tout modifier et confirmez
  • Ouvrez ensuite votre librairie EndNote
  • Double-cliquez sur le fichier .ciw se trouvant sur votre Bureau ; il doit maintenant apparaître dans le dossier Imported References d’EndNote
  • Laissez votre librairie ouverte et refaites d’autres recherches et téléchargements depuis WoS
  • A partir de maintenant, si vous cliquez sur les fichiers téléchargés, ils s’ajouteront au dossier Imported References ; cela fonctionnera aussi si vous avez coché et téléchargé plusieurs références en une seule opération (dans le même fichier .ciw)

Excel 2016 – Résoudre le problème du (vide) dans un tableau croisé dynamique

Contexte

Vous avez créé un listing mis en forme à l’aide du bouton « Mettre sous forme de tableau ». Comme vous êtes prudent, vous avez ajouté une liste déroulante (Données > Validation des données > Liste) afin de contraindre les utilisateurs lors de la saisie.

Vous souhaitez obtenir quelques statistiques simples dans une vue plus compacte. Vous avez donc créé un tableau croisé dynamique (Insertion > Tableau croisé dynamique) se présentant comme ceci :

Vous constatez que ledit tableau affiche malheureusement une ligne ayant comme libellé (vide). Vous souhaitez faire disparaître cette information. Vous avez cherché une solution sur le Web et êtes tombé sur des suggestions plus ou moins farfelues.

Solution

1ère solution farfelue : « taper un espace blanc en lieu et place de (vide) dans la barre de formule. » C’est un bricolage qui ne tiendra pas l’épreuve de la mise à jour du tableau croisé… à éviter…

2ème solution un peu moins farfelue : « appliquer une mise en forme conditionnelle indiquant que si la cellule contient la valeur (vide), la police doit être blanche sur un fond blanc ». C’est un bricolage qui fera effectivement disparaître le texte mais pas la ligne sur laquelle est écrite le texte masqué. Il s’agit de la version améliorée du Tipp-Ex… à oublier…

3ème solution simple, efficace et sans mauvaise surprise : « respecter les règles de bases du tableau croisé http://people.unil.ch/jacquelinefrey/2014/04/excel-creer-un-tableau-croise-dynamique-regles-de-base/ et faire en sorte que le listing ne comporte aucune ligne vide ». L’information (vide) se supprimera d’elle-même au prochain clic-droit > Actualiser.

Contrairement au 1er exemple de tableau inséré au début de cet article, le tableau ci-dessus ne comporte plus de ligne vide à la fin; pour cela, j’ai utilisé la minuscule poignée verte en bas à droite.

EndNote – Résoudre le problème d’espaces indésirables entre les champs

Contexte

Vous utilisez un style personnalisé (basé par exemple sur Annotated). Vous constatez, dans les références de type « Book », que si le champ Edition est vide, un double espace apparaît avant le lieu de publication. Ce problème d’espaces indésirables se produit également pour d’autres champs si ceux-ci ne contiennent pas de valeurs.

Solution : éditer le style personnalisé et y apporter quelques corrections, à savoir remplacer les espaces ordinaires par des espaces conditionnels. En effet, si une valeur n’est pas renseignée, l’espace qui accompagne cette valeur doit se supprimer de lui-même.

  • Edit > Output Style > Edit votre style perso…
  • Cliquez sur la catégorie Bibliography > Templates
  • Cliquez sur le style Book et remplacez après les bâtons* l’espace ordinaire par un espace conditionnel (appelé Link Adjacent) en forme de losange ◊

*Petit détour sur les bâtons|

Les bâtons | représentent une séparation forcée permettant de séparer les champs si ceux-ci sont vides et de gérer de ce fait la ponctuation entre deux champs. Grâce ou à cause du principe de « la prépondérance du champ précédent », lorsqu’une ponctuation est située entre deux champs, elle est dépendante du champ précédent. Il est donc nécessaire de placer des séparations forcées | pour s’assurer qu’une virgule ou une parenthèse n’apparaît pas lorsqu’un champ est vide.

Exemples pour y voir plus clair :

EndNote – Régler l’apparence des prénoms d’auteurs

Contexte

Vous utilisez le style APA6th et vous constatez qu’à l’insertion de plusieurs références du même auteur (appelons-le Eugene Subbotsky) dans votre document Word, le prénom de celui-ci apparaît dans chacune des références citées (et vous ne le souhaitez pas).

