Archives de catégorie : FileMaker

FileMaker 14 – Utiliser l’Inspecteur pour un affichage conditionnel de rubrique

Contexte

Vous avez créé une base de données pour gérer des collaborateurs. Parmi les rubriques les concernant, vous avez créé une rubrique Statut associée à une liste de valeurs (Actif, Parti, Formation, En congé, …) . Vous souhaitez pouvoir afficher une rubrique complémentaire Raison du congé uniquement si vous avez choisi ”En congé” dans la rubrique Statut.

Solution

  • Passez en mode Modèle et ouvrez l’Inspecteur
  • Sélectionnez la rubrique Raison du congé et allez dans l’onglet Données de l’Inspecteur
  • Si nécessaire, affichez la zone Comportement
  • Dans la zone Masquer objet quand, insérez la formule suivante :

LISTE DU PERSONNEL::Status ≠ ”En congé”

  • Si souhaité, cochez la case Appliquer en mode Recherche
  • Passez en mode Utilisateur pour tester votre affichage conditionnel

Que l’utilisateur qui m’a transmis cette idée d’article soit remercié… il se reconnaîtra 😉

FileMaker 14 – Utiliser un bouton Popover pour zoomer une image

Contexte

Vous disposez d’une rubrique Conteneur prévue pour contenir une image. Vous souhaitez que cette rubrique soit petite sur votre modèle mais qu’il soit quand même possible de visualiser l’image en plus grand.

Solution : utiliser un bouton Popover

  • Allez en mode Modèle et insérez un bouton Popover de petite taille
  • Par dessus placez votre rubrique Conteneur (elle aussi de petite taille)
  • Insérez en dessous de la rubrique une image indiquant la possibilité de faire un zoom*, par exemple :

pop

  • Dupliquez votre rubrique Conteneur, placez-la dans le cadre Popover et agrandissez-la :

pop2

  • Tapez éventuellement un titre pour le Popover (Zoom) et quittez le mode Modèle pour tester votre Popover :

pop3

* vous pouvez bien sûr utiliser les icônes proposées dans la galerie du bouton Popover

FileMaker – Concaténer proprement des rubriques

Contexte

Vous possédez une base FileMaker servant à gérer des contacts. Vous souhaitez créer une rubrique qui concatène le prénom et le nom du contact mais vous n’êtes pas sûr de toujours disposer du prénom. Vous aimeriez éviter d’avoir un espace blanc inutile (et forcément gênant) si le contact n’a pas de prénom.

Solution

  • Créez une rubrique de type Calcul
  • Indiquez dans les options que 1° dans le cas où la rubrique Prénom et vide, mettre la rubrique Nom, 2° dans le cas où la rubrique Nom est vide, mettre la rubrique Prénom, 3° sinon insérer le résultat par défaut soit la rubrique Prénom, un espace, la rubrique Nom :

concaténation

Suite à cette manipulation, vous vous rendez compte que certains contacts ne possèdent ni Nom, ni Prénom mais uniquement le nom de la Société… Vous décidez alors de créer une deuxième rubrique qui doit tenir compte de la Société seulement si les rubriques Nom / Prénom sont toutes les deux vides.

  • Créez une nouvelle rubrique et indiquez les options de calcul suivantes :
  • Dans le cas où les rubriques Prénom et Nom sont vides, mettre la rubrique Société, 2° dans le cas où la rubrique Prénom est vide, mettre la rubrique Nom, 3° dans le cas où la rubrique Nom est vide, mettre la rubrique Prénom, sinon insérer le résultat par défaut soit la rubrique Nom, un espace, la rubrique Prénom :

concaténation2

FileMaker – Exporter des enregistrements dans Word

Contexte

Vous disposez d’une base de données FileMaker stockant des données de type bibliographique (Auteur, Titre, Edition, Année…). Vous avez besoin d’exporter ces données dans Word afin de les mettre en page. Vous souhaitez que les données soit séparées par des virgules. Vous avez essayé sans succès l’export au format .CSV (séparé par des virgules) car celui-ci requière plusieurs manipulations et donne in fine un résultat qui ne vous convient pas.

