Outlook 2013 – S’abonner à des flux RSS

Contexte

Vous utilisez Outlook et constatez qu’il existe un dossier Flux RSS (vide) dans la liste des dossiers. Vous vous demandez à quoi peut bien servir ce dossier et comment l’utiliser.

Explication

Certains sites Internet ou blogs (comme celui que vous êtes en train de lire) proposent un service appelé Flux RSS. Grâce à ce flux dynamique de données, le site peut alimenter et mettre à jour des informations comme des flash Info, des news ou toute autre information susceptible de changer tout au long de la journée. Les informations mises à jour à partir du flux RSS sont automatiquement téléchargées sur votre ordinateur. Outlook permet la lecture des contenus de flux RSS comme vous le feriez avec de simples emails.

Solution : ajouter un flux RSS dans Outlook

  • Allez sur une page internet (par exemple https://www.unil.ch/ci/home.html)
  • Cliquez sur le symbole indiquant la présence d’un flux flux
  • Choisissez la commande S’abonner à ce flux (lequel peut porter un nom différent selon la page visitée)
  • Cliquez sur le bouton S’abonner maintenant
  • Cliquez dans la zone d’adresse, sélectionnez l’adresse, par ex. http://rss.unil.ch/ci et copiez-la
  • Dans Outlook, cliquez sur le dossier Flux RSS à l’aide du bouton droit de la souris > Ajouter un nouveau flux RSS
  • Copiez l’adresse et cliquez sur Ajouter puis sur Oui
  • A chaque fois qu’une nouvelle news sera publiée sur cette page Internet, vous recevrez automatiquement un message dans Outlook vous permettant d’afficher l’information complète

Lorsque vous vous abonnez à un flux RSS, vous ne donnez pas votre nom, ni votre adresse de messagerie, ni aucune information personnelle. L’éditeur RSS ne se connecte à aucun moment à votre ordinateur. C’est votre ordinateur qui contacte le serveur de l’éditeur RSS pour solliciter les mises à jour de contenu.

Outlook 2013 – Créer un publipostage d’étiquettes

Contexte

Vous possédez des contacts dans Outlook auxquels vous avez attribué une catégorie de classement (par ex. Fournisseurs) et vous souhaiteriez pouvoir fusionner uniquement ces contacts-là sur une page d’étiquettes dans Word. Certains contacts possédant 2 adresses (Bureau et Domicile), vous avez vérifié que la case « Adresse postale » était cochée en face de l’adresse à utiliser pour l’envoi.

Solution

  • Ouvrez Outlook et allez dans Contacts (Personnes)
  • A l’aide de l’affichage Liste (onglet Accueil > groupe Affichage actuel > bouton Liste), regroupez les contacts appartenant à la même catégorie (Fournisseurs)
  • Sélectionnez les contacts de cette catégorie
  • Cliquez sur le bouton Fusion et publipostagefusion outlook
  • Dans la boîte de dialogue Fusion des contacts, choisissez l’option Seulement les contacts sélectionnés
  • Sous Options de fusion, choisissez Étiquettes et validez; ceci a pour effet
    1° d’ouvrir un nouveau document Word et
    2° d’ouvrir la boîte de dialogue Aide au publipostage
  • Dans la boîte de dialogue Aide au publipostage de Word, cliquez sur le bouton Préparer afin de choisir le format d’étiquettes puis cliquez sur Fermer; ceci a pour effet de créer un tableau contenant le nombre d’étiquettes correspondant au format choisi
  • Sur la première étiquette, insérez les champs suivants : « Nom_complet » et « Adresse postale » (bouton Insérer un champ de fusion)
  • Si souhaité, mettez en forme les 2 champs (police, taille, centrage vertical…)
  • Cliquez sur le bouton Mettre à jour les étiquettes (onglet Publipostage) afin de dupliquer ces 2 champs sur les autres étiquettes
  • Cliquez sur le bouton Aperçu des résultats
  • Cliquez ensuite sur le bouton Terminer et Fusionner > Modifier des documents individuels

Outlook 2013 – Créer une action rapide

Contexte

Pendant longtemps, il n’était guère possible ou facile de stocker dans Outlook des modèles de messages. Nous contournions le problème à l’aide de différentes méthodes plus ou moins bricolées. Or, il existe, depuis plusieurs années, une fonctionnalité fort pratique, laquelle est passée un peu inaperçue à savoir les Actions rapides.

Solution

  • Pour créer une nouvelle action, allez dans l’onglet Accueil > groupe Actions rapides > déroulez la galerie > bouton Créer
  • Donnez un nom court à cette action rapide
  • Choisissez l’action souhaitée dans la liste déroulante (ajoutez éventuellement une 2ème action)
  • Entrez des adresses dans les zones A, CC et Cci (facultatif); pour disposer des champs CC et CCi, cliquez sur Afficher les options
  • Tapez un objet et le texte du message
  • Précisez un indicateur et une importance (facultatif)
  • Cliquez sur Terminer
  • Cliquez ensuite sur le nom de l’action figurant maintenant dans la galerie
Par la suite, si vous souhaitez apporter une modification à cette action rapide, faites simplement un clic-droit sur son nom dans la galerie.

Outlook 2013 – Créer un dossier de recherche « pour le suivi »

Contexte

Vous utilisez le système des petits drapeaux afin de marquer vos emails comme étant « à suivre »; bien entendu ces emails sont stockés dans des dossiers et sous-dossiers différents. Vous aimeriez « regrouper virtuellement » tous les emails « à suivre » quelque soit le dossier de classement de manière à faciliter leur suivi.

