Archives par étiquette : Liaison

EndNote – Editer les PDF sur plusieurs machines

Contexte

Votre librairie EndNote contient des références possédant des PDF. Vous souhaitez annoter ces PDF à l’aide des outils d’édition d’EndNote (surlignage, commentaire…). Vous avez besoin de copier votre librairie et son dossier DATA sur une clé USB afin de l’utiliser sur une autre machine (vous ne voulez pas une autre solution que celle-ci). Sur cette autre machine, vous souhaitez pouvoir continuer l’édition des PDF puis repasser ensuite sur l’autre machine (votre librairie fait ainsi donc des aller-retours réguliers d’une machine à l’autre via une clé USB). Or, vous constatez que les PDF ne sont pas éditables ni mis à jour quand bien même vous avez pris soin de copier le dossier .DATA contenant les PDF. Vous avez tenté de sauvegarder votre librairie dans un fichier de type Package (.enlp) mais sans succès…

Solution : paramétrer pour les PDF l’utilisation de chemins d’accès relatifs au lieu de chemins absolus

  • Ouvrez le menu EndNote > Preferences
  • Cliquez sur la catégorie URLs & Links
  • Cochez l’option Copy new file attachments to the default file attachment folder and create a relative link

EndNote – Comprendre le rôle de la Traveling Library

Contexte

Imaginons : en 2014, vous avez créé une librairie (EndNoteX6) et cité un certain nombre de références dans un document Word. En 2015, vous reprenez ce document Word en y ajoutant des références provenant cette fois-ci d’une nouvelle librairie (EndNoteX7). Or, cette nouvelle librairie ne contient pas toutes les références que contenait la librairie EndNoteX6. Vous craignez donc deux choses :
1° que les références citées dans le document Word disparaissent lors de la mise à jour puisqu’elles ne sont pas présentes dans la librairie EndNoteX7 (et que la librairie EndNoteX6 n’existe plus) ou
2° que les « anciennes » références soient remplacées par de « nouvelles » références car elles pourraient porter le même numéro de série dans la nouvelle librairie ….
A ce stade là, un exemple concret me semble utile :

Exercice étape par étape

  • Création d’un document Word et d’une librairie sur EndNoteX6 (appelée TEST.ENL) laquelle contient 10 références, ces références portant les numéros de série allant de #1 à #10
  • Importation d’un certain nombre de références dans le document Word depuis EndNoteX6
  • Copie de la librairie TEST.ENL (appelée TEST 2.ENL)
  • Suppression de deux références (numéro de série #1 Avila-Flores et #2 Baker) dans TEST 2.ENL; ces références étaient citées dans le document Word
  • Création dans TEST 2.ENL (EndNoteX7) de deux nouvelles références (Frey et Greiner). EndNote n’utilise pas les numéros de série #1 et #2 devenu libres mais leur attribue les numéros #11 et #12
  • Ré-ouverture du document Word
  • Insertion des deux nouvelles références (#11 et #12) contenues dans TEST 2.ENL
  • Mise à jour des citations et de la bibliographie dans Word
  • Ouverture de la boîte de dialogue Edit & Manage Citations

Résultat de cet exercice

Les citations (numéro de série #1 Avila-Flores et #2 Baker) n’ont pas été supprimées du document Word. EndNoteX7 ne les trouvant pas dans la librairie TEST 2.ENL, il classe ces deux références orphelines dans une Traveling Library

Les nouvelles références (Frey et Greiner) portant les numéros de série #11 et #12 sont bien entendu classées dans TEST 2.ENL à laquelle elles appartiennent

Les autres citations (portant les numéros de série de #3 à #10) initialement stockées dans TEST.ENL sont classées dans TEST 2.ENL puisqu’EndNote les a trouvées dans cette librairie

travelling_library

FileMaker – Table externe sans ligne superflue

Contexte

Vous avez inséré une table externe (appelons-la Suivi) dans un modèle basé sur la table Inscriptions. Vous avez notamment inséré dans cette table externe des boutons associés à des scripts. Vous n’avez pas envie que les boutons soient visibles lorsqu’il y a une ligne vide (voir figure ci-dessous) :

