Word – Modifier l’étiquette de toutes les légendes existantes

Contexte

Vous avez inséré des légendes de type « Figure » pour des dizaines d’illustrations dans votre long document. Or, vous souhaitez après coup changer l’étiquette « Figure » en « Illustration » en une seule opération.

Solution

  • Sélectionnez de préférence la 1ère légende (en faisant un clic dans la marge de gauche pour sélectionner le paragraphe complet)
  • Allez dans l’onglet Références et cliquez sur le bouton Insérer une légende
  • Dans la boîte de dialogue Légende, cliquez sur le bouton Nouveau texte et tapez « Illustration » comme nouveau libellé :
  • Validez la boîte de dialogue
  • Vérifiez dans le texte que toutes les légendes ont bien été modifiées
  • Etant donné que la mise à jour de la table des illustrations n’est plus possible puisque nous avons changé d’étiquette, il faut simplement en réinsérer une nouvelle en choisissant « Illustration » dans la zone Légende:

Office 365 – Réaliser un publipostage d’emails

Contexte

Vous disposez d’un volumineux fichier d’adresse dans Excel avec une colonne contenant des adresses emails. Vous souhaitez rédiger votre message dans Word puis l’envoyer à toutes les personnes via votre logiciel de messagerie Outlook. Votre message contient des mises en forme, des URL ainsi que le logo de l’Unil avec votre signature sous forme d’image.

Solution

Etape 1 : Préparer le message

Vérifiez tout d’abord qu’Outlook est bel et bien votre logiciel de messagerie par défaut, pour cela ouvrez APPLE MAIL > Préférences > Général > Application de messagerie par défaut.

  • Une fois cette vérification faite, ouvrez Word et créez un nouveau document
  • Allez dans l’onglet Publipostage > cliquez sur le bouton Démarrer le publipostage > Courriers
  • Tapez votre texte et mettez-le en forme
  • Insérez (ou copier-coller) des liens hypertextes
  • Insérez votre signature sous forme d’image
  • Sélectionnez l’image et allez dans l’onglet Format de l’image > cliquez sur le bouton Renvoi à la ligne automatique > choisissez Rapproché
  • Sauvegardez votre document Word
  • Toujours dans l’onglet Publipostage > cliquez ensuite sur le bouton Sélectionner les destinataires > commande Utiliser une liste existante et désignez votre classeur Excel
  • Si souhaité, insérez des variables (par ex. le nom du destinataire) dans votre texte à l’aide du bouton Insérer un champ de fusion; le résultat doit ressembler à quelque chose comme ceci :

Etape 2 : Envoyer les messages

Attention, la procédure qui va suivre va automatiquement acheminer les messages aux destinataires. Relisez donc attentivement votre message avant de l’envoyer. Utilisez le bouton Aperçu des résultats pour une vérification supplémentaire.

  • Dans l’onglet Publipostage > cliquez sur le bouton Terminer et fusionner
  • Choisissez Fusionner vers le courrier
  • Indiquez ensuite quelle colonne Excel contient les adresses email
  • Tapez un objet
  • Choisissez d’envoyer votre message au format HTML
  • Si vous êtes sûr de vos choix, cliquez sur le bouton Fusion vers la boîte d’envoi
  • Confirmez l’envoi des messages (notez la présence de l’option « Ne plus afficher ce message »).
  • Les messages transiteront rapidement dans votre boîte d’envoi, puis seront visibles dans votre dossier Eléments envoyés.

Word – Créer un dictionnaire personnel de noms propres

Contexte

Vous travaillez sur des documents mentionnant régulièrement des villes et villages de l’île d’Anglesey. Vous butez régulièrement sur l’orthographe de certains noms dont le fameux village de « Llanfairpwllgwyngyllgogerychwyrndrobwllllantysiliogogogoch ».

Remarque: sur cette île, certains noms de villages ne comportent d’un seul mot, d’autres sont composés tel que « Llanfihangel Ysgeifiog ».

Vous souhaitez pouvoir disposer d’un système permettant de repérer et corriger les noms des villages lorsque ceux-ci sont mal orthographiés dans vos documents.

