Word – Créer un index de sous-sections à l’aide d’un tableau des concordances

Contexte

Vous souhaitez disposer d’un index à la fin de votre thèse. Dans le texte, les mots tels que « Japonais, japonais, Japonaise, japonaise, japonaises » figurent dans le texte. Or, vous souhaitez que ces différents termes soient considérés comme une seule entrée. De plus, vous souhaitez que les villes (Tokyo, Osaka, Nara, etc.) soient regroupées dans une sous-section « Villes » et que les sites inscrits au patrimoine mondial de l’Unesco figurent dans la sous-section « Unesco »… tout cela à l’aide d’un tableau de concordances.

Solution : créer un tableau de concordances avec les variations (masculin-féminin-singulier-pluriel-majuscule-minuscule) ainsi que les sous-sections.

  • Ouvrez un document Word vierge et insérez un tableau de deux colonnes
  • Tapez dans la 1ère colonne les termes tels qu’ils apparaissent dans votre thèse et que vous souhaitez marquer comme entrée d’index
  • Tapez en face dans la 2ème colonne les termes tels qu’ils doivent apparaître dans l’index
  • Dans la colonne 2, tapez “Villes: “ en début de colonne et saisissez (ou copiez-collez) le nom de la ville juste après les deux points
  • Faites la même chose pour les autres « sous-sections », tel que ci-dessous. Astuce : pour vous éviter à chaque fois la frappe des expressions “Villes: “, “Fêtes: “ ou “Unesco: “ faites-en des corrections automatiques, par ex. lorsque vous tapez l’abréviation “vv“, Word écrira pour vous “Villes: “

Après avoir sauvegardé ce tableau des concordances, utilisez-le comme suit :

  • Ouvrez votre thèse (laquelle ne contient à priori ni champ XE ni champ d’index pour l’instant); vous pouvez vous placer au début ou à la fin du document
  • Allez dans l’onglet Références > cliquez sur le bouton Insérer un index (l’idée étant de marquer les entrées à l’aide du tableau de concordances)
  • Cliquez sur le bouton Marquage auto > désignez le tableau des concordances et validez
  • Après validation, tous les termes trouvés sont marqués à l’aide du champ XE

Attention ! si vous utilisez deux fois de suite votre tableau des concordances, les codes de champs XE seront insérés à double dans votre document et à double dans l’index.

  • Ensuite, allez à l’endroit où vous souhaitez insérer l’index
  • Insérez un champ d’index (Insertion > Champ > Table et index > Index)
  • Dans la boîte de dialogue Champ, cliquez sur le bouton Options et entrez les commutateurs suivants (détail sur les commutateurs à la fin de l’article) :

  • Une fois le champ INDEX inséré dans votre document, vous pouvez utilisez le clic-droit sur le champ pour le mettre à jour et/ou utiliser la commande Basculer les codes de champs si vous souhaitez y apporter une modification
  • Le résultat obtenu doit ressembler à ceci :

Remarque concernant certains numéros de page dans la figure ci-dessus : sous les entrées « Japonais » ou « Villes », on peut remarquer que les numéros redémarrent à « 1 ». Cela est dû au fait que la 2ème partie de mon document redémarre à « 1 »; il s’agit d’un choix que j’ai fait lors de sa mise en page.

Explication concernant les commutateurs

  • INDEX = code de champ permettant d’insérer un index
  • \e “: “ = défini la ponctuation entre les entrées d’index et les numéros de page. Si on souhaite une autre ponctuation, il suffit de modifier le séparateur à l’aide d’un clic-droit sur l’index > Basculer les codes de champs, faire la correction puis rebasculer et mettre à jour le champ
  • \c “2“ = formate l’index sur 2 colonnes et insère des sauts de section de type continu
  • \h “A“ = insère les lettres alphabétiques entre les entrées (A, B, C…)
  • \z “1036“ = défini la langue (1036 est égal au français)
  • \l “, “ = défini la ponctuation entre les numéros de page

Word – Créer deux index à l’aide d’un tableau de concordance

Contexte

Votre thèse doit contenir deux index, un index des concepts et un index des auteurs. Dans l’index des concepts, vous devez regrouper les termes au singulier et au pluriel sous la même entrée, en effet « traumatisme collectif » et « traumatismes collectifs » ne doivent pas faire l’objet de deux entrées dans l’index.

