Archives par étiquette : Styles

Word – Numéroter et mettre en forme automatiquement un interview

Contexte

Lors de la saisie d’un interview, vous souhaitez numéroter et mettre en forme de manière différente les questions (en gras) et les réponses (en italique et en retrait). Les questions doivent être numérotées en commençant par 1, les réponses doivent également commencer par 1. Vous souhaitez en plus que les initiales de l’interviewer et de l’interviewé figurent avant la numérotation. Pour l’instant, vous disposez de quelques questions et réponses saisies simplement les unes sous les autres, comme ceci :

Solution

  • Sélectionnez la première question et mettez-la en forme à l’aide du bouton Numérotation de l’onglet Accueil en choisissant le modèle 1. 2. 3. proposé dans la galerie
  • Retournez sous le même bouton et cliquez sur la commande Définir un nouveau format de numérotation et, dans la zone Mise en forme de la numérotation, tapez avant le numéro les initiales (JF) de l’interviewer
  • Mettez en gras la question et modifiez la mise en retrait (retrait du haut à 0 et retrait du bas à 1.25 cm)
  • Ouvrez le volet des styles et cliquez sur le bouton Nouveau Style
  • Appelez ce style Question et validez
  • Sélectionnez la première réponse et mettez-la en forme à l’aide du bouton Numérotation de l’onglet Accueil en choisissant le modèle 1. 2. 3. proposé dans la galerie
  • Retournez sous le même bouton et cliquez sur la commande Définir un nouveau format de numérotation et, dans la zone Mise en forme de la numérotation, tapez avant le numéro les initiales (ML) de l’interviewé
  • Mettez en italique la réponse et modifiez la mise en retrait (retrait du haut à 1.25 et retrait du bas à 2.5 cm)
  • Dans le volet des styles, cliquez sur le bouton Nouveau Style
  • Appelez ce style Réponse et validez
  • Appliquez ensuite manuellement les styles ad hoc aux questions / réponses déjà dactylographiées
  • Afin de définir l’enchaînement des styles, modifiez le style Question en indiquant que le style Réponse doit suivre le style Question (zone Style du paragraphe suivant)
  • Modifiez le style Réponse en indiquant que le style Question doit suivre le style Réponse et à l’aide du bouton Format > Paragraphe indiquez que le paragraphe doit être suivi de 6pt d’espacement

Résultat :

EndNote / Word – Régler la mise en forme de la bibliographie

Contexte

Vous avez inséré dans votre thèse des références EndNote. Vous avez obtenu une bibliographie mise en forme à l’aide du style choisi, par exemple AAA Style Guide. Or, l’apparence de cette bibliographie ne vous convient pas.
En effet, vous trouvez que 1° il y a trop d’espace entre les références et 2° la mise en retrait des lignes suivantes des 2ème et 3ème références d’un même auteur n’est pas correcte, comme ci-dessous :

Mise en forme biblio

Vous avez un doute sur les paramètres à modifier (faut-il 1° modifier le style dans EndNote ou 2° modifier le style appelé « EndNote Bibliography » figurant dans le volet des styles de Word ou 3° faire autre chose ? …)

Solution

Ne touchez pas au style « EndNote Bibliography » figurant dans le volet des styles de Word car une modification apportée à ce style (par exemple, les espacements entre paragraphes ou la mise en retrait de ceux-ci), va chambouler la mise en forme des caractères (oui, vous avez bien lu), par exemple les noms d’auteurs ne seront plus en petites majuscules et les titres ne seront plus en italique… donc on oublie…

En fait, il faut apporter les ajustements dans Word et dans EndNote :

Dans Word :

  • Cliquez sur le bouton Bibliography de la barre d’outils EndNoteX7
  • Cliquez sur la commande Configure Bibliography, cliquez sur l’onglet Layout et faites les choix suivants :

layout

Ces réglages améliorent l’espacement entre les paragraphes ainsi que la mise en retrait des lignes suivantes de la 1ère référence… mais ne règlent pas le problème de la mise en retrait erronée des 2ème et 3ème références d’un même auteur. Ne changez pas la valeur de First line indent… ça serait encore plus moche 😉

Dans EndNote :

  • Ouvrez le menu Edit > Output Styles > Edit style AAA….
  • Cliquez sur Layout dans la catégorie Bibliography et choisissez l’option All paragraphs dans la liste Handing Indent
  • Fermez le style et sauvegardez les modifications apportées
  • Retournez dans Word et mettez à jour vos références

mise en forme biblio2

Remarquez que l’option Omit the author list dans la catégorie Bibliography > Author Lists du style AAA…. avait été choisie dès le départ.

