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Word 2016 Mac – Ouvrir le modèle Normal.dotm – Mode Révision activé par défaut

Contexte

Vous souhaitez ouvrir et apporter des modifications au modèle Normal.dotm. Par exemple, pour une raison inconnue, Word ouvre systématiquement tous les documents avec le mode Révision actif (même les nouveaux documents vierges). Vous avez mis la main sur le modèle Normal.dotm au fin fond de votre Mac mais après plusieurs essais infructueux, vous constatez que vous ne parvenez pas à l’ouvrir car Word ouvre à chaque fois un nouveau document basé sur le modèle. Vous ne souhaitez pas supprimer le modèle Normal.dotm car vous y avez apporté des personnalisations que vous souhaitez conserver.

Solution : ouvrir Normal.dotm depuis Word

  • Ouvrez Word et fermez la fenêtre de démarrage proposant une galerie de modèles si celle-ci est ouverte
  • Allez dans le menu Fichier > Ouvrir
  • Cliquez sur le dossier de démarrage (icône « Maison ») portant habituellement votre nom afin de voir les sous-dossiers tels que Applications, Bureau, etc… le but étant d’atteindre le dossier « Bibliothèque »
  • Etant donné que le dossier « Bibliothèque » est masqué par défaut dans cette fenêtre, appuyez sur les touches CMD + MAJ + G
  • Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, tapez ~/Bibliothèque (le tilde s’obtient avec ALT + N) et cliquez sur Aller

  • Parcourez et ouvrez les dossiers Group Containers / UBF8T346G9.Office / Contenu utilisateur / Modèles et finalement le fichier Normal.dotm
  • Apportez les changements souhaités; dans notre exemple, il s’agit de désactiver le bouton Suivi des modifications de l’onglet Révision
  • Sauvegardez le modèle (CMD + S) et quittez Word
  • Ré-ouvrez Word de manière habituelle…

PowerPoint 2016 – Créer un modèle par défaut au format 4:3

Contexte

Le format Grand écran 16:9 proposé par défaut à la création d’une nouvelle présentation ne vous convient pas. Vous souhaitez pouvoir créer des présentations avec le format Standard 4:3.

Solution

  • Ouvrez PowerPoint et choisissez, dans la galerie des modèles à choix, de créer une nouvelle présentation basée sur le modèle « Nouvelle présentation »
  • Allez dans l’onglet Création > Bouton Taille des diapositives > Format Standard 4:3
  • Déroulez la galerie des thèmes à l’aide de la petite flèche et choisissez la commande Enregistrer le thème actif

  • Acceptez le dossier de sauvegarde proposé et donnez un nom à ce nouveau thème par ex. Standard 4-3.thmx
  • Dans l’onglet Création, déroulez à nouveau la galerie des thèmes, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le thème que vous venez de créer (figurant sous la catégorie Personnalisé; sa miniature n’est pas au bon format mais ça n’a pas d’importance…)
  • Choisissez la commande Définir comme thème par défaut
  • Quittez PowerPoint sans sauvegarder la présentation ouverte pour cette occasion
  • Réouvrez PowerPoint et créez une nouvelle présentation basée sur le modèle « Nouvelle présentation »; le thème maintenant appliqué est le format Standard 4:3

Remarquez que si vous choisissez un autre modèle que « Nouvelle présentation », le thème personnalisé Standard 4:3 ne sera pas appliqué.

Pour information, le thème personnalisé est classé dans
/Users/jfrey/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Contenu utilisateur/Themes

Mind Manager 10 – Présenter une map existante sous forme d’arborescence

Contexte

Vous avez créé une map de type classique (radiale) et avez ajouté un nombre important de sujets, d’indicateurs et de notes. Vous vous apercevez que cette map devrait plutôt être présentée sous forme d’arborescence (il s’agit en fait de l’organisation des dossiers d’un serveur et l’arborescence conviendrait beaucoup mieux à la présentation des données). Or, vous constatez que le menu Format > Thème de map > Appliquer à partir du sélecteur ne propose pas de thème de map de type Arborescence (alors que vous savez que ça existe…)

Solution

  • Gardez votre map radiale ouverte
  • Créez une nouvelle map (Fichier > Nouveau à partir d’un modèle > Map Arborescente
  • Ne tapez rien dans ce nouveau fichier mais sauvegardez-le sur votre bureau avec l’extension .mmas (Fichier > Enregistrer sous > Format de fichier Thème de map)
  • Retournez dans votre map radiale et allez dans le menu Format > Thème de map > Appliquer à partir du fichier et désignez le fichier .mmas
  • Validez son application

FileMaker 14 – Utiliser l’Inspecteur pour un affichage conditionnel de rubrique

Contexte

Vous avez créé une base de données pour gérer des collaborateurs. Parmi les rubriques les concernant, vous avez créé une rubrique Statut associée à une liste de valeurs (Actif, Parti, Formation, En congé, …) . Vous souhaitez pouvoir afficher une rubrique complémentaire Raison du congé uniquement si vous avez choisi ”En congé” dans la rubrique Statut.

