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FileMaker – Exporter des enregistrements dans Word

Contexte

Vous disposez d’une base de données FileMaker stockant des données de type bibliographique (Auteur, Titre, Edition, Année…). Vous avez besoin d’exporter ces données dans Word afin de les mettre en page. Vous souhaitez que les données soit séparées par des virgules. Vous avez essayé sans succès l’export au format .CSV (séparé par des virgules) car celui-ci requière plusieurs manipulations et donne in fine un résultat qui ne vous convient pas.

Solution : exporter en HTML

  • Dans FileMaker > placez-vous sur le modèle souhaité > ouvrez le menu Fichier > Exporter des enregistrements > type Tableau HTML
  • Choisissez les rubriques à exporter et leur ordre d’exportation
  • Choisissez le jeu de caractères Unicode (UTF-8) et cliquez sur Exporter
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier .htm et ouvrez-le avec Word
  • Sélectionnez le tableau > menu Tableau > Convertir > Tableau en texte > option Séparer le texte par des virgules

Si vous faites cela souvent, pensez à automatiser la procédure dans FileMaker dans un script :

export HTML

Si vous faites cela très souvent, pensez à automatiser la procédure dans Word dans une macro (utilisez pour cela l’Enregistreur de l’onglet Développeur). Associez cette macro à un raccourci-clavier.

macro

Cette macro converti le tableau en texte, sépare les données par des virgules, affiche le document en Mode page et place le curseur au début du document.

Excel – Comparer le contenu de deux plages de cellules

Contexte

Vous devez comparer, dans une feuille Excel, les contenus de deux colonnes (A et B) dans lesquelles ont été saisis par exemple des noms de personnes. Vous devez trouver si des noms ont été saisis dans les deux colonnes, sachant qu’ils n’ont pas été saisis dans le même ordre (par ex. mon nom a été saisi en A4 dans la colonne A et en B2 dans la colonne B). Si Excel trouve une correspondance de noms entre la colonne A et la colonne B, vous aimeriez qu’il vous indique, dans la colonne C, le nom de la personne trouvée à double.

EquivExcel

Solution

  • Entrez la formule suivante dans une cellule vide (dans mon exemple en C1)
    =SI(ESTERREUR(EQUIV(A1;$B$1:$B$42;0)); ″pas trouvé″; A1)
  • A l’aide de la poignée de recopie, recopiez cette formule jusqu’en C42.

Excel va vérifier, dans la plage allant de B1 à B42, si il trouve le même contenu que dans la cellule A1. S’il y a équivalence entre le contenu de la cellule A1 et la plage de cellules B1:B42, Excel va indiquer le contenu (autrement dit le prénom de la personne) qu’il a trouvé en A1. S’il n’a pas trouvé d’équivalence, Excel écrit le texte « pas trouvé ».
Le 0 figurant dans la formule a son importance car il indique à la fonction EQUIV que la recherche doit se faire n’importe où dans la plage allant de B1:B42.
Les dollars $ ont également leur importance car vous allez recopier cette formule jusqu’en C42. Si vous omettez les $, les adresses seront relatives (elles vont donc s’adapter lors de la recopie) alors qu’il est absolument nécessaire que les adresses de la plage soient absolues (car les adresses B1 à B42 doivent rester fixes).

Remarquez qu’Excel ne tient pas compte de la casse dans la recherche d’équivalent.

Remarquez aussi que cette formule fonctionnerait dans le cas où le texte recherché est lui-même le fruit d’une concaténation de prénom et de nom effectuée à l’aide de la formule suivante : =CONCATENER(F1;″ ″;G1).

FileMaker – Choisir les options d’importation

Contexte

Vous avez ouvert une base FileMaker (fichier cible) contenant des centaines d’adresses. Vous devez importer dans cette base des adresses provenant d’un fichier Excel (fichier source); certains enregistrements de ce fichier Excel sont nouveaux alors que d’autres existent déjà dans la base FileMaker. Le fichier Excel contient des données qui sont plus (+) à jour que les données de la base FileMaker sauf en ce qui concerne la rubrique Commentaires. Vous avez un doute sur les options d’importation à choisir.