Word – Créer une table des matières à l’aide d’entrées de table manuelles

Contexte

Vous avez appliqué différents niveaux de styles de titre (Titre1, Titre2,…) aux titres contenus dans votre document. Vous aimeriez insérer une table des matières basées sur ces titres. Vous souhaitez également faire figurer dans la table des mots contenus dans le document mais sans pour autant leur attribuer un style de titre (ces mots sont saisis au milieu d’un paragraphe, possèdent le style Normal et vous ne voulez pas en changer).

Solution : créez une table des matières basée à la fois sur les styles de titres et sur des entrées « manuelles ».

Pour créer des entrées « manuelles », procédez de la manière suivante :

  • Si nécessaire, demandez l’affichage des codes à l’aide du bouton ¶
  • Cliquez à proximité du mot figurant dans le corps du texte et ouvrez le menu Insertion > Champ > catégorie Tables et index
  • Choisissez le champ TE (TC)
  • Cliquez sur Options et choisissez le commutateur \l
  • Indiquez le niveau hiérarchique souhaité pour cette future entrée de table, 1 pour le niveau 1, 2 pour le niveau 2…; validez la boîte de dialogue
  • Dans le texte, votre champ doit donc ressembler à ceci : { TC \l1 }
  • Après l’indicateur du niveau hiérarchique, tapez le texte à faire figurer dans la table des matières, par exemple : { TC \l1 ″Carnet de voyage″ }
  • Pour créer d’autres entrées de tables, faites simplement un copier-coller du champ puis modifiez le texte, par ex. { TC \l1 ″Balkans″ }
  • Ouvrez ensuite la boîte de dialogue d’insertion de table des matières (Insertion > Tables et index > Table des matières)
  • Cliquez sur le bouton Options et cochez Champs d’entrée de table
  • Validez les boîtes de dialogue; vous devez alors obtenir une table des matières basée à la fois sur les styles de titres et sur les entrées de type TC

Remarque : cette solution ne fonctionne pas si les mots et les champs TE (TC) sont situés dans les zones d’en-tête, de pied de page ou en note de bas de page.

Word – Insérer une numérotation de paragraphe dans les marges extérieures

Contexte

Vous travaillez à la Faculté de droit et vous avez besoin, dans un long document, de faire figurer une numérotation dans les marges en face de certains paragraphes. Cette numérotation doit se placer dans la marge de gauche pour les pages paires et dans la marge de droite pour les pages impaires.

Vérification avant d’appliquer la solution : allez dans le menu Format > Document et vérifiez que l’option Page en vis-à-vis soit cochée.

Solution

  • Vous avez besoin de l’onglet Développeur. Pour ajouter cet onglet, allez dans le menu Word > Préférences > catégorie Ruban et cochez la case Développeur
  • Placez-vous sur la première page de votre texte (page impaire)
  • Cliquez sur le bouton Insérer un cadre de l’onglet Développeur et dessinez un cadre dans la marge de droite en face du 1er paragraphe à numéroter
  • Ouvrez le menu Format > Cadre et entrez les valeurs ci-dessous afin de positionner le cadre par rapport à la page :

cadre

  • Validez les choix faits dans cette boîte de dialogue
  • Conservez la sélection du cadre, allez dans l’onglet Accueil et supprimez la bordure placée autour du cadre (bouton Bordure > Aucun)
  • Cliquez à l’intérieur du cadre pour y insérer votre curseur
  • Ouvrez le menu Format > Puces et numéro > Numéros
  • Choisissez le 1er modèle de numérotation et cliquez sur le bouton Personnaliser
  • Enlevez le point après le numéro et validez
  • Ouvrez le menu Format > Paragraphe et entrez les valeurs suivantes afin de positionner le numéro dans le cadre :