Solution : exporter en HTML

  • Dans FileMaker > placez-vous sur le modèle souhaité > ouvrez le menu Fichier > Exporter des enregistrements > type Tableau HTML
  • Choisissez les rubriques à exporter et leur ordre d’exportation
  • Choisissez le jeu de caractères Unicode (UTF-8) et cliquez sur Exporter
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier .htm et ouvrez-le avec Word
  • Sélectionnez le tableau > menu Tableau > Convertir > Tableau en texte > option Séparer le texte par des virgules

Si vous faites cela souvent, pensez à automatiser la procédure dans FileMaker dans un script :

export HTML

Si vous faites cela très souvent, pensez à automatiser la procédure dans Word dans une macro (utilisez pour cela l’Enregistreur de l’onglet Développeur). Associez cette macro à un raccourci-clavier.

macro

Cette macro converti le tableau en texte, sépare les données par des virgules, affiche le document en Mode page et place le curseur au début du document.

FileMaker – Extraire des données d’une rubrique multivaluée

Contexte

Dans votre base de données, vous disposez d’une rubrique (appelée « Catégories ») multivaluée de 10 valeurs et vous souhaitez présenter ces valeurs dans une autre rubrique. Les valeurs doivent donc être extraites et placées à la suite les unes des autres dans une seule rubrique. Pour des raisons esthétiques, vous aimeriez ajouter un bâton entre les valeurs ainsi qu’une majuscule en début de chaque mot.

Solution

  • Créez une nouvelle rubrique appelée « Toutes les catégories » de type Calcul
  • Saisissez le calcul suivant dans la rubrique
    (si la première valeur de la rubrique Catégories est différent de vide, alors obtenir la valeur, l’écrire avec une majuscule en début de mot, faire suivre la valeur d’un bâton, sinon ne rien inscrire, puis ajouter la 2ème valeur…) :

calcul

  • Insérez cette nouvelle rubrique dans votre modèle afin d’obtenir le résultat suivant :

rubrique multi

FileMaker – Rechercher des enregistrements à double

Contexte

Vous gérez une base de données de milliers d’abonnés alimentée par plusieurs personnes (dans mon exemple le nom de la table est « Gestion de contacts »). Vous constatez en parcourant les enregistrements que certains abonnés se retrouvent à double, voire à triple et vous aimeriez pouvoir identifier facilement les doublons.

Pour cela, il est nécessaire de disposer d’une rubrique pour déterminer une entité unique dans votre base (No AVS, email ou autre). Le nom et le prénom n’étant pas des critères assez précis pour savoir s’il s’agit d’un doublon, vous vous dites qu’il y a peu de probabilités que des personnes portant le même prénom et nom travaillent et habitent au même endroit. Il vous faut donc créer une rubrique qui concatène les données de différentes rubriques afin de disposer d’un identifiant unique.

Solution

  • Créez une rubrique (nom de la rubrique « CoordonnéesComplètes ») de type Calcul qui concatène les rubriques Prénom, Nom, Société et Code Postal :

Prénom & Nom & Société & CodePostal

  • Allez dans le graphe des liens et créez une occurrence supplémentaire de la table « Gestion de contacts » que vous appelez « Doublon contacts »
  • Liez la table « Gestion de contacts » à l’occurrence « Doublon contacts » par la rubrique d’identification unique « CoordonnéesComplètes »

doublons1

  • Créez une nouvelle rubrique (appelée « Vérifier les doublons ») de type Calcul qui fait le décompte des données de « CoordonnéesComplètes » de la deuxième occurrence de table « Doublon contacts ». Si le décompte obtenu est plus élevé que 1, nous sommes en présence de doublon :

Si ( Decompte ( doublon contacts::CoordonnéesComplètes) > 1 ; ″Doublon″ ; ″Unique″ )

  • Profitez d’affiner cette formule en y ajoutant un formatage de texte indiquant que le mot « Doublon » doit apparaître en rouge alors que « Unique » doit apparaître en vert :

