Contexte
Vous souhaitez pouvoir mémoriser dans Word des expressions (longues et/ou difficiles à taper) ou des blocs de texte (salutations, signature…) ceci dans le but de vous épargner la frappe de ces textes. Vous aimeriez pouvoir ensuite insérer ces éléments dans n’importe quel document Word, soit à l’aide d’une abréviation soit à l’aide d’un raccourci clavier. Word met à votre disposition deux fonctionnalités :
- Les corrections automatiques (stockées sous forme d’abréviation)
- Les insertions automatiques (stockées sous forme d’abréviation ou de raccourci-clavier)
Solution N° 1 : Créer une correction automatique
- Allez dans le menu Word > Préférences > cliquez sur Correction automatique
- Dans la zone Remplacer, tapez l’abréviation sous laquelle vous souhaitez enregistrer une expression (par ex. adn)
- Dans la zone Par, tapez l’expression qui doit être insérée automatiquement par exemple acide désoxyribonucléique
- Cliquez sur Ajouter
- Puis dans n’importe quel document Word, tapez l’abréviation adn. Pour transformer l’abréviation en texte appuyez :
- sur la barre d’espacement si vous souhaitez poursuivre la frappe de la phrase
- sur le point si la phrase se termine par acide désoxyribonucléique
- sur Enter si vous souhaitez passer au paragraphe suivant
- Dans le cas où, exceptionnellement, vous ne souhaitez pas que adn se transforme en acide désoxyribonucléique, appuyez sur les touches Cmd + Z dès que Word a transformé l’abréviation
Remarquez que si vous tapez ADN, Word écrira ACIDE DÉSOXYRIBONUCLÉIQUE.
Bien entendu, vous pouvez également utiliser les corrections automatiques pour stocker des images (logos) ; dans ce cas, insérez tout d’abord l’image dans un document Word et sélectionnez-la. Ensuite, allez dans Word > Préférences et tapez l’abréviation (ne soyez pas surpris si l’image n’apparaît pas dans la boîte de dialogue).
La solution N° 2 sera traitée dans l’article suivant.