Paragraphe

  • Validez les choix faits dans cette boîte de dialogue
  • Conservez le curseur à l’intérieur du cadre
  • Ouvrez le volet des styles, cliquez sur le bouton Nouveau Style, donnez-lui un nom et validez
  • Dans votre texte, après un paragraphe, appuyez sur la touche Enter pour créer un nouveau paragraphe vide ¶. C’est ce paragraphe vide qui sera transformé en un cadre numéroté à l’étape suivante
  • A l’aide du volet des styles, appliquez à ce paragraphe vide le style précédemment créé
  • Appliquez le style à un paragraphe vide à chaque fois que vous souhaitez insérer un cadre numéroté dans la marge
  • Sur les pages paires la numérotation sera automatiquement placée dans la marge de gauche; elle sera à droite sur les pages impaires

Word – Mais que fait la police ?

Contexte

Vous souhaitez mettre en forme un document Word en modifiant la police de certains paragraphes. En déroulant la liste des polices de l’onglet Accueil, vous avez remarqué que Calibri s’y trouvait 2 fois (idem pour Cambria mais concentrons-nous sur Calibri), soit une fois en haut de la liste des polices et une seconde fois classée par ordre alphabétique dans la liste des polices. Vous vous dites que Calibri et Calibri c’est kif-kif quelque soit son emplacement dans cette liste… et bien pas du tout ! Vous remarquez d’ailleurs que Calibri est une fois accompagnée de l’information « (en-tête du thème) » et une fois pas… et alors ?

Explication

  • Calibri (en-tête du thème) est une police dépendante du thème choisi. Cela signifie que si vous changez de thème, Calibri sera remplacée par la police appartenant au nouveau thème choisi, alors que…
  • Calibri figurant dans la liste des polices par ordre alphabétique n’est pas dépendante du thème choisi. Cela signifie que, quelque soit le thème choisi à l’avenir, la police Calibri sera respectée

Mais pourquoi choisir un autre thème que le thème par défaut de Word ? Pour relooker rapidement votre document sans devoir modifier les styles et également pour disposer d’une nouvelle palette de couleurs toute pimpante, pardi !

Comment changer de thème ?

  • Dans l’onglet Accueil > Groupe Thème > cliquez sur le bouton Thèmes
  • Choisissez le thème souhaité dans la galerie; ce changement de thème va avoir comme impact :

1° un changement de jeu de polices; en effet, Calibri & Cambria sont remplacées dans tout le document par le duo Book Antiqua & Century Gothic si vous choisissez par ex. le thème Apothicaire

2° un changement de jeu de couleurs; vous constatez que la palette de couleurs du bouton Couleurs de police propose d’autres nuances de couleurs

3° la galerie des styles affiche les styles habituels de Word (Normal, Titre1, Citation…) mais ceux-ci sont complément relookés.

Moralité : faites attention lorsque vous choisissez une police et posez-vous la question suivante : est-ce que je souhaite absolument conserver la police Calibri si je change de thème ? Si la réponse est « oui », choisissez alors Calibri figurant dans la liste des polices par ordre alphabétique et non Calibri (en-tête du thème).

Word – Appliquer des styles à l’aide de raccourci-clavier

Contexte

Vous êtes en train de rédiger un long document et vous souhaitez appliquer les styles au fur et mesure que vous saisissez le texte. Vous n’avez pas envie de perdre du temps à appliquer les styles « à la souris » via la palette des styles, d’autant plus qu’une fois sur deux vous replacez (comme moi) les doigts sur les mauvaises touches de votre clavier.

Solution 1 : utilisez les raccourcis clavier existants :

  • Cmd + Alt + 1 pour appliquer le style Titre1
  • Cmd + Alt + 2 pour appliquer le style Titre2
  • Cmd + Alt + 3 pour appliquer le style Titre3

Solution 2 : créez vos propres raccourcis clavier

Si vous avez créé des styles perso (par exemple le style Puce), procédez de la manière suivante pour associer un raccourci clavier :

  • Dans la palette des styles, ouvrez le menu contextuel du style en question (par ex. le style Puce) > Modifier le style
  • Cliquez sur le bouton Format > Touches de raccourci
  • Cliquez dans la zone Appuyez sur un nouveau raccourci clavier… et appuyez sur les touches que vous souhaitez utiliser (faites en sorte de ne pas utiliser un raccourci déjà attribué par Word). Remarquez que, sur Mac, la touche Ctrl est relativement peu utilisée… vous pourriez donc opter pour Ctrl + p pour appliquer le style Puce
  • Une fois le raccourci clavier défini (Contrôle + P), cliquez sur le bouton Attribuer puis sur OK

EndNote – Régler l’affichage des notes de bas de page

Contexte

Vous avez inséré dans Word des références en note de bas de page et les citations apparaissent avec la référence bibliographique. Or, vous souhaitez qu’elles apparaissent avec juste le nom de l’auteur (son prénom c’est Juste 😉 …), la date et le numéro de page tel que dans le corps du document.

