Archives par étiquette : Graphique

Excel – Créer une pyramide des âges hommes/femmes

Contexte

Vous êtes étudiant(e) en sciences criminelles et vous devez présenter des données de centaines d’individus sous forme de pyramide des âges. Vous disposez dans votre classeur Excel d’une colonne avec les âges, une colonne du nombre d’hommes et une colonne du nombre de femmes.

ages

Étant donné qu’Excel ne propose pas de pyramide dans ses modèles de graphes, il va falloir bricoler un peu.

Vous trouverez sur le Web différentes procédures pour créer des pyramides ; personnellement, j’ai une préférence pour celles qui n’ont pas d’impact sur les données du tableau. Le bricolage proposé ci-dessous ne porte donc que sur le graphe; vos données resteront intactes.

Solution

  1. Sélectionnez votre tableau > Onglet Accueil > Bouton Mettre sous forme de tableau > choisissez un modèle et validez
  2. Dans l’onglet Tableau, cochez l’option Ligne des totaux
  3. Dans la liste déroulante de la ligne des totaux, choisissez la formule MAX (pour les hommes et pour les femmes); cette information nous sera utile plus bas (au point 12) pour mettre en forme le graphique; imaginons que nous avons obtenu le chiffre maximum de 23
  4. max
  5. Cliquez sur votre tableau et allez dans l’onglet Insertion > groupe Graphiques > Barres > Barres groupées ; vous obtenez un graphe qui ne correspond pas du tout à ce que vous souhaitez…
  6. Augmentez la taille du cadre de votre graphe pour y voir plus clair
  7. Cliquez sur une des barres du graphe de la série des femmes (couleur orange) > allez dans l’onglet Mise en forme > bouton Volet Format > bouton Options des séries
  8. Activez l’option Axe secondaire
  9. Indiquez une Superposition de séries à 100 % et une largeur de l’intervalle à 0 %
  10. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe Horizontal (Valeur); ce qui a pour effet de sélectionner l’axe au bas du graphe
  11. Dans le Volet Format, cliquez sur le bouton Options d’axe
  12. Dans la zone Limite Minimum tapez la valeur suivante : – 25 (cette valeur représente un chouia plus que le chiffre maximum de 23 que nous avions obtenu au point 4 grâce à la formule =MAX
  13. Dans la zone Limite Maximum tapez la valeur suivante : 25 ; nous avons donc saisi la même valeur sauf que une est en négatif et l’autre en positif
  14. Dans le même volet, cochez l’option Valeurs en ordre inverse
  15. Dans le même volet, cliquez sur la catégorie Nombre
  16. Dans la zone Code de format, tapez Standard;Standard et cliquez sur Ajouter (le format personnalisé ainsi créé permet de supprimer les valeurs en négatif affiché pour cet axe)
  17. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe secondaire Horizontal (Valeur); ce qui a pour effet de sélectionner l’axe au haut du graphe
  18. Faites les mêmes choix que sous les points 12, 13, 15 et 16 (mais pas 14 !)
  19. Cliquez sur une des barres du graphe de la série des hommes (couleur bleue) > allez dans l’onglet Mise en forme > bouton Volet Format > bouton Options des séries
  20. Si nécessaire, activez l’option Axe principal
  21. Indiquez une Superposition de séries à 100 % et une largeur de l’intervalle à 0 % (ça commence à ressembler à quelque chose…)
  22. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe Vertical (Catégorie)
  23. Dans le Volet Format, cliquez sur le bouton Options d’axe > Étiquettes > tapez une valeur pour l’intervalle, par ex. 2
  24. Profitez de cette sélection pour mettre les âges en gras
  25. Saisissez un titre pour votre graphique
  26. Si vous trouvez que celui-ci manque de punch, cliquez sur la série de données des hommes (bleue) et attribuez une couleur de contour orange (onglet Mise en forme > bouton Contour ; faites l’inverse pour la série de données des femmes (orange) en attribuant une couleur de contour bleue
  27. Sélectionnez votre graphique et allez dans l’onglet Création de graphique > bouton Déplacer le graphique > Nouvelle feuille

pyramide

PowerPoint – Problème de création d’un graphique Excel

Contexte

Vous avez ouvert une présentation PowerPoint et aimeriez créer un graphique Excel à l’aide de la fonctionnalité prévue à cet effet, or vous obtenez les messages d’erreur suivants :

graphique powerpoint

graphique powerpoint2

Vous avez vérifié si :

  • Un autre classeur Excel était déjà en cours d’utilisation = non
  • Si un autre classeur Excel était ouvert et en mode partagé = non
  • Si la création d’un graphique Excel dans un document Word fonctionne = non plus
  • Si en ouvrant d’abord Excel puis Powerpoint ça fonctionne = toujours pas
  • Si vous avez deux versions différentes d’Office installées sur la machine = oui !

