Word – Rechercher km2 et remplacer par km2 en exposant

Contexte

Votre long document comporte de nombreuses fois l’abréviation « km2 » que vous souhaitez remplacer par « km2 » . Vous avez ouvert la boîte de dialogue Rechercher-Remplacer et avez essayé de Rechercher « km2 » (ça c’est glop) que vous avez tenté de remplacer par « km2 » en ayant sélectionné le « 2 » que vous avez mis en exposant à l’aide du bouton Format > Police > Exposant (et ça c’est pas glop, car c’est alors toute l’abréviation « km2 » qui est mise en exposant).

Solution : utiliser simplement le code c^

  • Ouvrez votre document et tapez à l’importe quel endroit le texte correct avec le 2 mis en exposant, comme ceci : km2
  • Sélectionnez km2 et copiez-le afin de le placer dans le Presse-papier
  • Ouvrez la boîte de dialogue Recherche avancée et remplacement
  • Dans la zone Rechercher, tapez km2
  • Dans la zone Remplacer Par, tapez c^
  • Si vous êtes méfiant, cliquez d’abord sur Rechercher Suivant > Remplacer
  • Cliquez ensuite sur Tout remplacer

Le code c^ représente le contenu du presse-papier (donc km2) .

Bien entendu, si le document comporte l’expression « m2 » à remplacer par « m2« , il est nécessaire de relancer un 2ème rechercher-remplacer. Attention à indiquer « mot entier » lors de la recherche de « m2 » afin de ne pas impacter « km2« .

Word – Gérer la numérotation des légendes

Contexte
Vous souhaitez pouvoir agir sur la numérotation automatique des légendes des images contenues dans votre long document. Vous souhaitez pouvoir faire trois choses : 1° utiliser le même numéro pour deux images, 2° ajouter une deuxième numérotation (par exemple alphabétique ou romaine) et 3° redémarrer une numération avec le chiffre de votre choix. Bien entendu, la table des illustrations que vous comptez insérer plus tard doit être le reflet des personnalisations apportées aux légendes.

Solution : personnaliser le champ SEQ

Le champ SEQ est utilisé dans les légendes et permet l’insertion de numéros automatiques s’incrémentant d’une unité à chaque nouvelle insertion d’image. Ces numéros automatiques peuvent être indépendants les uns des autres grâce à l’ajout d’un signet d’identification (MUSIC ou SPORT) dans le champ. Ainsi au sein du même document, la numérotation des images faite avec le champ {SEQ MUSIC} sera indépendante de la numérotation du champ {SEQ SPORT}. C’est ainsi que la balle de tennis peut être numérotée avec le chiffre 1, lequel a déjà été utilisé pour numéroter le piano.

Le champ SEQ possède des paramètres lesquels permettent d’agir sur la séquence des numéros. Par exemple, ci-dessous, j’ai choisi d’appliquer le même numéro (3) aux images présentant des guitares. Remarquez que la numérotation alphabétique (A) est continue.

Dans le 2ème exemple des images de sports, j’ai choisi une numérotation arabe recommençant à 1 et la numérotation romaine recommence à 1 pour le ballon de volley. Je rappelle que les images de musique et de sport sont contenues dans le même document (donc par défaut, la balle de tennis devrait porter le chiffre 6 puisqu’elle suit le saxophone).

Les raccourcis clavier à connaître pour la suite de l’exercice :

ALT + fn + F9 : permet de basculer entre l’affichage du résultat et l’affichage des codes de champs

fn + F9 : permet de mettre à jour les champs sélectionnés

Voyons maintenant comment sont construits les champs SEQ de mes exemples; pour cela, il faut avoir inséré au préalable des légendes (Onglet Références > bouton Insérer une légende) pour pouvoir bien sûr ensuite les personnaliser. Une fois les légendes insérées, les touches ALT + fn + F9 permettent de visualiser les codes de champs. Par défaut, le champ SEQ est composé des éléments suivants:

  • SEQ : indique une séquence de numérotation automatique
  • Figure : correspond à l’étiquette choisie (cela pourrait être Tableau ou Equation)
  • \* ARABIC : indique l’option de mise en forme choisie (cela pourrait être \* alphabetic \* ALPHABETIC \* roman ou \* ROMAN)

