Archives par étiquette : Recherche

Excel – Contourner la recherche de caractères génériques (point d’interrogation)

Contexte

Dans plusieurs cellules d’un immense tableau Excel, vous avez saisi des points d’interrogation ? (parce que vous ignoriez les valeurs au moment de la création du tableau et vous vous étiez dit que des ? feraient l’affaire…). Vous souhaitez maintenant pouvoir retrouver facilement les ? afin de compléter les données. Bien entendu, vous avez saisi un ? dans la zone de recherche. Excel considérant ce caractère comme étant générique, il trouve toutes les cellules dans lesquelles vous avez saisi des données 🙁 .

Solution

  • Tapez un tilde avant le ? dans la zone de recherche (~?) ; Excel ne trouvera que les cellules contenant réellement un ?

PS : le tilde s’obtient à l’aide des touches Alt + n sur Mac (Alt-Gr + ^ sur PC)

Word – Rechercher à l’aide de caractères génériques

Contexte

Vous souhaitez effectuer des recherches un peu plus poussées que d’habitude et vous séchez sur l’utilisation des caractères génériques proposés comme option dans la boîte de dialogue Rechercher ?

Solution dans le tableau ci-dessous

Pour rechercher Tapez Exemple
N’importe quel caractère unique

?

s?t
trouve sot et set
N’importe quelle chaine de caractères

*

s*t
trouve saut, salut, sot et set
Le début d’un mot

<

<fac
trouve facile, faculté, facebook mais pas Facebook ni interface
La fin d’un mot

>

nuit>
trouve nuit, minuit et Inuit mais pas nuitée
Un des caractères spécifiés

[ ]

t[ai]c
trouve tac et tic mais aussi vertical, article et notice
N’importe quel caractère compris dans la plage spécifiée

[-]

tou[r-t]
trouve tour, tous et tout mais pas toux
N’importe quel caractère, à l’exception de ceux compris dans la plage spécifiée [!x-z] t[!a-m]c
trouve toc et tuc mais pas tac ou tic
Exactement n occurrences du caractère précédent

{n}

ip{2}
trouve Philippe et Hippodrome mais pas Philip
De n à m occurrences du caractère ou de l’expression précédente

{n,m}

10{3,4}
trouve 1000 et 100000 mais pas 10 et 100

 

FileMaker – Rechercher des enregistrements à double

Contexte

Vous gérez une base de données de milliers d’abonnés alimentée par plusieurs personnes (dans mon exemple le nom de la table est « Gestion de contacts »). Vous constatez en parcourant les enregistrements que certains abonnés se retrouvent à double, voire à triple et vous aimeriez pouvoir identifier facilement les doublons.

Pour cela, il est nécessaire de disposer d’une rubrique pour déterminer une entité unique dans votre base (No AVS, email ou autre). Le nom et le prénom n’étant pas des critères assez précis pour savoir s’il s’agit d’un doublon, vous vous dites qu’il y a peu de probabilités que des personnes portant le même prénom et nom travaillent et habitent au même endroit. Il vous faut donc créer une rubrique qui concatène les données de différentes rubriques afin de disposer d’un identifiant unique.

Solution

  • Créez une rubrique (nom de la rubrique « CoordonnéesComplètes ») de type Calcul qui concatène les rubriques Prénom, Nom, Société et Code Postal :

Prénom & Nom & Société & CodePostal

  • Allez dans le graphe des liens et créez une occurrence supplémentaire de la table « Gestion de contacts » que vous appelez « Doublon contacts »
  • Liez la table « Gestion de contacts » à l’occurrence « Doublon contacts » par la rubrique d’identification unique « CoordonnéesComplètes »

doublons1

  • Créez une nouvelle rubrique (appelée « Vérifier les doublons ») de type Calcul qui fait le décompte des données de « CoordonnéesComplètes » de la deuxième occurrence de table « Doublon contacts ». Si le décompte obtenu est plus élevé que 1, nous sommes en présence de doublon :

Si ( Decompte ( doublon contacts::CoordonnéesComplètes) > 1 ; ″Doublon″ ; ″Unique″ )

  • Profitez d’affiner cette formule en y ajoutant un formatage de texte indiquant que le mot « Doublon » doit apparaître en rouge alors que « Unique » doit apparaître en vert :

