Archives par étiquette : Raccourci-clavier

Outlook 2013 – Liste de quelques raccourcis clavier

Contexte

Vous utilisez Outlook 2013 et vous vous dites que, connaissant Microsoft, il doit y avoir une flopée de raccourcis clavier permettant d’effectuer toutes sortes d’action…

Liste de quelques raccourcis clavier

Pour faire ceci appuyez sur
Passer à Courrier Ctrl + 1
Passer au Calendrier Ctrl + 2
Passer aux Personnes Ctrl + 3
Passer aux Tâches Ctrl + 4
Passer aux Notes Ctrl + 5
Afficher le message suivant (lorsqu’un message est ouvert) Ctrl + point
Afficher le message précédent (lorsqu’un message est ouvert) Ctrl + virgule
Ouvrir la boîte de dialogue Recherche avancée Ctrl + Maj + F
Afficher la zone de recherche rapide Ctrl + E
Effacer le contenu de la zone de recherche Esc
Développer ou réduire un dossier dans le volet des dossiers Flèche gauche / Flèche droite
Créer un rendez-vous (Appointment) Ctrl + Maj + A
Créer un contact (Contact) Ctrl + Maj + C
Créer une liste de contact (List) Ctrl + Maj + L
Créer une demande de réunion (meeting request) Ctrl + Maj + Q
Créer un message (Message) Ctrl + Maj + M
Créer une note (Note) Ctrl + Maj + N
Créer une tâche (Task) Ctrl + Maj + K
Enregistrer un message (en cours de rédaction) dans Brouillons Ctrl + S
Envoyer un message (en cours de rédaction) Alt + N ou Ctrl + Enter
Vérifier un nom (email) lors de la saisie dans la zone A Ctrl + K
Ouvrir un message reçu Ctrl + O
Répondre à un message Ctrl + R
Transférer un message Ctrl + F
Fermer un message (ou un autre élément) Esc
Atteindre la boîte de réception (Inbox) Ctrl + Maj + I
Vérifier l’arrivée de nouveaux messages F9
Ajouter un drapeau à un message non ouvert Insert
Ouvrir la boîte de dialogue Assurer un suivi (drapeau) Ctrl + Maj + G
Marquer comme lu Ctrl + Q
Marquer comme non lu Ctrl + U
Obtenir les propriétés d’un message Alt + Enter
Atteindre le rendez-vous suivant (en affichage Calendrier) Ctrl + .
Atteindre le rendez-vous suivant (en affichage Calendrier) Ctrl + ,
Atteindre une date Ctrl + G
Basculer en vue mensuelle Alt + =
Basculer en vue semaine entière Alt + –
Basculer en mode d’affichage de 1 à 9 jours Alt + nb de jours souhaité
Basculer en mode d’affichage de 10 jours Alt + 0

 

Word – Automatiser la frappe de textes 2

Contexte et solution N° 1 : voir article précédent

Solution N° 2 : Créer une insertion automatique

  • Sélectionnez l’élément à stocker; n’oubliez pas que pour stocker la mise en forme d’un paragraphe (tabulations, retraits, alignement), vous devez inclure la marque de paragraphe ¶ dans la sélection
  • Allez dans le menu Insertion > Insertion automatique > Nouveau
  • Donnez une abréviation à cette insertion (min 4 caractères) et validez
  • Puis dans n’importe quel document Word, tapez l’abréviation (remarquez à ce moment-là l’apparition d’une bulle jaune affichant un aperçu du texte)
  • Pour transformer l’abréviation en texte appuyez sur Enter (pour ne pas transformer l’abréviation en texte appuyez sur la barre d’espacement)

Créer un raccourci-clavier personnalisé

  • Pour associer un raccourci-clavier personnalisé à votre insertion automatique, allez dans le menu Outils > Personnaliser le clavier
  • Choisissez la catégorie « Insertions automatiques » et sélectionnez dans la liste l’insertion automatique souhaitée
  • Cliquez dans la zone « Appuyez sur un nouveau raccourci-clavier » et définissez votre raccourci perso (par ex. CTRL + A, sachant que la touche CTRL est très peu utilisée sur Mac).
  • Vérifiez que le raccourci-clavier ne soit pas déjà attribué à une autre action et cliquez sur le bouton Attribuer
  • Puis dans n’importe quel document Word, essayez votre raccourci-clavier

Excel – Utiliser l’index

Contexte

Entre le cappuccino et la galette des rois, quelqu’un me dit « c’est bien dommage que dans Excel il n’y ait pas la possibilité de disposer instantanément d’un index comme dans FileMaker… » (oui, nous avons de curieuses discussions à la pause…). Cette personne faisait référence à la possibilité d’obtenir dans une cellule – appelons-la A21 – la liste de toutes les données saisies dans la colonne A.