En basculant les codes de champ, on peut dès lors apporter des changements au champ SEQ, par exemple:

  • Insérer un 2ème code de champ SEQ juste après le 1er champ (Insertion > Champ > catégorie Numérotation > Champ Séq > bouton Options)
  • Un code de champ peut également être copié-collé, en veillant à sélectionner les accolades; on peut ensuite modifier le champ copié en ajoutant des paramètres
  • Dans les exemples ci-dessous, j’ai ajouté le commutateur \r 3 pour indiquer que la 2ème image de guitares devait porter le même numéro que la 1ère image de guitares (le commutateur \r affecte au numéro la valeur spécifiée après le r). Remarquez que le commutateur \c aurait également fait l’affaire (\c insère le numéro de séquence précédent le plus proche)
  • J’ai attribué le signet MUSIC au 2ème code de champ SEQ car je souhaitais pouvoir faire la distinction entre la numérotation des images de musique et celle des sport
  • Pour les instruments de musique, j’ai ajouté l’indication \* ALPHABETIC au 2ème champ car je souhaitais une numérotation alphabétique en majuscule
  • Pour les images de sports, j’ai ajouté le paramètre \r 1 à la balle de tennis car je souhaitais forcer le redémarrage de la numérotation à 1 (et non pas à la suite du saxophone)
  • J’ai attribué le signet SPORT au 2ème champ SEQ pour distinguer cette 2ème série d’images de la 1ère série appelée MUSIC
  • J’ai ajouté l’indication ROMAN au 2ème champ car je souhaitais une numérotation romaine en majuscule
  • J’ai ajouté le paramètre \r 1 au 2ème champ SEQ de la balle de volley car je souhaitais recommencer la numérotation à 1

Word 365 – Répéter automatiquement des informations dans un document

Contexte

Vous êtes en train de rédiger un support de cours, le cahier des charges d’un projet ou le rapport d’activités de votre service. Tout au long de votre document quelques informations variables se répètent à plusieurs reprises. Par ex. sur la page de couverture du document, vous avez saisi « Teams 365 », « version 1.5 », « Février 2021 » et et vous aimeriez que ces informations soient répétées ça et là dans le document par exemple dans des titres, en corps de texte, en notes de bas de page ou en en-tête. Vous souhaitez pouvoir corriger manuellement ces données sur la page de couverture et qu’elles se mettent ensuite à jour automatiquement dans le reste du document.

Exemple de page de couverture avec trois signets (le nom de l’auteur est simplement un champ):

Exemple de note de bas de page et de pied de page reprenant les trois infos de la page de couverture grâce à des renvois sur les signets:

Solution : insérer des signets et des renvois

  • Allez tout d’abord dans les Préférences de Word > catégorie Affichage > et cochez Signets
  • Une fois ce réglage fait, sélectionnez précisément le texte devant faire l’objet d’un signet (dans mon exemple, je sélectionne « version 1.5 » écrit sur ma page de couverture
  • Allez dans l’onglet Insertion > Signet
  • Donnez un nom au signet, par ex. « version »
  • Validez en cliquant sur Ajouter; des crochets entourent alors le texte préalablement sélectionné indiquant ainsi la présence d’un signet
  • Faites la même chose pour les autres données à stocker sous forme de signet (dans mon exemple, je vais donc créer 3 signets : « date », « logiciel » et « version ») :
  • Une fois vos signets créés, placez-vous à l’endroit où vous souhaitez faire se répéter l’information, par exemple en note de bas de page
  • Allez dans l’onglet Insertion > cliquez sur le bouton Renvoi
  • Choisissez la catégorie Signet > Signet et choisissez le signet à insérer
  • Dans mon exemple, l’information « version 1.5 » se répète
  • Faites la même chose pour les autres renvois à insérer dans le reste du document
  • Si vous modifiez les valeurs sur la page de couverture, par ex. « version 1.6 » ou « Mars 2021 », les renvois contenus dans le document se mettront à jour dès que vous procéderez à un Aperçu avant Impression, à une impression ou à une sauvegarde en PDF
  • Bien entendu, vous avez toujours la possibilité de mettre à jour les champs d’un document en sélectionnant tout le document (Cmd+A) et en mettant à jour tous les champs (fn+F9)

Word 2016 – Insérer un index à partir d’un fichier d’entrées d’index

Contexte

Plutôt que de marquer manuellement les mots devant figurer dans l’index de votre document, vous préférez utiliser un fichier Word indépendant listant les mots/expressions. Cette méthode présente l’avantage de disposer en tout temps d’une liste disponibles pour d’autres longs documents traitant du même thème.

