Word – Se faire un plan… avec une table des matières

Contexte

Vous avez inséré une table des matières dans votre long document et vous aimeriez en disposer dans un autre document, histoire de pouvoir récupérer / éditer / imprimer / envoyer le plan de votre document.

Solution

  • Sélectionnez la table des matières et copiez-la
  • Créez un nouveau document et collez la table
  • Cliquez n’importe où sur la copie de la table et appuyez sur les touches Cmd + Maj + F9 *

* un collage en texte brut ne donnerait pas un résultat « aussi joli »

Word – Créer une table des matières à partir de plusieurs documents

Contexte

Vous avez décidé de rédiger, pour des raisons XYZ*, votre long document en écrivant les différents chapitres dans des documents Word séparés (méthode à déconseiller…). Vous souhaitez insérer une table des matières dans le document principal et vous souhaitez que cette table reprenne les titres des autres chapitres contenus dans les autres documents Word. Afin de ne pas trop compliquer les choses, vous avez sauvegardé les documents Word dans le même dossier de travail et vous avez veillé à ce qu’il n’y ait pas d’espace dans les noms des fichiers.

Explication

Vous avez besoin, dans le document principal, du champ RD (Référence Document) pour faire référence à chaque chapitre/document. Bien entendu, si vous ne souhaitez pas que la pagination recommence à 1 pour chaque chapitre/document, vous devrez mettre le numéro de départ manuellement dans chaque document (c’est notamment pour cette raison que cette méthode de travail est à déconseiller). Le champ RD permet de désigner les fichiers qui doivent figurer dans la table des matières. Il faut donc insérer les champs RD dans le fichier qui va contenir la table des matières, dans l’ordre dans lequel les chapitres/documents doivent apparaître dans la table des matières. Les champs RD étant masqués, vous devez travailler avec l’affichage des codes visibles.

Solution

  • Veillez à enregistrer tous les chapitres/documents dans le même dossier de travail (sans espace dans les noms des fichiers)
  • Ouvrez le fichier qui doit contenir la table des matières (dans mon exemple le fichier principal s’appelle « Introduction.docx »)
  • Placez-vous au début du document (ou après la page de garde s’il y en a une)
  • Ouvrez le menu Insertion > Champs > catégorie Tables et index
  • Cliquez sur le champ RD et tapez le nom du fichier auquel vous souhaitez faire référence (exemple CarteIdentité.docx)
  • Validez en cliquant sur OK; le résultat obtenu dans le document principal est :
    { RD CarteIdentité.docx }
  • Copiez/collez ce champ et tapez le nom du 2ème chapitre/document auquel vous souhaitez faire référence, par ex. { RD Culture.docx }
  • Faites de même pour les autres chapitres/documents auquel vous souhaitez faire référence
  • Le résultat final doit ressembler à cela dans le document principal :
    { RD CarteIdentité.docx } { RD Culture.docx } { RD Economie.docx }
    { RD Traditions.docx } { RD Géographie.docx } { RD Cuisine.docx }
  • Sous cette série de champs RD, insérez votre table des matières ; celle-ci doit reprendre les titres des chapitres/documents désignés par le champ RD

* documents très lourd en Mo, volonté de rédiger/relire des chapitres dans des documents Word « à part » car faisant plusieurs centaines de pages chacun, relecteur exigeant de ne recevoir qu’un chapitre à la fois…

Word – Insérer plusieurs tables des matières

Contexte

Vous êtes en train de rédiger / mettre en page un long document. Vous avez utilisé des styles de titre (Titre 1, Titre 2, Titre 3… ) pour mettre en forme les différents niveaux de titres. Vous souhaitez insérer une table des matières au début de chaque chapitre . Vous avez remarqué qu’à l’insertion d’une 2ème table, Word impose de remplacer la 1ère table par la 2ème (la nouvelle remplace l’ancienne).