Solution : créer un tableau des concordances dans un 2ème document Word

  • Ouvrez un document Word vierge et insérez un tableau de deux colonnes
  • Tapez dans la 1ère colonne les termes tels qu’ils apparaissent dans votre thèse et que vous souhaitez marquer comme entrée d’index
  • Tapez en face dans la 2ème colonne les termes tels qu’ils doivent apparaître dans l’index
  • Dans la colonne 2, tapez “\f “c à la fin de chaque terme, comme ci-dessous (le commutateur \f permettra de distinguer les entrées d’index lors de la création des deux index). J’ai utilisé les lettres « a » pour « auteurs » et « c » pour « concepts » mais n’importe quelles lettres pourraient faire l’affaire

  • Une fois le tableau des concordances établi, sauvegardez-le (par ex. « Tableau des concordances.docx ») et fermez ce document
  • Ouvrez votre thèse (laquelle ne contient à priori ni champ XE ni champ d’index pour l’instant); vous pouvez vous placer au début ou à la fin du document
  • Allez dans l’onglet Références > cliquez sur le bouton Insérer un index (l’idée étant de marquer les entrées à l’aide du tableau de concordances)
  • Cliquez sur le bouton Marquage auto > désignez le fichier « Tableau des concordances.docx » et validez
  • Après validation, tous les termes trouvés sont marqués à l’aide du champ XE

Attention ! si vous utilisez deux fois de suite votre tableau des concordances, les codes de champs XE seront insérés à double dans votre document et à double dans l’index.

  • Allez à l’endroit où vous souhaitez insérer les deux index
  • Insérez un champ d’index (Insertion > Champ > Table et index > Index)
  • Dans la boîte de dialogue Champ, cliquez sur le bouton Options et entrez les commutateurs suivants pour l’index des auteurs (détail sur les commutateurs à la fin de l’article) :

  • Une fois le champ INDEX inséré dans votre document, vous pouvez utilisez le clic-droit sur le champ pour le mettre à jour et/ou utiliser la commande Basculer les codes de champs
  • La commande Basculer les codes de champs vous permet de copier/coller le champ et y apporter la modification nécessaire pour la création du 2ème index, à savoir remplacer la lettre « a » par la lettre « c ». Au final, vous devez obtenir ceci :

Explication concernant les commutateurs

  • INDEX = code de champ permettant d’insérer un index
  • \f “a“ = permet d’identifier les auteurs dans le document ( \f « c » pour les concepts)
  • \e “,“ = défini la ponctuation entre les entrées d’index et les numéros de page. Si on souhaite une autre ponctuation, il suffit de modifier le séparateur à l’aide d’un clic-droit sur l’index > Basculer les codes de champs, faire la correction puis rebasculer et mettre à jour le champ
  • \h “A“ = insère les lettres alphabétiques entre les entrées (A, B, C…)
  • \c “2“ = formate l’index sur 2 colonnes (et insère un saut de section continu bien entendu)
  • \z “1036“ = défini la langue (1036 est égal au français

Word – Conserver de la couleur des caractères dans une table des matières

Contexte

Vous avez utilisé les styles de titre (Titre1, Titre2, Titre3…) pour mettre en forme un rapport. Vous avez inséré dans les titres du rapport des caractères spéciaux en couleur pour indiquer des tendances, comme ci-dessous.

Vous souhaitez pouvoir disposer d’une table des matières qui respecte les couleurs des caractères spéciaux, comme ci-dessous. Or vous constatez qu’à l’insertion de la table des matières, les caractères sont tous écrits en noir.

Solution

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
  • Appuyez sur Cmd+F9 sur Mac ou Ctrl+F9 sur PC pour insérer un code de champ { }
  • Entre les accolades, tapez les infos suivantes :

TOC \o “1-2“ \* MERGEFORMAT (attention, les guillemets sont des bâtons pas des chevrons)

  • Le champ dois ressembler à ceci; remarquez les espaces entre les différents éléments

  • Faites un clic-droit sur le champ et choisissez la commande Mettre à jour les champs

Explication sur le champ inséré :

  • TOC = Insère une table des matières
  • \o = indique que ce qui va suivre correspond à un niveau de plan
  • 1-2 indique que vous ne souhaitez faire figurer que 2 niveaux de titre dans votre table des matières
  • \* = commutateur indiquant que ce qui va suivre concerne de la mise en forme de texte
  • MERGEFORMAT = conserve la mise en forme faite manuellement (dans notre cas, les couleurs des caractères spéciaux)

Remarquez que si vous tentez d’ajouter le commutateur \h afin d’obtenir une table des matières cliquable en PDF, les couleurs des caractères disparaissent. Bien entendu, je mettrai à jour cet article si je trouve une solution au problème du \h.