Si ( Decompte ( doublon contacts::CoordonnéesComplètes) > 1 ;
CouleurTexte ( ″Doublon″ ; RVB ( 255 ; 0 ; 0 ) ) ;
CouleurTexte ( ″Unique″ ; RVB ( 0 ; 255 ; 0 ) ) )

  • Ajoutez la rubrique « Vérifier les doublons » à votre modèle
  • Cliquez sur Afficher tout et effectuez une recherche sur le mot « doublon » sur la rubrique « Vérifier les doublons »; les enregistrements contenant des doublons affichent le texte « Doublon » en rouge
  • Vous pourriez créer un script permettant d’automatiser la recherche, par exemple :

doublon2

Word – Supprimer toutes les notes de bas de page

Contexte

Vous travaillez sur un document dans lequel ont été insérées des notes de bas de page. Vous constatez un problème de numérotation de celles-ci. En effet, certaines de ces notes ont malheureusement été numérotées manuellement et d’autres automatiquement. Après avoir tenté de réparer cela sans succès, vous vous résolvez finalement à les supprimer et à les réinsérer. Bien entendu, il s’agit de les supprimer en une seule opération et non une à une manuellement.

Solution

  • Faites une copie du document afin de disposer des textes des notes de bas de page (pour un copier-coller en fin de procédure)
  • Placez-vous au début du document original
  • Allez dans le menu Edition > Rechercher > Recherche avancée et remplacement
  • Dans l’onglet Remplacer > zone Rechercher > tapez ^f
  • Ne tapez rien dans la zone Remplacer par
  • Cliquez sur Tout remplacer
  • Ensuite, insérez correctement les notes (Insertion > Note)
  • Copiez-collez le texte des notes provenant de la copie faite en début de procédure

Excel – Comparer le contenu de deux plages de cellules

Contexte

Vous devez comparer, dans une feuille Excel, les contenus de deux colonnes (A et B) dans lesquelles ont été saisis par exemple des noms de personnes. Vous devez trouver si des noms ont été saisis dans les deux colonnes, sachant qu’ils n’ont pas été saisis dans le même ordre (par ex. mon nom a été saisi en A4 dans la colonne A et en B2 dans la colonne B). Si Excel trouve une correspondance de noms entre la colonne A et la colonne B, vous aimeriez qu’il vous indique, dans la colonne C, le nom de la personne trouvée à double.

EquivExcel

Solution

  • Entrez la formule suivante dans une cellule vide (dans mon exemple en C1)
    =SI(ESTERREUR(EQUIV(A1;$B$1:$B$42;0)); ″pas trouvé″; A1)
  • A l’aide de la poignée de recopie, recopiez cette formule jusqu’en C42.

Excel va vérifier, dans la plage allant de B1 à B42, si il trouve le même contenu que dans la cellule A1. S’il y a équivalence entre le contenu de la cellule A1 et la plage de cellules B1:B42, Excel va indiquer le contenu (autrement dit le prénom de la personne) qu’il a trouvé en A1. S’il n’a pas trouvé d’équivalence, Excel écrit le texte « pas trouvé ».
Le 0 figurant dans la formule a son importance car il indique à la fonction EQUIV que la recherche doit se faire n’importe où dans la plage allant de B1:B42.
Les dollars $ ont également leur importance car vous allez recopier cette formule jusqu’en C42. Si vous omettez les $, les adresses seront relatives (elles vont donc s’adapter lors de la recopie) alors qu’il est absolument nécessaire que les adresses de la plage soient absolues (car les adresses B1 à B42 doivent rester fixes).

Remarquez qu’Excel ne tient pas compte de la casse dans la recherche d’équivalent.

Remarquez aussi que cette formule fonctionnerait dans le cas où le texte recherché est lui-même le fruit d’une concaténation de prénom et de nom effectuée à l’aide de la formule suivante : =CONCATENER(F1;″ ″;G1).

Word – Supprimer des entrées d’index

Contexte

Dans votre long document Word, vous avez marqué toutes une série de mots comme étant des entrées d’index. Vous avez utilisé pour cela Insertion > Tables et index > onglet Index > Marquer entrée > bouton Marquer tout (comme vous l’avez peut être vu à mon cours). Après coup, vous regrettez d’avoir marqué chaque entrée d’un mot, lequel est présent une cinquantaine de fois dans votre document (donc marqué 50 fois par exemple { XE « Monténégro » }). Vous souhaitez supprimer ces 50 entrées identiques en une seule opération (vous n’avez pas vu ça à mon cours).

