Archives par étiquette : Table

Word 2016 – Créer une table des références

Contexte

Votre long document contient plusieurs références à des articles de loi par exemple « art. 40 CO », « art. 40 al. 3 lit. f CO » et « art. 40 et 55 CO ». Vous aimeriez insérer un index reprenant ces références; toutefois, vous souhaitez que l’index mentionne uniquement l’information « art. 40 » avec les numéros de page où figurent les « variantes d’art. 40 », comme ceci :

Solution : utiliser les entrées de table de références plutôt que les entrées d’index

  1. Sélectionnez précisément la 1ère occurence de « art. 40 » (sans sélectionner autre chose que « art. 40 »)
  2. Allez dans l’onglet Références > Bouton Citation
  3. Conservez l’information « art. 40 » dans la zone Texte sélectionné
  4. Sous Catégorie, choisissez Lois
  5. Conservez l’information dans la zone Citation courte
  6. Cliquez sur le bouton Marquer tout et fermez la boîte de dialogue
  7. Toutes les occurrences où figure « art. 40 » sont alors accompagnées du code {TA \s « art.40 »}. La première occurrence (celle que vous avez sélectionnée au point 1) est accompagnée du code {TA \l « art. 40 » \s « art.40 » \c 2} qu’il faut comprendre ainsi :
  • TA : insère une entrée de la table des références
  • \l : défini le texte de la citation longue (c’est cette information qui sera reprise par la table des références)
  • « art. 40 » : indique la sélection que vous avez faite dans le texte
  • \s « art.40 » : défini la citation courte
  • \c 2 : indique la catégorie choisie au point 4
  1. Insérez ensuite la table de référence (onglet Références) > bouton Insérer une table des références
  2. Choisissez son format et choisissez la catégorie Lois
  3. Si souhaité, laisser cochée l’option Utiliser passim

Le code inséré dans le document est de type {TOA \h \c « 2 » \p } qui faut comprendre ainsi :

  • TOA : insère une la table des références
  • \h : écrit le titre de la catégorie au-dessus de la table, dans notre exemple le mot « Lois »
  • \c « 2 » : crée une table de références pour les entrées appartenant à la catégorie n°2 (Lois)
  • \p : commutateur indique que si des références similaires sont trouvées dans plus de 5 pages et au-delà, l’abréviation « passim » figurera à la place des numéros de page (« passim » signifiant « dans divers passages de cet ouvrage« )

Word – Insérer une table des matières partielle

Contexte

Vous avez mis en page un long document à l’aide des styles de titres. Ce long document possède plusieurs parties (cela peut être des chapitres séparés par des sauts de section mais pas forcément). Vous souhaitez créer une table des matières pour une partie seulement de ce document.

Solution

  • Sélectionnez la partie de texte qui doit faire l’objet d’une table des matières
  • Attribuez un nom de signet à cette sélection (par ex. partie1)
  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
  • Allez dans l’onglet Insertion > Champ > catégorie Table et Index
  • Insérez le champ TM (TOC) et cliquez sur le bouton Options
  • Insérez le commutateur \b et tapez le nom du signet; le champ doit ressembler à ceci :
    TOC \b partie1
  • Validez

Word 2011 – Insérer deux tables des matières de couleurs différentes

Contexte

Vous travaillez dans un long document comportant deux parties (A et B) dans lesquelles figurent des niveaux de titres. Les titres de la partie A doivent être écrits en bleu, les titres de la partie B doivent être écrits en orange. Vous souhaitez insérer une table en début de chaque partie (A et B, donc 2 tables distinctes). Vous souhaitez que la table de la partie A soit bleue alors que la table de la partie B doit être orange. Ces deux tables devant être mises à jour très régulièrement, vous souhaitez que la mise en couleur soit conservée.

Solution

Cette solution ne fonctionne que sur Word 2011 (pas sur Word 2016 Mac).