Option No 1 : Créer des enregistrements

Cette option d’importation ajoute un enregistrement dans la base FileMaker pour chaque enregistrement du fichier Excel. Dans notre cas, ce n’est pas l’option à choisir car les données existantes dans FileMaker ne seront pas mises à jour avec les données provenant d’Excel. On se retrouvera donc avec des enregistrements à double (2 x la fiche Jacqueline Frey, 1 x avec mon ancienne adresse et 1 x avec ma nouvelle adresse).

Option No 2 : Mettre à jour enreg. existants dans le jeu trouvé

Cette option vous permet de remplacer les données de votre base FileMaker par les données du fichier Excel. Lorsque vous utilisez cette option, FileMaker n’effectue et ne peut effectuer aucune vérification ni comparaison des données. Si le nombre d’enregistrements dans le fichier Excel est plus élevé que celui de la base FileMaker, les données des enregistrements supplémentaires du fichier Excel ne sont pas importées, à moins que vous n’activiez la case à cocher Ajouter données restantes en tant que nouv. enreg. Dans notre cas, ce n’est pas l’option no 2 qui doit être choisie car les données existantes dans FileMaker seront toutes écrasées par les données provenant du fichier Excel.

Option No 3 : Mettre à jour enreg. correspondant dans le jeu trouvé

Cette option permet de mettre à jour les données de la base FileMaker avec les données contenues dans le fichier Excel. Avec cette option, il faut savoir que :

  • vous pouvez effectuer une comparaison des données en déterminant quelles sont les rubriques qui doivent servir à la comparaison. Si les données des rubriques FileMaker choisies pour établir la comparaison correspondent à celles des données du fichier Excel, les enregistrements de la base FileMaker sont mis à jour avec les données du fichier Excel.
  • si le nombre d’enregistrements dans le fichier Excel est plus élevé que celui de la base FileMaker, les données supplémentaires du fichier Excel seront importées dans de nouveaux enregistrements
  • il vous faut également indiquer quelles données doivent être importées car les données contenues dans une rubrique FileMaker seront écrasées par les données du fichier Excel… MÊME si la rubrique du fichier Excel ne contient aucune données (exemple, la rubrique Commentaires dans FileMaker contient des données lesquelles seront remplacées par les données contenues dans la colonne Commentaires du fichier Excel, même s’il n’y a rien de saisi dans cette colonne). Dans notre cas, c’est donc bien l’option no 3 qui doit être choisie… et voici comment :

Dans la boîte de dialogue ci-dessous, j’ai indiqué que la comparaison entre les rubriques sources et cible devait porter sur les rubriques Nom, Prénom et Email. En effet, l’adresse email permet dans ce cas d’identifier de manière unique un enregistrement. Bien entendu, si vous disposez d’un identifiant unique tel que No AVS, No Employé…), vous n’avez pas besoin de cumuler comme moi 3 rubriques pour établir une comparaison fiable. J’ai choisi de ne pas importer les données de la rubrique Commentaires car je tenais à conserver intactes les commentaires saisis dans FileMaker. La rubrique Frais quant à elle est le fruit d’un calcul dans FileMaker, elle ne peut donc recevoir aucune donnée importée.

import

Excel – Copier-coller uniquement les cellules visibles

Contexte

Vous travaillez sur une feuille de calcul dont vous avez masqué quelques colonnes. Vous aimeriez faire un copier-coller du tableau (par exemple pour l’insérer dans un nouveau classeur). Vous ne souhaitez pas inclure les colonnes masquées car celles-ci ne doivent pas figurer sur la copie (info confidentielle, note perso… à vous de voir pourquoi). En résumé, vous n’aimeriez copier que les colonnes visibles du tableau.

Solution

  • Sélectionnez le tableau à copier (en conservant les colonnes masquées)
  • Appuyez sur la touche F5 (laquelle ouvre la boîte de dialogue Atteindre)
  • Cliquez sur le bouton Cellules puis choisissez l’option Cellules visibles uniquement
  • Cliquer sur OK
  • Appuyez sur Cmd + C
  • Cliquez sur la cellule où vous souhaitez coller le tableau (dans le même classeur, dans un autre onglet ou dans un nouveau classeur peu importe)
  • Appuyez sur Cmd + V

Excel – Redéfinir la dernière cellule d’un tableau

Bon à savoir avant la lecture de cet article : Home et End n’étant pas inscrits sur les touches d’un clavier Mac, il s’agit en fait des flèches obliques situées à côté des touches FN et Delete.