Solution

Créez le fichier d’index en respectant les points suivants :

  • Ouvrez un document Word vierge et tapez une entrée d’index par paragraphe suivie d’un saut de paragraphe :

  • Dans ce document, la police de caractère doit être la même que celle choisie dans votre long document ; modifiez donc le style Normal du document « Index » afin qu’il corresponde à celui utilisé dans votre long document
  • La casse doit être respectée (montagne du destin ≠ Montagne du Destin)
  • Alimentez le document « Index » au fur et à mesure du travail et sauvegardez-le régulièrement
  • Une fois le document « Index » complété, dans votre long document, allez dans l’onglet Références > Insérer un index > bouton Marquage auto
  • Désignez le fichier Word comportant les entrées d’index et validez; tous les mots correspondants dans le texte seront marqués par le code XE; les mots non-correspondants seront simplement ignorés
  • A la fin du document, insérez ensuite l’index (Références > Insérer un index)
  • Par la suite, si le document « Index » est enrichi de nouveaux mots, refaites simplement la procédure et mettez à jour l’index

Remarques

Le marquage, qu’il soit automatique ou manuel, marque toutes les occurrences d’un mot écrites de manière parfaitement similaire, autrement dit la casse, le genre et le nombre doivent être respectés (Gandalf ≠ gandalf, Hobbit ≠ Hobbits, aventurier ≠ aventurière), dans le cas contraire Word fera la distinction entre ces mots et créera une entrée d’index pour chaque variation du mot :

Remarquez dans l’exemple ci-dessus que les mots figurant dans la table des matières (en chiffres romains) ont également été marqués. Il est donc nécessaire d’enlever manuellement les codes XE insérés dans la table des matières ; ceux-ci ne reviendront pas lors de la mise à jour de la table.

Mac OS : Renommer des fichiers à la volée

Contexte

Vous avez pris des centaines de photos d’un site archéologique en vue par exemple d’alimenter une base de données FileMaker. Votre appareil a attribué aux photos des noms de fichier que vous ne trouvez pas follement clair tel que IAS-VIB-000001.jpg.

Vous souhaitez donner à ces photos – en une seule opération – un nom plus parlant incluant par exemple le lieu, le mois et l’année de la prise de vue* ainsi qu’un numéro de série automatique par exemple « Thailande_mai_2018_00001.jpg ».

Solution (valable dès OS 10.11)

  • Faites par prudence une copie du dossier qui contient les photos à renommer
  • Ouvrez le dossier et sélectionnez toutes les photos
  • Allez dans le menu Fichier > Renommer les X éléments
  • Choisissez par exemple les options ci-dessous et validez

* vous ne souhaitez pas la date et l’heure du renommage, d’où les choix ci-dessus

Curieusement, cette manipulation n’a pas de conséquence sur la Date de modification des fichiers… ce qui est plutôt une bonne nouvelle.

Word 2016 Mac – Insérer des fractions de type 1/3

Contexte

Vous devez saisir des fractions dans un document Word et constatez que 1/2 ou 1/4 et 1/3, 3/4 ou 1/5 n’apparaissent pas de la même manière.

Vous souhaitez bien entendu que les fractions se ressemblent. Vous êtes allé regarder dans
Insertion > Symbole avancé mais vous ne trouvez rien qui fasse l’affaire. Vous avez essayé l’éditeur d’équation mais le résultat obtenu ne vous convient pas.

