Archives par étiquette : Exportation

EndNote – Modifier la librairie à synchroniser

Contexte

Vous avez activé la synchronisation d’une librairie se trouvant sur votre ordi avec votre compte MyEndNoteWeb. Vous souhaitez changer la librairie à synchroniser car vous disposez d’une nouvelle librairie.

Après cette procédure, la nouvelle librairie sera synchronisée avec le compte EndNoteWeb. Toutefois, comme il est possible de ne synchroniser qu’une seule librairie, « l’ancienne » et la « nouvelle » seront fusionnées.

Solution

  • Ouvrez la nouvelle librairie à synchroniser dans EndNote
  • Allez dans le menu EndNote > Preferences > catégorie Sync; vous constatez que la librairie qui va être synchronisée est encore « l’ancienne »
  • Sortez des Préférences d’EndNote (il s’agissait juste d’une vérification)
  • Cliquez sur le bouton Sync Library pour lancer la nouvelle synchronisation
  • Répondez YES au message qui apparaît :

  • Par sécurité, acceptez ensuite la création d’une copie compressée de votre librairie
  • Connectez-vous à votre compte MyEndNoteWeb, vous constatez que les deux librairies ont été fusionnées
  • Procédez ensuite une recherche de doublons dans EndNote (References > Find Duplicates) ou dans MyEndNoteWeb (Organize > Find Duplicates)

EndNote – Exporter une librairie EndNote dans Mendeley

Contexte

Vous êtes un utilisateur d’EndNote et un nombre important de vos références possède des annexes. Vous aimeriez exporter votre librairie dans Mendeley en récupérant bien entendu les annexes (par ex. parce que vous quittez l’Unil ou ne voulez tout simplement plus utiliser EndNote).

Solution

  • Ouvrez EndNote et ouvrez la librairie à exporter
  • Allez ensuite dans le menu File > Export
  • Choisissez le type de fichier XML et Show All Fields dans la liste Output Style
  • Décochez l’option Export Selected References et validez
  • Ouvrez Mendeley et créez éventuellement un nouveau dossier
  • Allez dans le menu File > Import > EndNote XML
  • Choisissez le fichier XML et validez

Remarquez que la structure des dossiers créée dans EndNote n’est malheureusement pas reprise dans Mendeley.

EndNote – Récupérer des types de références personnalisés

Contexte

Vous avez créé des types de références personnalisés et vous avez copié votre librairie de la machine No 1 sur la machine No 2 (vous avez deux ordis). Vous constatez que les références basées sur un type personnalisé par ex. « Screenshot » sur la machine No 1 porte le nom « Unused 1 » ou « Mon type » sur la machine No 2 au lieu du nom « Screenshot ». De plus, le style personnalisé n’est pas disponible lors de la création de nouvelles références.

Solution

  • Sur la 1ère machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Export; cela crée un fichier XML
  • Copiez ce fichier sur une clé USB (ou autre…) et copiez-le sur la 2ème machine (par ex. sur le Bureau)
  • Sur la 2ème machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Import et désignez le fichier XML

Attention ! Tous les types de références de la 1ère machine sont contenus dans ce fichier XML; ils écraseront donc les types se trouvant sur la 2ème machine.

EndNote X7 – Synchroniser deux librairies locales

Contexte

Vous disposez de deux ordinateurs (par ex. un Mac à la maison, un PC au bureau). Vous avez créé une librairie EndNote et vous aimeriez pouvoir la stocker en local sur chacune des machines. Pour des raisons d’ergonomie (l’interface de MyEndNoteWeb ne vous semble pas assez pratique), vous souhaitez utiliser EndNote sur les deux machines. Vous souhaitez que les librairies locales se mettent à jour lorsque vous effectuez des modifications.

Les styles personnalisés ainsi que les types de références personnalisés que vous auriez créés sur la 1ère machine ne seront pas synchronisés (donc pas disponibles) sur la 2ème machine.

Solution : utilisez votre compte MyEndNoteWeb pour fusionner et mettre à jour vos deux librairies locales

Faites une copie de sauvegarde de votre librairie avant toute manipulation.

  • Ouvrez votre librairie locale sur la machine No 1 (le Mac à la maison) et paramétrez la synchronisation (menu EndNote > Preferences > Sync) comme ceci :

synMac

  • Sélectionnez sur la machine No 1 (le Mac à la maison) votre librairie .enl et son dossier .Data et copiez-les sur une clé USB (ou autre…)
  • Copiez les deux éléments sur la machine No 2 (le PC au bureau)
  • Ouvrez la librairie sur la machine No 2 et paramétrez la synchronisation comme ceci :

syncPC2

  • Ensuite, cliquez sur le bouton de synchronisation et acceptez la fusion entre les deux librairies (le chemin d’accès sera alors ajouté dans les paramètres de synchronisation) :

fusion

  • Testez le résultat en créant une référence-test dans la librairie local de la machine No 2, cliquez sur le bouton de synchronisation, ouvrez votre compte MyEndNoteWeb (la référence-test doit s’y trouver), ouvrez ensuite votre librairie locale sur la machine No 1, cliquez sur le bouton de synchronisation (la référence-test doit apparaître)

Remarquez que je n’ai pas activé la synchronisation automatique dans les boîtes de dialogues ci-dessus, d’où la nécessité de cliquer sur le bouton de synchronisation.