Contexte

Vous avez sans doute remarqué dans Excel que les touches Ctrl + Home vous permettent d’atteindre la 1ère cellule d’une feuille de calcul (A1) alors que Ctrl + End vous permettent d’atteindre la dernière cellule utilisée d’une feuille de calcul. Sachant cela, vous utilisez surtout ces raccourcis clavier en présence de grands tableaux car c’est dans cette situation qu’ils sont vraiment utiles. Comme nous l’avons vu, les touches Ctrl + End vous permettent d’atteindre la dernière cellule que vous avez « un jour » utilisée dans une feuille de calcul. Or, même si cette cellule ne contient plus aucune valeur depuis des années, Excel continue à la considérer comme étant la dernière cellule de la feuille de calcul (vous me suivez toujours ? ). Du coup, le raccourci clavier Ctrl + End devient inutile… sauf si vous réinitialisez la dernière cellule d’une feuille de calcul.

Solution : réinitialiser la dernière cellule d’une feuille de calcul

  • Atteignez la dernière cellule de votre feuille de calcul en appuyant sur Ctrl + End (qui doit logiquement être vide)
  • Dans l’onglet Accueil > cliquez sur le bouton Effacer > Tout
  • Sauvegardez
  • Appuyez à nouveau sur Ctrl + End; vous allez atteindre la « vraie » dernière cellule de votre feuille de calcul (par « vraie » j’entends une cellule en bas du tableau contenant réellement une donnée)

Excel – Filtrer les cellules vides

Contexte

Vous avez créé une liste d’adresses volumineuse dans Excel et souhaiteriez savoir si une colonne (par ex. celle contenant les numéros postaux) contient des cellules vides… dans le but de compléter les données manquantes avant de réaliser votre publipostage par exemple. Bien entendu, vous avez saisi des en-têtes de colonnes pour vos données.

Solution

  • Placez votre curseur sur la ligne d’en-tête de colonnes
  • Allez dans l’onglet Données > cliquez sur le bouton Filtrer
  • Cliquez sur la petite flèche qui apparaît sur l’en-tête de colonne « No postaux »
  • Décochez le filtre « Sélectionner tout »
  • Allez tout en bas de la liste
  • Si un numéro postal manque, Excel propose le filtre « Cellules vides »
L’option « Cellules vides » est disponible uniquement si la plage de cellules ou la colonne à filtrer contient au moins une cellule vide. Ça semble logique mais ça peut surprendre la 1ère fois 😉

Excel – Imprimer les commentaires à part

Contexte

Vous avez truffé votre tableau Excel d’une multitude de commentaires (onglet Révision > bouton Nouveau). Vous aimeriez pouvoir les imprimer mais sans que ceux-ci n’empiètent sur votre tableau.

Solution

  • Allez dans le menu Fichier > Imprimer > bouton Mise en page et cliquez sur l’onglet Feuil
  • Déroulez la liste de l’option Commentaires et choisissez l’option A la fin de la feuille; une page supplémentaire est alors ajoutée à votre tableau. Sur cette page, les commentaires sont accompagnés de l’adresse de la cellule (A5, B3…) ainsi que du nom de la personne qui les a insérés

Word 2016 – Réaliser un publipostage d’étiquettes

Contexte

Vous disposez d’une liste d’adresses dans Excel et vous aimeriez utiliser ces adresses pour créer des étiquettes (ou des badges) dans Word.

