Archives par étiquette : Sécurité

Excel – Masquer des données et protéger une feuille

Contexte

Vous avez créé une feuille Excel dans laquelle certaines données sont confidentielles (la colonne des salaires, des évaluations ou autre). Vous avez pensé à la la commande Masquer disponible dans le menu contextuel de la colonne mais cette méthode manque d’efficacité. En effet, à l’affichage on devine rapidement qu’une colonne a été masquée. N’importe quel utilisateur parvient, en deux clics de souris, à afficher la colonne masquée. De plus, le masquage de colonne perturbe la mise en page et l’impression de votre tableau devenu de ce fait plus petit.

Solution : utilisez le formatage masqué puis protégez la feuille

  • Sélectionnez la plage de données à masquer
  • Allez dans le menu Mise en forme > Cellules > onglet Nombre
  • Cliquez sur la catégorie Personnalisée et, dans la zone type, tapez 3 points-virgules comme ceci ;;; et validez
  • Les données des cellules sont devenues invisibles; toutefois si un utilisateur clique sur une des cellules dont le contenu est masqué, il peut malheureusement prendre connaissance de son contenu dans la barre d’adresse…

invisibleechec

… rendez donc impossible la sélection de la plage de cellules dont le contenu est masqué, pour cela :

  • Sélectionnez toute la feuille > allez dans l’onglet Accueil > bouton Mise en forme > désactivez l’option Verrouiller les cellules (active par défaut)
  • Sélectionnez ensuite la plage de cellules dont vous souhaitez empêcher la sélection > allez dans l’onglet Accueil > bouton Mise en forme > activez l’option Verrouiller les cellules
  • Puis allez dans l’onglet Accueil > bouton Mise en forme > activez l’option Protéger la feuille et faites les choix suivants :

protection

  • Saisissez bien entendu un mot de passe empêchant d’ôter la protection de la feuille
  • Si, par la suite, vous souhaitez faire réapparaître les données, supprimez simplement les ;;; du formatage personnalisé

EndNote – Récupérer une librairie endommagée

Contexte

Vous tentez sans succès d’ouvrir votre librairie EndNote. En effet, le double-clic sur le fichier .enl renvoie le message d’erreur suivant The document My EndNote Library.enl could not be opened.

Solution

  • Ouvrez EndNote depuis le Dock ou depuis le dossier Applications
  • Allez dans le menu Tools > Recover Library > et désignez la librairie à récupérer; EndNote ouvre votre librairie en lui attribuant un nouveau nom de fichier « My EndNote Library-Saved.enl »
  • Ouvrez ce fichier et laissez le temps à EndNote de ré-indexer les données (selon la taille de votre fichier, cela peut prendre plusieurs minutes)… à la fin, fermez le fichier
  • Renommez éventuellement le fichier .enl mais en veillant à ce que le dossier .Data qui lui est associé porte exactement le même nom
  • Vérifiez que les liens sur les PDF en annexe (stockés dans le dossier .Data) ne soient pas rompus; pour cela ouvrez votre librairie et allez dans le menu Tools > Find Broken Attachment Links
  • Si des liens rompus sont trouvés, EndNote crée un dossier Broken Attachment dans lequel il isole les références posant problème; remettez alors manuellement les annexes manquantes
Par prudence, faites régulièrement une copie de sauvegarde de votre librairie (et de son dossier .Data) en allant dans le menu File > Save a copy ou File > Compressed library si les fichiers sont volumineux.

Excel – Protéger des formules de calcul

Contexte

Vous avez créé un tableau Excel constitué de données et de formules de calcul. Vous souhaitez que vos collègues puissent modifier les données mais sans pouvoir toucher aux formules de calcul.

Explication

Il faut savoir que, par défaut, toutes les cellules d’une table Excel sont prêtes à être verrouillées. Pour s’en convaincre, il suffit de sélectionner n’importe quelle cellule et d’ouvrir le menu Format > Cellule > onglet Protection; on constate que l’option Verrouillée est cochée. Il faut imaginer que l’option Verrouillé est un cadenas… ouvert. Il ne se fermera que lorsque vous protégerez la feuille Excel.

Solution

  • Sélectionnez les cellules qui ne doivent PAS être verrouillées. Pensez à utiliser la touche Commande pour sélectionner des cellules non-contigües
  • Une fois les cellules « à ne pas verrouiller » sélectionnées, allez dans Format > Cellule > onglet Protection et décochez l’option Verrouillée
  • Ensuite, allez dans Outils > Protection > Protéger la feuille
  • Tapez éventuellement un mot de passe (à ne pas oublier !!!)
  • Indiquez quelles sont les actions autorisées. Par exemple « Format des cellules » donne le droit de formater les cellules non-verrouillées (les cellules verrouillées ne pourront bien entendu pas être formatées). Si vous donnez le droit de formater les cellules, il serait souhaitable d’accorder également le droit de formater les colonnes afin que l’utilisateur puisse redimensionner une colonne si nécessaire

FileMaker – Interdire l’accès à un modèle

Pour interdire à un utilisateur (ou un groupe d’utilisateurs) l’accès à un modèle :

  • Allez dans le menu Fichier > Gérer > Sécurité > onglet Comptes
  • Créez un nouveau compte avec un nouveau jeu de privilèges
  • Nommez ce nouveau jeu
  • Cliquez sur la liste des accès aux modèles et choisissez l’accès Tous modifiables
  • Déroulez la même liste et choisissez l’accès Autorisations d’accès personnalisés
  • Dans la liste des modèles, cliquez sur celui que vous souhaitez rendre inaccessible
  • Sous Privilèges, choisissez l’option Accès refusé

N’oubliez pas toutefois de donner accès aux enregistrements, aux listes de valeurs et aux scripts.