EndNote – Synchroniser des librairies locales à l’aide de MyEndNoteWeb

Situation No1 – 1 personne, 2 machines

Vous disposez de deux ordinateurs (par ex. un Mac à la maison, un PC au bureau). Vous avez créé une librairie EndNote et vous aimeriez pouvoir la stocker en local sur chacune des machines. Pour des raisons d’ergonomie (l’interface de MyEndNoteWeb ne vous semble pas assez pratique), vous souhaitez utiliser EndNote sur les deux machines. Vous souhaitez que les librairies locales se mettent à jour lorsque vous effectuez des modifications.

Les styles personnalisés ainsi que les types de références personnalisés que vous auriez créés sur la 1ère machine ne seront pas synchronisés (donc pas disponibles) sur la 2ème machine.

Situation No2 – plusieurs personnes, plusieurs machines

Vous travaillez en équipe et vous souhaitez que chaque collaborateur qui possède sa propre machine puisse alimenter et éditer la même librairie

Solution dans les deux cas : utilisez un compte MyEndNoteWeb pour fusionner, lier et mettre à jour les librairies locales

Faites toujours une copie de sauvegarde de votre librairie avant toute manipulation (File > Compressed Library)

  • Ouvrez la librairie locale à synchroniser sur la machine No1 et paramétrez la synchronisation (menu EndNote > Preferences > Sync > Enable Sync)
  • Remarquez, dans la boîte de dialogue ci-dessous, que la zone Sync this EndNote Library n’est pas éditable ; pour pouvoir ajouter dans cette zone la librairie que vous avez ouverte, vous devez cliquer sur le bouton Sync Library présent dans la barre d’outils d’EndNote

synMac

  • Une fois les paramètres saisis et la synchronisation effectuée avec succès, faites une copie de la librairie (File > Compressed Library)
  • Ouvrez le compte MyEndNoteWeb (https://access.clarivate.com/login?app=endnote) afin de vérifier que les références s’y trouvent (si la librairie était déjà ouverte sur le Web, un Refresh de la page est nécessaire)
  • Copiez et ouvrez la librairie sur la machine No 2 et paramétrez la synchronisation de la même manière (avec le même identifiant) que sur la machine No1
  • Cliquez sur le bouton Sync Library et acceptez la fusion entre les deux librairies; le chemin d’accès sera alors ajouté dans la zone Sync this EndNote Library :

fusion

  • Testez le résultat en créant une référence-test dans la librairie local de la machine No 2; cliquez sur le bouton de synchronisation, ouvrez votre compte MyEndNoteWeb (la référence-test doit s’y trouver), ouvrez ensuite votre librairie locale sur la machine No 1, cliquez sur le bouton de synchronisation (la référence-test doit apparaître)

Remarquez que je n’ai pas activé la synchronisation automatique (Sync Automatically) d’où la nécessité de cliquer sur le bouton de synchronisation (ce qui me semblait plus prudent).

EndNote – Exporter une librairie EndNote dans Zotero

Contexte

Vous êtes un utilisateur d’EndNote et un nombre important de vos références possède des annexes. Vous aimeriez exporter votre librairie dans Zotero en récupérant bien entendu les annexes (par ex. parce que vous quittez l’Unil ou ne voulez tout simplement plus utiliser EndNote).

Solution

  • Ouvrez EndNote et ouvrez la librairie à exporter
  • Appliquez le style RefMan (RIS) Export à votre librairie
  • Si souhaité, sélectionnez les références à exporter
  • Allez ensuite dans le menu File > Export
  • Choisissez de sauvegarder le fichier .Txt dans le dossier .Data qui contient les données d’EndNote (par ex. Documents / MyLibrary.Data)
  • Choisissez les options d’exportation ci-dessous :

export Zotero

  • Validez l’enregistrement et quittez EndNote
  • Ouvrez Zotero, allez dans le menu Fichier et créez éventuellement une nouvelle Collection
  • Allez dans le menu Fichier > Importer et désignez le fichier .Txt à importer (lequel doit donc se trouver dans le dossier .Data d’EndNote)
  • Vérifiez les références importées, notamment la présence des pièces jointes

Remarquez que la structure des dossiers créée dans EndNote n’est malheureusement pas reprise dans Zotero.