Vous constatez que le prénom Eugene n’apparaît pas si M. Subbotsky est seul auteur d’un titre. En effet, dès l’insertion d’une référence avec Eugene Subbotsky et un deuxième auteur, le prénom Eugene apparaît dans toutes les références.

Solution

  • Modifiez le style APA6th, dans EndNote > Menu Edit > Output Style > Edit APA6th
  • Dans Author Name, décochez l’option ci-dessous :

  • Fermez le style et sauvegardez-le sous un autre nom (EndNote fait automatiquement une copie du style dès qu’on apporte une modification)
  • Appliquez ensuite ce nouveau style dans Word

Word 2016 – Inclure le surlignage dans un style personnalisé

Contexte

Vous êtes en train de relire un chapitre de votre thèse. Vous souhaitez passer certains mots ou paragraphes « au stabilo » et en gras afin de les mettre en évidence en vue d’un traitement ultérieur. Plus tard, vous souhaitez évidemment vous débarrasser rapidement de ce surlignage. Vous avez pensé à créer un style personnalisé, mais vous constatez qu’il n’est pas possible d’inclure le surlignage dans le style.

Solution : utiliser la trame de fond plutôt que le surlignage

  • Sélectionnez un mot et appliquez-lui la couleur de fond de votre choix (onglet Accueil > bouton Bordures > Bordure et Trame… > Trame de fond > Remplir > choisissez la couleur souhaitée, indiquez TEXTE dans la zone Appliqué à et validez
  • Conservez la sélection du mot et mettez-le en gras
  • Ouvrez le Volet des styles > Nouveau style
  • Donnez-lui un nom (par ex. Surlignage) et indiquez qu’il s’agit d’un style de type CARACTÈRE
  • Au bas de la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Format > Touches de raccourci
  • Attribuez un raccourci-clavier en veillant à ce qu’il ne soit pas déjà utilisé par Word (par ex. Cmd+7) et validez le tout

Astuce : avant de valider, incluez dans le nom du style le raccourci-clavier que vous avez choisi par exemple : Surlignage (Cmd7) sera visible dans le Volet des styles

  • Une fois votre style perso créé, cliquez sur un mot et appuyez sur Cmd+7
  • Pour mettre en forme un paragraphe entier, sélectionnez-le et appuyez sur Cmd+7

Par la suite, pour vous débarrasser du surlignage, vous avez deux possibilités :

  1. soit vous décidez de supprimer le style Surlignage car vous estimez que vous n’en avez plus besoin (le texte préalablement surligné revient en style Normal)
  2. soit vous décidez de modifier l’apparence du sytle Surlignage afin qu’il ressemble au style Normal (le texte préalablement surligné conserve le style Surlignage)… j’ai une préférence pour la 1ère possibilité…

Mac OS – Signer rapidement un PDF dans Aperçu

Contexte

Vous êtes en train de compléter un formulaire PDF (à l’ordi, pas au stylo…). Une zone a été prévue pour y placer votre signature mais vous ne savez pas trop comment vous y prendre pour signer ce document (vous n’avez pas envie d’imprimer le formulaire, le signer, puis le scanner…)

Solution

  • Prenez tout d’abord une feuille de papier blanc et écrivez votre signature (au stylo-bille bleu ou noir)
  • Ouvrez le formulaire PDF dans Aperçu (bouton droit > Ouvrir Avec…)
  • Dans Aperçu, demandez d’afficher la barre des Outils

  • Cliquez sur le bouton Signer > Créer une signature > Appareil photo
  • Prenez votre feuille de papier et placez votre signature devant l’oeil de la caméra de votre MacBook ou IMac; une ligne bleue vous permet d’aligner correctement votre signature
  • Ne bougez plus et cliquez sur le bouton Terminé
  • Cliquez à nouveau sur le bouton Signer; votre signature est maintenant mémorisée
  • Cliquez simplement sur votre signature; placez-la à l’endroit souhaité sur le PDF et redimensionnez-la si nécessaire

Vous pouvez bien entendu créer plusieurs signatures; elles seront mémorisées dans Aperçu pour une utilisation ultérieure.