Word 2016/2019 – Résoudre le problème de « Error! Use the Home tab to apply Titre 1 to the text that you want to appear here »

Contexte

Vous possédez Office 2016/2019 version française (ou italienne, allemande, etc…) . Vous travaillez sur la mise en page de votre thèse et vous avez inséré le champ Refstyle en en-tête pour faire se répéter automatiquement les titres de chapitre tout au long de votre document. Vous avez choisi comme style de référence « Titre 1 ». Une fois le document terminé, vous souhaitez bien entendu en faire un PDF avec les liens hypertextes cliquables. Vous avez donc opté pour la bonne méthode « Fichier > Enregistrer sous > PDF > option Idéal pour la distribution électronique et l’accessibilité ». Or, à l’ouverture de votre PDF, vous constatez qu’à la place des titres de chapitre, il est écrit « Error! Use the Home tab to apply Titre 1 to the text that you want to appear here » dans les en-têtes de votre document.

Solution

  • Ouvrez votre document Word et atteignez le premier en-tête dans lequel vous avez inséré le champ REFSTYLE; étant donné que vos en-têtes sont liées entre elles de section en section, la procédure ci-dessous fonctionnera sur tous les chapitres.
  • Faites un clic droit sur le champ > commande Basculer les codes de champs afin d’obtenir ceci :

  • A la place du mot Titre, tapez Heading (veillez à conserver l’espace entre Heading et le chiffre 1)
  • Supprimez l’information de mise en forme \ * MERGEFORMAT; le résultat doit être le suivant

  • Laissez le champ affiché ainsi (ne rebasculez surtout pas le code de champ) et ne sauvegardez-pas non plus votre document Word
  • Allez dans Fichier > Enregistrer sous > PDF > option Idéal pour la distribution électronique et l’accessibilité
  • Cliquez sur Exporter
  • Ouvrez le PDF et vérifier les en-têtes; remarquez au passage que la table des matières, les renvois et les URL sont cliquables
  • Si tout est OK (ça doit…), fermez le document Word sans le sauvegarder; en effet, si l’information Heading est conservée dans l’en-tête, ça sera cette fois-ci dans Word que le champ ne sera pas correctement interprété 🙄

PS : la suppression du paramètre \ * MERGEFORMAT permet d’éviter que le 1er mot du titre apparaisse en gras

Word 2016 – Insérer un index à partir d’un fichier d’entrées d’index

Contexte

Plutôt que de marquer manuellement les mots devant figurer dans l’index de votre document, vous préférez utiliser un fichier Word indépendant listant les mots/expressions. Cette méthode présente l’avantage de disposer en tout temps d’une liste disponibles pour d’autres longs documents traitant du même thème.

Solution

Créez le fichier d’index en respectant les points suivants :

  • Ouvrez un document Word vierge et tapez une entrée d’index par paragraphe suivie d’un saut de paragraphe :

  • Dans ce document, la police de caractère doit être la même que celle choisie dans votre long document ; modifiez donc le style Normal du document « Index » afin qu’il corresponde à celui utilisé dans votre long document
  • La casse doit être respectée (montagne du destin ≠ Montagne du Destin)
  • Alimentez le document « Index » au fur et à mesure du travail et sauvegardez-le régulièrement
  • Une fois le document « Index » complété, dans votre long document, allez dans l’onglet Références > Insérer un index > bouton Marquage auto
  • Désignez le fichier Word comportant les entrées d’index et validez; tous les mots correspondants dans le texte seront marqués par le code XE; les mots non-correspondants seront simplement ignorés
  • A la fin du document, insérez ensuite l’index (Références > Insérer un index)
  • Par la suite, si le document « Index » est enrichi de nouveaux mots, refaites simplement la procédure et mettez à jour l’index

Remarques

Le marquage, qu’il soit automatique ou manuel, marque toutes les occurrences d’un mot écrites de manière parfaitement similaire, autrement dit la casse, le genre et le nombre doivent être respectés (Gandalf ≠ gandalf, Hobbit ≠ Hobbits, aventurier ≠ aventurière), dans le cas contraire Word fera la distinction entre ces mots et créera une entrée d’index pour chaque variation du mot :

Remarquez dans l’exemple ci-dessus que les mots figurant dans la table des matières (en chiffres romains) ont également été marqués. Il est donc nécessaire d’enlever manuellement les codes XE insérés dans la table des matières ; ceux-ci ne reviendront pas lors de la mise à jour de la table.

EndNote – Changer de type de références en masse

Contexte

Votre librairie contient un nombre important de références de type par ex. « Dictionary ».
Or, vous souhaiteriez qu’elles soient de type « Encyclopedia ». Vous aimeriez donc remplacer « Dictionary » par « Encyclopedia » pour toutes les références où cela est pertinent.

