Archives par étiquette : Format

Mind Manager 10 – Présenter une map existante sous forme d’arborescence

Contexte

Vous avez créé une map de type classique (radiale) et avez ajouté un nombre important de sujets, d’indicateurs et de notes. Vous vous apercevez que cette map devrait plutôt être présentée sous forme d’arborescence (il s’agit en fait de l’organisation des dossiers d’un serveur et l’arborescence conviendrait beaucoup mieux à la présentation des données). Or, vous constatez que le menu Format > Thème de map > Appliquer à partir du sélecteur ne propose pas de thème de map de type Arborescence (alors que vous savez que ça existe…)

Solution

  • Gardez votre map radiale ouverte
  • Créez une nouvelle map (Fichier > Nouveau à partir d’un modèle > Map Arborescente
  • Ne tapez rien dans ce nouveau fichier mais sauvegardez-le sur votre bureau avec l’extension .mmas (Fichier > Enregistrer sous > Format de fichier Thème de map)
  • Retournez dans votre map radiale et allez dans le menu Format > Thème de map > Appliquer à partir du fichier et désignez le fichier .mmas
  • Validez son application

Excel – Masquer des données et protéger une feuille

Contexte

Vous avez créé une feuille Excel dans laquelle certaines données sont confidentielles (la colonne des salaires, des évaluations ou autre). Vous avez pensé à la la commande Masquer disponible dans le menu contextuel de la colonne mais cette méthode manque d’efficacité. En effet, à l’affichage on devine rapidement qu’une colonne a été masquée. N’importe quel utilisateur parvient, en deux clics de souris, à afficher la colonne masquée. De plus, le masquage de colonne perturbe la mise en page et l’impression de votre tableau devenu de ce fait plus petit.

Solution : utilisez le formatage masqué puis protégez la feuille

  • Sélectionnez la plage de données à masquer
  • Allez dans le menu Mise en forme > Cellules > onglet Nombre
  • Cliquez sur la catégorie Personnalisée et, dans la zone type, tapez 3 points-virgules comme ceci ;;; et validez
  • Les données des cellules sont devenues invisibles; toutefois si un utilisateur clique sur une des cellules dont le contenu est masqué, il peut malheureusement prendre connaissance de son contenu dans la barre d’adresse…

invisibleechec

… rendez donc impossible la sélection de la plage de cellules dont le contenu est masqué, pour cela :

  • Sélectionnez toute la feuille > allez dans l’onglet Accueil > bouton Mise en forme > désactivez l’option Verrouiller les cellules (active par défaut)
  • Sélectionnez ensuite la plage de cellules dont vous souhaitez empêcher la sélection > allez dans l’onglet Accueil > bouton Mise en forme > activez l’option Verrouiller les cellules
  • Puis allez dans l’onglet Accueil > bouton Mise en forme > activez l’option Protéger la feuille et faites les choix suivants :

protection

  • Saisissez bien entendu un mot de passe empêchant d’ôter la protection de la feuille
  • Si, par la suite, vous souhaitez faire réapparaître les données, supprimez simplement les ;;; du formatage personnalisé

PowerPoint – Appliquer le nouveau thème de l’Unil

Contexte

Vous possédez une présentation mise en forme à l’aide de l’ancien thème de l’Unil. Vous aimeriez appliquer le nouveau thème de l’Unil mais vous constatez que celui-ci en fait s’ajoute à l’ancien thème.

Solution

  • Ouvrez une nouvelle présentation basée sur le nouveau thème (ne créez pas de dia)
  • Cliquez sur le menu du bouton Nouvelle diapositive et choisissez la commande Insérer des diapositives d’une autre présentation
  • Sélectionnez le fichier et choisissez l’option Sélectionner les diapositives à insérer…
  • Veillez à décocher l’option Conserver la conception des diapositives d’origine et cliquez sur Tout insérer

PowerPoint – Créer un dégradé personnalisé

Contexte

Vous souhaitez remplir une forme dessinée par vous-même (par exemple un nuage) à l’aide d’un joli dégradé que vous avez vu sur Internet sauf que vous ne savez pas comment reproduire ce dégradé de couleurs dans PowerPoint.

Solution : « chiper » le dégradé trouvé sur Internet

  • Affichez la page sur laquelle se trouve le joli dégradé (dans mon exemple la page www.icloud.com)
  • A l’aide de l’outil Capture, faites une capture d’écran de la zone souhaité
  • Dans l’outil Capture, sauvegardez cette image (format .tiff)
  • Allez dans PowerPoint et dessinez votre forme à l’aide du bouton Forme > Formes de base > Nuage
  • Cliquez sur le nuage à l’aide du bouton droit de la souris et choisissez la commande Format de la forme
  • Dans la catégorie Remplissage, cliquez sur l’onglet Image ou texture
  • Désignez le fichier image sauvegardé précédemment et validez

nuage

 

 

Word – Imprimer 2 pages par page

Contexte

Vous êtes dans Word et vous souhaitez imprimer un document de manière à ce que 2 pages soient imprimées sur une page A4 (comme si votre document était en A5 et que deux pages figurent côte à côte sur du A4).

Solution

  • Allez dans le menu Fichier > Imprimer
  • Cliquez sur le bouton Copies et pages > Mise en page > choisissez « 2 » dans la liste Pages par feuille
  • Choisissez éventuellement une bordure, laquelle sera imprimée autour de chaque “page A5“. Cette bordure permet simplement d’améliorer la lisibilité du texte
  • Depuis cette boîte de dialogue, faites un PDF ou imprimez le document
Ce qu’il ne faut surtout pas faire : modifier la taille du papier en A5 !

