Archives par étiquette : Collage spécial

EndNote – Insérer une bibliographie dans Word et rien d’autre…

Contexte

Vous souhaitez insérer une bibliographie à la fin d’un document Word sans pour autant devoir insérer les citations dans le corps du texte (vous ne voulez que la bibliographie et rien d’autre…)

Solution

  • Ouvrez EndNote et appliquez le style souhaité (par ex. APA 6th)
  • Sélectionnez les références souhaitées (Maj et/ou Cmd)
  • Ouvrez le menu Edit > Copy Formatted
  • Ouvrez votre document Word et faites un collage

Excel – Copier-coller uniquement les cellules visibles

Contexte

Vous travaillez sur une feuille de calcul dont vous avez masqué quelques colonnes. Vous aimeriez faire un copier-coller du tableau (par exemple pour l’insérer dans un nouveau classeur). Vous ne souhaitez pas inclure les colonnes masquées car celles-ci ne doivent pas figurer sur la copie (info confidentielle, note perso… à vous de voir pourquoi). En résumé, vous n’aimeriez copier que les colonnes visibles du tableau.

Solution

  • Sélectionnez le tableau à copier (en conservant les colonnes masquées)
  • Appuyez sur la touche F5 (laquelle ouvre la boîte de dialogue Atteindre)
  • Cliquez sur le bouton Cellules puis choisissez l’option Cellules visibles uniquement
  • Cliquer sur OK
  • Appuyez sur Cmd + C
  • Cliquez sur la cellule où vous souhaitez coller le tableau (dans le même classeur, dans un autre onglet ou dans un nouveau classeur peu importe)
  • Appuyez sur Cmd + V

Excel – Coller et multiplier en une seule opération

Contexte

Vous avez reçu d’un fournisseur une feuille de calcul contenant des valeurs en euro. Vous aimeriez rapidement faire apparaître des francs suisses à la place des euros. Vous n’avez pas envie de toucher à la structure du tableau (genre ajouter des colonnes pour y faire des calculs de conversion….). Vous connaissez le taux de change, par ex. 1.2061.

Solution

  • Dans l’importe quelle cellule vide du tableau, tapez le taux de change 1.2061
  • Appuyez sur Cmd + C pour copier ce taux de change
  • Sélectionnez la(les) cellules(s) contenant les valeurs en euro
  • Ouvrez le menu Edition > Collage spécial
  • Choisissez Multiplication et validez

PowerPoint 2013 – Sauvegarder une présentation en PDF

Contexte

Vous avez créé une présentation dans PowerPoint (versions 2010 ou 2013 sur PC) composée de diverses diapositives dont certaines contiennent des formes dessinées dans PowerPoint. Certaines de ces formes possèdent des attributs tels que dégradés, ombrage et autres effets. Vous avez sauvegardé votre présentation en PDF et constatez avec effroi que – selon le lecteur de PDF – le rendu des objets dessinés n’est pas correct.

Solution No 1 – vos diapositives NE sont PAS numérotées en pied de page

  • Affichez dans PowerPoint la diapositive sur laquelle vous avez dessiné une forme ; si celle-ci est constituée de plusieurs éléments, regroupez-les
  • Dupliquez la diapositive
  • Sélectionnez la forme ainsi dupliquée et coupez-la (Ctrl + X)
  • Cliquez sur le menu du bouton Copier > Collage spécial > choisissez Image .PNG
  • Affichez la diapositive comportant la forme originale et masquez-la (onglet Diaporama > Masquer la diapositive); la diapositive sera masquée à l’impression, en mode Diaporama et en PDF
  • Créez le PDF à l’aide de la commande Fichier > Enregistrer sous > PDF
  • Ouvrez le PDF dans n’importe quel navigateur (FireFox, Chrome, Safari ou IE)
La solution No 1 permet de masquer une diapositive mais provoque malheureusement un « trou » dans la pagination. Si les diapositives sont numérotées en pied de page, utilisez la solution No 2.

Solution No 2 – vos diapositives SONT numérotées en pied de page

  • Affichez dans PowerPoint la diapositive sur laquelle vous avez dessiné une forme ; si celle-ci est constituée de plusieurs éléments, regroupez-les
  • Sélectionnez la forme et copiez-la (Ctrl + C)
  • Cliquez sur le menu du bouton Coller > Collage spécial > choisissez Image .PNG
  • Affichez le Volet de sélection (onglet Accueil > bouton Sélectionner)
  • Sélectionnez la forme originale et cliquez sur le petit oeil dans le volet de sélection pour masquer la forme (la forme sera masquée à l’impression, en mode Diaporama et en PDF)
  • Créez le PDF à l’aide de la commande Fichier > Enregistrer sous > PDF
  • Ouvrez le PDF dans n’importe quel navigateur (FireFox, Chrome, Safari ou IE)
La solution No 2 permet de masquer un élément d’une diapositive sans impact sur la pagination.