Solution

  • Trier vos références par type et, à l’aide de la touche MAJ, sélectionnez les références de type Dictionary (dans mon exemple)
  • Si souhaité, utilisez la touche CMD pour désélectionner les références qui ne seraient pas concernées par le changement de type
  • Isolez les références sélectionnées à l’aide du menu References > Show Selected References
  • Ouvrez le menu Edit > Find and Replace
  • Tout en bas de la liste « In », choisissez « Reference Type » et apportez les modifications suivantes:

  • Validez puis confirmez le changement
  • Affichez ensuite toutes les références (menu References > Show All References)

Word – Créer des entrées d’index singulier / pluriel

Contexte

Vous êtes en train de mettre en page un cahier des charges et souhaitez créer un index indiquant tous les numéros de pages où les mots objectif et objectifs ont été trouvés. Vous constatez, après avoir marqué les deux mots et inséré un index, que Word a créé deux entrées d’index distinctes (ce qui est ballot).

Solution

  • Sélectionnez le mot objectif (au singulier)
  • Allez dans l’onglet Références et cliquez sur le bouton Marquer entrée
  • Cliquez sur le bouton Marquer tout
  • Parcourez votre document et sélectionnez cette fois-ci le mot objectifs (au pluriel)
  • Dans l’onglet Références, cliquez sur le bouton Marquer entrée
  • Dans la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index, sous la zone Entrée, enlevez le « s »
  • Cliquez sur le bouton Marquer tout et fermez la boîte de dialogue
  • Insérez ensuite l’index; les mots objectif et objectifs seront ensemble sur la même ligne avec les numéros des pages où Word les aura trouvés

Word 2016 Mac – Gérer les champs à l’aide de raccourcis clavier

Contexte

Vous possédez un Mac et vous travaillez dans un document Word contenant un certain nombre de champs (table des matières et des illustrations, renvois, numéros de page, index, bibliographie provenant d’EndNote…). Vous souhaitez pouvoir gérer ces champs, or vous constatez que la commande qui permettrait par exemple de convertir un champ en texte ordinaire n’est disponible dans aucun menu.

Attention : faites une copie de sauvegarde de votre document avant de réaliser les actions ci-dessous

Solution : utiliser les raccourcis clavier

Avant cela, contrôlez dans le menu Pomme > Préférences Système > Clavier > Clavier si l’option Utiliser les touches F1, F2, etc... est désactivée.

  • Insérer le champ Date : appuyez sur Ctrl + Maj + D
  • Insérer le champ Page : appuyez sur Ctrl + Maj + P
  • Insérer un champ vide : appuyez sur Cmd + fn + F9
  • Mettre à jour le champ sélectionné : appuyez sur fn + F9
  • Afficher les codes de champs plutôt que les résultats (ou l’inverse) : appuyez sur Option (alt) + fn + F9
  • Convertir le champ sélectionné en texte ordinaire : appuyez sur Cmd + fn + Maj + F9
  • Verrouiller un champ (empêcher sa mise à jour) : appuyez sur Cmd + fn + F11
  • Déverrouiller un champ (permettre à nouveau sa mise à jour) : appuyez sur Cmd + fn + Maj + F11
  • Atteindre le champ suivant : fn + F11
  • Atteindre le champ précédent : fn + Maj + F11

Word – Insérer une table des matières partielle

Contexte

Vous avez mis en page un long document à l’aide des styles de titres. Ce long document possède plusieurs parties (cela peut être des chapitres séparés par des sauts de section mais pas forcément). Vous souhaitez créer une table des matières pour une partie seulement de ce document.

Solution

  • Sélectionnez la partie de texte qui doit faire l’objet d’une table des matières
  • Attribuez un nom de signet à cette sélection (par ex. partie1); pour cela allez dans l’onglet Insertion > Signet
  • Ensuite, placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
  • Allez dans l’onglet Insertion > Champ > catégorie Table et Index
  • Insérez le champ TM ou Sommaire (TOC) et cliquez sur le bouton Options
  • Insérez le commutateur \b et tapez le nom du signet; le champ doit ressembler à ceci :
    TOC \b partie1
  • Validez

Si vous souhaitez que votre table des matières partielle soit cliquable en PDF, ajoutez le commutateur \h à la fin du champ, comme ceci : TOC \b partie1 \h

Word 2016 – Faire plusieurs fois référence à une même note de bas de page

Contexte

Vous êtes en train de rédiger votre long document. Vous avez inséré une note de bas de page et vous souhaiteriez vous référer une seconde fois à la même note de bas de page. Vous souhaitez que le renvoi possède la même apparence que l’appel de note, à savoir en exposant/taille plus petite.

Solution

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le 2ème appel de note
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Renvoi
  • Choisissez la catégorie Note de bas de page > puis Numéro de note de bas de page (formaté)
  • Dans la liste, sélectionnez la note souhaitée et validez