EndNote – Fusionner des librairies en conservant les dossiers de classement

Contexte

Vous disposez de 3 librairies contenant des références classées dans des dossiers ordinaires (par ex. Chiroptera, Corvids, Parrots, Sonar) dans lesquels vous avez classé vos références à la main. Vos références ne possèdent pas de mots-clés personnalisés dans aucune librairie. Toutefois, pour certaines références, le champ Keywords contient déjà des mots-clés « officiels » que vous souhaitez conserver. Vous avez mis en place une structure de dossiers identiques dans les 3 librairies, par exemple comme ceci:

Vous souhaitez :

  • fusionner vos 3 librairies en une seule
  • conserver la structure de classement mise en place
  • conserver les PDF annexés aux références importées
  • classer automatiquement les références dans les bons dossiers suite à l’importation
  • ne pas écraser les mots-clés « officiels » contenus dans le champ Keywords par l’insertion de vos mots-clés personnels
  • gérer les éventuels doublons suite à l’importation

Sachant qu’une simple importation ne va pas faire l’affaire (EndNote balance toutes les références importées dans le dossier All References sans tenir compte du classement mis en place), il sera nécessaire de ruser.

RAPPEL : AVANT TOUTE MANIPULATION HASARDEUSE, FAITES TOUJOURS UNE COPIE DE VOTRE LIBRAIRIE AU PRÉALABLE (File > Save a Copy > Save as Package).

Solution

1. Dans la librairie principale : créer des SmartGroups

Tout d’abord, dans la librairie « principale » (celle dans laquelle vous voulez importer les autres librairies), créez des SmartGroup en plus de vos dossiers ordinaires de classement, pour cela :

  • Faites un clic droit sur un dossier ordinaire > commande Create SmartGroup
  • Donnez un nom à ce dossier (dans mon exemple Sonar)
  • Indiquez que le champ Custom1 contiendra le mot Sonar et validez; nous utilisons le champ Custom1 pour ne pas impacter l’éventuel contenu du champ Keywords

  • Créez les autres SmartGroups souhaités, avec cette fois-ci dans mon exemple les mots Chiroptera, Corvids et Parrots dans le champ Custom1, afin d’obtenir ceci :

C’est un peu laborieux à mettre en place, mais les SmartGroups et les mots-clés personnalisés vous seront utiles lors de l’importation des références et également à l’avenir pour la suite de votre travail dans votre base de données.

RAPPEL : AVANT TOUTE MANIPULATION HASARDEUSE, FAITES TOUJOURS UNE COPIE DE VOTRE LIBRAIRIE AU PRÉALABLE (File > Save a Copy > Save as Package).

2. Dans les librairies secondaires : insérer un mot-clé dans le champ Custom1; ce mot-clé permettra le classement automatique des références dans les SmartGroups lors de l’importation.

  • Ouvrez la librairie No2, laquelle contient également des références classées dans des dossiers ordinaires
  • Ajoutez tout d’abord le champ Custom1 en en-tête de colonne (EndNote > Preferences > Display Fields); le champ Custom1 est donc vide pour l’instant
  • Dans la librairie No2, cliquez sur un dossier ordinaire (par ex. le dossier Corvids) et sélectionnez toutes les références s’y trouvant
  • Allez dans le menu Tools > commande Change/Move/Copy Fields
  • Dans la fenêtre, choisissez le champ Custom1 dans la liste
  • Tapez le mot-clé Corvids
  • Décochez l’option Include a space before the new text

  • Après validation, toutes les références sélectionnées possèdent le mot-clé Corvids dans le champ Custom1
  • Procédez de la même manière pour appliquer les autres mots-clés (Chiroptera, Parrots, Sonar) aux autres références classées dans des dossiers ordinaires; attention à toujours bien vérifier le contenu du message ci-dessous avant de valider le changement

3. Dans la librairie principale : importer les références des librairies secondaires

Une fois les mots-clés appliqués à toutes les références de la librairie No2, vous êtes prêt à importer les références dans la librairie principale:

  • Ouvrez la librairie principale
  • Fermez la librairie No2
  • Ouvrez le menu File > Import et choisissez les options suivantes pour l’importation de la librairie No2

