Word – Créer une table des matières à partir de plusieurs documents

Contexte

Vous avez décidé de rédiger, pour des raisons XYZ*, votre long document en écrivant les différents chapitres dans des documents Word séparés (méthode à déconseiller…). Vous souhaitez insérer une table des matières dans le document principal et vous souhaitez que cette table reprenne les titres des autres chapitres contenus dans les autres documents Word. Afin de ne pas trop compliquer les choses, vous avez sauvegardé les documents Word dans le même dossier de travail et vous avez veillé à ce qu’il n’y ait pas d’espace dans les noms des fichiers.

Explication

Vous avez besoin, dans le document principal, du champ RD (Référence Document) pour faire référence à chaque chapitre/document. Bien entendu, si vous ne souhaitez pas que la pagination recommence à 1 pour chaque chapitre/document, vous devrez mettre le numéro de départ manuellement dans chaque document (c’est notamment pour cette raison que cette méthode de travail est à déconseiller). Le champ RD permet de désigner les fichiers qui doivent figurer dans la table des matières. Il faut donc insérer les champs RD dans le fichier qui va contenir la table des matières, dans l’ordre dans lequel les chapitres/documents doivent apparaître dans la table des matières. Les champs RD étant masqués, vous devez travailler avec l’affichage des codes visibles.

Solution

  • Veillez à enregistrer tous les chapitres/documents dans le même dossier de travail (sans espace dans les noms des fichiers)
  • Ouvrez le fichier qui doit contenir la table des matières (dans mon exemple le fichier principal s’appelle « Introduction.docx »)
  • Placez-vous au début du document (ou après la page de garde s’il y en a une)
  • Ouvrez le menu Insertion > Champs > catégorie Tables et index
  • Cliquez sur le champ RD et tapez le nom du fichier auquel vous souhaitez faire référence (exemple CarteIdentité.docx)
  • Validez en cliquant sur OK; le résultat obtenu dans le document principal est :
    { RD CarteIdentité.docx }
  • Copiez/collez ce champ et tapez le nom du 2ème chapitre/document auquel vous souhaitez faire référence, par ex. { RD Culture.docx }
  • Faites de même pour les autres chapitres/documents auquel vous souhaitez faire référence
  • Le résultat final doit ressembler à cela dans le document principal :
    { RD CarteIdentité.docx } { RD Culture.docx } { RD Economie.docx }
    { RD Traditions.docx } { RD Géographie.docx } { RD Cuisine.docx }
  • Sous cette série de champs RD, insérez votre table des matières ; celle-ci doit reprendre les titres des chapitres/documents désignés par le champ RD

* documents très lourd en Mo, volonté de rédiger/relire des chapitres dans des documents Word « à part » car faisant plusieurs centaines de pages chacun, relecteur exigeant de ne recevoir qu’un chapitre à la fois…

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