Solution

  • Placez-vous de préférence au début de votre document
  • Ouvrez le menu Edition > Rechercher > Recherche avancée et remplacement
  • Cliquez sur l’onglet Remplacer et tapez les informations ci-dessous dans la boîte de dialogue (sachant que ^d indique à Word que vous souhaitez rechercher un champ et que XE est le code spécifique aux entrées d’index). Veillez à respecter les espaces et les majuscules lors de la saisie
  • Laissez vide la zone Remplacer par
  • Cliquez sur le bouton Remplacer tout et fermez la boîte de dialogue

Supprimer Index

FileMaker – Mettre à l’index / saison 1, épisode 2

Contexte

A la fin de l’épisode 1, vous avez découvert le principe de l’indexation automatique. Cet épisode s’étant terminé sur un suspens insoutenable à savoir « pourquoi l’option Minimal est active par défaut », vous avez envie d’en savoir d’avantage.

Explication

Pour rappel, l’index d’une base FileMaker est utilisé, de manière automatique, pour accélérer les recherches. De manière manuelle (menu Insertion > Index), l’index vous fourni la liste de toutes les entrées faites par un utilisateur dans une rubrique. Ceci étant dit, il faut également savoir qu’il n’y a pas un mais deux index… enfin plutôt « deux en un » : un index des mots et un index des valeurs. Ces deux index sont accessibles via le menu Insertion > Index.

Index des mots : Dans cet index, chaque mot est séparé des autres mots par un saut de paragraphe. Le mot ne figure qu’une seule fois dans l’index, indépendamment du nombre de fois où il a été saisi dans la rubrique :

IndexMots

Index des valeurs : Dans cet index, chaque valeur est séparée de la suivante par un saut de paragraphe et est considérée comme une expression complète. Le mot « catalogue » fait partie d’une expression et peut figurer plusieurs fois dans l’index :

Indexvaleur

Exercice pratique

  • Passez en mode Recherche (l’idée étant de faire une recherche dans la rubrique par ex. Commentaires; étant donné que vous ignorez quels mots ont été saisis par les autres utilisateurs de la base de données, vous ne savez pas quel critère de recherche vous êtes sensé taper
  • Ouvrez le menu Insertion > Index; vous constatez que l’option « Mots un par un » est inactive. En effet, l’index vous propose la liste des expressions complètes au lieu des mots un par un
  • Dans la liste, sélectionnez l’entrée d’index souhaitée et cliquez sur le bouton Coller afin de terminer la recherche

Suite des explications

Si dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, l’option Minimal est active et que l’option Indexation automatique si nécessaire est désactivée l’index ne stocke que les valeurs (expressions) saisies dans une rubrique.

Si dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, l’option Toutes est active, vous obtenez dans ce cas un index de toutes les valeurs « Mots un par un ». Voilà pourquoi on parle de deux Index dans FileMaker.

Pourquoi alors ne pas systématiquement opter pour une indexation de type Toutes ? Parce qu’il y a des cas où cela n’est pas pertinent. N’oubliez pas que l’indexation a comme bénéfice d’accélérer les recherches mais comme inconvénient d’alourdir votre base de données en méga-octets. En choisissant Minimal le poids de votre base de données s’en trouvera allégé.

Mais alors quelle option choisir ? Minimal ou Toutes ? En fait, ça dépend de la rubrique et de son usage. Par exemple, une rubrique que l’utilisateur rempli à l’aide d’une liste de valeurs pourra bien évidemment se contenter de l’index des valeurs (Minimal). Une rubrique stockant le titre d’un ouvrage, un résumé ou des commentaires devra plutôt posséder un index des mots « Mots un par un » (Toutes), ceci dans le but d’affiner la recherche.