Suite à l’importation, le résultat doit être le suivant; les références importées ont été classées automatiquement dans les bons SmartGroups:

  • Procédez de la même manière pour ajouter les mot-clés puis importer les références de la librairie No3 (répétez donc les points 2 et 3 ci-dessus)

Une fois les références importées, il ne vous reste plus qu’à rechercher les doublons, pour cela :

  • Faites d’abord une copie de secours de votre librairie principale (File > Save a Copy > Save as Package)
  • Cliquez sur le dossier All References
  • Ouvrez le menu References > Find Duplicates
  • Dans cette boîte de dialogue, conservez la références contenant le mot-clés (bouton Keep this record) que vous avez ajouté; remarquez que selon le type de références (Book, Book Section, Journal Article,…) les mots-clés ne figurent pas dans le même champ. Pour les Books le mot-clé se trouve dans le champ Commentaire et pour les Journal Article le mot-clé se trouve dans le champ LegalNote.
  • Profitez d’afficher également la colonne Custom1 dans la librairie principale

Word – Insérer un PDF dans un document Word

Contexte

Vous travaillez sur la mise en page de votre thèse et souhaitez y insérer des articles que vous possédez au format PDF. Vous souhaitez que la mise en forme des articles (multi-colonnage, schémas, en-tête) soit parfaitement conservée. Pour cette raison, vous renoncez à copier-coller le texte desdits articles dans votre document Word.

Solution : l’article PDF ne fait qu’une seule page (cas plutôt rare)

  • Placez-vous au bon endroit dans Word (en ayant fait au préalable soit un saut de page ou un saut de section selon vos objectifs en matière de gestion d’en-tête)
  • Glissez simplement l’article en PDF dans Word
  • Si souhaité, redimensionnez l’objet ainsi inséré à l’aide des poignées de redimensionnement

Solution : l’article PDF fait plusieurs pages

  • Créez par ex. sur votre Bureau un dossier pour stocker les futurs fichiers
  • Ouvrez le PDF dans Acrobat (pas Reader, l’autre)
  • Allez dans le menu Fichier > Exporter vers > Image
  • Choisissez le format JPEG et cliquez sur le bouton Options > choisissez Qualité Maximale dans les zones Niveaux de gris et Couleur
  • Sauvegardez le résultat dans le dossier créé précédemment; vous obtenez un fichier image pour chaque page du PDF
  • Glissez ensuite les images aux endroits souhaités dans Word

EndNote – Résoudre le problème d’ouverture des fichiers savedrecs.ciw (Web of Science)

Contexte

Vous avez téléchargé des références depuis Web of Science portant l’extension .ciw. Toutefois, vous constatez que 1° EndNote ne parvient pas à les ouvrir ou 2° il rechigne et finalement y parvient mais après avoir dû répondre à moultes boîtes de dialogue (vous avez bien confirmé que ces fichiers .ciw devaient être ouverts à l’avenir avec EndNote mais vous obtenez encore ces satanées boîtes de dialogue de confirmation).

Solution

  • Fermez votre librairie EndNote
  • Si ça n’est pas déjà fait, téléchargez un fichier .ciw depuis Web of Science et déposez-le sur votre Bureau
  • Sélectionnez le fichier et appuyez sur Cmd + i afin d’obtenir les informations sur le fichier
  • Dans la zone Ouvrir avec, choisissez EndNote comme application, cliquez sur le bouton Tout modifier et confirmez
  • Ouvrez ensuite votre librairie EndNote
  • Double-cliquez sur le fichier .ciw se trouvant sur votre Bureau ; il doit maintenant apparaître dans le dossier Imported References d’EndNote
  • Laissez votre librairie ouverte et refaites d’autres recherches et téléchargements depuis WoS
  • A partir de maintenant, si vous cliquez sur les fichiers téléchargés, ils s’ajouteront au dossier Imported References ; cela fonctionnera aussi si vous avez coché et téléchargé plusieurs références en une seule opération (dans le même fichier .ciw)

Word 2016 – Copier un document contenant des marques de révision

Contexte

Vous avez rédigé les chapitres de votre thèse dans plusieurs documents Word. Certains chapitres possèdent des commentaires et des marques de révision (par ex. Chapitre 2.docx) que vous souhaitez bien entendu conserver afin de les traiter ultérieurement. Vous souhaitez regrouper vos chapitres en un seul document en utilisant le copier-coller. Vous constatez, suite au copier-coller, que seuls les commentaires ont été conservés; les révisions quant à elles ont toutes été « acceptées » par Word lors de la copie.