Mac OS : Renommer des fichiers à la volée

Contexte

Vous avez pris des centaines de photos d’un site archéologique en vue par exemple d’alimenter une base de données FileMaker. Votre appareil a attribué aux photos des noms de fichier que vous ne trouvez pas follement clair tel que IAS-VIB-000001.jpg.

Vous souhaitez donner à ces photos – en une seule opération – un nom plus parlant incluant par exemple le lieu, le mois et l’année de la prise de vue* ainsi qu’un numéro de série automatique par exemple « Thailande_mai_2018_00001.jpg ».

Solution (valable dès OS 10.11)

  • Faites par prudence une copie du dossier qui contient les photos à renommer
  • Ouvrez le dossier et sélectionnez toutes les photos
  • Allez dans le menu Fichier > Renommer les X éléments
  • Choisissez par exemple les options ci-dessous et validez

* vous ne souhaitez pas la date et l’heure du renommage, d’où les choix ci-dessus

Curieusement, cette manipulation n’a pas de conséquence sur la Date de modification des fichiers… ce qui est plutôt une bonne nouvelle.

Word 2016 – Copier un document contenant des marques de révision

Contexte

Vous avez rédigé les chapitres de votre thèse dans plusieurs documents Word. Certains chapitres possèdent des commentaires et des marques de révision (par ex. Chapitre 2.docx) que vous souhaitez bien entendu conserver afin de les traiter ultérieurement. Vous souhaitez regrouper vos chapitres en un seul document en utilisant le copier-coller. Vous constatez, suite au copier-coller, que seuls les commentaires ont été conservés; les révisions quant à elles ont toutes été « acceptées » par Word lors de la copie.

Solution

  • Ouvrez le document (par ex. Chapitre 1.docx) dans lequel vous souhaitez insérer le document (par ex. Chapitre 2.docx) contenant les marques de révision et les commentaires
  • Placez votre curseur à la fin de Chapitre 1.docx
  • Profitez de faire un saut de section de type Page Impaire car Chapitre 2 doit très certainement débuter sur une page impaire
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Objet > Texte d’un fichier > désignez le document Chapitre 2.docx
  • Veillez dans l’onglet Révision à visualiser Toutes les marques

Remarquez que cette manipulation n’a pas pour autant activé le mode Révision dans le document Chapitre 1.docx.

 

Word 2016 Mac – Ouvrir le modèle Normal.dotm – Mode Révision activé par défaut

Contexte

Vous souhaitez ouvrir et apporter des modifications au modèle Normal.dotm. Par exemple, pour une raison inconnue, Word ouvre systématiquement tous les documents avec le mode Révision actif (même les nouveaux documents vierges). Vous avez mis la main sur le modèle Normal.dotm au fin fond de votre Mac mais après plusieurs essais infructueux, vous constatez que vous ne parvenez pas à l’ouvrir car Word ouvre à chaque fois un nouveau document basé sur le modèle. Vous ne souhaitez pas supprimer le modèle Normal.dotm car vous y avez apporté des personnalisations que vous souhaitez conserver.

Solution : ouvrir Normal.dotm depuis Word

  • Ouvrez Word et fermez la fenêtre de démarrage proposant une galerie de modèles si celle-ci est ouverte
  • Allez dans le menu Fichier > Ouvrir
  • Cliquez sur le dossier de démarrage (icône « Maison ») portant habituellement votre nom afin de voir les sous-dossiers tels que Applications, Bureau, etc… le but étant d’atteindre le dossier « Bibliothèque »
  • Etant donné que le dossier « Bibliothèque » est masqué par défaut dans cette fenêtre, appuyez sur les touches CMD + MAJ + G
  • Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, tapez ~/Bibliothèque (le tilde s’obtient avec ALT + N) et cliquez sur Aller

  • Parcourez et ouvrez les dossiers Group Containers / UBF8T346G9.Office / Contenu utilisateur / Modèles et finalement le fichier Normal.dotm
  • Apportez les changements souhaités; dans notre exemple, il s’agit de désactiver le bouton Suivi des modifications de l’onglet Révision
  • Sauvegardez le modèle (CMD + S) et quittez Word
  • Ré-ouvrez Word de manière habituelle…