EndNoteWeb – Insérer des références dans un document Word

Contexte

Vous synchronisez votre librairie EndNote avec votre compte MyEndNoteWeb (voir article https://people.unil.ch/jacquelinefrey/2014/10/endnote-synchroniser-sa-bibliotheque/ ). Vous êtes en train de travailler sur un ordinateur ne possédant pas EndNote. Vous aimeriez insérer dans un document Word des références provenant de votre compte MyEndNoteWeb .

Solution

  • Ouvrez Word 2011 > dans la barre d’outils EndNote, cliquez sur Tools > Cite While You Write Preferences*
  • Cliquez sur l’onglet Application > choisissez EndNote online

EndNoteOnline

  • Si nécessaire, tapez l’identifiant de votre compte et validez; la barre d’outils d’EndNote s’adapte et propose d’insérer les citations depuis votre compte MyEndNoteWeb

Remarque : lors de la rédaction de cet article (15.02.2016) l’accès aux Préférences d’EndNote depuis la version Word 2016 Mac est bugué.

PowerPoint – Appliquer le nouveau thème de l’Unil

Contexte

Vous possédez une présentation mise en forme à l’aide de l’ancien thème de l’Unil. Vous aimeriez appliquer le nouveau thème de l’Unil mais vous constatez que celui-ci en fait s’ajoute à l’ancien thème.

Solution

  • Ouvrez une nouvelle présentation basée sur le nouveau thème (ne créez pas de dia)
  • Cliquez sur le menu du bouton Nouvelle diapositive et choisissez la commande Insérer des diapositives d’une autre présentation
  • Sélectionnez le fichier et choisissez l’option Sélectionner les diapositives à insérer…
  • Veillez à décocher l’option Conserver la conception des diapositives d’origine et cliquez sur Tout insérer

EndNote – Importer une librairie Zotero dans EndNote

Contexte

Vous disposez d’une librairie Zotero et un nombre important de vos références possède des annexes. Vous aimeriez importer votre librairie dans EndNote en récupérant bien entendu les annexes.

Solution

  • Ouvrez votre librairie dans Zotero
  • Ouvrez le menu Fichier > Exporter la bibliothèque > Format EndNote XML
  • Cochez les options Exporter les notes et Exporter les fichiers; cliquez sur OK
  • Donnez un nom au fichier « Ma bibliothèque Zotero » et placez-le sur votre Bureau; vous obtenez un dossier contenant un fichier .XML ainsi qu’un dossier PDF (le dossier PDF contient toutes les annexes de votre librairie Zotero)
  • Fermez Zotero
  • Ouvrez EndNote et créez une nouvelle librairie (New > Library) et donnez-lui un nom « Ma librairie EndNote » ; vous obtenez un fichier .ENL ainsi qu’un dossier .DATA
  • Ouvrez le menu File > Import
  • Cliquez sur le fichier .XML, choisissez l’option d’importation EndNote Generated XLM et acceptez l’importation des doublons

import Zotero

  • Cliquez sur Import; vous obtenez alors une librairie contenant les références importées. EndNote affiche un dossier temporaire « Broken Attachments » dans la liste des dossiers :

