Word – Automatiser la frappe de textes 2

Contexte et solution N° 1 : voir article précédent

Solution N° 2 : Créer une insertion automatique

  • Sélectionnez l’élément à stocker; n’oubliez pas que pour stocker la mise en forme d’un paragraphe (tabulations, retraits, alignement), vous devez inclure la marque de paragraphe ¶ dans la sélection
  • Allez dans le menu Insertion > Insertion automatique > Nouveau
  • Donnez une abréviation à cette insertion (min 4 caractères) et validez
  • Puis dans n’importe quel document Word, tapez l’abréviation (remarquez à ce moment-là l’apparition d’une bulle jaune affichant un aperçu du texte)
  • Pour transformer l’abréviation en texte appuyez sur Enter (pour ne pas transformer l’abréviation en texte appuyez sur la barre d’espacement)

Créer un raccourci-clavier personnalisé

  • Pour associer un raccourci-clavier personnalisé à votre insertion automatique, allez dans le menu Outils > Personnaliser le clavier
  • Choisissez la catégorie « Insertions automatiques » et sélectionnez dans la liste l’insertion automatique souhaitée
  • Cliquez dans la zone « Appuyez sur un nouveau raccourci-clavier » et définissez votre raccourci perso (par ex. CTRL + A, sachant que la touche CTRL est très peu utilisée sur Mac).
  • Vérifiez que le raccourci-clavier ne soit pas déjà attribué à une autre action et cliquez sur le bouton Attribuer
  • Puis dans n’importe quel document Word, essayez votre raccourci-clavier

Word – Automatiser la frappe de textes 1

Contexte

Vous souhaitez pouvoir mémoriser dans Word des expressions (longues et/ou difficiles à taper) ou des blocs de texte (salutations, signature…) ceci dans le but de vous épargner la frappe de ces textes. Vous aimeriez pouvoir ensuite insérer ces éléments dans n’importe quel document Word, soit à l’aide d’une abréviation soit à l’aide d’un raccourci clavier. Word met à votre disposition deux fonctionnalités :

  1. Les corrections automatiques (stockées sous forme d’abréviation)
  2. Les insertions automatiques (stockées sous forme d’abréviation ou de raccourci-clavier)

Solution N° 1 : Créer une correction automatique

  • Allez dans le menu Word > Préférences > cliquez sur Correction automatique
  • Dans la zone Remplacer, tapez l’abréviation sous laquelle vous souhaitez enregistrer une expression (par ex. adn)

CorrectionAuto

  • Dans la zone Par, tapez l’expression qui doit être insérée automa­tiquement soit dans mon exemple acide désoxyribonucléique
  • Cliquez sur Ajouter
  • Puis dans n’importe quel document Word, tapez l’abréviation adn. Pour transformer l’abréviation en texte appuyez :
    • sur la barre d’espacement si vous souhaitez poursuivre la frappe de la phrase
    • sur le point si la phrase se termine par acide désoxyribonucléique
    • sur Enter si vous souhaitez passer au paragraphe suivant
  • Dans le cas où, exceptionnellement, vous ne souhaitez pas que adn se transforme en acide désoxyribonucléique, appuyez sur les touches Cmd + Z dès que Word a transformé l’abréviation

Remarquez que si vous tapez ADN, Word écrira ACIDE DÉSOXYRIBONUCLÉIQUE.

Bien entendu, vous pouvez également utiliser les corrections automa­tiques pour stocker des images (logos) ; dans ce cas, insérez tout d’abord l’image dans un document Word et sélectionnez-la. Ensuite, allez dans Word > Préférences et tapez l’abréviation (ne soyez pas surpris si l’image n’apparaît pas dans la boîte de dialogue… c’est normal).

La solution N° 2 sera traitée dans l’article suivant.

PowerPoint – Créer un dégradé personnalisé

Contexte

Vous souhaitez remplir une forme dessinée par vous-même (par exemple un nuage) à l’aide d’un joli dégradé que vous avez vu sur Internet sauf que vous ne savez pas comment reproduire ce dégradé de couleurs dans PowerPoint.