  • Appliquez les styles intégrés de Word Titre1, Titre2 et Titre3 aux titres de la partie A (ceux-ci sont par défaut en bleu)

partieA

  • Créez des styles personnalisés pour chaque niveau de titres de la partie B, comme ceci :

partieB

  • Placez-vous au début de la partie A et insérez la table des matières de cette manière :
  • Appuyez sur CMD + F9
  • A l’intérieur des accolades, tapez TOC
  • Tapez ensuite le commutateur \t (lequel indique quels styles doivent être utilisés pour générer la table)
  • Entre guillemets, indiquez les styles qui doivent construire la table ainsi que leur niveau hiérarchique, autrement dit pour la partie A : “Titre1,1,Titre2,2,Titre3,3“
  • Tapez le commutateur \* Charformat (lequel impose une mise en forme même lors d’une mise à jour)
  • Sélectionnez ensuite la lettre T du champ TOC et mettez-la en bleu
  • Votre code de champ doit ressembler à ceci (le T est en bleu) :

Toc1

  • A l’aide d’un clic-droit, basculez les codes de champs et mettez à jour la table pour visualiser le résultat
  • Ensuite, placez-vous au début de la partie B et insérez la 2ème table des matières de cette manière :

Toc2

Si, par la suite, le texte des tables redevient noir, mettez simplement à jour la table. En effet, la mise à jour réapplique la couleur que vous avez imposée à la lettre T.

 

Word – Créer une table des matières à l’aide d’entrées de table manuelles

Contexte

Vous avez appliqué différents niveaux de styles de titre (Titre1, Titre2,…) aux titres contenus dans votre document. Vous aimeriez insérer une table des matières basées sur ces titres. Vous souhaitez également faire figurer dans la table des mots contenus dans le document mais sans pour autant leur attribuer un style de titre (ces mots sont saisis au milieu d’un paragraphe, possèdent le style Normal et vous ne voulez pas en changer).

Solution : créez une table des matières basée à la fois sur les styles de titres et sur des entrées « manuelles ».

Pour créer des entrées « manuelles », procédez de la manière suivante :

  • Si nécessaire, demandez l’affichage des codes à l’aide du bouton ¶
  • Cliquez à proximité du mot figurant dans le corps du texte et ouvrez le menu Insertion > Champ > catégorie Tables et index
  • Choisissez le champ TE (TC)
  • Cliquez sur Options et choisissez le commutateur \l
  • Indiquez le niveau hiérarchique souhaité pour cette future entrée de table, 1 pour le niveau 1, 2 pour le niveau 2…; validez la boîte de dialogue
  • Dans le texte, votre champ doit donc ressembler à ceci : { TC \l1 }
  • Après l’indicateur du niveau hiérarchique, tapez le texte à faire figurer dans la table des matières, par exemple : { TC \l1 ?Carnet de voyage? }
  • Pour créer d’autres entrées de tables, faites simplement un copier-coller du champ puis modifiez le texte, par ex. { TC \l1 ?Balkans? }
  • Ouvrez ensuite la boîte de dialogue d’insertion de table des matières (Insertion > Tables et index > Table des matières)
  • Cliquez sur le bouton Options et cochez Champs d’entrée de table
  • Validez les boîtes de dialogue; vous devez alors obtenir une table des matières basée à la fois sur les styles de titres et sur les entrées de type TC

Remarque : cette solution ne fonctionne pas si les mots et les champs TE (TC) sont situés dans les zones d’en-tête, de pied de page ou en note de bas de page.