Solution

  • Passez en mode Modèle et ouvrez l’Inspecteur
  • Sélectionnez la rubrique Raison du congé et allez dans l’onglet Données de l’Inspecteur
  • Si nécessaire, affichez la zone Comportement
  • Dans la zone Masquer objet quand, insérez la formule suivante :

LISTE DU PERSONNEL::Status ≠ ”En congé”

  • Si souhaité, cochez la case Appliquer en mode Recherche
  • Passez en mode Utilisateur pour tester votre affichage conditionnel

Que l’utilisateur qui m’a transmis cette idée d’article soit remercié… il se reconnaîtra 😉

FileMaker 14 – Utiliser un bouton Popover pour zoomer une image

Contexte

Vous disposez d’une rubrique Conteneur prévue pour contenir une image. Vous souhaitez que cette rubrique soit petite sur votre modèle mais qu’il soit quand même possible de visualiser l’image en plus grand.

Solution : utiliser un bouton Popover

  • Allez en mode Modèle et insérez un bouton Popover de petite taille
  • Par dessus placez votre rubrique Conteneur (elle aussi de petite taille)
  • Insérez en dessous de la rubrique une image indiquant la possibilité de faire un zoom*, par exemple :

pop

  • Dupliquez votre rubrique Conteneur, placez-la dans le cadre Popover et agrandissez-la :

pop2

  • Tapez éventuellement un titre pour le Popover (Zoom) et quittez le mode Modèle pour tester votre Popover :

pop3

* vous pouvez bien sûr utiliser les icônes proposées dans la galerie du bouton Popover

Word – Créer un modèle contenant des champs Utilisateur

Contexte

Vous souhaitez créer un modèle de lettre contenant, en pied de page, du texte ordinaire accompagné de plusieurs champs . Vous souhaitez que le nom, le prénom, le nom du groupe et l’adresse e-mail de l’utilisateur se mettent à jour automatiquement en fonction de qui, dans votre service, utilise le modèle. Vos collègues travaillent aussi bien sur Mac que sur PC. Vous constatez qu’il existe dans Word des champs liés aux coordonnées de l’utilisateur mais que seuls 3 d’entre eux sont susceptibles d’être insérés.

Solution

  • Dans les Préférences de Word > catégorie Utilisateur, saisissez les informations suivantes (Word 2016 Mac) :

utilisateur

  • Puis, dans votre modèle, allez dans le pied de page et insérez les informations suivantes :
  • Menu Insérer > Champ > catégorie Utilisateur > NomUtil (UserName) et AdresseUtil (UserAdress); vous obtenez alors le résultat suivant :

champs2

  • Sauvegardez votre modèle (.dotm) et mettez-le sur un dossier partagé
  • Vos collègues sur PC devront saisir leurs coordonnées dans les options de Word > catégorie Général et catégorie Options avancées :

champs3

champ4

FileMaker – Mise en forme d’un modèle

Contexte

Vous avez développé une base en appliquant un thème (par ex. Classique ou Gris glacé) à vos différents modèles. Vous souhaiteriez apporter quelques réglages sur un modèle, mais l’onglet Général de la boîte de dialogue Format de modèle – malgré des options qui peuvent sembler claires – n’a pas encore livré tous ses mystères :

formatModèle

Contexte : vous craignez que vos utilisateurs modifient par inadvertance lors de la saisie les données des enregistrements. Vous souhaitez donc que FileMaker affiche un message de confirmation lorsque des modifications d’entrée de données sont apportées à un enregistrement. Solution : cochez l’option Enregistrer autom. les modif. d’enreg.

Contexte : vous avez utilisé le thème Classique et vous aimeriez obtenir – à l’affichage – un cadre pointillé délimitant toutes les rubriques afin de faciliter la saisie. Solution : cochez l’option Afficher cadres de rubr. quand enreg. actif.

Contexte : vous avez utilisé le thème Classique ou Gris Glacé et vous aimeriez obtenir – à l’impression – un cadre autour de toutes les rubriques. Solution : décochez l’option Délimiter les rubr. pour l’enreg. actuel uniquement.