Broken Attachment

  • Fermez EndNote sans vous préoccuper des « Broken Attachments »
  • Depuis le Finder, ouvrez le dossier « Ma bibliothèque Zotero » puis le dossier PDF
  • Toujours depuis le Finder, ouvrez le dossier « Ma bibliothèque EndNote » puis le dossier PDF
  • Copiez les sous-dossiers numérotés du dossier PDF de Zotero (lequel contient autant de sous-dossiers numérotés qu’il y a d’annexes) dans le dossier PDF d’EndNote
  • Ré-ouvrez « Ma bibliothèque EndNote »; EndNote va alors chercher automatiquement les PDF se trouvant dans le dossier. Le dossier temporaire Broken Attachments s’est supprimé de lui-même lors de ce processus

Excel – Importer des données provenant d’une page Web

Contexte

Vous utilisez Excel sur Mac (ça ajoute du piment à cet article…) et vous souhaitez importer des données provenant d’une page Web dans une feuille Excel. Vous aimeriez que ces données se mettent à jour régulièrement dans votre feuille Excel. Vous avez fait une tentative sur Excel 2011 qui s’est soldée par un échec. Vous êtes étonné car l’onglet Données contient bel et bien un bouton Actualiser permettant d’actualiser les données provenant d’une source externe.

Solution

  • Faites-vous d’abord un ami ayant un PC et prêt à vous rendre service 😉
  • Une fois cette première et délicate étape franchie, ouvrez Excel 2013 sur le PC
  • Allez dans l’onglet Données > bouton Web
  • Dans la boîte de dialogue Nouvelle requête sur le Web, tapez l’URL dont vous souhaitez importer les données
  • Cochez la petite case verte en face de la page Web (ou en face du cadre de la page)

actu unil

  • Validez en cliquant sur le bouton Importer
  • Choisissez la cellule à partir de laquelle vous souhaitez faire l’importation (A1 dans mon exemple)
  • Sauvegardez le classeur et ouvrez-le sur votre Mac (Excel 2011)
  • Cliquez sur le bouton Activer le contenu dans le bandeau jaune de sécurité
  • Allez dans l’onglet Données et cliquez sur le bouton Actualiser

Il existe une autre possibilité sur PC qui consiste à atteindre une page Web à l’aide d’Internet Explorer, de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la page et de choisir Exporter vers Microsoft Excel. Excel s’ouvre et la boîte de dialogue Nouvelle requête sur le Web permet de choisir la zone de la page Web à importer.

EndNote – Comprendre le rôle de la Traveling Library

Contexte

Imaginons : en 2014, vous avez créé une librairie (EndNoteX6) et cité un certain nombre de références dans un document Word. En 2015, vous reprenez ce document Word en y ajoutant des références provenant cette fois-ci d’une nouvelle librairie (EndNoteX7). Or, cette nouvelle librairie ne contient pas toutes les références que contenait la librairie EndNoteX6. Vous craignez donc deux choses :
1° que les références citées dans le document Word disparaissent lors de la mise à jour puisqu’elles ne sont pas présentes dans la librairie EndNoteX7 (et que la librairie EndNoteX6 n’existe plus) ou
2° que les « anciennes » références soient remplacées par de « nouvelles » références car elles pourraient porter le même numéro de série dans la nouvelle librairie ….
A ce stade là, un exemple concret me semble utile :

Exercice étape par étape

  • Création d’un document Word et d’une librairie sur EndNoteX6 (appelée TEST.ENL) laquelle contient 10 références, ces références portant les numéros de série allant de #1 à #10
  • Importation d’un certain nombre de références dans le document Word depuis EndNoteX6
  • Copie de la librairie TEST.ENL (appelée TEST 2.ENL)
  • Suppression de deux références (numéro de série #1 Avila-Flores et #2 Baker) dans TEST 2.ENL; ces références étaient citées dans le document Word
  • Création dans TEST 2.ENL (EndNoteX7) de deux nouvelles références (Frey et Greiner). EndNote n’utilise pas les numéros de série #1 et #2 devenu libres mais leur attribue les numéros #11 et #12
  • Ré-ouverture du document Word
  • Insertion des deux nouvelles références (#11 et #12) contenues dans TEST 2.ENL
  • Mise à jour des citations et de la bibliographie dans Word
  • Ouverture de la boîte de dialogue Edit & Manage Citations