Solution : utiliser la table des caractères Unicode

  • Allez dans les Préférences Système > Clavier
  • Dans l’onglet Méthodes de saisie > cliquez sur le + en bas à gauche
  • Tapez Autres dans la zone de recherche
  • Dans la liste qui apparaît à droite, allez tout en bas et sélectionnez Universel (Unicode Hex) et ajoutez ce clavier
  • Allez ensuite dans l’onglet Clavier et cochez Afficher les visualiseurs de clavier
Saisie dans Word :
  • Ouvrez ensuite Word
  • Au moment où vous souhaitez insérer la fraction par exemple 1/3, changez de clavier (à l’aide de l’icône à côté de l’horloge du Mac) pour le clavier Universel (Unicode Hex)
  • Appuyez sur la touche Option (alt) et tapez 2153 (pour 1/3)
  • Reprenez ensuite votre clavier habituel
  • Sélectionnez la fraction durement obtenue et allez dans les préférences de Word > Correction automatique
  • Ajoutez cette fraction dans la liste pour éviter de refaire tout ce bazar à chaque fois; dorénavant 1/3 devient ?
  • Faites la même chose pour les autres fractions souhaitées, sachant que :

1/3 = 2153
3/4 = 2154
1/5 = 2155
2/5 = 2156
3/5 = 2157
4/5 = 2158
1/6 = 2159
5/6 = 215A
1/8 = 215B
3/8 = 215C
5/8 = 215D
7/8 = 215E
1/ = 215F
3/4 = 00BE

Excel – Utiliser NB.SI dans une mise en forme conditionnelle

Contexte

Vous disposez d’un fichier Excel faisant l’inventaire d’articles. Les libellés de ces articles contiennent des noms (de marques, de fournisseurs…) par exemple « Citron vert » ou « Sucre brun » ou « Rhum ambré ». Vous aimeriez attribuer une mise en forme particulière à une cellule en fonction du contenu des libellés afin de repérer facilement les données, par exemple « Si le libellé en A3 contient le mot « Rhum ambré » alors la cellule B3 des quantités doit apparaître avec une trame brune sinon le texte doit s’écrire de manière standard ». Vous avez essayé la fonction « SI » mais ça ne marche pas…

Solution

  • Cliquez sur la cellule pour laquelle vous souhaitez une mise en forme conditionnelle (dans mon exemple B3)
  • Allez dans l’onglet Accueil > bouton Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle
  • Choisissez un style Classique > Utiliser une formule pour déterminer…
  • Tapez la formule suivante :
    NB.SI($A3;“*sucre brun*“) autrement dit « si la cellule A3 contient (et non pas « est égal ») l’expression « sucre brun » la cellule B3 doit être jaune (remarquez dans la formule que la colonne A est absolue et que la ligne 3 est relative car nous aurons besoin que le numéro de la ligne s’adapte lors de la recopie vers le bas) :

nb.si

  • Faites de même pour les autres conditions, afin d’obtenir ceci :

nb.si2

  • Validez cette boîte de dialogue et utilisez la poignée de recopie de la cellule B3 pour recopier cette mise en forme conditionnelle vers le bas :

nb.si3

FileMaker – Exporter des enregistrements dans Word

Contexte

Vous disposez d’une base de données FileMaker stockant des données de type bibliographique (Auteur, Titre, Edition, Année…). Vous avez besoin d’exporter ces données dans Word afin de les mettre en page. Vous souhaitez que les données soit séparées par des virgules. Vous avez essayé sans succès l’export au format .CSV (séparé par des virgules) car celui-ci requière plusieurs manipulations et donne in fine un résultat qui ne vous convient pas.

Solution : exporter en HTML

  • Dans FileMaker > placez-vous sur le modèle souhaité > ouvrez le menu Fichier > Exporter des enregistrements > type Tableau HTML
  • Choisissez les rubriques à exporter et leur ordre d’exportation
  • Choisissez le jeu de caractères Unicode (UTF-8) et cliquez sur Exporter
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier .htm et ouvrez-le avec Word
  • Sélectionnez le tableau > menu Tableau > Convertir > Tableau en texte > option Séparer le texte par des virgules

Si vous faites cela souvent, pensez à automatiser la procédure dans FileMaker dans un script :

export HTML

Si vous faites cela très souvent, pensez à automatiser la procédure dans Word dans une macro (utilisez pour cela l’Enregistreur de l’onglet Développeur). Associez cette macro à un raccourci-clavier.

macro

Cette macro converti le tableau en texte, sépare les données par des virgules, affiche le document en Mode page et place le curseur au début du document.

