PowerPoint365 – Différences entre Insérer un audio préenregistré, Enregistrer un audio ou Enregistrer une narration

Contexte

Vous souhaitez insérer de l’audio sur certaines de vos diapositives afin de commenter votre cours. Votre objectif est double : 1° vous souhaitez pouvoir utiliser ce fichier en tant que Diaporama classique lors d’un cours en présentiel et 2° en faire une vidéo à poster sur une plateforme de formation. L’idée étant comme toujours de s’embêter le moins possible…

Pour rappel, la petite étoile noire ★ placée à proximité d’une diapositive indique soit la présence d’un élément multimédia (audio ou vidéo) ou la présence d’un minutage lié à un effet d’animation ou de transition.

Il existe donc 3 possibilités pour insérer un élément audio sur une diapositive :

  1. Insérer un audio préenregistré (un hululement de chouette, une réplique de film ou un dialogue entre deux personnes)
  2. Enregistrer un son en direct
  3. Enregistrer une narration

Ces 3 possibilités semblent identiques, toutefois il y a quelques petites différences qu’il est utile de connaître…

1. Pour insérer un audio préenregistré

  1. Mettez-vous sur la diapositive souhaitée en mode d’affichage Normal
  2. Allez dans l’onglet Insertion > bouton Audio > Audio à partir d’un fichier > choisissez le fichier audio et validez

Résultat en Mode d’affichage Normal

A pour effet d’insérer l’icône Audio au milieu de la diapositive par-dessus le texte existant.

Résultat en Mode Diaporama

  • L’icône Audio n’est pas automatiquement masquée pendant la présentation (l’option Masquer pendant la présentation n’est pas cochée dans l’onglet Lecture*); l’icône Audio va se placer par-dessus le texte existant
  • Le démarrage du son se fait Au clic dans la séquence (onglet Lecture) autrement dit au clic de souris fait par le présentateur (ou la touche Enter ou la barre d’espacement)
  • Il n’y a pas de minutage associé à l’audio (l’option Utiliser le minutage de l’onglet Diaporama est sans effet même si elle est active)

*Il est donc nécessaire de cocher manuellement l’option Masquer pendant la présentation une à une sur toutes les dias où se trouvent des audios (30 icônes audio = 30 x la manip) ou de placer l’icône Audio à un endroit où elle ne masque pas le texte.

Résultat lors d’une exportation au format vidéo (MP4)

  • L’utilisateur doit cliquer au début pour démarrer la vidéo (ou appuyer sur la barre d’espacement)
  • Si elle n’a pas été masquée manuellement dans PowerPoint, l’icône Audio est visible sur la dia (elle ne sert à rien et elle masque le texte)

2. Pour Enregistrer un son en direct

  1. Mettez-vous sur la diapositive souhaitée en mode d’affichage Normal
  2. Allez dans l’onglet Insertion > bouton Audio > Enregistrer l’audio
  3. Dans le volet Enregistrer l’audio, appuyez sur le rond rouge, commencez à parler, puis appuyez sur le carré rouge pour mettre fin à l’enregistrement, puis cliquez sur Insérer
  4. Une fois inséré sur la dia, vous pouvez, si souhaité, enregistrer ce son de manière indépendante (clic-droit sur l’icône audio > Enregistrer l’élément multimédia en tant que)

Résultat en Mode d’affichage Normal

A pour effet d’insérer l’icône Audio au milieu de la diapositive par-dessus le texte existant.

Résultat en Mode Diaporama

  • L’icône Audio n’est pas automatiquement masquée pendant la présentation (l’option Masquer pendant la présentation n’est pas cochée dans l’onglet Lecture*); l’icône Audio va se placer par-dessus le texte existant
  • Le démarrage du son se fait Au clic dans la séquence (onglet Lecture) autrement dit au clic de souris fait par le présentateur (ou la touche Enter ou la barre d’espacement)
  • Il n’y a pas de minutage associé à l’audio (l’option Utiliser le minutage de l’onglet Diaporama est sans effet même si elle est active)

*Il est donc nécessaire de cocher manuellement l’option Masquer pendant la présentation une à une sur toutes les dias où se trouvent des audios (30 icônes audio = 30 x la manip) ou de placer l’icône Audio à un endroit où elle ne masque pas le texte.

Résultat lors d’une exportation au format vidéo (MP4)

  • L’utilisateur doit cliquer au début pour démarrer la vidéo (ou appuyer sur la barre d’espacement)
  • Si elle n’a pas été masquée manuellement, l’icône Audio est visible sur la dia (elle ne sert à rien et elle masque le texte)

On peut en conclure que les 2 méthodes ci-dessus sont quasiment identiques quant au résultat final.