Contexte : vous avez affiché les enregistrements sous forme de liste et – avant de procéder à une suppression d’enregistrement – vous avez un gros doute sur « quel est l’enregistrement actif ? » Solution : cochez l’option Afficher indicateur enreg. actif dans la vue Liste. Vous obtiendrez ainsi une fine zone noire (l’indicateur) devant l’enregistrement actif.

Contexte : vous ne souhaitez pas que FileMaker effectue une recherche rapide dans les rubriques affichées sur le modèle. Solution : décochez l’option Activer la rechercher rapide.
Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez l’article FileMaker – Utiliser la recherche rapide.

FileMaker – Table externe sans ligne superflue

Contexte

Vous avez inséré une table externe (appelons-la Suivi) dans un modèle basé sur la table Inscriptions. Vous avez notamment inséré dans cette table externe des boutons associés à des scripts. Vous n’avez pas envie que les boutons soient visibles lorsqu’il y a une ligne vide (voir figure ci-dessous) :

FMTableExterne

Solution

Désactivez la création d’enregistrement via la table externe, pour cela :

  • Allez dans Fichier > Gérer > Base de données > onglet Liens
  • Double-cliquez sur le bouton de liaison entre les 2 tables (Suivi et Inscriptions)
  • Désactivez l’option Permettre la création d’enregistrements via ce lien dans la zone Suivi
  • Pensez à créer ensuite un bouton associé à un script permettant quand même l’insertion d’un enregistrement dans cette table (ce bouton peut être inséré à l’intérieur ou à l’extérieur de la table externe)

FileMaker – Créer un graphique à partir de données

Contexte

Vous avez créé une base de données pour gérer par exemple des formations et souhaitez présenter certaines données sous forme de graphe.

Solution

  • Affichez le modèle contenant les données souhaitées (par exemple le modèle Inscriptions)
  • Passez en affichage Tableau
  • Pointez sur un en-tête de colonne (par exemple Département), cliquez sur la petite flèche et choisissez de faire un tri croissant
  • Pointez sur un en-tête de colonne (par exemple Confirmé), cliquez sur la petite flèche et choisissez la commande Graphique > Graphique Confirmé par Département
  • Dans la fenêtre du graphique, choisissez un graphique de type Secteurs
  • Apportez les réglages souhaités et cliquez sur le bouton Enregistrer comme modèle
  • A partir de maintenant, votre graphique sera disponible dans la liste des modèles et se mettra à jour en affichant les données du jeu d’enregistrements trouvés
  • Par la suite pour éditer le graphique, passez en mode Modèle et double-cliquez dessus
  • Si vous souhaitez imprimer le graphique, il sera sans doute nécessaire de modifier la mise en page du modèle en orientation paysage

FileMaker – Envoyer un lien Snapshot

Contexte

Imaginez que vous ayez activé un modèle particulier, fait une recherche à l’aide de requêtes particulièrement pointues et que vous aimeriez communiquer le résultat de votre recherche aux autres utilisateurs de votre base de données (afin qu’ils consultent les fiches trouvées, qu’ils les modifient, qu’ils les impriment… bref qu’ils en fassent quelque chose…). Plutôt que de leur écrire un interminable e-mail leur indiquant une laborieuse marche à suivre, envoyez un lien Snapshot.

Explication

Un lien Snapshot est en fait un fichier (extension .fmpsl) dans lequel sont mémorisés les enregistrements trouvés dans le modèle sur lequel vous étiez à l’instant où vous avez fait le Snapshot. Ce petit fichier peut simplement être envoyé sous forme de pièce jointe par e-mail. Dès que le destinataire clique sur ce fichier, FileMaker s’ouvre (après avoir demandé à l’utilisateur de s’authentifier) et affiche le jeu d’enregistrements trouvés dans le modèle en question. Étant donné, qu’il s’agit d’un lien, les données que visualise le destinataire sont forcément à jour. Si une personne non autorisée (si par ex. vous vous êtes trompé de destinataire) reçoit le lien Snapshot, elle ne pourra pas ouvrir votre base car elle ne dispose pas des privilèges nécessaires.

Solution

  • Activez le modèle souhaité dans FileMaker
  • Effectuez une recherche à l’aide d’une ou de plusieurs requêtes
  • Allez dans le menu Fichier > Enregistrer / Envoyer en > Lien Snapshot
  • Sauvegardez ce fichier sur votre bureau et envoyez-le par e-mail
Il n’est pas superflu d’indiquer aux destinataires étourdis qu’en cliquant sur la pièce jointe .fmpsl ils ouvrent en fait la base originale.