FileMaker – Table externe sans ligne superflue

Contexte

Vous avez inséré une table externe (appelons-la Suivi) dans un modèle basé sur la table Inscriptions. Vous avez notamment inséré dans cette table externe des boutons associés à des scripts. Vous n’avez pas envie que les boutons soient visibles lorsqu’il y a une ligne vide (voir figure ci-dessous) :

FMTableExterne

Solution

Désactivez la création d’enregistrement via la table externe, pour cela :

  • Allez dans Fichier > Gérer > Base de données > onglet Liens
  • Double-cliquez sur le bouton de liaison entre les 2 tables (Suivi et Inscriptions)
  • Désactivez l’option Permettre la création d’enregistrements via ce lien dans la zone Suivi
  • Pensez à créer ensuite un bouton associé à un script permettant quand même l’insertion d’un enregistrement dans cette table (ce bouton peut être inséré à l’intérieur ou à l’extérieur de la table externe)

Word – Afficher un titre sur 2 lignes mais afficher son entrée de table des matières sur 1 ligne

Contexte

Votre document comporte des titres et des sous-titres dont certains sont particulièrement longs. Pour des raisons esthétiques, vous aimeriez que, dans le document, ces titres et ces sous-titres soient écrits sur deux lignes mais qu’ils apparaissent bien entendu sur une seule ligne dans la table des matières.

Solution

Lorsque vous tapez le titre dans le document, faites un saut de ligne (Maj + Enter) à l’endroit souhaité au lieu d’un simple saut de paragraphe (Enter). Comme les sauts de ligne ne sont pas repris par la table des matières, le titre figurera sur une seule ligne dans la table.

Word – Se faire un plan… avec une table des matières

Contexte

Vous avez inséré une table des matières dans votre long document et vous aimeriez en disposer dans un autre document, histoire de pouvoir récupérer / éditer / imprimer / envoyer le plan de votre document.

Solution

  • Sélectionnez la table des matières et copiez-la
  • Créez un nouveau document et collez la table
  • Cliquez n’importe où sur la copie de la table et appuyez sur les touches Cmd + Maj + F9 *

* un collage en texte brut ne donnerait pas un résultat « aussi joli »

Word – Créer une table des matières à partir de plusieurs documents

Contexte

Vous avez décidé de rédiger, pour des raisons XYZ*, votre long document en écrivant les différents chapitres dans des documents Word séparés (méthode à déconseiller…). Vous souhaitez insérer une table des matières dans le document principal et vous souhaitez que cette table reprenne les titres des autres chapitres contenus dans les autres documents Word. Afin de ne pas trop compliquer les choses, vous avez sauvegardé les documents Word dans le même dossier de travail et vous avez veillé à ce qu’il n’y ait pas d’espace dans les noms des fichiers.

Explication

Vous avez besoin, dans le document principal, du champ RD (Référence Document) pour faire référence à chaque chapitre/document. Bien entendu, si vous ne souhaitez pas que la pagination recommence à 1 pour chaque chapitre/document, vous devrez mettre le numéro de départ manuellement dans chaque document (c’est notamment pour cette raison que cette méthode de travail est à déconseiller). Le champ RD permet de désigner les fichiers qui doivent figurer dans la table des matières. Il faut donc insérer les champs RD dans le fichier qui va contenir la table des matières, dans l’ordre dans lequel les chapitres/documents doivent apparaître dans la table des matières. Les champs RD étant masqués, vous devez travailler avec l’affichage des codes visibles.

Solution

  • Veillez à enregistrer tous les chapitres/documents dans le même dossier de travail (sans espace dans les noms des fichiers)
  • Ouvrez le fichier qui doit contenir la table des matières (dans mon exemple le fichier principal s’appelle « Introduction.docx »)
  • Placez-vous au début du document (ou après la page de garde s’il y en a une)
  • Ouvrez le menu Insertion > Champs > catégorie Tables et index
  • Cliquez sur le champ RD et tapez le nom du fichier auquel vous souhaitez faire référence (exemple CarteIdentité.docx)
  • Validez en cliquant sur OK; le résultat obtenu dans le document principal est :
    { RD CarteIdentité.docx }
  • Copiez/collez ce champ et tapez le nom du 2ème chapitre/document auquel vous souhaitez faire référence, par ex. { RD Culture.docx }
  • Faites de même pour les autres chapitres/documents auquel vous souhaitez faire référence
  • Le résultat final doit ressembler à cela dans le document principal :
    { RD CarteIdentité.docx } { RD Culture.docx } { RD Economie.docx }
    { RD Traditions.docx } { RD Géographie.docx } { RD Cuisine.docx }
  • Sous cette série de champs RD, insérez votre table des matières ; celle-ci doit reprendre les titres des chapitres/documents désignés par le champ RD