Solution : se créer un dictionnaire personnel

  • Pour pouvoir créer un dictionnaire personnel avec les noms des villes d’Anglesey, vous devez disposer au départ d’un document Word listant les mots à ajouter au futur dictionnaire, lesquels seront séparés par des Enter, comme ceci :

  • Indiquez que cette liste est en Anglais GB.
  • Sauvegardez ce document au format Word (vous en aurez sans doute besoin à une autre occasion)
  • Copiez la liste des noms des villes
  • Allez dans les Préférences de Word > Grammaire et orthographe
  • Cliquez sur le bouton Dictionnaires puis bouton Nouveau
  • Dans la boîte de dialogue Enregistrer, donnez un nom au fichier, par ex. « VillesAnglesey.dic ». Si on est tatillon, ce fichier devrait être classé dans le dossier « /Users/votrenom/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office » mais vous pouvez fort bien le sauvegarder dans votre dossier Documents

  • Une fois le fichier créé, indiquez dans la boîte de dialogue ci-dessus que le dictionnaire est en anglais et cliquez sur OK
  • Allez dans votre dossier Documents et ouvrez le fichier « VillesAnglesey.dic » avec TextEdit (clic droit > Ouvrir avec…)
  • Dans le fichier ainsi ouvert, supprimez la ligne #LID qui ne sert à rien
  • Collez la liste des noms des villes que vous aviez copiée:

  • Sauvegardez le fichier VillesAnglesey.dic (Cmd+S) et quittez TextEdit
  • Ouvrez un nouveau document Word (ou un ancien) et testez votre dictionnaire personnel en tapant par ex « Llanfairpwllgwyngyllgogerychwyrndrobwllllantysiliogogogoch » en veillant bien évidemment à faire une faute d’orthographe
  • En se basant sur VillesAnglesey.dic, Word va indiquer que le mot est écrit faux et va vous proposer de le corriger via le système des corrections automatiques

Attention : les noms des villages composés de plusieurs mots ne seront pas pris en compte; en effet Word ne « supporte » dans ses dictionnaires (y.c. le vôtre) qu’un seul mot par paragraphe.

PowerPoint et WebEx – Utiliser le Mode Présentateur et partager son écran

Contexte

Vous avez créé une présentation PowerPoint et avez saisi des notes personnelles dans la zone des commentaires. Vous souhaitez afficher votre diaporama en Mode Présentateur et également partager votre écran avec WebEx (ou autre système). Vous ne souhaitez pas que vos étudiants puissent lire vos notes personnelles durant la session WebEx.

Votre Mac ne possède pas le dernier OS Catalina avec son fameux SideCar (ou vous avez Catalina mais votre Mac a plus de 4 ans). Vous ne disposez donc pas de la fonction SideCar laquelle aurait permis d’utiliser votre IPad comme véritable 2ème écran.

Vous possédez un Iphone ou un IPad.

Vous n’avez pas d’imprimante à disposition pour imprimer votre présentation sous forme de Page de commentaires… bref, vous devez trouver une solution plus ou moins bricolée pour pouvoir lire vos notes tout en affichant votre cours.

1ère solution non bricolée : vous possédez un 2ème écran (TV, moniteur…) ainsi que les bons connecteurs (sinon voir la solution No 2 plus bas)

Connecter et régler le 2ème écran
(si déjà fait, vous pouvez passer directement au sujet « Dans PowerPoint »)

  • Connectez le 2ème écran à votre Mac à l’aide des connecteurs
  • Allez dans les Paramètres Système > Moniteurs et faites les réglages suivants sous l’onglet Disposition
    • Décochez la case Recopie vidéo
    • A l’aide de votre souris, faites glisser les rectangles bleus de manière à positionner correctement les moniteurs, par ex :

    • Faites glisser la petite barre blanche sur le moniteur principal (il s’agit de la barre de menus déroulants)
  • Quittez les Préférences Système

Dans PowerPoint

  1. Tout d’abord, fermez toutes les fenêtres et applications inutiles
  2. Ouvrez WebExMeeting ; faites en sorte que la fenêtre WebEx soit affichée sur l’écran du Mac; ne faites rien d’autre pour l’instant dans WebEx
  3. Ouvrez votre présentation PowerPoint et allez dans l’onglet Diaporama > bouton Configurer le diaporama
  4. Sous Moniteurs, choisissez le Moniteur 2 comme moniteur de diaporama et validez
  5. Cliquez ensuite sur le bouton Mode Présentateur afin de vérifier que les réglages sont corrects; le Mode Présentateur doit s’afficher sur votre Mac alors que le diaporama s’affiche sur le 2ème moniteur sans les commentaires (la fenêtre de l’application WebEx ouverte au point 2. est donc passé en arrière-plan); restez dans le Mode Présentateur
  6. Appuyez sur les touches CMD + Tabulation pour afficher les icônes des applications ouvertes; appuyez sur la touche Tabulation pour atteindre l’icône WebEx et placer ainsi la fenêtre WebEx en avant-plan
  7. Cliquez sur le bouton Démarrer une réunion puis sur Start Meeting
  8. Cliquez sur le bouton Partage d’écran (Share Content)
  9. Choisissez quel écran vous souhaitez partager (Screen 2) ; une barre orange indiquant You’re sharing your screen doit apparaître en haut du moniteur No 2
  10. Cliquez n’importe où sur votre diaporama (la fenêtre WebEx part en arrière-plan)
  11. Faites défiler votre diaporama comme d’habitude
  12. Pour arrêter le partage de l’écran, pointez sur l’indication You’re sharing your screen puis cliquez sur Stop Sharing
  13. Mettez fin à la WebExMeeting

