Excel – Ajouter le jour de la semaine à une date

Contexte

Vous avez créé un tableau comportant une colonne dans laquelle vous avez saisi des dates (01.05.2014, etc…) et vous souhaitez y ajouter le jour de la semaine (jeudi 01.05.2014).

Solution

  • Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle vous avez saisi les dates
  • Allez dans Format > Cellule > Personnalisée et créez le format personnalisé suivant :
    jjjj jj mm aa
  • Validez… et c’est tout; Excel ajoutera le jour de la semaine correct, quel que soit la date saisie dans les cellules

Remarquez que des calculs sur ces dates restent possibles puisque les jours de la semaine n’ont pas été écrits « en dur » mais font partie du formatage.

Excel – Additionner des heures et des minutes

Contexte

Vous avez créé un tableau comportant une colonne dans laquelle vous avez saisi des heures et des minutes (8:30, 7:20, 9:15… pour inscrire par ex. vos horaires de la semaine). Vous prévoyez de faire une addition des heures au bas du tableau. Problème : l’addition (=Somme…) renvoie un résultat erroné.

Solution

  • Cliquez sur la cellule dans laquelle vous avez inséré la fonction Somme
  • Allez dans Format > Cellule > Personnalisée et créez le format personnalisé suivant : [h]:mm
  • Validez… et c’est tout; ce format permet à Excel de ne pas recommencer à 1 lorsqu’il dépasse la 24ème heure

PS : les symboles [ ] s’obtiennent grâce aux touches Alt + 5 et Alt + 6

Excel – Aligner les jours de la semaine dans un format de date

Contexte

Vous avez créé un tableau comportant une colonne dans laquelle vous avez saisi des dates avec un format personnalisé de type jjjj jj mm aa afin d’obtenir automatiquement les jours de la semaine en texte. Problème : vous aimeriez que les jours de la semaine soient alignés à gauche de la cellule (puisqu’il s’agit de texte) alors que les dates doivent être alignées à droite.

Solution

  • Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle vous avez saisi les dates
  • Allez dans Format > Cellule > Personnalisée et créez le format personnalisé suivant :
    jjjj* jj mm aa. Remarquez qu’il y a un espace après le *
  • Validez

Bon à savoir : le symbole * suivi d’un espace répète l’espace autant de fois qu’il est nécessaire en fonction de la longueur du mot (lundi, vendredi)… Résultat, les jours de la semaine sont « poussés » à gauche de la cellule alors que les dates restent alignées à droite.

Excel – Transposer des données

Contexte

Vous avez créé un tableau Excel contenant des en-têtes (Libellé, Quantité, Prix unitaire, Total…) et vous avez saisi de multiples valeurs dans le tableau ainsi que des formules de calcul. Après plusieurs heures de saisie, vous constatez que la structure de votre tableau n’est pas adéquate. En effet, votre tableau doit être « retourné » car vous souhaitez que les en-têtes de colonnes deviennent des en-têtes de lignes. Bien entendu, les données saisies et les formules de calcul doivent absolument « suivre » lors de ce grand chamboulement.

Deux possibilités s’offrent à vous : 1° vous passez un week-end ensoleillé à faire du « couper-coller » ou 2° vous transposez votre tableau Excel en 30 secondes en attendant que votre café refroidisse un peu. Je ne vous explique donc pas dans cet article comment faire du « couper-coller » mais comment faire une transposition.

Solution

  • Sélectionnez votre tableau (en-têtes de colonnes, données et calculs)
  • Appuyez sur Cmd + C (bah oui, quand même)
  • Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le menu contextuel du bouton Coller
  • Choisissez Collage Spécial et cochez l’option Transposé
  • C’est tout…

 

 

Excel – Créer une liste déroulante – Méthode N° 1

Contexte

Vous avez créé un tableau Excel qui va être utilisé par plusieurs utilisateurs. Parmi eux se trouvent peut être quelques distraits. Vous souhaitez donc proposer des valeurs à choix* par le biais d’une liste déroulante afin que les utilisateurs ne puissent pas saisir d’autres valeurs que celles que vous avez définies.

* Dans cet article, les valeurs de la liste ne sont pas contenues dans une plage de cellule de votre classeur Excel. Si tel est le cas, consultez l’article Créer une liste déroulante – Méthode N° 2

Solution

Prenons l’exemple d’une liste contenant les abréviations des facultés de l’Unil :

  • Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez créer la liste déroulante
  • Allez dans l’onglet Données > bouton Validation des données
  • Allez dans l’onglet Paramètres > dans la zone Autoriser, choisissez Liste
  • Dans la zone Source, tapez les abréviations des facultés séparées par des points-virgules
    (FTSR;Droit;Lettres;SSP;HEC;GSE;FBM)
  • Veillez à ce que l’option Liste déroulante dans la cellule soit cochée
  • Validez

Les utilisateurs qui cliqueront sur la cellule se verront proposer la liste que vous avez définie. Bien entendu, vous pouvez recopier vers le bas les paramètres de la cellule à l’aide de la poignée de recopie.

La boîte de dialogue Validation des données permet également d’ajouter un message de saisie ainsi qu’un message d’erreur personnalisés destinés aux utilisateurs distraits (toujours eux…)

EndNote – Exporter dans Excel

Evitez la commande Export du menu Fichier pour réaliser cette opération; procédez de préférence ainsi :

  • Dans EndNote, appliquez le style Tab Delimited
  • Sélectionnez les références à exporter dans Excel
  • Allez dans Edit > Copy Formatted
  • Ouvrez Excel
  • Faites un collage ordinaire (Cmd + V)
  • Si nécessaire, insérez une ligne et tapez les en-têtes de colonnes

 

FileMaker – Echec d’exportation au format XLS

Problème

Vous travaillez sur Mac et vous obtenez le message suivant dans FileMaker lors d’une exportation au format XLS :

Cette opération nécessite Rosetta, qui n’est pas disponible dans cette version de Mac OS.
This operation requires Rosetta, which is not available on this version of Mac OS

Explication

Le plug-in utilisé par FileMaker pour exporter au format XLS a été développé pour des Macintosh équipés de processeur PowerPC. Or depuis 2004, les Macintosh ne sont plus équipés de processeur PowerPC mais de processeur Intel. Apple a donc développé un logiciel appelé Rosetta qui « traduit » le code écrit pour PowerPC en code écrit pour Intel. En l’absence du logiciel Rosetta installé sur le Mac, FileMaker ne peut pas exporter au format XLS, d’où le message d’erreur ci-dessus.

Solution

  • Choisissez d’exporter au format XLSX au lieu de XLS.
    Le plug-in utilisé par FileMaker pour exporter au format XLSX a été directement écrit pour les processeurs Intel; le logiciel Rosetta n’est donc plus requis pour effectuer l’exportation.