FileMaker – Mettre à l’index / saison 1, épisode 1

Contexte

Vous êtes en train de créer de nouvelles rubriques dans votre base de données et vous constatez dans la fenêtre Gérer la base de données que certaines rubriques sont indexées et d’autres pas. Vous vous demandez pourquoi et si c’est grave 😉

Explication

Il faut savoir que les rubriques que vous créez sont indexées par défaut par FileMaker, ceci afin d’accélérer les recherches dans les rubriques… (et là, j’entends une petite voix au fond qui dit : ben non, lorsque j’ai créé la rubrique « Commentaires », je ne vois justement pas le terme « Indexé » apparaître en face du nom de la rubrique) :

pasindexé

Il faut savoir que l’indexation se fera lors d’une recherche dans la rubrique « Commentaires » (dans l’exemple ci-dessus). Il suffit donc, par la suite, d’effectuer une recherche dans cette rubrique pour que FileMaker considère qu’elle doit être indexée. Comme cela est-il possible ?

  • Ouvrez le menu Fichier > Gérer la base de données
  • Faites un double-clic sur la rubrique en question (par ex. Commentaires)
  • Allez dans l’onglet « Autres options ». Dans la zone Indexation, on constate que l’option Indexation automatique si nécessaire est cochée (si nécessaire = lorsqu’une recherche est effectuée dans cette rubrique); cela signifie que vous n’avez, à priori, rien de spécial à faire pour qu’une rubrique soit indexée
  • Vous constatez dans cette boîte de dialogue que l’option Minimal est active par défaut et vous vous demandez pourquoi et que ce que cela implique… suite dans l’épisode 2 pour en savoir plus

indexation

FileMaker – Mettre à l’index / saison 1, Pilote

Qu’est-ce qu’un index ?

De manière générale, il s’agit d’une liste classée alphabétiquement contenant des mots ou des expressions et renvoyant le lecteur à des numéros de pages (dans Word) ou à des enregistrements (dans FileMaker).

A quoi sert l’index dans FileMaker ?

Lorsque vous effectuez une recherche dans une rubrique, FileMaker ne va pas parcourir et lire tous les contenus de la rubrique pour vérifier si, dans chaque enregistrement, le mot recherché est par hasard présent, ce qui prendrait beaucoup de temps. Afin d’accélérer la recherche, FileMaker interroge directement son index lequel lui permettra d’atteindre rapidement les enregistrements où se trouve le mot recherché.
On peut donc dire qu’un index est une sorte de base de données dans la base de données.

Comment est-il créé ?

Cet index est créé lorsque un utilisateur saisi des valeurs dans une rubrique. Le contenu de l’index s’enrichit donc automatiquement à chaque saisie.

Pour en savoir plus, consultez les épisodes 1 et 2.

FileMaker – Envoyer un lien Snapshot

Contexte

Imaginez que vous ayez activé un modèle particulier, fait une recherche à l’aide de requêtes particulièrement pointues et que vous aimeriez communiquer le résultat de votre recherche aux autres utilisateurs de votre base de données (afin qu’ils consultent les fiches trouvées, qu’ils les modifient, qu’ils les impriment… bref qu’ils en fassent quelque chose…). Plutôt que de leur écrire un interminable e-mail leur indiquant une laborieuse marche à suivre, envoyez un lien Snapshot.

Explication

Un lien Snapshot est en fait un fichier (extension .fmpsl) dans lequel sont mémorisés les enregistrements trouvés dans le modèle sur lequel vous étiez à l’instant où vous avez fait le Snapshot. Ce petit fichier peut simplement être envoyé sous forme de pièce jointe par e-mail. Dès que le destinataire clique sur ce fichier, FileMaker s’ouvre (après avoir demandé à l’utilisateur de s’authentifier) et affiche le jeu d’enregistrements trouvés dans le modèle en question. Étant donné, qu’il s’agit d’un lien, les données que visualise le destinataire sont forcément à jour. Si une personne non autorisée (si par ex. vous vous êtes trompé de destinataire) reçoit le lien Snapshot, elle ne pourra pas ouvrir votre base car elle ne dispose pas des privilèges nécessaires.

Solution

  • Activez le modèle souhaité dans FileMaker
  • Effectuez une recherche à l’aide d’une ou de plusieurs requêtes
  • Allez dans le menu Fichier > Enregistrer / Envoyer en > Lien Snapshot
  • Sauvegardez ce fichier sur votre bureau et envoyez-le par e-mail
Il n’est pas superflu d’indiquer aux destinataires étourdis qu’en cliquant sur la pièce jointe .fmpsl ils ouvrent en fait la base originale.