Solution : « chiper » le dégradé trouvé sur Internet

  • Affichez la page sur laquelle se trouve le joli dégradé (dans mon exemple la page www.icloud.com)
  • A l’aide de l’outil Capture, faites une capture d’écran de la zone souhaité
  • Dans l’outil Capture, sauvegardez cette image (format .tiff)
  • Allez dans PowerPoint et dessinez votre forme à l’aide du bouton Forme > Formes de base > Nuage
  • Cliquez sur le nuage à l’aide du bouton droit de la souris et choisissez la commande Format de la forme
  • Dans la catégorie Remplissage, cliquez sur l’onglet Image ou texture
  • Désignez le fichier image sauvegardé précédemment et validez

nuage

 

 

Outlook 2013 – Créer une action rapide

Contexte

Pendant longtemps, il n’était guère possible ou facile de stocker dans Outlook des modèles de messages. Nous contournions le problème à l’aide de différentes méthodes plus ou moins bricolées. Or, il existe, depuis plusieurs années, une fonctionnalité fort pratique, laquelle est passée un peu inaperçue à savoir les Actions rapides.

Solution

  • Pour créer une nouvelle action, allez dans l’onglet Accueil > groupe Actions rapides > déroulez la galerie > bouton Créer
  • Donnez un nom court à cette action rapide
  • Choisissez l’action souhaitée dans la liste déroulante (ajoutez éventuellement une 2ème action)
  • Entrez des adresses dans les zones A, CC et Cci (facultatif); pour disposer des champs CC et CCi, cliquez sur Afficher les options
  • Tapez un objet et le texte du message
  • Précisez un indicateur et une importance (facultatif)
  • Cliquez sur Terminer
  • Cliquez ensuite sur le nom de l’action figurant maintenant dans la galerie
Par la suite, si vous souhaitez apporter une modification à cette action rapide, faites simplement un clic-droit sur son nom dans la galerie.

Outlook 2013 – En local ou sur le serveur ?

Contexte

Au fur et à mesure que vous utilisez Outlook, vous êtes amené à en modifier son interface afin qu’elle réponde à vos besoins. En plus des réglages « cosmétiques », vous utilisez des fonctionnalités telles que les signatures, le gestionnaire d’absence du bureau, les catégories, etc…

Il est bon de savoir que certaines de ces personnalisations sont enregistrées en local et d’autres sur le serveur. Si les personnalisations sont enregistrées sur le serveur, vous les retrouvez lorsque vous ouvrez une session sur un autre ordinateur ou lorsque vous ouvrez votre boîte aux lettres sur owa.unil.ch.

Stockage en local ou sur le serveur ?

Exemples de personnalisations Local Serveur
Régler la taille des zones de l’interface x
Ajouter / masquer des colonnes x
Modifier le classement global des contacts x
Modifier les polices de rédaction x
Créer et appliquer des catégories x
Placer des indicateurs de suivi x
Créer des règles d’acheminement ou classement du courrier x
Régler le gestionnaire d’absence x
Créer des signatures x
Créer des groupes de calendriers x

 

EndNote – Créer un type de référence personnalisé

Contexte

Vous ne trouvez pas votre bonheur parmi les 50 types de références proposés par EndNote car 1° vos références appartiennent à des types qui n’ont pas été prévus (par exemple de type « pièces de danse » ou « captures d’écran ») ou 2° vous avez besoin de bien moins de champs que ceux proposés par EndNote.

Solution

  • Créez votre propre type de référence. Pour cela, allez dans EndNote > Preferences > catégorie Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Modifiy Reference Types
  • Choisissez dans la liste déroulante le type Unused (afin de ne pas modifier les types officiels d’EndNote)
  • En face de la rubrique Generic, tapez le nom du nouveau type de référence (par ex. CaptureEcran)
  • Saisissez les noms des champs souhaités en face des rubriques
  • Si la rubrique souhaitée n’existe pas, utilisez les rubriques Custom1 à Custom8 pour créer de nouvelles rubriques
  • Validez et retournez dans votre librairie
  • Créez une nouvelle référence basée sur le nouveau type ainsi créé

PowerPoint – Changer la langue d’édition après coup

Contexte

Votre présentation PowerPoint contient un nombre important de diapositives contenant des zones de texte (titre, listes à puces,…). Malheureusement, vous vous rendez compte que la langue de saisie n’a pas été correctement définie lors de la création des diapositives. Vous aimeriez changer la langue sur toutes vos diapositives en une seule opération et vous avez remarqué que changer la langue par défaut ne faisait pas l’affaire (puisqu’elle n’est valable que pour les nouvelles présentations/diapositives).

Solution

  • Ouvrez votre présentation
  • Dans le volet de navigation à gauche, cliquez sur Contour pour afficher le plan de votre présentation
  • Cliquez n’importe où sur le plan et faites une sélection à l’aide de Cmd + A
  • Allez dans le menu Outils > Langue > choisissez la langue de la sélection et validez

Cette astuce ne fonctionne pas sur les zones de texte libre ni sur les tableaux. Dans ce cas, il est nécessaire de sélectionner précisément lesdits éléments.