Archives par étiquette : Rubrique

FileMaker 14 – Utiliser l’Inspecteur pour un affichage conditionnel de rubrique

Contexte

Vous avez créé une base de données pour gérer des collaborateurs. Parmi les rubriques les concernant, vous avez créé une rubrique Statut associée à une liste de valeurs (Actif, Parti, Formation, En congé, …) . Vous souhaitez pouvoir afficher une rubrique complémentaire Raison du congé uniquement si vous avez choisi ”En congé” dans la rubrique Statut.

Solution

  • Passez en mode Modèle et ouvrez l’Inspecteur
  • Sélectionnez la rubrique Raison du congé et allez dans l’onglet Données de l’Inspecteur
  • Si nécessaire, affichez la zone Comportement
  • Dans la zone Masquer objet quand, insérez la formule suivante :

LISTE DU PERSONNEL::Status ≠ ”En congé”

  • Si souhaité, cochez la case Appliquer en mode Recherche
  • Passez en mode Utilisateur pour tester votre affichage conditionnel

Que l’utilisateur qui m’a transmis cette idée d’article soit remercié… il se reconnaîtra 😉

FileMaker – Concaténer proprement des rubriques

Contexte

Vous possédez une base FileMaker servant à gérer des contacts. Vous souhaitez créer une rubrique qui concatène le prénom et le nom du contact mais vous n’êtes pas sûr de toujours disposer du prénom. Vous aimeriez éviter d’avoir un espace blanc inutile (et forcément gênant) si le contact n’a pas de prénom.

Solution

  • Créez une rubrique de type Calcul
  • Indiquez dans les options que 1° dans le cas où la rubrique Prénom et vide, mettre la rubrique Nom, 2° dans le cas où la rubrique Nom est vide, mettre la rubrique Prénom, 3° sinon insérer le résultat par défaut soit la rubrique Prénom, un espace, la rubrique Nom :

concaténation

Suite à cette manipulation, vous vous rendez compte que certains contacts ne possèdent ni Nom, ni Prénom mais uniquement le nom de la Société… Vous décidez alors de créer une deuxième rubrique qui doit tenir compte de la Société seulement si les rubriques Nom / Prénom sont toutes les deux vides.

  • Créez une nouvelle rubrique et indiquez les options de calcul suivantes :
  • Dans le cas où les rubriques Prénom et Nom sont vides, mettre la rubrique Société, 2° dans le cas où la rubrique Prénom est vide, mettre la rubrique Nom, 3° dans le cas où la rubrique Nom est vide, mettre la rubrique Prénom, sinon insérer le résultat par défaut soit la rubrique Nom, un espace, la rubrique Prénom :

concaténation2

FileMaker – Extraire des données d’une rubrique multivaluée

Contexte

Dans votre base de données, vous disposez d’une rubrique (appelée « Catégories ») multivaluée de 10 valeurs et vous souhaitez présenter ces valeurs dans une autre rubrique. Les valeurs doivent donc être extraites et placées à la suite les unes des autres dans une seule rubrique. Pour des raisons esthétiques, vous aimeriez ajouter un bâton entre les valeurs ainsi qu’une majuscule en début de chaque mot.

Solution

  • Créez une nouvelle rubrique appelée « Toutes les catégories » de type Calcul
  • Saisissez le calcul suivant dans la rubrique
    (si la première valeur de la rubrique Catégories est différent de vide, alors obtenir la valeur, l’écrire avec une majuscule en début de mot, faire suivre la valeur d’un bâton, sinon ne rien inscrire, puis ajouter la 2ème valeur…) :

calcul

  • Insérez cette nouvelle rubrique dans votre modèle afin d’obtenir le résultat suivant :

rubrique multi

FileMaker – Ouvrir le contenu d’une rubrique Conteneur

Contexte

Vous avez créé une rubrique Conteneur prévue pour stocker indifféremment des PDF ou des images (dans mon exemple, la rubrique s’appelle Passeport). En mode Modèle, l’option de cette rubrique est « optimisé pour image ». Dans vos enregistrements, vous insérez les images ou les PDF en utilisant la commande Insérer Fichier (ou via un script). Vous ne visualisez donc que les icônes et le nom des fichiers; c’est ce que vous souhaitez car la rubrique est de petite taille. Lors de l’insertion, vous avez coché l’option « Stocker uniquement la référence au fichier » afin de ne pas alourdir votre base.