3. Pour enregistrer une narration

  1. Placez-vous sur la diapositive souhaitée en mode d’affichage Normal
  2. Allez dans l’onglet Diaporama > bouton Enregistrer le diaporama; la présentation s’affiche dans la fenêtre Enregistrement (dont l’aspect est similaire à celui du mode Présentateur), avec des boutons en haut pour démarrer, interrompre et arrêter l’enregistrement
  3. Dans cette fenêtre d’enregistrement, utilisez les boutons Caméra et Micro :
    1. Si vous disposez de plusieurs caméras (par ex. la caméra intégrée de votre MacBookPro et une WebCam), choisissez celle qui vous convient le mieux dans le menu du bouton Caméra
    2. Si vous ne souhaitez pas que votre visage apparaisse dans une miniature au bas des diapositives, cliquez simplement sur le bouton Caméra pour la désactiver
  4. Lorsque vous êtes prêt à commencer l’enregistrement, cliquez sur le bouton rond rouge; un compte à rebours trois secondes s’ensuit, puis l’enregistrement commence
  5. A la fin de la narration, appuyez sur la touche ESC pour arrêter l’enregistrement
  6. Appuyez sur la flèche blanche pour écouter votre narration; si nécessaire supprimez la narration (bouton Poubelle) et recommencez
  7. Cliquez sur la diapositive suivante pour enregistrer la prochaine narration et répétez les opérations ci-dessus jusqu’à la fin de la présentation
  8. Finalement, pour sortir de la fenêtre d’enregistrement, appuyez à nouveau sur la touche ESC

Résultat en Mode d’affichage Normal

Si la caméra était masquée, une icône Audio apparaît en bas à droite de la diapositive sans empiéter sur un éventuel pied de page. Dans le cas où la caméra était active, un rectangle apparaît en bas à droite.

Résultat en Mode Diaporama

  • L’icône Audio est automatiquement masquée pendant la présentation (l’option Masquer pendant la présentation est cochée dans l’onglet Lecture)
  • Le démarrage du son se fait Automatiquement (onglet Lecture) dès que la diapositive est affichée; l’orateur n’a pas besoin de cliquer ou d’appuyer sur Enter pour lancer le son
  • Un minutage est associé à l’audio; l’option Utiliser le minutage est active (onglet Diaporama)
  • A la fin de la narration, le passage à la diapositive suivante est automatique; par exemple, si la narration dure 20 secondes, un effet de transition (dans l’onglet Transition, zone Après) de la même durée est automatiquement ajouté par PowerPoint permettant ainsi le passage à la diapositive suivante. Rien ne vous empêche de rallonger le temps d’exposition de la diapositive en indiquant 30 secondes au lieu de 20 (dans l’onglet Transition, zone Après); bien entendu, il ne faudrait pas indiquer une valeur plus basse que la durée du son car celui-ci serait tronqué
  • L’orateur peut décider s’il souhaite activer ou désactiver l’option Lire les narrations (onglet Diaporama); cette possibilité est intéressante car elle permet de disposer de la même présentation pour un cours en présentiel et pour un cours diffusé en ligne au format powerpoint ou au format vidéo; en présentiel, l’orateur va décocher l’option Lire les narrations alors que pour réaliser une vidéo il va cocher cette option

Résultat au format vidéo (MP4)

  • L’utilisateur doit cliquer au début pour démarrer la vidéo (ou appuyer sur la barre d’espacement)
  • L’icône Audio n’est pas visible sur la diapositive

PS : Lorsque vous exportez une présentation PowerPoint au format vidéo, les diapositives sans minutage restent par défaut affichées durant 5 secondes; vous pouvez changer cette valeur lors de l’exportation.

MindManager – Exporter une map en vue d’une diffusion à vos collègues ou étudiants

Contexte

Vous avez créé une map pour présenter votre cours (ou votre projet ou comme note de réunion). Vous souhaitez diffuser cette map mais : 1° vous n’avez pas de compte MindJet pour la déposer sur leur Cloud, 2° vous êtes sûr que vos correspondants ne possèdent pas cette application et 3° vous souhaitez leur envoyer un fichier interactif (ils doivent pouvoir développer ou non les sujets, ouvrir les pièces jointes ou les notes).

Les sujets et sous-sujets de votre map comportent éventuellement les éléments suivants : des pièces jointes (format Word ou PDF), des images (PGN, GIF, JPG), des marqueurs de sujet (drapeaux, priorités…) des relations, quelques notes, des liens hypertextes (internes à la map ou des URL).