PowerPoint – Coller un graphique Excel sans liaison

Contexte

Vous disposez d’un graphique dans Excel et vous souhaitez l’insérer dans une diapositive de votre présentation PowerPoint. Vous ne souhaitez pas établir de liaison entre la copie du graphique dans PowerPoint et l’original contenu dans Excel.

Solution

  1. Sélectionnez le graphique dans Excel > Copiez le graphique et fermez Excel
  2. Ouvrez PowerPoint et placez-vous sur la diapositive souhaitée
  3. Collez > cliquez sur la balise de collage qui apparaît au coin inférieur droite du graphique > choisissez la commande Graphique Excel (classeur entier)
  4. Par la suite, pour modifier les données du graphique dans PowerPoint, cliquez sur l’onglet Graphique > bouton Modifier
  5. Apportez les changements souhaités dans le fichier qui s’ouvre dans Excel
  6. Quittez Excel sans vous préoccuper de la sauvegarde du fichier
  7. Retournez dans PowerPoint; les valeurs du graphiques ont été mises à jour

Avec cette méthode le fichier original dans Excel demeure intact. En effet, le collage à l’aide de la balise fait une copie du graphique avec liaison sur un fichier Excel virtuel appelé « Graphique-dans-Microsoft-Office-PowerPoint ». Cela signifie que le fichier Excel original peut être supprimé, renommé ou déplacé sans que cela affecte sa copie dans PowerPoint.

Word – Remplacer des espaces ordinaires par des espaces insécables

Contexte

Vous avez copié du texte et l’avez collé sous forme de texte brut dans un document Word (vous avez choisi Texte brut car vous souhaitiez vous débarrasser des mises en forme indésirables). Problème : lors du collage en Texte brut, vous avez « perdu » les espaces insécables* contenus dans le texte d’origine car Word les a remplacés par des espaces ordinaires. Les espaces insécables sont importants si le texte contient des caractères tels que « ? ! ; :

Solution

Il vous faut rechercher les espaces ordinaires et les remplacer par des espaces insécables. Prenons par exemple le point d’interrogation précédé d’un espace ordinaire.

  • Allez dans le menu Edition > Remplacer > Recherche avancée et remplacement > onglet Remplacer
  • Dans la zone Rechercher, appuyez sur la barre d’espacement suivi du caractère ?
  • Dans la zone Remplacer par, tapez ^s?
  • Cliquez sur le bouton Suivant puis sur Remplacer tout
  • Procédez de la même manière pour les autres ponctuations contenues dans le document

*espace insécable : caractère permettant d’éviter que deux mots (ou un mot et une ponctuation) soient séparés par un retour à la ligne

PowerPoint – Incorporer un tableau Excel

  1. Sélectionnez les cellules souhaitées dans Excel > Copiez
  2. Allez dans PowerPoint
  3. Ouvrez le menu Edition > Collage spécial
  4. Cliquez sur Objet Feuille de calcul Microsoft Excel et validez

Par la suite, lorsque vous souhaitez apporter des changements aux valeurs du tableau, faites un double-clic sur le tableau Excel dans PowerPoint. Excel s’ouvre et permet la modification des données.

Attention ! le fichier original dans Excel demeure intact. En effet, le collage spécial fait une copie de vos données Excel avec liaison dans une sorte de fichier virtuel appelé « Feuille-de-calcul-dans-présentation-PowerPoint ». Cela signifie que le fichier Excel original peut être supprimé, renommé ou déplacé sans que cela affecte sa copie dans PowerPoint.

Excel – Transposer des données

Contexte

Vous avez créé un tableau Excel contenant des en-têtes (Libellé, Quantité, Prix unitaire, Total…) et vous avez saisi de multiples valeurs dans le tableau ainsi que des formules de calcul. Après plusieurs heures de saisie, vous constatez que la structure de votre tableau n’est pas adéquate. En effet, votre tableau doit être « retourné » car vous souhaitez que les en-têtes de colonnes deviennent des en-têtes de lignes. Bien entendu, les données saisies et les formules de calcul doivent absolument « suivre » lors de ce grand chamboulement.

Deux possibilités s’offrent à vous : 1° vous passez un week-end ensoleillé à faire du « couper-coller » ou 2° vous transposez votre tableau Excel en 30 secondes en attendant que votre café refroidisse un peu. Je ne vous explique donc pas dans cet article comment faire du « couper-coller » mais comment faire une transposition.

Solution

  • Sélectionnez votre tableau (en-têtes de colonnes, données et calculs)
  • Appuyez sur Cmd + C (bah oui, quand même)
  • Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le menu contextuel du bouton Coller
  • Choisissez Collage Spécial et cochez l’option Transposé
  • C’est tout…