FileMaker – Mettre à l’index / saison 1, Pilote

Qu’est-ce qu’un index ?

De manière générale, il s’agit d’une liste classée alphabétiquement contenant des mots ou des expressions et renvoyant le lecteur à des numéros de pages (dans Word) ou à des enregistrements (dans FileMaker).

A quoi sert l’index dans FileMaker ?

Lorsque vous effectuez une recherche dans une rubrique, FileMaker ne va pas parcourir et lire tous les contenus de la rubrique pour vérifier si, dans chaque enregistrement, le mot recherché est par hasard présent, ce qui prendrait beaucoup de temps. Afin d’accélérer la recherche, FileMaker interroge directement son index lequel lui permettra d’atteindre rapidement les enregistrements où se trouve le mot recherché.
On peut donc dire qu’un index est une sorte de base de données dans la base de données.

Comment est-il créé ?

Cet index est créé lorsque un utilisateur saisi des valeurs dans une rubrique. Le contenu de l’index s’enrichit donc automatiquement à chaque saisie.

Pour en savoir plus, consultez les épisodes 1 et 2.

FileMaker – Envoyer un lien Snapshot

Contexte

Imaginez que vous ayez activé un modèle particulier, fait une recherche à l’aide de requêtes particulièrement pointues et que vous aimeriez communiquer le résultat de votre recherche aux autres utilisateurs de votre base de données (afin qu’ils consultent les fiches trouvées, qu’ils les modifient, qu’ils les impriment… bref qu’ils en fassent quelque chose…). Plutôt que de leur écrire un interminable e-mail leur indiquant une laborieuse marche à suivre, envoyez un lien Snapshot.

Explication

Un lien Snapshot est en fait un fichier (extension .fmpsl) dans lequel sont mémorisés les enregistrements trouvés dans le modèle sur lequel vous étiez à l’instant où vous avez fait le Snapshot. Ce petit fichier peut simplement être envoyé sous forme de pièce jointe par e-mail. Dès que le destinataire clique sur ce fichier, FileMaker s’ouvre (après avoir demandé à l’utilisateur de s’authentifier) et affiche le jeu d’enregistrements trouvés dans le modèle en question. Étant donné, qu’il s’agit d’un lien, les données que visualise le destinataire sont forcément à jour. Si une personne non autorisée (si par ex. vous vous êtes trompé de destinataire) reçoit le lien Snapshot, elle ne pourra pas ouvrir votre base car elle ne dispose pas des privilèges nécessaires.

Solution

  • Activez le modèle souhaité dans FileMaker
  • Effectuez une recherche à l’aide d’une ou de plusieurs requêtes
  • Allez dans le menu Fichier > Enregistrer / Envoyer en > Lien Snapshot
  • Sauvegardez ce fichier sur votre bureau et envoyez-le par e-mail
Il n’est pas superflu d’indiquer aux destinataires étourdis qu’en cliquant sur la pièce jointe .fmpsl ils ouvrent en fait la base originale.

FileMaker – Utiliser la recherche rapide

Problème

Vous souhaitez rechercher une donnée (par ex. le mot « vacances ») dans vos enregistrements mais vous ne savez pas dans quelle rubrique a été saisie cette information (ou alors vous soupçonnez que cette information peut se trouver dans plusieurs rubriques). Le mode Recherche ne fait donc pas l’affaire pour ce type de recherche.

Solution

  • Restez en mode Utilisation
  • Tapez votre mot-clé (vacances) dans la zone de recherche rapide en haut à droite de l’interface; tous les enregistrements possédant le mot « vacances » dans n’importe quelle rubrique sont alors trouvés

Suite du problème

Après avoir effectué cette recherche rapide, vous constatez que FileMaker renvoie bel et bien des résultats mais certaines rubriques contenant le mot-clé en question (vacances) ne sortent pas dans les résultats. La raison est la suivante : une ou plusieurs rubriques de votre modèle ne prennent pas en charge la recherche rapide.

Suite de la solution

  • Passez en mode Modèle; vous constatez que certaines rubriques de votre modèle affichent une icône « loupe verte », d’autres une « loupe jaune » et d’autres « Pas de loupe ».
Loupe verte : indique que les recherches rapides peuvent porter sur cette rubrique
Loupe jaune : indique que les recherches rapides peuvent porter sur cette rubrique mais que la recherche peut prendre davantage de temps (rubrique externe, table externe…)
Loupe grise : toutes les rubriques possèdent une loupe grise; cela signifie que vous avez décoché l’option Activer la recherche rapide dans la boîte de dialogue Format de modèle
Pas de loupe : aucune recherche rapide ne peut être effectuée sur cette rubrique (notre problème est donc là).
  • Sélectionnez les rubriques n’ayant « Pas de loupe »
  • Affichez l’Inspecteur > onglet Données > catégorie Comportement
  • Cochez l’option Inclure la rubrique dans la recherche rapide
  • Sortez du modèle et refaites votre recherche rapide

Word – Remplacer des espaces ordinaires par des espaces insécables

Contexte

Vous avez copié du texte et l’avez collé sous forme de texte brut dans un document Word (vous avez choisi Texte brut car vous souhaitiez vous débarrasser des mises en forme indésirables). Problème : lors du collage en Texte brut, vous avez « perdu » les espaces insécables* contenus dans le texte d’origine car Word les a remplacés par des espaces ordinaires. Les espaces insécables sont importants si le texte contient des caractères tels que « ? ! ; :

Solution

Il vous faut rechercher les espaces ordinaires et les remplacer par des espaces insécables. Prenons par exemple le point d’interrogation précédé d’un espace ordinaire.

  • Allez dans le menu Edition > Remplacer > Recherche avancée et remplacement > onglet Remplacer
  • Dans la zone Rechercher, appuyez sur la barre d’espacement suivi du caractère ?
  • Dans la zone Remplacer par, tapez ^s?
  • Cliquez sur le bouton Suivant puis sur Remplacer tout
  • Procédez de la même manière pour les autres ponctuations contenues dans le document

*espace insécable : caractère permettant d’éviter que deux mots (ou un mot et une ponctuation) soient séparés lors d’un retour à la ligne

FileMaker – Rechercher des mots commençant par une lettre spécifique

Contexte

Vous rechercher des personnes dont le nom de famille commence par la lettre « d » dans votre base de données FileMaker. En mode Recherche, si vous saisissez « d » dans la rubrique « Nom », vous obtenez tous les enregistrements dont la rubrique contient la lettre « d » n’importe où dans le nom de famille d’un contact.

Solution

Pour obtenir les contacts dont le nom de famille commence par la lettre « d », tapez simplement le critère de recherche suivant dans la rubrique « Nom »:

==d*

FileMaker – Rechercher un nombre dans une rubrique texte

Contexte

Vous avez saisi par erreur le N° de bâtiment dans la rubrique « Adresse » alors que ce numéro doit être saisi dans la rubrique « N° » que vous aviez prévue à cet effet. Vous souhaitez donc retrouver tous les enregistrements où la rubrique « Adresse » contient un nombre.

Solution

En mode Recherche, tapez l’opérateur suivant dans la rubrique « Adresse » :

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