Résultat de cet exercice

Les citations (numéro de série #1 Avila-Flores et #2 Baker) n’ont pas été supprimées du document Word. EndNoteX7 ne les trouvant pas dans la librairie TEST 2.ENL, il classe ces deux références orphelines dans une Traveling Library

Les nouvelles références (Frey et Greiner) portant les numéros de série #11 et #12 sont bien entendu classées dans TEST 2.ENL à laquelle elles appartiennent

Les autres citations (portant les numéros de série de #3 à #10) initialement stockées dans TEST.ENL sont classées dans TEST 2.ENL puisqu’EndNote les a trouvées dans cette librairie

travelling_library

EndNote – Scanner un DOI avec l’app Refscan

Contexte

Vous disposez d’un compte MyEndNoteWeb, d’un Iphone et d’un DOI. Vous vous dites que ces trois-là devraient pouvoir communiquer et s’entendre afin de rendre l’ajout de références dans MyEndNoteWeb plus simple et plus rapide… et vous n’avez pas tort.

Solution

  • Installez l’app RefScan de Thomson Reuters sur votre Iphone; il faudra indiquer quelles sont les coordonnées de votre compte MyEndNoteWeb (username et password afin que Refscan puisse envoyer les références scannées)
  • Faites en sorte d’avoir le DOI sous les yeux (PDF au format papier ou PDF affiché à l’écran; si affiché à l’écran, faites un gros zoom du PDF afin que le DOI soit bien visible)
  • Lancez RefScan sur votre Iphone
  • Cliquez sur le bouton Scan; une fois le DOI capturé, ajustez si nécessaire la clarté de l’image à l’aide du curseur
  • Cliquez sur le bouton USE
  • Cliquez sur le bouton ENVOI > vers MyEndNoteWeb; la référence est alors ajoutée à votre compte

FileMaker – Choisir les options d’importation

Contexte

Vous avez ouvert une base FileMaker (fichier cible) contenant des centaines d’adresses. Vous devez importer dans cette base des adresses provenant d’un fichier Excel (fichier source); certains enregistrements de ce fichier Excel sont nouveaux alors que d’autres existent déjà dans la base FileMaker. Le fichier Excel contient des données qui sont plus (+) à jour que les données de la base FileMaker sauf en ce qui concerne la rubrique Commentaires. Vous avez un doute sur les options d’importation à choisir.

Option No 1 : Créer des enregistrements

Cette option d’importation ajoute un enregistrement dans la base FileMaker pour chaque enregistrement du fichier Excel. Dans notre cas, ce n’est pas l’option à choisir car les données existantes dans FileMaker ne seront pas mises à jour avec les données provenant d’Excel. On se retrouvera donc avec des enregistrements à double (2 x la fiche Jacqueline Frey, 1 x avec mon ancienne adresse et 1 x avec ma nouvelle adresse).

Option No 2 : Mettre à jour enreg. existants dans le jeu trouvé

Cette option vous permet de remplacer les données de votre base FileMaker par les données du fichier Excel. Lorsque vous utilisez cette option, FileMaker n’effectue et ne peut effectuer aucune vérification ni comparaison des données. Si le nombre d’enregistrements dans le fichier Excel est plus élevé que celui de la base FileMaker, les données des enregistrements supplémentaires du fichier Excel ne sont pas importées, à moins que vous n’activiez la case à cocher Ajouter données restantes en tant que nouv. enreg. Dans notre cas, ce n’est pas l’option no 2 qui doit être choisie car les données existantes dans FileMaker seront toutes écrasées par les données provenant du fichier Excel.