Vous souhaiteriez pouvoir disposer d’un bouton permettant de visualiser le fichier de la rubrique Conteneur sans être obligé de le télécharger (autrement dit sans devoir utiliser la commande Exporter le contenu de la rubrique).

Solution

  • Créez un bouton
  • Associez-lui l’action Activer rubrique en cochant l’option Sélectionner/Exécuter
  • Désignez la rubrique cible

activer rubrique

FileMaker – Calculer l’âge d’une personne

Contexte

Vous utilisez FileMaker pour gérer des personnes (employés, doctorants..). Vous avez créé une rubrique « Date de naissance » de type Date et aimeriez que FileMaker calcul l’âge de la personne dans une autre rubrique.

Solution

  • Créez une rubrique appelée Age de type Calcul
  • Indiquez pour cette rubrique le calcul suivant :
    Ent ( (Obtenir ( DateActuelle ) – Date de naissance) / 365.25)
  • Indiquez si nécessaire que le résultat du calcul doit être de type Nombre
  • Insérez cette nouvelle rubrique dans votre modèle

Ent = cette fonction supprime les décimales et renvoie la partie entière du nombre sans arrondi
Obtenir (Date actuelle) = Renvoie la date du jour en fonction du calendrier du système
365.25 = représente la longueur moyenne d’une année

FileMaker – Choisir les options d’importation

Contexte

Vous avez ouvert une base FileMaker (fichier cible) contenant des centaines d’adresses. Vous devez importer dans cette base des adresses provenant d’un fichier Excel (fichier source); certains enregistrements de ce fichier Excel sont nouveaux alors que d’autres existent déjà dans la base FileMaker. Le fichier Excel contient des données qui sont plus (+) à jour que les données de la base FileMaker sauf en ce qui concerne la rubrique Commentaires. Vous avez un doute sur les options d’importation à choisir.

Option No 1 : Créer des enregistrements

Cette option d’importation ajoute un enregistrement dans la base FileMaker pour chaque enregistrement du fichier Excel. Dans notre cas, ce n’est pas l’option à choisir car les données existantes dans FileMaker ne seront pas mises à jour avec les données provenant d’Excel. On se retrouvera donc avec des enregistrements à double (2 x la fiche Jacqueline Frey, 1 x avec mon ancienne adresse et 1 x avec ma nouvelle adresse).

Option No 2 : Mettre à jour enreg. existants dans le jeu trouvé

Cette option vous permet de remplacer les données de votre base FileMaker par les données du fichier Excel. Lorsque vous utilisez cette option, FileMaker n’effectue et ne peut effectuer aucune vérification ni comparaison des données. Si le nombre d’enregistrements dans le fichier Excel est plus élevé que celui de la base FileMaker, les données des enregistrements supplémentaires du fichier Excel ne sont pas importées, à moins que vous n’activiez la case à cocher Ajouter données restantes en tant que nouv. enreg. Dans notre cas, ce n’est pas l’option no 2 qui doit être choisie car les données existantes dans FileMaker seront toutes écrasées par les données provenant du fichier Excel.

Option No 3 : Mettre à jour enreg. correspondant dans le jeu trouvé

Cette option permet de mettre à jour les données de la base FileMaker avec les données contenues dans le fichier Excel. Avec cette option, il faut savoir que :

  • vous pouvez effectuer une comparaison des données en déterminant quelles sont les rubriques qui doivent servir à la comparaison. Si les données des rubriques FileMaker choisies pour établir la comparaison correspondent à celles des données du fichier Excel, les enregistrements de la base FileMaker sont mis à jour avec les données du fichier Excel.
  • si le nombre d’enregistrements dans le fichier Excel est plus élevé que celui de la base FileMaker, les données supplémentaires du fichier Excel seront importées dans de nouveaux enregistrements
  • il vous faut également indiquer quelles données doivent être importées car les données contenues dans une rubrique FileMaker seront écrasées par les données du fichier Excel… MÊME si la rubrique du fichier Excel ne contient aucune données (exemple, la rubrique Commentaires dans FileMaker contient des données lesquelles seront remplacées par les données contenues dans la colonne Commentaires du fichier Excel, même s’il n’y a rien de saisi dans cette colonne). Dans notre cas, c’est donc bien l’option no 3 qui doit être choisie… et voici comment :