Solution

  • Ouvrez un nouveau document Word
  • Allez dans l’onglet Publipostage
  • Cliquez sur le bouton Démarrer le publipostage > Etiquettes
  • Choisissez le fournisseur puis le numéro de référence; en cas de doute, cliquez sur le bouton Détails pour obtenir d’avantage d’information sur la page d’étiquettes
  • Une fois le format trouvé, validez la fenêtre; Word crée alors un nouveau document contenant un tableau. Dans chacune des cellules (sauf la 1ère) est insérée la règle « Enregistrement suivant »
  • Cliquez sur le bouton Sélectionner des destinataires > Utiliser une liste existante > et sélectionnez votre fichier d’adresses
  • Indiquez dans quel onglet se trouvent les adresses (Sheet1 ou Feuil1 la plupart du temps)
  • Insérez les champs de fusion souhaité
  • Sur la première étiquette, mettez en forme les champs de fusion (veillez à sélectionner les chevrons « » avant de faire de la mise en forme)
  • Toujours sur la première étiquette, insérez éventuellement des Enter ou des espaces blancs entre les champs de fusion
  • Allez dans l’onglet contextuel Disposition de tableau pour modifier l’alignement vertical des données
  • Dans l’onglet Publipostage, cliquez sur le bouton Mettre à jour les étiquettes afin de reproduire la mise en forme sur les autres étiquettes
  • Cliquez sur le bouton Aperçu des résultats
  • Pour achever la fusion, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner > Modifier des documents individuels
  • Sauvegardez la page d’étiquettes « modèle »
  • Imprimez le résultat de la fusion et sauvegardez-le (fichier appelé par défaut Etiquettes1)

Excel – Deux types dans un graphique

Contexte

Vous avez créé un tableau Excel avec une colonne contenant des libellés (Cerise, Fraise, Framboise,…) et deux colonnes de chiffres (2, pour faire simple). Vous aimeriez créer un graphique; une série de chiffres doit être représentée sous forme de colonne (Histogramme) et la 2ème série de chiffres sous forme de ligne (Courbe)*.

Solution

  • Sélectionnez votre tableau Excel
  • Dans l’onglet Graphique, cliquez sur le bouton Colonne > Histogrammes groupés
  • Dans le graphique, cliquez sur la série de données que vous voulez transformer en courbe
  • Retournez dans l’onglet Graphique, cliquez sur le bouton Ligne > Courbes
  • Si les données représentées par la courbe possèdent des valeurs très différentes des autres valeurs (plus élevées ou plus faibles), il serait judicieux d’ajouter un 2ème axe au graphique ceci afin d’éviter que votre courbe soit bizarrement placée sur le graphe (pour plus d’info, lire l’article traitant de ce sujet)

* à ne pas confondre avec une courbe de tendance qui est tout autre chose…

FileMaker – Regrouper et décompter rapidement des données

Contexte

Vous avez créé une base de données (par ex. pour gérer un fichier d’adresses) et souhaitez ajouter rapidement une rubrique statistique permettant de regrouper et décompter des valeurs (par exemple le nombre de femmes et d’hommes dans votre base). Vous aviez prévu au préalable une rubrique appelée Sexe indiquant sous forme de cercle d’option si la personne est un homme ou une femme.

Solution

  • Affichez le modèle souhaité (dans notre cas, le modèle affichant les coordonnées des personnes) et passez en mode d’affichage sous forme Tableau
  • Pointez sur l’en-tête de colonne de la rubrique Sexe et cliquez sur le menu déroulant de la rubrique
  • Choisissez la commande Ajouter Regroupement au-dessus par Sexe, puis dans le même menu choisissez Sous-totaux au-dessus > Décompte *
  • Pour d’avantage de lisibilité, vous pourriez ajouter le libellé de la valeur (Homme ou Femme) de la rubrique Sexe qui a servi au regroupement. Pour cela, faites un clic-droit dans la zone de regroupement (juste à proximité de l’information Décompte : xxx mais pas directement dessus) et dans le menu contextuel qui apparaît choisissez la commande Ajouter la rubrique de regroupement Sexe.
  • Quittez l’affichage sous forme Tableau en enregistrant les modifications apportées au modèle
  • Allez ensuite dans la boîte de dialogue Gérer la base de donnée (à l’aide du raccourci Cmd + Maj + D); vous constatez la rubrique Statistique Décompte a été automatiquement créée
* Si, en affichage Tableau, vous visualisez des « ? » à la place du résultat de la statistique, c’est que tout simplement la colonne du tableau est trop étroite pour afficher la totalité des informations…