Option No 3 : Mettre à jour enreg. correspondant dans le jeu trouvé

Cette option permet de mettre à jour les données de la base FileMaker avec les données contenues dans le fichier Excel. Avec cette option, il faut savoir que :

  • vous pouvez effectuer une comparaison des données en déterminant quelles sont les rubriques qui doivent servir à la comparaison. Si les données des rubriques FileMaker choisies pour établir la comparaison correspondent à celles des données du fichier Excel, les enregistrements de la base FileMaker sont mis à jour avec les données du fichier Excel.
  • si le nombre d’enregistrements dans le fichier Excel est plus élevé que celui de la base FileMaker, les données supplémentaires du fichier Excel seront importées dans de nouveaux enregistrements
  • il vous faut également indiquer quelles données doivent être importées car les données contenues dans une rubrique FileMaker seront écrasées par les données du fichier Excel… MÊME si la rubrique du fichier Excel ne contient aucune données (exemple, la rubrique Commentaires dans FileMaker contient des données lesquelles seront remplacées par les données contenues dans la colonne Commentaires du fichier Excel, même s’il n’y a rien de saisi dans cette colonne). Dans notre cas, c’est donc bien l’option no 3 qui doit être choisie… et voici comment :

Dans la boîte de dialogue ci-dessous, j’ai indiqué que la comparaison entre les rubriques sources et cible devait porter sur les rubriques Nom, Prénom et Email. En effet, l’adresse email permet dans ce cas d’identifier de manière unique un enregistrement. Bien entendu, si vous disposez d’un identifiant unique tel que No AVS, No Employé…), vous n’avez pas besoin de cumuler comme moi 3 rubriques pour établir une comparaison fiable. J’ai choisi de ne pas importer les données de la rubrique Commentaires car je tenais à conserver intactes les commentaires saisis dans FileMaker. La rubrique Frais quant à elle est le fruit d’un calcul dans FileMaker, elle ne peut donc recevoir aucune donnée importée.

import

EndNote – Synchroniser sa librairie

Contexte

Vous utilisez au travail un ordinateur fixe sur lequel est installé EndNote et un portable à la maison sur lequel n’est pas installé EndNote. Vous aimeriez pouvoir consulter et éditer votre bibliothèque sur ces 2 ordinateurs; pour cela utilisez la synchronisation grâce à un compte EndNoteWeb.

Explications
La bibliothèque complète sera synchronisée avec le compte EndNoteWeb. Une seule bibliothèque peut être synchronisée; si vous tentez de synchroniser une autre bibliothèque, les deux bibliothèques seront fusionnées. Les annexes seront également synchronisées.

Par contre, les Smart group et les dossiers From group que vous auriez pu créer dans EndNote ne seront pas pris en compte lors de la synchro­nisation; en effet, seuls les dossiers ordinaires figureront dans la liste des dossiers dans MyEndNoteWeb.

Point important : De manière générale, EndNote n’est pas conçu pour être compatible avec Dropbox ou autre système de stockage en nuage (ICloud, Google Drive…). La synchronisation avec une librairie se trouvant sur Dropbox ne sera donc pas possible.

Solution

  • Tout d’abord, créez un compte (gratuit) en allant sur le site www.myendnoteweb.com
  • Après cela, ouvrez votre librairie EndNote sur votre poste fixe
  • Allez dans le menu EndNote > Preferences > catégorie Sync

syncEndNote

  • Cliquez sur le bouton Enable Sync et saisissez les informations liées à votre compte MyEndNoteWeb
  • Choisissez si vous souhaitez une synchronisation automatique ou non
  • Validez en cliquant sur le bouton Save
  • De retour dans votre bibliothèque, cliquez sur le bouton Sync Library pour exécuter la 1ère synchronisation; cette action complétera le champ « Sync this EndNote Library » se trouvant dans la boîte de dialogue ci-dessus
  • Ouvrez votre compte MyEndNoteWeb; vous devriez voir le contenu de votre bibliothèque; les changements apportés sur le Web (modification ou suppression de références) seront bien entendu reportés dans votre bibliothèque locale