Dans la boîte de dialogue ci-dessous, j’ai indiqué que la comparaison entre les rubriques sources et cible devait porter sur les rubriques Nom, Prénom et Email. En effet, l’adresse email permet dans ce cas d’identifier de manière unique un enregistrement. Bien entendu, si vous disposez d’un identifiant unique tel que No AVS, No Employé…), vous n’avez pas besoin de cumuler comme moi 3 rubriques pour établir une comparaison fiable. J’ai choisi de ne pas importer les données de la rubrique Commentaires car je tenais à conserver intactes les commentaires saisis dans FileMaker. La rubrique Frais quant à elle est le fruit d’un calcul dans FileMaker, elle ne peut donc recevoir aucune donnée importée.

import

FileMaker – Mise en forme d’un modèle

Contexte

Vous avez développé une base en appliquant un thème (par ex. Classique ou Gris glacé) à vos différents modèles. Vous souhaiteriez apporter quelques réglages sur un modèle, mais l’onglet Général de la boîte de dialogue Format de modèle – malgré des options qui peuvent sembler claires – n’a pas encore livré tous ses mystères :

formatModèle

Contexte : vous craignez que vos utilisateurs modifient par inadvertance lors de la saisie les données des enregistrements. Vous souhaitez donc que FileMaker affiche un message de confirmation lorsque des modifications d’entrée de données sont apportées à un enregistrement. Solution : cochez l’option Enregistrer autom. les modif. d’enreg.

Contexte : vous avez utilisé le thème Classique et vous aimeriez obtenir – à l’affichage – un cadre pointillé délimitant toutes les rubriques afin de faciliter la saisie. Solution : cochez l’option Afficher cadres de rubr. quand enreg. actif.

Contexte : vous avez utilisé le thème Classique ou Gris Glacé et vous aimeriez obtenir – à l’impression – un cadre autour de toutes les rubriques. Solution : décochez l’option Délimiter les rubr. pour l’enreg. actuel uniquement.

Contexte : vous avez affiché les enregistrements sous forme de liste et – avant de procéder à une suppression d’enregistrement – vous avez un gros doute sur « quel est l’enregistrement actif ? » Solution : cochez l’option Afficher indicateur enreg. actif dans la vue Liste. Vous obtiendrez ainsi une fine zone noire (l’indicateur) devant l’enregistrement actif.

Contexte : vous ne souhaitez pas que FileMaker effectue une recherche rapide dans les rubriques affichées sur le modèle. Solution : décochez l’option Activer la rechercher rapide.
Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez l’article FileMaker – Utiliser la recherche rapide.

FileMaker – Entre Si et Cas votre coeur balance…

Contexte

Vous souhaitez créer une rubrique permettant de poser une condition avec deux résultats possibles : 1° le résultat si la condition est vraie et 2° le résultat si la condition est fausse. Habitué aux fonctions d’Excel ou de Word, vous avez immédiatement pensé au fameux « Si…alors…sinon ». Toutefois, vous vous souvenez que cette fonction présentait l’inconvénient de devenir un peu compliquée lorsque plusieurs conditions étaient posées… d’ailleurs rien que le nombre de parenthèses à ouvrir puis à fermer avait le don de vous irriter…

Exemple pratique

Vous disposez, dans votre base d’adresses FileMaker, d’une rubrique Titre dans laquelle ont été saisies les valeurs : « M. », « Mme » et « Mlle »*. Parfois, il arrive que cette rubrique soit laissée vide, car vous ne disposez pas du nom d’une personne pour toutes les fiches. En effet, certaines fiches ne contiennent que le nom de l’entreprise, du service ou de la faculté. Vous souhaitez pouvoir disposer d’une rubrique supplémentaire qui indiquerait « Cher Monsieur » ou « Chère Madame » ou « Chère Mademoiselle » ou de manière plus générique « Chère Madame, cher Monsieur » dans le cas où la rubrique Titre n’est pas renseignée.