Si ( Decompte ( doublon contacts::CoordonnéesComplètes) > 1 ;
CouleurTexte ( ″Doublon″ ; RVB ( 255 ; 0 ; 0 ) ) ;
CouleurTexte ( ″Unique″ ; RVB ( 0 ; 255 ; 0 ) ) )

  • Ajoutez la rubrique « Vérifier les doublons » à votre modèle
  • Cliquez sur Afficher tout et effectuez une recherche sur le mot « doublon » sur la rubrique « Vérifier les doublons »; les enregistrements contenant des doublons affichent le texte « Doublon » en rouge
  • Vous pourriez créer un script permettant d’automatiser la recherche, par exemple :

doublon2

FileMaker – Ouvrir le contenu d’une rubrique Conteneur

Contexte

Vous avez créé une rubrique Conteneur prévue pour stocker indifféremment des PDF ou des images (dans mon exemple, la rubrique s’appelle Passeport). En mode Modèle, l’option de cette rubrique est « optimisé pour image ». Dans vos enregistrements, vous insérez les images ou les PDF en utilisant la commande Insérer Fichier (ou via un script). Vous ne visualisez donc que les icônes et le nom des fichiers; c’est ce que vous souhaitez car la rubrique est de petite taille. Lors de l’insertion, vous avez coché l’option « Stocker uniquement la référence au fichier » afin de ne pas alourdir votre base.

Vous souhaiteriez pouvoir disposer d’un bouton permettant de visualiser le fichier de la rubrique Conteneur sans être obligé de le télécharger (autrement dit sans devoir utiliser la commande Exporter le contenu de la rubrique).

Solution

  • Créez un bouton
  • Associez-lui l’action Activer rubrique en cochant l’option Sélectionner/Exécuter
  • Désignez la rubrique cible

activer rubrique

FileMaker – Récupérer dans Excel les données de plusieurs enregistrements sans exportation

Contexte

Vous souhaitez récupérer dans Excel les données de plusieurs enregistrements FileMaker. Vous n’avez pas envie de lancer la maniclette d’exportation juste pour quelques fiches.

Solution

  • Placez-vous sur le modèle souhaité
  • Effectuez une recherche pour obtenir les enregistrements désirés
  • Restez en mode Utilisation
  • Faites en sorte qu’aucune rubrique ne soit active (cliquez pour cela en dehors de toutes rubriques)
  • Appuyez sur Cmd + Option + C, ouvrez Excel et appuyez sur Cmd + V; les rubriques sont séparées par un tabulateur et les enregistrements par un retour à la ligne

FileMaker – Récupérer dans Excel les données d’un enregistrement sans exportation

Contexte

Vous souhaitez récupérer dans Excel les données d’un enregistement FileMaker. Vous n’avez pas envie de lancer la maniclette d’exportation juste pour une seule fiche.

Solution

  • Placez-vous sur le modèle et l’enregistrement souhaité et passez si nécessaire en mode Utilisation
  • Faites en sorte qu’aucune rubrique ne soit active (cliquez pour cela en dehors de toutes rubriques)
  • Appuyez sur Cmd + C, ouvrez Excel et appuyez sur Cmd + V; les données seront placées dans des cellules les unes après les autres

Tellement simple qu’on y pensait pas… Si vous utilisez Word, les données copiées seront séparées par des tabulations.

FileMaker – Calculer l’âge d’une personne

Contexte

Vous utilisez FileMaker pour gérer des personnes (employés, doctorants..). Vous avez créé une rubrique « Date de naissance » de type Date et aimeriez que FileMaker calcul l’âge de la personne dans une autre rubrique.

Solution

  • Créez une rubrique appelée Age de type Calcul
  • Indiquez pour cette rubrique le calcul suivant :
    Ent ( (Obtenir ( DateActuelle ) – Date de naissance) / 365.25)
  • Indiquez si nécessaire que le résultat du calcul doit être de type Nombre
  • Insérez cette nouvelle rubrique dans votre modèle

Ent = cette fonction supprime les décimales et renvoie la partie entière du nombre sans arrondi
Obtenir (Date actuelle) = Renvoie la date du jour en fonction du calendrier du système
365.25 = représente la longueur moyenne d’une année