Solution

Deux versions d’Office différentes (par ex. 2008 et 2011) installées sur une même machine peuvent normalement cohabiter … sauf qu’elles sont à l’origine de notre problème; en effet le module Graphiques de PowerPoint tente d’ouvrir la « mauvaise » version d’Excel lorsque vous tentez de créer le graphique.

Solution, désinstaller la version d’Office la plus ancienne.

PowerPoint 2013 – Sauvegarder une présentation en PDF

Contexte

Vous avez créé une présentation dans PowerPoint (versions 2010 ou 2013 sur PC) composée de diverses diapositives dont certaines contiennent des formes dessinées dans PowerPoint. Certaines de ces formes possèdent des attributs tels que dégradés, ombrage et autres effets. Vous avez sauvegardé votre présentation en PDF et constatez avec effroi que – selon le lecteur de PDF – le rendu des objets dessinés n’est pas correct.

Solution No 1 – vos diapositives NE sont PAS numérotées en pied de page

  • Affichez dans PowerPoint la diapositive sur laquelle vous avez dessiné une forme ; si celle-ci est constituée de plusieurs éléments, regroupez-les
  • Dupliquez la diapositive
  • Sélectionnez la forme ainsi dupliquée et coupez-la (Ctrl + X)
  • Cliquez sur le menu du bouton Copier > Collage spécial > choisissez Image .PNG
  • Affichez la diapositive comportant la forme originale et masquez-la (onglet Diaporama > Masquer la diapositive); la diapositive sera masquée à l’impression, en mode Diaporama et en PDF
  • Créez le PDF à l’aide de la commande Fichier > Enregistrer sous > PDF
  • Ouvrez le PDF dans n’importe quel navigateur (FireFox, Chrome, Safari ou IE)
La solution No 1 permet de masquer une diapositive mais provoque malheureusement un « trou » dans la pagination. Si les diapositives sont numérotées en pied de page, utilisez la solution No 2.

Solution No 2 – vos diapositives SONT numérotées en pied de page

  • Affichez dans PowerPoint la diapositive sur laquelle vous avez dessiné une forme ; si celle-ci est constituée de plusieurs éléments, regroupez-les
  • Sélectionnez la forme et copiez-la (Ctrl + C)
  • Cliquez sur le menu du bouton Coller > Collage spécial > choisissez Image .PNG
  • Affichez le Volet de sélection (onglet Accueil > bouton Sélectionner)
  • Sélectionnez la forme originale et cliquez sur le petit oeil dans le volet de sélection pour masquer la forme (la forme sera masquée à l’impression, en mode Diaporama et en PDF)
  • Créez le PDF à l’aide de la commande Fichier > Enregistrer sous > PDF
  • Ouvrez le PDF dans n’importe quel navigateur (FireFox, Chrome, Safari ou IE)
La solution No 2 permet de masquer un élément d’une diapositive sans impact sur la pagination.

Excel – Créer des graphiques Sparkline

Contexte

Vous avez saisi des données (par ex. nombre de participants de diverses formations sur plusieurs années) et souhaiteriez obtenir une représentation visuelle de vos données.

Solution : Les graphiques Sparkline

  • Cliquez sur la cellule vide située juste après votre dernière série de données (dans mon exemple G2)
  • Allez dans l’onglet Graphiques > groupe Insérer des graphiques sparkline > cliquez sur le bouton Ligne
  • Sélectionnez la 1ère série de valeurs pour définir la plage de données à utiliser pour créer le graphique (dans mon exemple de B2 à F2)
  • Une fois le 1er graphique créé, utilisez la petite poignée de recopie bleue (en G2) pour recopier le graphique vers le bas (sur G3 et G4)
  • Augmentez la hauteur des lignes 2-3-4 pour donner un peu d’espace aux graphiques
  • Utilisez l’onglet contextuel Graphiques sparkline pour éditer ou effacer les graphiques

sparkline

 

Excel – Deux types dans un graphique

Contexte

Vous avez créé un tableau Excel avec une colonne contenant des libellés (Cerise, Fraise, Framboise,…) et deux colonnes de chiffres (2, pour faire simple). Vous aimeriez créer un graphique; une série de chiffres doit être représentée sous forme de colonne (Histogramme) et la 2ème série de chiffres sous forme de ligne (Courbe)*.

Solution

  • Sélectionnez votre tableau Excel
  • Dans l’onglet Graphique, cliquez sur le bouton Colonne > Histogrammes groupés
  • Dans le graphique, cliquez sur la série de données que vous voulez transformer en courbe
  • Retournez dans l’onglet Graphique, cliquez sur le bouton Ligne > Courbes
  • Si les données représentées par la courbe possèdent des valeurs très différentes des autres valeurs (plus élevées ou plus faibles), il serait judicieux d’ajouter un 2ème axe au graphique ceci afin d’éviter que votre courbe soit bizarrement placée sur le graphe (pour plus d’info, lire l’article traitant de ce sujet)

* à ne pas confondre avec une courbe de tendance qui est tout autre chose…

FileMaker – Créer un graphique à partir de données

Contexte

Vous avez créé une base de données pour gérer par exemple des formations et souhaitez présenter certaines données sous forme de graphe.