*bien entendu sous forme de liste de valeurs, afin d’éviter les fautes de frappe de type MM., Mmes, Melle ou M&M’s 😉

Solution n°1 – Utiliser les SI imbriqués, se concentrer sur les SI et leurs parenthèses

  • Créez une rubrique « Politesse » de type Calcul
  • Construisez votre formule selon la logique suivante :
Si la rubrique Titre est égale à « M. »
alors on affiche le texte « Cher Monsieur », sinon
Si ( Titre= »M. » ; « Cher Monsieur » ;
Si la rubrique Titre est égale à « Mme »
alors on affiche le texte « Chère Madame », sinon
Si ( Titre= »Mme » ; « Chère Madame » ;
Si la rubrique Titre est égale à « Mlle »
alors on affiche le texte « Chère Mademoiselle »,
Si ( Titre= »Mlle »; « Chère Mademoiselle » ;
si aucune des conditions n’est remplie
alors on affiche le texte « Chère Madame, Cher Monsieur »
« Chère Madame, Cher Monsieur » )))

Résultat :
Si ( Titre= »M. » ; « Cher Monsieur » ; Si ( Titre= »Mme » ; « Chère Madame » ; Si ( Titre= »Mlle »; « Chère Mademoiselle » ; « Chère Madame, Cher Monsieur » )))

Solution n°2 – Utiliser la fonction CAS et se détendre

  • Créez une rubrique « Politesse » de type Calcul
  • Construisez votre formule selon la logique suivante :
Dans le cas où la rubrique Titre est égale à « M. »,
on affiche le texte « Cher Monsieur »
Cas ( Titre= »M. » ; « Cher Monsieur » ;
Dans le cas où la rubrique Titre est égale à « Mme »,
on affiche le texte « Chère Madame »
Titre= »Mme » ; « Chère Madame » ;
Dans le cas où la rubrique Titre est égale à « Mlle »,
on affiche le texte « Chère Mademoiselle »
Titre= »Mlle »; « Chère Mademoiselle » ;
Dans le cas où aucune des conditions n’est remplie
on affiche le texte « Chère Madame, Cher Monsieur »
« Chère Madame, Cher Monsieur » )

Résultat :
Cas ( Titre= »M. » ; « Cher Monsieur » ; Titre= »Mme » ; « Chère Madame » ; Titre= »Mlle » ; « Chère Mademoiselle » ; « Chère Madame, Cher Monsieur »)

Avec cet exemple simple, on constate, grâce à la fonction CAS, que nous avons fait l’économie d’une imbrication pouvant être compliquée selon la situation et qu’il n’y a qu’une seule paire de parenthèse.

FileMaker – Extraire des données d’une rubrique

Contexte

Vous disposez d’une base de données dont une rubrique sert à stocker des codes d’articles. Ce code est composé d’un nombre différent de caractères alphanumériques et contient également plusieurs points servant à séparer les données, par ex. XYZ.1.070.9001.50 ou XYZ.1.060.9001.2580.

Vous aimeriez séparer les données de ce code afin d’obtenir 2 rubriques distinctes (début de code et fin de code). Le début du code va jusqu’au 10ème caractère (XYZ.1.060.) et la fin du code démarre au 11ème caractère jusqu’au dernier (sachant que le nombre de caractères composant la fin du code peut compter de 8 à 10 caractères).

Solution

  • Créez 2 rubriques supplémentaires de type Calcul appelée DébutCode et FinCode
  • La rubrique DébutCode aura comme formule : Extrait ( Code ; 1 ; 9 )
  • La rubrique FinCode aura comme formule : Extrait ( Code ; 11; 10 )

La formule Extrait ( Code ; 1 ; 9 ) fonctionne de cette façon : FileMaker extrait de gauche à droite 9 caractères de la rubrique Code en partant du 1er caractère. La formule Extrait (Code ; 11; 10 ) extrait 10 caractères (ou moins) en partant du 11ème caractère du code.

FileMaker – Adapter la taille d’une rubrique au contenu

Contexte

Vous avez inséré une rubrique par ex. « Commentaires » sur un modèle et l’avez encadrée d’un cadre de couleur. Vous aimeriez que la rubrique ainsi que son cadre s’adaptent au contenu (peu de texte = petite rubrique, beaucoup de texte = grande rubrique).

Solution

  • Allez en mode Modèle et affichez le modèle souhaité
  • Ajustez manuellement la taille de la rubrique par rapport à la plus longue saisie
    (le redimensionnement « va vers le plus petit » et pas « vers le plus grand »)
  • Affichez l’Inspecteur > onglet Position et faites les choix suivants :

adapter

  • Vérifiez l’apparence de vos fiches en mode Prévisualisation (ça n’apparaît que dans ce mode-là)