2ème solution un peu bricolée : vous ne possédez pas de 2ème écran mais un IPhone ou mieux encore un IPad

  • Commencez par installer PowerPoint (gratuit dans l’App store) sur votre IPhone et votre IPad
  • Sur votre Mac
    • Activez le Wifi
    • Activez Airdrop (tapez Airdrop dans la zone de recherche du Mac); ce qui a pour effet d’afficher une fenêtre du Finder
  • Assurez-vous que l’Iphone ou l’Ipad soit actif (écran allumé)
  • Dans la fenêtre AirDrop, faites glisser le fichier PowerPoint sur l’icône du périphérique souhaité apparaissant dans la fenêtre Airdrop :

  • Sur le périphérique, acceptez la réception du fichier et choisissez de l’ouvrir dans PowerPoint
  • Une fois le fichier ouvert, sur votre périphérique, passez en Mode Présentateur (onglet Diaporama) et faites défiler les diapositives

  • Sur votre Mac, ouvrez votre présentation PowerPoint, passez en mode Diaporama > bouton Lire à partir du début
  • Consultez les points 6 à 13 ci-dessus pour partager votre écran dans WebEx (sans le point 9. évidemment)

Mac OS – Signer rapidement un PDF dans Aperçu

Contexte

Vous êtes en train de compléter un formulaire PDF (à l’ordi, pas au stylo…). Une zone a été prévue pour y placer votre signature mais vous ne savez pas trop comment vous y prendre pour signer ce document (vous n’avez pas envie d’imprimer le formulaire, le signer, puis le scanner…)

Solution

  • Prenez tout d’abord une feuille de papier blanc et écrivez votre signature (au stylo-bille bleu ou noir)
  • Ouvrez le formulaire PDF dans Aperçu (bouton droit > Ouvrir Avec…)
  • Dans Aperçu, demandez d’afficher la barre d’outils (le bouton Outils peut changer d’apparence en fonction des versions)

  • Cliquez sur le bouton Signature > Créer une signature > onglet Appareil photo
  • Prenez votre feuille de papier et placez votre signature devant l’oeil de la caméra de votre MacBook ou IMac; une ligne bleue vous permet d’aligner correctement votre signature
  • Ne bougez plus (c’est la partie la plus difficile) et cliquez sur le bouton Terminé
  • Votre signature est maintenant mémorisée et figure dans la galerie des signatures (sous le bouton Signature)
  • Cliquez simplement sur votre signature; placez-la à l’endroit souhaité sur le PDF et redimensionnez-la si nécessaire

Si vous n’avez pas présentement de PDF à signer mais que vous souhaitez juste mémoriser votre signature dans Aperçu :

  • Ouvrez Aperçu, allez dans le menu Outils > Annoter > Signature > Gérer les signatures > Créer une signature

Vous pouvez bien entendu créer plusieurs signatures; elles seront mémorisées dans Aperçu pour une utilisation ultérieure.

Mac OS : Renommer des fichiers à la volée

Contexte

Vous avez pris des centaines de photos d’un site archéologique en vue par exemple d’alimenter une base de données FileMaker. Votre appareil a attribué aux photos des noms de fichier que vous ne trouvez pas follement clair tel que IAS-VIB-000001.jpg.

Vous souhaitez donner à ces photos – en une seule opération – un nom plus parlant incluant par exemple le lieu, le mois et l’année de la prise de vue* ainsi qu’un numéro de série automatique par exemple « Thailande_mai_2018_00001.jpg ».

Solution (valable dès OS 10.11)

  • Faites par prudence une copie du dossier qui contient les photos à renommer
  • Ouvrez le dossier et sélectionnez toutes les photos
  • Allez dans le menu Fichier > Renommer les X éléments
  • Choisissez par exemple les options ci-dessous et validez

* vous ne souhaitez pas la date et l’heure du renommage, d’où les choix ci-dessus

Curieusement, cette manipulation n’a pas de conséquence sur la Date de modification des fichiers… ce qui est plutôt une bonne nouvelle.