Solution : créez un dossier de recherche

  • Dans le volet des dossiers, cliquez sur Dossiers de recherche avec le bouton droit de la souris > Dossier de recherche
  • Choisissez l’option Courrier avec indicateur de suivi et validez
  • À l’aide d’un cliquer-glisser, déplacez ce nouveau dossier de recherche dans la zone des Favoris afin qu’il soit plus facilement accessible
  • Par la suite, allez dans le dossier Pour le suivi dans vos Favoris, donnez suite au message (autrement dit indiquez que le travail a été fait) en cliquant sur le petit drapeau
Cette dernière action a pour effet de supprimer l’alias du message dans le dossier de recherche Pour le suivi et de placer une coche verte sur l’original. L’éventuelle suppression du message original entraîne la suppression de son alias dans le dossier Pour le suivi et inversement.

Outlook 2013 – Annoter une demande de réunion

Contexte

Vous avez reçu une demande de réunion de la part d’un collègue et l’avez acceptée car vous avez une intervention à faire durant cette réunion. Vous avez envie de saisir le texte de votre intervention directement dans la zone de texte de la réunion figurant dans votre calendrier, ce qui à priori peut sembler une bonne idée puisque toutes les informations concernant la réunion serait ainsi regroupées au même endroit… sauf que… si l’organisateur envoie une mise à jour de la réunion (à cause d’un changement d’horaire par exemple), le texte que vous avez saisi dans la zone de texte disparaît !

Solution

  • Stockez vos notes de réunion ailleurs que dans la demande de réunion.

Outlook 2013 – En local ou sur le serveur ?

Contexte

Au fur et à mesure que vous utilisez Outlook, vous êtes amené à en modifier son interface afin qu’elle réponde à vos besoins. En plus des réglages « cosmétiques », vous utilisez des fonctionnalités telles que les signatures, le gestionnaire d’absence du bureau, les catégories, etc…

Il est bon de savoir que certaines de ces personnalisations sont enregistrées en local et d’autres sur le serveur. Si les personnalisations sont enregistrées sur le serveur, vous les retrouvez lorsque vous ouvrez une session sur un autre ordinateur ou lorsque vous ouvrez votre boîte aux lettres sur owa.unil.ch.

Stockage en local ou sur le serveur ?

Exemples de personnalisations Local Serveur
Régler la taille des zones de l’interface x
Ajouter / masquer des colonnes x
Modifier le classement global des contacts x
Modifier les polices de rédaction x
Créer et appliquer des catégories x
Placer des indicateurs de suivi x
Créer des règles d’acheminement ou classement du courrier x
Régler le gestionnaire d’absence x
Créer des signatures x
Créer des groupes de calendriers x

 

Outlook 2013 – Ne pas transférer des messages en tant que pièces jointes

Contexte

Vous avez reçu de nombreux emails que vous souhaitez envoyer – en une seule opération – à une tierce personne afin qu’elle puisse prendre connaissance des messages que vous avez reçu (il ne s’agit pas d’un transfert à proprement parler ni d’une redirection). Si vous sélectionnez les emails et que vous cliquez sur Transférer, vous remarquez que ceux-ci sont placés en pièces jointes. Le destinataire n’utilisant pas Outlook, il faut éviter de lui envoyer ces emails en pièce jointe car il y a 9 chances sur 10 qu’il ne puisse vraisemblablement pas les ouvrir.

Solution

  • Créez un nouveau message, tapez votre texte
  • Dans l’onglet Message > groupe Inclure > cliquez sur le bouton Un élément > Elément Outlook
  • Cliquez sur le dossier Boîte de réception (ou le dossier contenant les emails) et sélectionnez dans la liste les emails à inclure
  • Cliquez sur l’option Texte seulement dans la zone Type d’insertion et validez

Outlook 2013 – Ajouter un calendrier Internet

Contexte

Vous utilisez Outlook sur PC et vous possédez un calendrier Google. Vous aimeriez pouvoir consulter votre calendrier Google depuis Outlook.

Solution

  • Connectez-vous à votre compte Google sur le Web et accédez à votre agenda
  • Dans la zone Mes agendas, cliquez sur le menu contextuel de l’agenda > Paramètres de l’agenda
  • Cliquez sur le bouton ICAL de la zone Adresse URL privée
  • Sélectionnez l’URL et copiez-là
  • Dans Outlook, allez dans Fichier > Paramètres du compte > onglet Calendriers Internet > bouton Nouveau > collez l’URL
  • Validez
  • Allez dans Calendrier > cochez si nécessaire l’affichage du nouveau Calendrier lequel apparaît dans la zone Autres calendriers
Remarque : votre calendrier Google n’est pas éditable depuis Outlook

Outlook 2013 – Récupérer un message après vidage de la corbeille

Contexte

Vous avez supprimé des messages, vous avez vidé le dossier Éléments supprimés…. et vous le regrettez…

Solution

  • Pour récupérer un message supprimé après avoir vidé la corbeille*, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier E?le?ments supprime?s > choisissez Re?cupe?rer les e?le?ments supprime?s
  • Se?lectionnez les e?le?ments a? re?cupe?rer et cliquez sur le bouton Récupérer ; les messages sont alors replace?s dans le dossier E?le?ments supprime?s

* Vous avez 30 jours pour récupérer vos fichiers