Solution

  • Cliquez sur une cellule (dans mon exemple A21) située dans une colonne contenant du texte (Titre, Prénom, Localité…) ou des données alphanumériques (NPA, No plaque de voiture…)
  • Appuyez sur les touches Alt + Flèche en bas*; une liste s’affiche vous permettant 1° de consulter la liste des entrées classées par ordre alphabétique et 2° si souhaité d’y choisir une entrée au lieu de la taper

index

*Ce raccourci-clavier correspond au clic-droit > liste de choix… pratique non ?

Word – Appliquer des styles à l’aide de raccourci-clavier

Contexte

Vous êtes en train de rédiger un long document et vous souhaitez appliquer les styles au fur et mesure que vous saisissez le texte. Vous n’avez pas envie de perdre du temps à appliquer les styles « à la souris » via la palette des styles, d’autant plus qu’une fois sur deux vous replacez (comme moi) les doigts sur les mauvaises touches de votre clavier.

Solution 1 : utilisez les raccourcis clavier existants :

  • Cmd + Alt + 1 pour appliquer le style Titre1
  • Cmd + Alt + 2 pour appliquer le style Titre2
  • Cmd + Alt + 3 pour appliquer le style Titre3

Solution 2 : créez vos propres raccourcis clavier

Si vous avez créé des styles perso (par exemple le style Puce), procédez de la manière suivante pour associer un raccourci clavier :

  • Dans la palette des styles, ouvrez le menu contextuel du style en question (par ex. le style Puce) > Modifier le style
  • Cliquez sur le bouton Format > Touches de raccourci
  • Cliquez dans la zone Appuyez sur un nouveau raccourci clavier… et appuyez sur les touches que vous souhaitez utiliser (faites en sorte de ne pas utiliser un raccourci déjà attribué par Word). Remarquez que, sur Mac, la touche Ctrl est relativement peu utilisée… vous pourriez donc opter pour Ctrl + p pour appliquer le style Puce
  • Une fois le raccourci clavier défini (Contrôle + P), cliquez sur le bouton Attribuer puis sur OK

Excel – Redéfinir la dernière cellule d’un tableau

Bon à savoir avant la lecture de cet article : Home et End n’étant pas inscrits sur les touches d’un clavier Mac, il s’agit en fait des flèches obliques situées à côté des touches FN et Delete.

Contexte

Vous avez sans doute remarqué dans Excel que les touches Ctrl + Home vous permettent d’atteindre la 1ère cellule d’une feuille de calcul (A1) alors que Ctrl + End vous permettent d’atteindre la dernière cellule utilisée d’une feuille de calcul. Sachant cela, vous utilisez surtout ces raccourcis clavier en présence de grands tableaux car c’est dans cette situation qu’ils sont vraiment utiles. Comme nous l’avons vu, les touches Ctrl + End vous permettent d’atteindre la dernière cellule que vous avez « un jour » utilisée dans une feuille de calcul. Or, même si cette cellule ne contient plus aucune valeur depuis des années, Excel continue à la considérer comme étant la dernière cellule de la feuille de calcul (vous me suivez toujours ? ). Du coup, le raccourci clavier Ctrl + End devient inutile… sauf si vous réinitialisez la dernière cellule d’une feuille de calcul.

Solution : réinitialiser la dernière cellule d’une feuille de calcul

  • Atteignez la dernière cellule de votre feuille de calcul en appuyant sur Ctrl + End (qui doit logiquement être vide)
  • Dans l’onglet Accueil > cliquez sur le bouton Effacer > Tout
  • Sauvegardez
  • Appuyez à nouveau sur Ctrl + End; vous allez atteindre la « vraie » dernière cellule de votre feuille de calcul (par « vraie » j’entends une cellule en bas du tableau contenant réellement une donnée)

Word-Excel – Raccourcis clavier sur un Mac portable

Contexte

Vous avez l’habitude d’appuyer sur les touches Cmd + Home ou Cmd + End sur votre Mac pour atteindre respectivement le début ou la fin d’un long document Word ou d’un tableau volumineux dans Excel. Or, les touches Home et End ne sont pas présentes sur les claviers des Mac portables, tout comme la touche Delete d’ailleurs.

Solution

Utilisez 1 doigt de plus, soit :

  • Cmd + fn + flèche à gauche pour atteindre le début d’un document
  • Cmd + fn + flèche à droite pour atteindre la fin d’un document
  • Fn + Backspace pour remplacer la touche Delete

Bonus 🙂 appuyez sur fn + Maj + Enter pour insérer un saut de page dans Word

 

Word – Obtenir la liste de tous les raccourcis-clavier

Pour obtenir et imprimer la liste de tous les raccourcis-clavier de Word :

  • Ouvrez le menu Outils > Macros > Macros
  • Dans la liste Macros disponibles, choisissez « Commandes Word »
  • Dans la liste Nom de la macro, choisissez « Lister commandes »
  • Cliquez sur Exécuter et choisissez Configuration actuelle du clavier

Vous obtenez un document d’environ 13 pages sous forme de tableau. Il ne vous reste plus qu’à personnaliser ce tableau en supprimant les lignes qui ne vous intéressent pas.