Archives par étiquette : Interface

Word – Editer un long document dans deux fenêtres

Contexte

Vous travaillez sur votre thèse et souhaitez pouvoir éditer deux parties de ce document en même temps (par exemple, le chapitre sur lequel vous travaillez qui se trouve en début de document et les annexes situées à la fin du document). Pour cela, il vous faut tout simplement travailler avec deux fenêtres; bien entendu cette méthode requière un grand écran, voire idéalement deux écrans.

Solution

  • Ouvrez votre document comme d’habitude
  • Allez dans l’onglet Affichage > groupe Réorganiser > Nouvelle fenêtre; une nouvelle fenêtre du document apparait portant le titre du document avec un numéro
    • Si vous ne disposez que d’un seul écran, cliquez sur le bouton Réorganiser tout afin de scinder votre écran en deux
    • Si vous disposez de deux écrans, déplacez simplement la deuxième fenêtre sur le deuxième écran
  • Passez d’une fenêtre à l’autre et apportez des modifications dans chacune des fenêtres
  • Lorsque vous avez terminé de travailler, fermez la fenêtre N°2
  • Dans l’onglet Affichage > groupe Réorganiser > cliquez sur le bouton Réorganiser tout pour redimensionner la fenêtre N°1
  • Enregistrez votre travail comme d’habitude

Tellement simple qu’on n’y pense pas…

Word 2016 – Découvrir les nouveautés

Contexte

Vous pensez installer Office 2016 et vous vous demandez ce que vous pouvez y gagner… ou y perdre !

L’interface de Word 2016 (et des autres applications 2016) ressemble comme deux gouttes d’eau à l’interface d’Office 2013 sur PC sauf que la version Mac a conservé les menus déroulants. Au niveau du ruban, les commandes sont organisées de la même manière sur les 2 plateformes. Toutefois, il y a encore des différences notables au niveau des fonctionnalités, notamment :

Fonctionnalités qui n’existent plus (ou pas encore) sur Word 2016 :

  • Attention, on commence avec du lourd : Pour l’instant, Word 2016 n’est pas compatible avec EndNoteX7. Cela signifie que la barre d’outils Cite While You Write (CWYW) n’est pas disponible
  • L’utilisateur n’a plus la possibilité de personnaliser les barres d’outils pour y ajouter les boutons de son choix
  • L’écriture de droite à gauche n’est toujours pas possible sur Mac (pour l’arabe, l’hébreu, le farsi et l’ourdou). Pour rappel, on peut toutefois créer un document sur PC, écrire de droite à gauche, le passer sur Mac et continuer à écrire de droite à gauche…
  • Les blocs de construction (QuickPart) n’existent toujours pas sur Mac
  • L’affichage de document « côte à côte avec défilement synchrone » n’existe pas sur Mac

Ce qu’on y gagne à passer à Word 2016 :

  • L’envoi facilité de PDF en pièce jointe : le bouton bouton partage permet en 3 clics d’envoyer un document Word au format PDF en pièce jointe à un e-mail qui sera créé pour l’occasion. Pratique à condition d’utiliser Outlook
  • L’accès rapide : à la fermeture d’un document, Word enregistre automatiquement la dernière position du curseur dans le document et vous propose à sa prochaine réouverture d’atteindre ce dernier emplacement à l’aide de l’onglet Bienvenue
    bienvenue
  • La discussion au niveau des commentaires (threads) permet de commenter un commentaire lui-même commenté 😉

commentaires

  • La possibilité d’épingler un document : à l’ouverture de Word, une boîte de dialogue permet d’afficher les documents récents. Une fois la liste des documents récents affichés, une épingle permet de fixer un document lequel sera toujours présent dans la liste Épinglés (jusqu’à ce que vous le désépingliez bien entendu)

épinglé

  • La recherche intelligente : permet de trouver un complément d’informations sur le Web sans quitter Word. Sélectionnez un mot, puis dans l’onglet Révision, cliquez sur Recherche intelligente
  • L’utilisation plus intuitive du trackpad de votre portable : resserrez deux doigts pour effectuer un zoom avant et écartez deux doigts pour effectuer un zoom arrière

Outlook 2013 – Supprimer les messages fantôme

Contexte

Vous avez lu (ou marqué comme lus) tous les messages de votre Boîte de réception mais, malgré cela, Outlook continue à en marquer certains comme étant non lus.