Word – Créer un modèle contenant des champs Utilisateur

Contexte

Vous souhaitez créer un modèle de lettre contenant, en pied de page, du texte ordinaire accompagné de plusieurs champs . Vous souhaitez que le nom, le prénom, le nom du groupe et l’adresse e-mail de l’utilisateur se mettent à jour automatiquement en fonction de qui, dans votre service, utilise le modèle. Vos collègues travaillent aussi bien sur Mac que sur PC. Vous constatez qu’il existe dans Word des champs liés aux coordonnées de l’utilisateur mais que seuls 3 d’entre eux sont susceptibles d’être insérés.

Solution

  • Dans les Préférences de Word > catégorie Utilisateur, saisissez les informations suivantes (Word 2016 Mac) :

utilisateur

  • Puis, dans votre modèle, allez dans le pied de page et insérez les informations suivantes :
  • Menu Insérer > Champ > catégorie Utilisateur > NomUtil (UserName) et AdresseUtil (UserAdress); vous obtenez alors le résultat suivant :

champs2

  • Sauvegardez votre modèle (.dotm) et mettez-le sur un dossier partagé
  • Vos collègues sur PC devront saisir leurs coordonnées dans les options de Word > catégorie Général et catégorie Options avancées :

champs3

champ4

FileMaker – Rechercher des enregistrements à double

Contexte

Vous gérez une base de données de milliers d’abonnés alimentée par plusieurs personnes (dans mon exemple le nom de la table est « Gestion de contacts »). Vous constatez en parcourant les enregistrements que certains abonnés se retrouvent à double, voire à triple et vous aimeriez pouvoir identifier facilement les doublons.

Pour cela, il est nécessaire de disposer d’une rubrique pour déterminer une entité unique dans votre base (No AVS, email ou autre). Le nom et le prénom n’étant pas des critères assez précis pour savoir s’il s’agit d’un doublon, vous vous dites qu’il y a peu de probabilités que des personnes portant le même prénom et nom travaillent et habitent au même endroit. Il vous faut donc créer une rubrique qui concatène les données de différentes rubriques afin de disposer d’un identifiant unique.

Solution

  • Créez une rubrique (nom de la rubrique « CoordonnéesComplètes ») de type Calcul qui concatène les rubriques Prénom, Nom, Société et Code Postal :

Prénom & Nom & Société & CodePostal

  • Allez dans le graphe des liens et créez une occurrence supplémentaire de la table « Gestion de contacts » que vous appelez « Doublon contacts »
  • Liez la table « Gestion de contacts » à l’occurrence « Doublon contacts » par la rubrique d’identification unique « CoordonnéesComplètes »

doublons1

  • Créez une nouvelle rubrique (appelée « Vérifier les doublons ») de type Calcul qui fait le décompte des données de « CoordonnéesComplètes » de la deuxième occurrence de table « Doublon contacts ». Si le décompte obtenu est plus élevé que 1, nous sommes en présence de doublon :

Si ( Decompte ( doublon contacts::CoordonnéesComplètes) > 1 ; ?Doublon? ; ?Unique? )

  • Profitez d’affiner cette formule en y ajoutant un formatage de texte indiquant que le mot « Doublon » doit apparaître en rouge alors que « Unique » doit apparaître en vert :

Si ( Decompte ( doublon contacts::CoordonnéesComplètes) > 1 ;
CouleurTexte ( ?Doublon? ; RVB ( 255 ; 0 ; 0 ) ) ;
CouleurTexte ( ?Unique? ; RVB ( 0 ; 255 ; 0 ) ) )

  • Ajoutez la rubrique « Vérifier les doublons » à votre modèle
  • Cliquez sur Afficher tout et effectuez une recherche sur le mot « doublon » sur la rubrique « Vérifier les doublons »; les enregistrements contenant des doublons affichent le texte « Doublon » en rouge
  • Vous pourriez créer un script permettant d’automatiser la recherche, par exemple :

doublon2