Solution

  • Affichez le modèle contenant les données souhaitées (par exemple le modèle Inscriptions)
  • Passez en affichage Tableau
  • Pointez sur un en-tête de colonne (par exemple Département), cliquez sur la petite flèche et choisissez de faire un tri croissant
  • Pointez sur un en-tête de colonne (par exemple Confirmé), cliquez sur la petite flèche et choisissez la commande Graphique > Graphique Confirmé par Département
  • Dans la fenêtre du graphique, choisissez un graphique de type Secteurs
  • Apportez les réglages souhaités et cliquez sur le bouton Enregistrer comme modèle
  • A partir de maintenant, votre graphique sera disponible dans la liste des modèles et se mettra à jour en affichant les données du jeu d’enregistrements trouvés
  • Par la suite pour éditer le graphique, passez en mode Modèle et double-cliquez dessus
  • Si vous souhaitez imprimer le graphique, il sera sans doute nécessaire de modifier la mise en page du modèle en orientation paysage

PowerPoint – Coller un graphique Excel sans liaison

Contexte

Vous disposez d’un graphique dans Excel et vous souhaitez l’insérer dans une diapositive de votre présentation PowerPoint. Vous ne souhaitez pas établir de liaison entre la copie du graphique dans PowerPoint et l’original contenu dans Excel.

Solution

  1. Sélectionnez le graphique dans Excel > Copiez le graphique et fermez Excel
  2. Ouvrez PowerPoint et placez-vous sur la diapositive souhaitée
  3. Collez > cliquez sur la balise de collage qui apparaît au coin inférieur droite du graphique > choisissez la commande Graphique Excel (classeur entier)
  4. Par la suite, pour modifier les données du graphique dans PowerPoint, cliquez sur l’onglet Graphique > bouton Modifier
  5. Apportez les changements souhaités dans le fichier qui s’ouvre dans Excel
  6. Quittez Excel sans vous préoccuper de la sauvegarde du fichier
  7. Retournez dans PowerPoint; les valeurs du graphiques ont été mises à jour

Avec cette méthode le fichier original dans Excel demeure intact. En effet, le collage à l’aide de la balise fait une copie du graphique avec liaison sur un fichier Excel virtuel appelé « Graphique-dans-Microsoft-Office-PowerPoint ». Cela signifie que le fichier Excel original peut être supprimé, renommé ou déplacé sans que cela affecte sa copie dans PowerPoint.

Excel – Afficher un 2ème axe

Contexte

Vous avez créé un graphique en colonnes (histogramme) avec plusieurs séries de données. Vous aimeriez ajouter à droite du graphe un 2ème axe affichant une échelle différente.

Solution

  • Sélectionnez vos données et créez votre graphique comme d’habitude
  • Sélectionnez dans le graphique la série de données pour laquelle vous souhaitez un 2ème axe
  • Faites un clic droit sur la série en question et choisissez la commande Format de la série de données
  • Cliquez sur la catégorie Axe, choisissez Axe secondaire et validez
  • Un double-clic sur chaque axe vous permettra de définir leur valeur minimale, maximale ainsi que les unités principales et secondaires

Excel – Créer un modèle de graphe

Contexte

Vous avez créé un graphe dans Excel (par ex. sectoriel), vous avez apporté des changements quant à son apparence (couleurs des secteurs, police de la légende, police du titre, …) de manière à ce qu’il respecte la charte graphique de l’Unil. Vous avez encore d’autres graphes à faire et vous aimeriez éviter de répéter les opérations de mise en forme pour chaque graphe.

Solution

Optez pour un modèle de graphe personnalisé :

  • Une fois votre graphe créé et mis en forme, sélectionnez-le
  • Allez dans l’onglet Graphiques > groupe Modifier le type de graphique et cliquez sur le bouton Autre
  • Cliquez sur Enregistrer en tant que modèle
  • Nommez le modèle et acceptez le classement dans le dossier Chart Templates

Pour appliquer ensuite ce modèle :

  • Créez un nouveau graphe et sélectionnez-le
  • Allez dans l’onglet Graphiques > groupe Modifier le type de graphique et cliquez sur le bouton Autre
  • Tout en bas de cette galerie, vous retrouvez le modèle que vous avez créé précédemment, qu’il ne vous plus qu’à appliquer. A noter que l’application de modèle est bien entendu plus efficace si les graphes sont de même type