Solution

Vous devez personnaliser le style utilisé :

  • Allez dans EndNote > menu Edit > Output Styles > Edit Style-que-vous-utilisez…
  • Allez dans la catégorie Footnotes > Templates
  • Cliquez sur le bouton Format citations in footnotes et choisissez Same as citations (ou éventuellement Using FootNotes Format mais dans ce cas, il faut définir le format)
  • Sauvegardez le style sous un nouveau nom
  • Allez dans Word et appliquez le nouveau style ainsi créé (Select another style…)

EndNote – Personnaliser un style avec numéro de page

Contexte

Dans Word, vous avez ajouté, à l’aide de la commande Edit & Manage Citation(s), un numéro de page dans une citation. Or, vous ne voyez pas l’indication du numéro de la page dans la citation bien que vous ayez mis jour vos références.

Solution

Il manque un champ dans le style que vous utilisez… précisément le champ Cited Pages. Il vous faut donc l’ajouter :

  • Allez dans EndNote > menu Edit > Output Styles > Edit Style…
  • Allez dans la catégorie Citations > Templates
  • Cliquez sur le bouton Insert Field > ajoutez le champ Cited Pages
  • Sauvegardez le style sous un nouveau nom
  • Allez dans Word et appliquez le nouveau style ainsi créé (Select another style…)

Complément à la solution

  • Si vous souhaitez que « p. » ou « pp. » accompagne automatiquement vos numéros de page, ajoutez dans EndNote l’information p.^pp. au style utilisé, par exemple :

style

Word – Conséquences du Mode de compatibilité

Contexte

Vous avez ouvert un document et un certain nombre de choses vous semble bizarre dans l’interface de Word :

  • Des commandes sont inaccessibles (boutons grisés) dans les onglets Accueil > Disposition > Éléments de documents
  • C’est encore pire en ce qui concerne les onglets Graphiques et SmartArt : TOUTES les commandes sont inaccessibles (tous les boutons grisés)
  • De plus, lorsque vous sélectionnez une image dans ce document, l’onglet contextuel Format de l’image propose des fonctionnalités datant d’il y a 10 ans… et l’image affiche de drôles de poignées de redimensionnement
  • Le volet des styles affiche des styles au look un peu rétro

Vous êtes en mode de compatibilité (regardez dans la barre de titre à côté du nom du fichier).

Solution

A moins d’avoir de bonnes raisons de rester en mode de compatibilité, convertissez votre document dans le dernier format de fichier (.docx) :

  • Allez dans le menu Fichier > Convertir le document; le document original est converti (vous n’obtenez donc pas 2 versions du même fichier, le .doc est devenu un .docx)

 

EndNote – Télécharger des styles par catégorie

Contexte

Vous ne trouvez pas votre bonheur dans les styles d’EndNote et aimeriez en ajouter. Vous êtes allé sur le site Internet d’EndNote et avez un doute sur le style qu’il vous faut. Bien entendu, vous n’allez pas effectuer une recherche laborieuse puis télécharger un à un les styles jusqu’à ce que vous trouviez le bon… (enfin, vous pouvez, c’est vous qui voyez…)

Solution : télécharger des styles en fonction de leur catégorie

  • Pour cela, n’allez PAS sur le site Internet d’EndNote mais ouvrez EndNote et allez dans le menu EndNote (oui je sais, ça fait 3x EndNote dans la même phrase)
  • Choisissez la commande Customizer, déroulez l’élément Output Styles et cochez la catégorie pour laquelle vous souhaitez télécharger des styles
  • Cliquez sur le bouton Next (si nécessaire, fermez Word) et validez la dernière étape
  • Ensuite, allez dans le menu Edit > Output Styles > Open Styles manager et vérifiez que les nouveaux styles sont présents dans la liste