Word – Créer deux index à l’aide d’un tableau de concordance

Contexte

Votre thèse doit contenir deux index, un index des concepts et un index des auteurs. Dans l’index des concepts, vous devez regrouper les termes au singulier et au pluriel sous la même entrée, en effet « traumatisme collectif » et « traumatismes collectifs » ne doivent pas faire l’objet de deux entrées dans l’index.

Solution : créer un tableau des concordances dans un 2ème document Word

  • Ouvrez un document Word vierge et insérez un tableau de deux colonnes
  • Tapez dans la 1ère colonne les termes tels qu’ils apparaissent dans votre thèse et que vous souhaitez marquer comme entrée d’index
  • Tapez en face dans la 2ème colonne les termes tels qu’ils doivent apparaître dans l’index
  • Dans la colonne 2, tapez “\f “c à la fin de chaque terme, comme ci-dessous (le commutateur \f permettra de distinguer les entrées d’index lors de la création des deux index). J’ai utilisé les lettres « a » pour « auteurs » et « c » pour « concepts » mais n’importe quelles lettres pourraient faire l’affaire

  • Une fois le tableau des concordances établi, sauvegardez-le (par ex. « Tableau des concordances.docx ») et fermez ce document
  • Ouvrez votre thèse (laquelle ne contient à priori ni champ XE ni champ d’index pour l’instant); vous pouvez vous placer au début ou à la fin du document
  • Allez dans l’onglet Références > cliquez sur le bouton Insérer un index (l’idée étant de marquer les entrées à l’aide du tableau de concordances)
  • Cliquez sur le bouton Marquage auto > désignez le fichier « Tableau des concordances.docx » et validez
  • Après validation, tous les termes trouvés sont marqués à l’aide du champ XE

Attention ! si vous utilisez deux fois de suite votre tableau des concordances, les codes de champs XE seront insérés à double dans votre document et à double dans l’index.

  • Allez à l’endroit où vous souhaitez insérer les deux index
  • Insérez un champ d’index (Insertion > Champ > Table et index > Index)
  • Dans la boîte de dialogue Champ, cliquez sur le bouton Options et entrez les commutateurs suivants pour l’index des auteurs (détail sur les commutateurs à la fin de l’article) :

  • Une fois le champ INDEX inséré dans votre document, vous pouvez utilisez le clic-droit sur le champ pour le mettre à jour et/ou utiliser la commande Basculer les codes de champs
  • La commande Basculer les codes de champs vous permet de copier/coller le champ et y apporter la modification nécessaire pour la création du 2ème index, à savoir remplacer la lettre « a » par la lettre « c ». Au final, vous devez obtenir ceci :

Explication concernant les commutateurs

  • INDEX = code de champ permettant d’insérer un index
  • \f “a“ = permet d’identifier les auteurs dans le document ( \f « c » pour les concepts)
  • \e “,“ = défini la ponctuation entre les entrées d’index et les numéros de page. Si on souhaite une autre ponctuation, il suffit de modifier le séparateur à l’aide d’un clic-droit sur l’index > Basculer les codes de champs, faire la correction puis rebasculer et mettre à jour le champ
  • \h “A“ = insère les lettres alphabétiques entre les entrées (A, B, C…)
  • \c “2“ = formate l’index sur 2 colonnes (et insère un saut de section continu bien entendu)
  • \z “1036“ = défini la langue (1036 est égal au français