* documents très lourd en Mo, volonté de rédiger/relire des chapitres dans des documents Word « à part » car faisant plusieurs centaines de pages chacun, relecteur exigeant de ne recevoir qu’un chapitre à la fois…

Word – Insérer plusieurs tables des matières

Contexte

Vous êtes en train de rédiger / mettre en page un long document. Vous avez utilisé des styles de titre (Titre 1, Titre 2, Titre 3… ) pour mettre en forme les différents niveaux de titres. Vous souhaitez insérer une table des matières au début de chaque chapitre . Vous avez remarqué qu’à l’insertion d’une 2ème table, Word impose de remplacer la 1ère table par la 2ème (la nouvelle remplace l’ancienne).

Solution

Préparatifs : Afin que Word sache ou? commence et ou? se termine un chapitre (un saut de section ne suffit pas), le texte du chapitre doit posse?der un signet; ce qui revient autrement dit a? donner un nom à un chapitre.

  • Se?lectionnez tout le texte du 1er chapitre (passez éventuellement en mode Plan pour faciliter la sélection)
  • Menu Insertion > commande Signet > donnez un nom au signet (par ex. chap1)
  • Faites de même pour les autres chapitres pour lesquels vous souhaitez une table des matières
  • Une fois que les signets ont été insérés, placez-vous au de?but du 1er chapitre
  • Appuyez sur les touches Cmd + F9 pour inse?rer un champ
  • A l’inte?rieur du champ, tapez les parame?tres suivants: {TOC \b chap1\o « 1-3 »} sachant que:
      • TOC : indique un champ de table des matie?res; il faut inse?rer un espace apre?s TOC
      • \b chap1 : ce commutateur va rechercher uniquement les styles de titre de la
        partie du document de?signe?e par le signet chap1
      • \o : ce commutateur indique que les styles de titres (Titre1, Titre2, Titre3, etc.) seront utilise?s pour ge?ne?rer les tables des matie?res
      • « 1-3 » : indique quels niveaux de titres seront pris en compte pour cre?er les tables des matie?res (en re?gle ge?ne?rale, les 3 premiers niveaux de titres sont suffisants)
  • Mettez a? jour le champ (clic droit) et ve?rifiez le re?sultat
  • Répe?tez les e?tapes ci-dessus au début de chaque chapitre (pour lesquels vous souhaitez une table des matières)
  • Une fois tous les champs inse?re?s, mettez-les a? jour en se?lectionnant la totalite? du document > clic droit sur un champ > commande Mettre à jour les champs
Dans le menu contextuel obtenu grâce au clic droit, remarquez la présence de la commande Basculer les codes de champs vous permettant d’éditer, si nécessaire, les champs.

Word – Table des matières non cliquable en PDF

Contexte

Vous avez rédigé un long document dans Word et avez inséré au début une table des matières. Vous avez sauvergardé votre document au format PDF et vous constatez à l’ouverture du PDF que les entrées de la table des matières sont non cliquables (alors que vous êtes absolument certain d’avoir déjà vu des PDF avec une table des matières cliquable). Vous n’avez pas rêvé…

Explication

  • Lorsqu’on insère une table des matières dans Word Mac, le code utilisé par Word est le suivant : TOC \o « 1-3″\h\z\u
  • alors que la même table des matières insérée dans Word PC se verra attribué le code suivant : HYPERLINK \L « _Toc798798798 »

Solution

Si vous souhaitez une table des matières cliquable au format PDF, vous devez l’insérer dans Word sur PC; en effet, la boîte de dialogue « Table des matières » proposant l’option « Utiliser des liens hypertexte à la place des numéros de page » n’existe malheureusement pas sur Word Mac.