Solution

  • Ouvrez le document (par ex. Chapitre 1.docx) dans lequel vous souhaitez insérer le document (par ex. Chapitre 2.docx) contenant les marques de révision et les commentaires
  • Placez votre curseur à la fin de Chapitre 1.docx
  • Profitez de faire un saut de section de type Page Impaire car Chapitre 2 doit très certainement débuter sur une page impaire
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Objet > Texte d’un fichier > désignez le document Chapitre 2.docx
  • Veillez dans l’onglet Révision à visualiser Toutes les marques

Remarquez que cette manipulation n’a pas pour autant activé le mode Révision dans le document Chapitre 1.docx.

 

Word 2016 – Copier ou importer des styles

Contexte

Vous possédez un document Word comportant des styles personnalisés que vous aimeriez pouvoir utiliser dans un autre document Word.

Solution No 1 : Copier / Coller un style d’un document à l’autre

Cette méthode est utile si vous souhaitez juste copier 2 ou 3 styles.

  • Ouvrez les deux documents
  • Sélectionnez la marque de paragraphe ¶ du paragraphe possédant le style souhaité (sans sélectionner le texte)
  • Cliquez sur le bouton Copier
  • Allez dans l’autre document, placez-vous à la fin du paragraphe auquel vous désirez attribuer le style
  • Cliquez sur le bouton Coller

Solution No 2 : Exporter / Importer des styles d’un document à l’autre

Cette méthode est utile si vous souhaitez copier de nombreux styles.

  • Ouvrez le document possédant les styles à exporter
  • Ouvrez le menu Mise en forme > Style > bouton Organisateur
  • Dans la liste de gauche figurent les styles du document actif; dans celle de droite sont affichés ceux du modèle Normal.dotm
  • Cliquez sur le bouton Fermer le fichier de droite ; celui-ci affiche alors Ouvrir le fichier et permettra d’accéder à la liste de vos documents
  • Dans la boîte de dialogue Choisissez le modèle à ajouter, cliquez sur le bouton Options en bas à gauche
  • Déroulez la liste Activer et choisissez l’option Document Word
  • Sélectionnez le fichier dans lequel vous souhaitez importer les styles et cliquez sur Ouvrir
  • Dans la liste de gauche, sélectionnez tous les styles à copier et cliquez sur le bouton Copier

EndNote – Utiliser les Accession Numbers

Contexte

Vous disposez d’une liste d’Accession Number (par ex. dans un fichier TXT) et souhaitez les utiliser pour rechercher et télécharger des références depuis une base de données sur le Web.

Solution (avec PubMed en exemple)

  • Sélectionnez et copiez les Accession Numbers
  • Allez sur le site de la base de données par ex. https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed
  • Copiez-collez les Accession Numbers dans la zone Search et validez
  • Sélectionnez éventuellement les références trouvées (si vous ne sélectionnez rien, toutes les références trouvées seront téléchargées)
  • Cliquez sur le bouton Send to > File
  • Choisissez le format Medline et cliquez sur le bouton Create File
  • Allez dans EndNote et ouvrez le File > Import
  • Choisissez les options d’importation ci-dessous :

EndNote – Modifier la librairie à synchroniser

Contexte

Vous avez activé la synchronisation d’une librairie se trouvant sur votre ordi avec votre compte MyEndNoteWeb. Vous souhaitez changer la librairie à synchroniser car vous disposez d’une nouvelle librairie.

Après cette procédure, la nouvelle librairie sera synchronisée avec le compte EndNoteWeb. Toutefois, comme il est possible de ne synchroniser qu’une seule librairie, « l’ancienne » et la « nouvelle » seront fusionnées.

