Archives par étiquette : Validation

Excel – Créer une liste déroulante – Méthode N° 2

Contexte

Vous avez créé un document Excel qui va être utilisé par plusieurs utilisateurs. Vous souhaitez insérer, dans une cellule, une liste déroulante contenant des valeurs à choix. Les valeurs en question sont situées dans une plage d’un autre onglet de votre classeur.

Solution

  • Allez dans l’onglet contenant les valeurs et sélectionnez la plage
  • Donnez un nom à cette plage de cellules par ex. type (en cliquant dans la zone située tout à gauche de la barre de formule)
  • Allez ensuite dans l’onglet où se trouve la cellule dans laquelle vous souhaitez insérez la liste déroulante et cliquez sur la cellule en question
  • Allez dans l’onglet Données > Bouton Validation des données
  • Dans l’onglet Paramètres, faites les choix suivants; veillez à taper le signe égal avant de saisir le nom de la plage

liste

Les utilisateurs qui cliqueront sur la cellule se verront proposer la liste que vous avez définie. Bien entendu, vous pouvez recopier vers le bas les paramètres de la cellule à l’aide de la poignée de recopie.

Remarquez que la boîte de dialogue Validation des données permet également d’ajouter un message de saisie ainsi qu’un message d’erreur personnalisés.

Excel – Vérifier des données après saisie

Contexte

Vous avez créé un tableau Excel destiné à être rempli par plusieurs utilisateurs. Vous avez prévu une colonne « Date » mais avez omis de définir dans Excel une règle de validation indiquant que les dates saisies devaient l’être dans une fourchette allant par exemple du 01.01.2014 au 31.12.2014. Or, en parcourant le tableau, vous constatez que certains utilisateurs particulièrement taquins ont saisi des dates farfelues ou situées en dehors de cette fourchette (et vous vous êtes fait une raison genre « zuuut, il va falloir que je vérifie toutes ces dates manuellement »).

Solution

  • Sélectionnez la plage contenant les dates (voire même toute la colonne tant qu’à faire)
  • Allez dans l’onglet Données > menu du bouton Valider > Validation des données > onglet Paramètres
  • Sous Autoriser, choisissez Date et indiquez les dates de début et de fin puis validez
  • Cliquez à nouveau sur le menu du bouton Valider > Entourer les données non valides

dates non conformes

Excel – Créer une liste déroulante – Méthode N° 1

Contexte

Vous avez créé un tableau Excel qui va être utilisé par plusieurs utilisateurs. Parmi eux se trouvent peut être quelques distraits. Vous souhaitez donc proposer des valeurs à choix* par le biais d’une liste déroulante afin que les utilisateurs ne puissent pas saisir d’autres valeurs que celles que vous avez définies.

* Dans cet article, les valeurs de la liste ne sont pas contenues dans une plage de cellule de votre classeur Excel. Si tel est le cas, consultez l’article Créer une liste déroulante – Méthode N° 2

Solution

Prenons l’exemple d’une liste contenant les abréviations des facultés de l’Unil :

  • Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez créer la liste déroulante
  • Allez dans l’onglet Données > bouton Validation des données
  • Allez dans l’onglet Paramètres > dans la zone Autoriser, choisissez Liste
  • Dans la zone Source, tapez les abréviations des facultés séparées par des points-virgules
    (FTSR;Droit;Lettres;SSP;HEC;GSE;FBM)
  • Veillez à ce que l’option Liste déroulante dans la cellule soit cochée
  • Validez

Les utilisateurs qui cliqueront sur la cellule se verront proposer la liste que vous avez définie. Bien entendu, vous pouvez recopier vers le bas les paramètres de la cellule à l’aide de la poignée de recopie.

La boîte de dialogue Validation des données permet également d’ajouter un message de saisie ainsi qu’un message d’erreur personnalisés destinés aux utilisateurs distraits (toujours eux…)