1ère solution

  • Allez dans le menu Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte > bouton Modifier
  • Décochez la mise en cache, cliquez sur Suivant et validez ce changement
  • Retournez ensuite au même endroit et recochez la mise en cache

2ème solution

  • Ouvrez OWA
  • Indiquez dans OWA que vous avez lus les messages en question

3ème solution

  • Quittez Outlook
  • Ouvrez le menu Démarrer > Exécuter
  • Tapez la commande : outlook.exe /cleanviews (avec un espace avant le /)

Outlook 2013 – Régler l’affichage des calendriers

Contexte

Vous travaillez habituellement avec plusieurs calendriers et en avez affiché plus de 4. Vous remarquez alors qu’Outlook les affiche sous forme de Disposition horizontale (en ligne les uns sous les autres) plutôt que sous forme de Disposition verticale comme vous en avez l’habitude (les uns à côté des autres); vous préférez travailler avec cette dernière disposition.

Solution

  • Cliquez sur le bouton Lanceur situé dans le groupe Organiser de l’onglet Accueil
  • Dans la zone Options d’affichage, augmentez simplement le nombre de calendriers pouvant être affichés en mode Disposition verticale

Word – Réinitialiser les barres d’outils

Contexte

Vous souhaitez réinitialiser les barres d’outils de Word et/ou la barre de menus.

1ère solution pour la barre d’outils

  • Faites un clic droit sur la barre d’outils > Réinitialiser la barre d’outils; toutes les personnalisations apportées seront supprimées

2ème solution pour la barre de menus

  • Faites un clic droit sur la barre d’outils > Personnaliser les barres d’outils et les menus…
  • Sélectionnez la barre de menus > cliquez sur le bouton Rétablir

3ème solution pour tout réinitialiser d’un coup

  • Quittez Word
  • Cliquez sur le Bureau > menu Aller > appuyez sur la touche Alt
  • Allez dans le dossier Bibliothèque > Préférences > mettez la main sur le fichier « com.microsoft.Word.plist » et supprimez-le

Word – Conséquences du Mode de compatibilité

Contexte

Vous avez ouvert un document et un certain nombre de choses vous semble bizarre dans l’interface de Word :

  • Des commandes sont inaccessibles (boutons grisés) dans les onglets Accueil > Disposition > Éléments de documents
  • C’est encore pire en ce qui concerne les onglets Graphiques et SmartArt : TOUTES les commandes sont inaccessibles (tous les boutons grisés)
  • De plus, lorsque vous sélectionnez une image dans ce document, l’onglet contextuel Format de l’image propose des fonctionnalités datant d’il y a 10 ans… et l’image affiche de drôles de poignées de redimensionnement
  • Le volet des styles affiche des styles au look un peu rétro

Vous êtes en mode de compatibilité (regardez dans la barre de titre à côté du nom du fichier).

Solution

A moins d’avoir de bonnes raisons de rester en mode de compatibilité, convertissez votre document dans le dernier format de fichier (.docx) :

  • Allez dans le menu Fichier > Convertir le document; le document original est converti (vous n’obtenez donc pas 2 versions du même fichier, le .doc est devenu un .docx)

 

Word – Pouvoir utiliser l’éditeur d’équation

Contexte

Vous avez ouvert un document et vous ne parvenez pas à utiliser l’éditeur d’équation de Word. Vous ne pouvez ni éditer les équations qui auraient été éventuellement insérées par le passé ni en créer de nouvelles. Vous constatez que le bouton Equation de l’onglet Elements de document est grisé.

Solution

  • Vérifiez que votre document ne soit pas en Mode de compatibilité (extension .Doc)
  • Sauvegardez-le au format .Docx (si vous souhaitez une 2ème version de votre fichier)
  • Ou utilisez la commande Convertir le document dans le menu Fichier (si vous souhaitez une seule version de votre fichier)

Excel – Découvrir les petits secrets de la barre d’état

Dans une interface d’application, la barre d’état est souvent un élément passant relativement inaperçu et Excel ne fait pas exception. Pensez donc à jeter un œil sur la zone Somme, laquelle recèle d’intéressantes fonctions :

  • Somme = fait la somme de la plage de cellules sélectionnée (oui bon… rien de décoiffant)
  • Moyenne = fait la moyenne de la plage (heuumm, pareil que ci-dessus)
  • Compteur = là ça devient plus intéressant… Compteur fait appel à la fonction Nbval, c’est à dire la fonction qui compte le nombre de cellules comportant une valeur quel qu’elle soit (texte ou nombre)
  • Chiffre = cette fonction compte le nombre de cellules comportant une valeur numérique (nombre ou date)
  • Max et Min bien entendu affichent la valeur maximale ou minimale trouvée dans la plage de cellules

Moralité de cet article : ne confondez pas les fonctions Compteur et Chiffre