Solution

  • Ouvrez la nouvelle librairie à synchroniser dans EndNote
  • Allez dans le menu EndNote > Preferences > catégorie Sync; vous constatez que la librairie qui va être synchronisée est encore « l’ancienne »
  • Sortez des Préférences d’EndNote (il s’agissait juste d’une vérification)
  • Cliquez sur le bouton Sync Library pour lancer la nouvelle synchronisation
  • Répondez YES au message qui apparaît :

  • Par sécurité, acceptez ensuite la création d’une copie compressée de votre librairie
  • Connectez-vous à votre compte MyEndNoteWeb, vous constatez que les deux librairies ont été fusionnées
  • Procédez ensuite une recherche de doublons dans EndNote (References > Find Duplicates) ou dans MyEndNoteWeb (Organize > Find Duplicates)

EndNote – Importer une bibliographie contenue dans un fichier Word

Contexte

Vous disposez d’un document Word dans lequel a été saisi manuellement une bibliographie. Les données (Auteur, Année, Titre, Journal, Pages…) des références sont simplement séparées par des espaces alors que les références sont séparées par des doubles Enter, par exemple comme ceci :

importtxt3

Vous souhaiteriez pouvoir importer ces références dans EndNote. Avant cela, vous devez au préalable procéder à un gros travail (choisissez un dimanche pluvieux pour cela) consistant à réorganiser les données afin qu’EndNote puisse les interpréter correctement lors de l’importation.

Solution

  • Supprimez les informations inutiles en début de document
  • Sélectionnez toute la bibliographie et supprimez les mises en forme en cliquant sur le bouton Effacer toute la mise en forme
  • Sur la première ligne du document Word, insérez l’information *Journal Article (si vos références sont de ce type-là bien sûr, sinon *Book ou *Book Section)
  • Sous l’information *Journal Article, tapez les informations suivantes : Author (tabulation) Year (tabulation) Title (tabulation) Journal (tabulation) Pages (tabulation), etc… en fonction de vos données
  • Pour chaque référence, insérez manuellement une tabulation entre chaque type de valeur (c’est là que c’est vraiment la barbe…)
  • Supprimez les ENTER entre les références, comme ceci :

importtxt

  • Vous devez alors obtenir le résultat suivant :

importtxt4

  • Enregistrez votre document Word au format TXT avec les options suivantes :

importtxt2

  • Ensuite, importez les données dans EndNote : File > Import > avec les options suivantes :
    • Import Options : Tab Delimited, Duplicates : Import All, Text Translation : No Translation
  • Vous obtenez alors le résultat ci-dessous :

importtxt5

EndNote – Résoudre un problème d’importation depuis Google Scholar

Contexte

Vous avez ouvert votre librairie EndNote et votre navigateur Web. Vous êtes sur une page de résultats sous Google Scholar et vous souhaitez importer une ou plusieurs références. Vous cliquez sur Importer dans EndNote* et obtenez le message d’erreur suivant :
« The document scholar-4.enw could not be opened ».

Problème

Votre librairie EndNote est bel et bien ouverte mais vous avez mis la fenêtre d’EndNote en réduction dans le Dock.

Solution

  • Affichez et conservez la fenêtre EndNote ouverte sur le Finder et l’importation fonctionnera

* je rappelle que cette option s’obtient en allant dans les Paramètres de Google Scholar > Gestionnaire des bibliographies > Afficher les liens permettant d’importer des citations dans EndNote.

EndNote – Récupérer des types de références personnalisés

Contexte

Vous avez créé des types de références personnalisés et vous avez copié votre librairie de la machine No 1 sur la machine No 2 (vous avez deux ordis). Vous constatez que les références basées sur un type personnalisé par ex. « Screenshot » sur la machine No 1 porte le nom « Unused 1 » ou « Mon type » sur la machine No 2 au lieu du nom « Screenshot ». De plus, le style personnalisé n’est pas disponible lors de la création de nouvelles références.

Solution

  • Sur la 1ère machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Export; cela crée un fichier XML
  • Copiez ce fichier sur une clé USB (ou autre…) et copiez-le sur la 2ème machine (par ex. sur le Bureau)
  • Sur la 2ème machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Import et désignez le fichier XML

Attention ! Tous les types de références de la 1ère machine sont contenus dans ce fichier XML; ils écraseront donc les types se trouvant sur la 2ème machine.