EndNote – Exporter une librairie EndNote dans Zotero

Contexte

Vous êtes un utilisateur d’EndNote et un nombre important de vos références possède des annexes. Vous aimeriez exporter votre librairie dans Zotero en récupérant bien entendu les annexes (par ex. parce que vous quittez l’Unil ou ne voulez tout simplement plus utiliser EndNote).

Solution

  • Ouvrez EndNote et ouvrez la librairie à exporter
  • Appliquez le style RefMan (RIS) Export à votre librairie
  • Si souhaité, sélectionnez les références à exporter
  • Allez ensuite dans le menu File > Export
  • Choisissez de sauvegarder le fichier .Txt dans le dossier .Data qui contient les données d’EndNote (par ex. Documents / MyLibrary.Data)
  • Choisissez les options d’exportation ci-dessous :

export Zotero

  • Validez l’enregistrement et quittez EndNote
  • Ouvrez Zotero, allez dans le menu Fichier et créez éventuellement une nouvelle Collection
  • Allez dans le menu Fichier > Importer et désignez le fichier .Txt à importer (lequel doit donc se trouver dans le dossier .Data d’EndNote)
  • Vérifiez les références importées, notamment la présence des pièces jointes

Remarquez que la structure des dossiers créée dans EndNote n’est malheureusement pas reprise dans Zotero.

FileMaker – Exporter des enregistrements dans Word

Contexte

Vous disposez d’une base de données FileMaker stockant des données de type bibliographique (Auteur, Titre, Edition, Année…). Vous avez besoin d’exporter ces données dans Word afin de les mettre en page. Vous souhaitez que les données soit séparées par des virgules. Vous avez essayé sans succès l’export au format .CSV (séparé par des virgules) car celui-ci requière plusieurs manipulations et donne in fine un résultat qui ne vous convient pas.

Solution : exporter en HTML

  • Dans FileMaker > placez-vous sur le modèle souhaité > ouvrez le menu Fichier > Exporter des enregistrements > type Tableau HTML
  • Choisissez les rubriques à exporter et leur ordre d’exportation
  • Choisissez le jeu de caractères Unicode (UTF-8) et cliquez sur Exporter
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier .htm et ouvrez-le avec Word
  • Sélectionnez le tableau > menu Tableau > Convertir > Tableau en texte > option Séparer le texte par des virgules

Si vous faites cela souvent, pensez à automatiser la procédure dans FileMaker dans un script :

export HTML

Si vous faites cela très souvent, pensez à automatiser la procédure dans Word dans une macro (utilisez pour cela l’Enregistreur de l’onglet Développeur). Associez cette macro à un raccourci-clavier.

macro

Cette macro converti le tableau en texte, sépare les données par des virgules, affiche le document en Mode page et place le curseur au début du document.

EndNote – Importer une librairie Zotero dans EndNote

Contexte

Vous disposez d’une librairie Zotero et un nombre important de vos références possède des annexes. Vous aimeriez importer votre librairie dans EndNote en récupérant bien entendu les annexes.

Solution

  • Ouvrez votre librairie dans Zotero
  • Ouvrez le menu Fichier > Exporter la bibliothèque > Format EndNote XML
  • Cochez les options Exporter les notes et Exporter les fichiers; cliquez sur OK
  • Donnez un nom au fichier « Ma bibliothèque Zotero » et placez-le sur votre Bureau; vous obtenez un dossier contenant un fichier .XML ainsi qu’un dossier PDF (le dossier PDF contient toutes les annexes de votre librairie Zotero)
  • Fermez Zotero
  • Ouvrez EndNote et créez une nouvelle librairie (New > Library) et donnez-lui un nom « Ma librairie EndNote » ; vous obtenez un fichier .ENL ainsi qu’un dossier .DATA
  • Ouvrez le menu File > Import
  • Cliquez sur le fichier .XML, choisissez l’option d’importation EndNote Generated XLM et acceptez l’importation des doublons

import Zotero

  • Cliquez sur Import; vous obtenez alors une librairie contenant les références importées. EndNote affiche un dossier temporaire « Broken Attachments » dans la liste des dossiers :