Solution

Préparatifs : Afin que Word sache ou? commence et ou? se termine un chapitre (un saut de section ne suffit pas), le texte du chapitre doit posse?der un signet; ce qui revient autrement dit a? donner un nom à un chapitre.

  • Se?lectionnez tout le texte du 1er chapitre (passez éventuellement en mode Plan pour faciliter la sélection)
  • Menu Insertion > commande Signet > donnez un nom au signet (par ex. chap1)
  • Faites de même pour les autres chapitres pour lesquels vous souhaitez une table des matières
  • Une fois que les signets ont été insérés, placez-vous au de?but du 1er chapitre
  • Appuyez sur les touches Cmd + F9 pour inse?rer un champ
  • A l’inte?rieur du champ, tapez les parame?tres suivants: {TOC \b chap1\o « 1-3 »} sachant que:
      • TOC : indique un champ de table des matie?res; il faut inse?rer un espace apre?s TOC
      • \b chap1 : ce commutateur va rechercher uniquement les styles de titre de la
        partie du document de?signe?e par le signet chap1
      • \o : ce commutateur indique que les styles de titres (Titre1, Titre2, Titre3, etc.) seront utilise?s pour ge?ne?rer les tables des matie?res
      • « 1-3 » : indique quels niveaux de titres seront pris en compte pour cre?er les tables des matie?res (en re?gle ge?ne?rale, les 3 premiers niveaux de titres sont suffisants)
  • Mettez a? jour le champ (clic droit) et ve?rifiez le re?sultat
  • Répe?tez les e?tapes ci-dessus au début de chaque chapitre (pour lesquels vous souhaitez une table des matières)
  • Une fois tous les champs inse?re?s, mettez-les a? jour en se?lectionnant la totalite? du document > clic droit sur un champ > commande Mettre à jour les champs
Dans le menu contextuel obtenu grâce au clic droit, remarquez la présence de la commande Basculer les codes de champs vous permettant d’éditer, si nécessaire, les champs.

Word – Insérer plusieurs index

Contexte

Vous souhaitez insérer 2 index dans votre document Word, par ex. un index des noms propres et un index des noms communs. Par défaut, lorsque vous insérez un 2ème index, Word remplace l’ancien index par le nouveau… sauf si vous appliquez la solution ci-dessous :

Solution

  • Insérez les entrées d’index de manière habituelle (Insertion > Tables et index > onglet Index > bouton Marquer entrée)
  • Pour chaque entrée d’index à placer dans le 2ème index, ajoutez au champ XE le paramètre \f et choisissez une lettre unique servant de référence (le commutateur « f » crée un index en utilisant uniquement le type d’entrée spécifié par la lettre unique)
    Par exemple { XE « Monténégro » \f « p »} où le « p » est la lettre unique de référence
  • Pour insérer un 2ème index dans votre document, allez dans le menu Insertion > Champs > Tables et index > Index
  • Saisissez les paramètres suivants : INDEX \f « p »
  • Validez la boîte de dialogue

Word – Table des matières non cliquable en PDF

Contexte

Vous avez rédigé un long document dans Word et avez inséré au début une table des matières. Vous avez sauvergardé votre document au format PDF et vous constatez à l’ouverture du PDF que les entrées de la table des matières sont non cliquables (alors que vous êtes absolument certain d’avoir déjà vu des PDF avec une table des matières cliquable). Vous n’avez pas rêvé…

Explication

  • Lorsqu’on insère une table des matières dans Word Mac, le code utilisé par Word est le suivant : TOC \o « 1-3″\h\z\u
  • alors que la même table des matières insérée dans Word PC se verra attribué le code suivant : HYPERLINK \L « _Toc798798798 »

Solution

Si vous souhaitez une table des matières cliquable au format PDF, vous devez l’insérer dans Word sur PC; en effet, la boîte de dialogue « Table des matières » proposant l’option « Utiliser des liens hypertexte à la place des numéros de page » n’existe malheureusement pas sur Word Mac.