Word 2016 PC – Editer d’anciennes équations

Contexte

Vous disposez de documents Word contenant des équations créées il y a quelques années avec l’éditeur d’équations. Or, lorsque vous faites un double clic sur l’équation dans le but de la modifier, vous obtenez un message d’erreur « The server application, source file or item cannot be found… ». Vous remarquez également que l’outil Equation de l’onglet Insertion ne vous est d’aucun secours.

Solution : installer le complément Equation

  • Fermer toutes les applications Office
  • Allez dans le Panneau de configuration > Programmes et fonctionnalités
  • Sélectionnez Microsoft Office et cliquez sur le ?bouton Modifier
  • Choisissez Ajouter ou supprimer des composants
  • Déroulez les Outils Office
  • Déroulez les options de l’Editeur d’équations
  • Choisissez Exécuter à partir du disque dur

Word – Comparer deux versions d’un document

Contexte

Vous disposez d’un document original et d’une copie sur laquelle un relecteur a apporté des modifications (insertion, suppression de texte, mises en forme, etc..). Vous souhaitez savoir quelles sont les différences entre ces deux documents.

Solution

  • Ouvrez Word et allez dans le menu Outils > Suivi des modifications > Comparer des documents (dans Word 2016 vous pouvez aussi cliquer sur l’onglet Révision > Bouton Comparer)
  • Dans la zone Document Original, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le document original
  • Dans la zone Document Révisé, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez la copie modifiée par le relecteur
  • Dans la boîte de dialogue Comparer des documents, cliquez sur le bouton permettant d’accéder aux options de comparaison et faites éventuellement des changements; c’est dans ces options que vous pouvez notamment décider que les modifications doivent être affichées ou non dans un nouveau document (l’original et la copie demeurant alors intactes)

  • Cliquez sur le bouton OK pour lancer la comparaison; vous obtenez alors un troisième document affichant toutes les différences sous forme de marque de révision
  • Traitez ces marques de révision comme vous en avez l’habitude

EndNote – Créer une bibliographie thématique

Contexte

Vous souhaitez obtenir dans EndNote une bibliographie thématique basée par ex. sur des mots-clés présents dans vos références (ou sur des noms d’auteurs ou sur des dates). Vous prévoyez d’imprimer cette bibliographie et également d’en faire un document (PDF ou Word).

Solution

  • Dans EndNote, sélectionnez les références à inclure dans la bibliographie thématique
  • Allez dans le menu References > Show Selected References
  • Allez dans le menu Tools > Subject Bibliography
  • Cliquez sur le champ souhaité (par ex. Keywords); c’est donc ce champ-là qui déterminera le regroupement des références :

  • Après validation, une 2ème boîte de dialogue affiche la liste des termes saisis dans le champ Keywords (pour les références sélectionnées préalablement) :

  • Choisissez à l’aide de la touche Cmd les termes souhaités et validez
  • Après validation, EndNote affiche la bibliographie thématique :

  • Utilisez ensuite les options présentes dans cette fenêtre :
    • Output Style permet d’appliquer un autre style
    • Le bouton Layout permet de personnaliser les formats des éléments de la bibliographie ainsi que la manière dont les termes choisis sont triés
    • Le bouton Terms permet d’ajouter ou de supprimer des termes choisis au préalable
    • Les boutons Print Preview et Print permettent d’imprimer la bibliographie thématique (ou d’en faire un PDF)
    • Le bouton Save As permet d’enregistrer la bibliographie thématique au format RTF, HTML ou Text Document UTF-8

EndNote – Modifier la librairie à synchroniser

Contexte

Vous avez activé la synchronisation d’une librairie se trouvant sur votre ordi avec votre compte MyEndNoteWeb. Vous souhaitez changer la librairie à synchroniser car vous disposez d’une nouvelle librairie.

Après cette procédure, la nouvelle librairie sera synchronisée avec le compte EndNoteWeb. Toutefois, comme il est possible de ne synchroniser qu’une seule librairie, « l’ancienne » et la « nouvelle » seront fusionnées.

Solution

  • Ouvrez la nouvelle librairie à synchroniser dans EndNote
  • Allez dans le menu EndNote > Preferences > catégorie Sync; vous constatez que la librairie qui va être synchronisée est encore « l’ancienne »
  • Sortez des Préférences d’EndNote (il s’agissait juste d’une vérification)
  • Cliquez sur le bouton Sync Library pour lancer la nouvelle synchronisation
  • Répondez YES au message qui apparaît :

  • Par sécurité, acceptez ensuite la création d’une copie compressée de votre librairie
  • Connectez-vous à votre compte MyEndNoteWeb, vous constatez que les deux librairies ont été fusionnées
  • Procédez ensuite une recherche de doublons dans EndNote (References > Find Duplicates) ou dans MyEndNoteWeb (Organize > Find Duplicates)