Broken Attachment

  • Fermez EndNote sans vous préoccuper des « Broken Attachments »
  • Depuis le Finder, ouvrez le dossier « Ma bibliothèque Zotero » puis le dossier PDF
  • Toujours depuis le Finder, ouvrez le dossier « Ma bibliothèque EndNote » puis le dossier PDF
  • Copiez les sous-dossiers numérotés du dossier PDF de Zotero (lequel contient autant de sous-dossiers numérotés qu’il y a d’annexes) dans le dossier PDF d’EndNote
  • Ré-ouvrez « Ma bibliothèque EndNote »; EndNote va alors chercher automatiquement les PDF se trouvant dans le dossier. Le dossier temporaire Broken Attachments s’est supprimé de lui-même lors de ce processus

EndNote – Envoyer une copie de sa librairie par email

Contexte

Vous aimeriez envoyer votre librairie à une tierce personne (par ex. à un collaborateur du Helpdesk). Vous souhaitez n’envoyer que les références classées dans un groupe (dossier) spécifique de votre librairie. Vous souhaitez que les PDF qui accompagnent ces références fassent partie intégrante de l’envoi.

Solution

  • Ouvrez votre librairie et allez dans le menu File > Compressed Library (.enlx)
  • Choisissez les options suivantes :

compressed

  • Indiquez à quel endroit vous souhaitez enregistrer le fichier compressé
  • A réception de votre message, votre destinataire n’aura plus qu’à glisser le fichier sur son Bureau et à l’ouvrir. En ouvrant le fichier compressé, la librairie et ses données seront extraites sur le bureau.

Remarque : Si le destinataire possède déjà une librairie du même nom, il lui faudra renommer la nouvelle librairie pour ne pas écraser la sienne.

PowerPoint – Sauvegarder une présentation en tant qu’images

Contexte

Vous pensez utiliser PowerPoint pour réaliser des affiches et vous aimeriez sauvegarder votre travail sous forme d’images (en plus du format .pptx). Vos affiches contiennent à la fois des images, des zones de texte, un arrière-plan coloré ainsi qu’une taille de papier personnalisée :

KEEPCALM3

Solution

  • Créez vos différentes diapositives dans une seule présentation
  • Sauvegardez votre présentation comme d’habitude (.pptx)
  • Allez dans le menu Fichier > Enregistrer en tant d’images > choisissez le format d’image souhaité*
  • Chaque diapositive est alors sauvegardée sous forme d’image et placée dans le même dossier (que PowerPoint créé automatiquement pour l’occasion)

*dans mon exemple, j’ai obtenu un meilleur résultat avec les formats .jpeg ou .png (plutôt que .gif). Évitez les formats .bmp ou .tiff donnant un très bon résultat mais ayant comme inconvénient de générer des fichiers extrêmement volumineux.

EndNote – Synchroniser sa librairie

Contexte

Vous utilisez au travail un ordinateur fixe sur lequel est installé EndNote et un portable à la maison sur lequel n’est pas installé EndNote. Vous aimeriez pouvoir consulter et éditer votre bibliothèque sur ces 2 ordinateurs; pour cela utilisez la synchronisation grâce à un compte EndNoteWeb.

Explications
La bibliothèque complète sera synchronisée avec le compte EndNoteWeb. Une seule bibliothèque peut être synchronisée; si vous tentez de synchroniser une autre bibliothèque, les deux bibliothèques seront fusionnées. Les annexes seront également synchronisées.

Par contre, les Smart group et les dossiers From group que vous auriez pu créer dans EndNote ne seront pas pris en compte lors de la synchro­nisation; en effet, seuls les dossiers ordinaires figureront dans la liste des dossiers dans MyEndNoteWeb.

Point important : De manière générale, EndNote n’est pas conçu pour être compatible avec Dropbox ou autre système de stockage en nuage (ICloud, Google Drive…). La synchronisation avec une librairie se trouvant sur Dropbox ne sera donc pas possible.

Solution

  • Tout d’abord, créez un compte (gratuit) en allant sur le site www.myendnoteweb.com
  • Après cela, ouvrez votre librairie EndNote sur votre poste fixe
  • Allez dans le menu EndNote > Preferences > catégorie Sync

syncEndNote

  • Cliquez sur le bouton Enable Sync et saisissez les informations liées à votre compte MyEndNoteWeb
  • Choisissez si vous souhaitez une synchronisation automatique ou non
  • Validez en cliquant sur le bouton Save
  • De retour dans votre bibliothèque, cliquez sur le bouton Sync Library pour exécuter la 1ère synchronisation; cette action complétera le champ « Sync this EndNote Library » se trouvant dans la boîte de dialogue ci-dessus
  • Ouvrez votre compte MyEndNoteWeb; vous devriez voir le contenu de votre bibliothèque; les changements apportés sur le Web (modification ou suppression de références) seront bien entendu reportés dans votre bibliothèque locale