Archives par étiquette : Calcul

Excel – Créer un planning avec mise en forme conditionnelle

Contexte

Vous souhaitez créer un tableau mensuel avec les absences (congé, cours, …) des membres de votre équipe. Chaque début de mois, vous aimeriez pouvoir rapidement créer un nouveau mois et souhaiteriez que les week-ends apparaissent automatiquement en couleur :

planning

Remarquez dans mon exemple que la cellule B3 contient une date saisie 01.04.2016 mais affiche un format personnalisé de type Ven 1 (jjjj j).

Solution : utiliser la mise en forme conditionnelle

  • Dans l’exemple ci-dessus, placez-vous sur la cellule B4 (sur la 1ère case en face de la première personne)
  • Cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle de l’onglet Accueil > Nouvelle règle
  • Choisissez le style Classique > option Utiliser une formule pour déterminer à quelles cellules la mise en forme sera appliquée
  • Tapez la formule ci-dessous :

=OU(JOURSEM(B$3;2)=6;JOURSEM(B$3;2)=7)

Qu’il faut comprendre ainsi :

JOURSEM = formule qui renvoie un chiffre entre 1 et 7 désignant le jour de la semaine

B$3 = adresse de la cellule qui contient la 1ère date (Ven 1). La colonne n’est pas rendue absolue puisque nous souhaitons pouvoir recopier cette formule sur les autres jours du mois; lors de la recopie sur la droite les adresses des colonnes doivent donc s’adapter. Par contre, le numéro de la ligne est rendu absolu puisque les dates du mois sont situées sur la ligne 3 (et jamais sur la 4, la 5…); les adresses des lignes ne doivent donc pas s’adapter

;2 = cet argument permet d’indiquer à Excel que la semaine chez nous commence un lundi (les américains considèrent que le premier jour de la semaine est dimanche). 1 = dimanche, 2 = lundi…

=6 et =7 : indiquent que le 6ème jour de la semaine devront être mis en forme, le 6ème étant le samedi, le 7ème étant le dimanche… chez nous

OU en début de formule indique que les 6ème et 7ème jours de la semaine doivent être mis en forme de manière conditionnelle (en langage courant nous disons ET mais pour Excel il s’agit bien d’un OU)

  • Choisissez ensuite la mise en forme souhaitée et validez
  • Recopiez ensuite la cellule B4 avec la poignée de recopie en glissant sur la droite jusqu’au dernier jour du mois
  • Recopiez ensuite cette plage de cellules sur le bas jusqu’au dernier collaborateur

Beaucoup de travail pour pas grand chose me direz-vous ? Certes, mais si maintenant vous souhaitez créer en 5 secondes chrono le planning du mois prochain :

  • En B3, saisissez la date du 1er jour du mois (01.05.2016) et recopiez cette information jusqu’au dernier jour du mois et Tadaaaannnn ! les week-end de votre nouveau planning se sont mis à jour.

FileMaker – Concaténer proprement des rubriques

Contexte

Vous possédez une base FileMaker servant à gérer des contacts. Vous souhaitez créer une rubrique qui concatène le prénom et le nom du contact mais vous n’êtes pas sûr de toujours disposer du prénom. Vous aimeriez éviter d’avoir un espace blanc inutile (et forcément gênant) si le contact n’a pas de prénom.

Solution

  • Créez une rubrique de type Calcul
  • Indiquez dans les options que 1° dans le cas où la rubrique Prénom et vide, mettre la rubrique Nom, 2° dans le cas où la rubrique Nom est vide, mettre la rubrique Prénom, 3° sinon insérer le résultat par défaut soit la rubrique Prénom, un espace, la rubrique Nom :

concaténation

Suite à cette manipulation, vous vous rendez compte que certains contacts ne possèdent ni Nom, ni Prénom mais uniquement le nom de la Société… Vous décidez alors de créer une deuxième rubrique qui doit tenir compte de la Société seulement si les rubriques Nom / Prénom sont toutes les deux vides.

  • Créez une nouvelle rubrique et indiquez les options de calcul suivantes :
  • Dans le cas où les rubriques Prénom et Nom sont vides, mettre la rubrique Société, 2° dans le cas où la rubrique Prénom est vide, mettre la rubrique Nom, 3° dans le cas où la rubrique Nom est vide, mettre la rubrique Prénom, sinon insérer le résultat par défaut soit la rubrique Nom, un espace, la rubrique Prénom :

concaténation2

FileMaker – Extraire des données d’une rubrique multivaluée

Contexte

Dans votre base de données, vous disposez d’une rubrique (appelée « Catégories ») multivaluée de 10 valeurs et vous souhaitez présenter ces valeurs dans une autre rubrique. Les valeurs doivent donc être extraites et placées à la suite les unes des autres dans une seule rubrique. Pour des raisons esthétiques, vous aimeriez ajouter un bâton entre les valeurs ainsi qu’une majuscule en début de chaque mot.

Solution

  • Créez une nouvelle rubrique appelée « Toutes les catégories » de type Calcul
  • Saisissez le calcul suivant dans la rubrique
    (si la première valeur de la rubrique Catégories est différent de vide, alors obtenir la valeur, l’écrire avec une majuscule en début de mot, faire suivre la valeur d’un bâton, sinon ne rien inscrire, puis ajouter la 2ème valeur…) :

calcul

  • Insérez cette nouvelle rubrique dans votre modèle afin d’obtenir le résultat suivant :

rubrique multi