PowerPoint – Dessiner des formes « complexes »

Contexte

Vous travaillez sur PowerPoint Mac et un collègue travaillant sur PC vous nargue 😉 en vous montrant fièrement le schéma qu’il a réalisé à l’aide des outils de dessin de l’onglet Format (Union, Combiner, Fragmentation, Intersection, Soustraction).
Il vous met au défi d’obtenir le résultat ci-dessous (toute ressemblance avec un logo existant est purement fortuite) :

formescomplexes

Solution

Comme la version PowerPoint Mac n’affiche malheureusement pas les outils nécessaires dans l’onglet Format (?!?!?), procédez ainsi :

  • Dessinez les deux formes comme d’habitude, changez la couleur et sélectionnez-les
  • Dupliquez les formes (Cmd + D) et placez la copie au-dessus de l’original
  • Conservez la sélection et cliquez avec le bouton droit de la souris > commande Groupe > Intersection
  • Gardez la sélection sur la forme ainsi obtenue et modifiez sa couleur de remplissage (onglet Format > bouton Remplissage > Motifs et textures, Motif…)

EndNote – Désactiver le formatage automatique

Problème

Vous constatez que votre document Word devient instable ou très lent lorsque vous insérez de nouvelles citations EndNote ou lorsque vous les mettez à jour.

Solution

Il est recommandé de désactiver le formatage automatique, selon les procédures ci-dessous :

Pour les nouveaux documents Word

  • Dans Word, affichez la barre d’outils d’EndNote
  • Cliquez sur le bouton Cite While You Write Preferences (version X6) ou sur le bouton Tools (version X7)
  • Allez dans l’onglet General > désactivez l’option « Enable Instant Formatting on a new Word Document »

Dans un document Word existant

  • Dans Word, affichez la barre d’outils d’EndNote
  • Cliquez sur le bouton Format Bibliography > onglet Instant Formatting > cliquez sur le bouton Turn Off (version X6) ou sur le bouton Bibliography > Turn Instant Formatting Off (version X7); à partir de ce moment, les nouvelles citations insérées dans Word seront représentées entre { }
  • Pour les mettre à jour, il vous faut reproduire la procédure ci-dessus et cliquez sur Turn On (sauvegardez votre document avant)

Excel – Protéger des formules de calcul

Contexte

Vous avez créé un tableau Excel constitué de données et de formules de calcul. Vous souhaitez que vos collègues puissent modifier les données mais sans pouvoir toucher aux formules de calcul.

Explication

Il faut savoir que, par défaut, toutes les cellules d’une table Excel sont prêtes à être verrouillées. Pour s’en convaincre, il suffit de sélectionner n’importe quelle cellule et d’ouvrir le menu Format > Cellule > onglet Protection; on constate que l’option Verrouillée est cochée. Il faut imaginer que l’option Verrouillé est un cadenas… ouvert. Il ne se fermera que lorsque vous protégerez la feuille Excel.

Solution

  • Sélectionnez les cellules qui ne doivent PAS être verrouillées. Pensez à utiliser la touche Commande pour sélectionner des cellules non-contigües
  • Une fois les cellules « à ne pas verrouiller » sélectionnées, allez dans Format > Cellule > onglet Protection et décochez l’option Verrouillée
  • Ensuite, allez dans Outils > Protection > Protéger la feuille
  • Tapez éventuellement un mot de passe (à ne pas oublier !!!)
  • Indiquez quelles sont les actions autorisées. Par exemple « Format des cellules » donne le droit de formater les cellules non-verrouillées (les cellules verrouillées ne pourront bien entendu pas être formatées). Si vous donnez le droit de formater les cellules, il serait souhaitable d’accorder également le droit de formater les colonnes afin que l’utilisateur puisse redimensionner une colonne si nécessaire

Word – Format de date erroné

Contexte

Vous souhaitez insérer une date automatique dans un modèle de lettre dans Word (Insertion > Date et heure). Vous aimeriez un format qui inclut le mois en lettre; vous choisissez donc « 21 mai y ». Après validation, vous constatez que la date indique réellement « 21 mai y ».
Le coupable est en fait la version de votre système Mac… et non pas Word (les OS après 10.6.8 présentant ce problème).

Solution

  • Faites un clic droit sur la date automatique que vous avez insérée
  • Choisissez la commande Basculer les codes de champs;
    vous obtenez alors l’information suivante : { TIME \ @ « d MMMM y »}
  • Compléter ce code avec 3 « y » afin d’obtenir ceci : { TIME \ @ « d MMMM yyyy »}
  • Faites un clic droit sur le champ et choisissez Basculer les codes de champs
  • Refaites un clic droit sur le champ et choisissez Mettre à jour les champs
Dans le cas où le format de date est erroné dans les bulles des marques de révision ou des commentaires figurant dans la marge d’un document révisé, la solution ci-dessus ne fonctionne pas.

Excel – Ajouter le jour de la semaine à une date

Contexte

Vous avez créé un tableau comportant une colonne dans laquelle vous avez saisi des dates (01.05.2014, etc…) et vous souhaitez y ajouter le jour de la semaine (jeudi 01.05.2014).

Solution

  • Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle vous avez saisi les dates
  • Allez dans Format > Cellule > Personnalisée et créez le format personnalisé suivant :
    jjjj jj mm aa
  • Validez… et c’est tout; Excel ajoutera le jour de la semaine correct, quel que soit la date saisie dans les cellules

Remarquez que des calculs sur ces dates restent possibles puisque les jours de la semaine n’ont pas été écrits « en dur » mais font partie du formatage.