FMTableExterne

Solution

Désactivez la création d’enregistrement via la table externe, pour cela :

  • Allez dans Fichier > Gérer > Base de données > onglet Liens
  • Double-cliquez sur le bouton de liaison entre les 2 tables (Suivi et Inscriptions)
  • Désactivez l’option Permettre la création d’enregistrements via ce lien dans la zone Suivi
  • Pensez à créer ensuite un bouton associé à un script permettant quand même l’insertion d’un enregistrement dans cette table (ce bouton peut être inséré à l’intérieur ou à l’extérieur de la table externe)

FileMaker – Envoyer un lien Snapshot

Contexte

Imaginez que vous ayez activé un modèle particulier, fait une recherche à l’aide de requêtes particulièrement pointues et que vous aimeriez communiquer le résultat de votre recherche aux autres utilisateurs de votre base de données (afin qu’ils consultent les fiches trouvées, qu’ils les modifient, qu’ils les impriment… bref qu’ils en fassent quelque chose…). Plutôt que de leur écrire un interminable e-mail leur indiquant une laborieuse marche à suivre, envoyez un lien Snapshot.

Explication

Un lien Snapshot est en fait un fichier (extension .fmpsl) dans lequel sont mémorisés les enregistrements trouvés dans le modèle sur lequel vous étiez à l’instant où vous avez fait le Snapshot. Ce petit fichier peut simplement être envoyé sous forme de pièce jointe par e-mail. Dès que le destinataire clique sur ce fichier, FileMaker s’ouvre (après avoir demandé à l’utilisateur de s’authentifier) et affiche le jeu d’enregistrements trouvés dans le modèle en question. Étant donné, qu’il s’agit d’un lien, les données que visualise le destinataire sont forcément à jour. Si une personne non autorisée (si par ex. vous vous êtes trompé de destinataire) reçoit le lien Snapshot, elle ne pourra pas ouvrir votre base car elle ne dispose pas des privilèges nécessaires.

Solution

  • Activez le modèle souhaité dans FileMaker
  • Effectuez une recherche à l’aide d’une ou de plusieurs requêtes
  • Allez dans le menu Fichier > Enregistrer / Envoyer en > Lien Snapshot
  • Sauvegardez ce fichier sur votre bureau et envoyez-le par e-mail
Il n’est pas superflu d’indiquer aux destinataires étourdis qu’en cliquant sur la pièce jointe .fmpsl ils ouvrent en fait la base originale.

PowerPoint 2010 – Coller un tableau Excel

  • Copiez les cellules dans Excel 2010
  • Allez dans PowerPoint 2010 > onglet Accueil > bouton Coller > Collage spécial; grâce à ce collage avec liaison, les changements apportés dans le tableau Excel se répercutent automatiquement dans PowerPoint
  • Un double-clic sur les cellules de tableau dans PowerPoint ouvre le fichier original dans Excel

EndNote – Dossier .DATA associé introuvable

En ouvrant EndNote vous obtenez ce message d’erreur :

Are you sure you would like to continue opening the Endnote library Users/jacqueline/documents/MyEndnotelibrary.enl without the associated Data ?

Il s’agit d’une rupture de lien avec le dossier .DATA associé au fichier .ENL. Soit le dossier a été malencontreusement effacé soit le dossier n’a pas été effacé mais il a été renommé ou déplacé.

Solution : remettre la main sur le dossier .DATA et lui donner le même nom que le fichier .ENL par ex. My EndNote Library.enl (pour le fichier) et My EndNote Library.Data (pour le dossier). Il faut également que le dossier .DATA soit classé au même endroit que le fichier .ENL