Solution

  • Ouvrez votre map et vérifiez une dernière fois que tout est OK
  • Dans le ruban, cliquez sur le bouton Partager et choisissez Web/HTML5
  • Enregistrez et envoyez le fichier HTML par email
  • Pour ouvrir votre map, vos correspondants pourront utiliser Chrome, FireFox, Safari….
    Ils disposeront des boutons ci-dessous pour visualiser les sujets (Recherche d’un sujet, Centrage de la map, Centrage sur un sujet après l’avoir sélectionné, Ajustement de la map par rapport à la fenêtre et Curseur de zoom).

  • En haut à gauche de la fenêtre du navigateur utilisé par vos correspondants, le bouton Menu leur permet d’imprimer la map ou d’en faire un PDF.

PowerPoint365 – Exporter une présentation au format MP4

Contexte

Vous disposez d’une présentation PowerPoint (extension pptx) et vous souhaitez réaliser deux choses :

  • Ajouter une narration sur vos diapositives
  • Sauvegarder la présentation dans un format vidéo compatible avec le plus grand nombre d’utilisateurs

Etape 1 – Vérifier les paramètres audio de votre Mac

  • De préférence, utilisez un microphone externe (par ex. celui de vos écouteurs Apple) car il filtrera les bruits ambiants
  • Allez dans Préférences Système > Son > onglet Entrée > Microphone externe et réglez les curseurs
  • Parlez dans le micro; une fois le test vocal réalisé (les barres grises du niveau d’entrée doivent bouger), quittez les Préférences Système

Concernant le micro interne, si vous êtes curieux… il est situé dans le haut-parleur gauche sur les MacBookPro.

Etape 2 – Ajouter une narration voir le point 3 de l’article https://people.unil.ch/jacquelinefrey/2020/06/powerpoint-2019-365-differences-entre-inserer-un-audio-preenregistre-enregistrer-un-audio-ou-enregistrer-une-narration/

Souvenez-vous que PowerPoint n’enregistre pas de narration entre les diapositives (lors du passage d’une diapositive à l’autre). Veillez donc à faire des pauses verbales entre les diapositives.

Etape 3 – Enregistrer la vidéo

  • Allez dans le menu Fichier > Exporter > Format du fichier MP4
  • Choisissez une qualité « Internet » au lieu de « Qualité présentation »; la présentation sera ainsi plus facile à ouvrir par différents lecteurs (QuickTime, VLC) et plus légère en Mo
  • Cliquez sur Exporter et attendez avant de quitter PowerPoint (la conversion peut prendre du temps; pour connaître son avancement, vérifier la barre d’avancement au bas de l’interface de PowerPoint)

Etape 4 – Démarrer la vidéo

  • Ouvrez le fichier MP4 et, selon le lecteur utilisé, appuyez sur la barre d’espacement pour démarrer la lecture; les diapositives sans narration défilent automatiquement après quelques secondes
  • A la fin de la vidéo, celle-ci s’arrête sans autre message (d’où l’utilité de prévoir une diapositive de fin dans votre présentation)

Word 2016 – Copier ou importer des styles

Contexte

Vous possédez un document Word comportant des styles personnalisés que vous aimeriez pouvoir utiliser dans un autre document Word.

Solution No 1 : Copier / Coller un style d’un document à l’autre

Cette méthode est utile si vous souhaitez juste copier 2 ou 3 styles.

  • Ouvrez les deux documents
  • Sélectionnez la marque de paragraphe ¶ du paragraphe possédant le style souhaité (sans sélectionner le texte)
  • Cliquez sur le bouton Copier
  • Allez dans l’autre document, placez-vous à la fin du paragraphe auquel vous désirez attribuer le style
  • Cliquez sur le bouton Coller

Solution No 2 : Exporter / Importer des styles d’un document à l’autre

Cette méthode est utile si vous souhaitez copier de nombreux styles.

  • Ouvrez le document possédant les styles à exporter
  • Ouvrez le menu Mise en forme > Style > bouton Organisateur
  • Dans la liste de gauche figurent les styles du document actif; dans celle de droite sont affichés ceux du modèle Normal.dotm
  • Cliquez sur le bouton Fermer le fichier de droite ; celui-ci affiche alors Ouvrir le fichier et permettra d’accéder à la liste de vos documents
  • Dans la boîte de dialogue Choisissez le modèle à ajouter, cliquez sur le bouton Options en bas à gauche
  • Déroulez la liste Activer et choisissez l’option Document Word
  • Sélectionnez le fichier dans lequel vous souhaitez importer les styles et cliquez sur Ouvrir
  • Dans la liste de gauche, sélectionnez tous les styles à copier et cliquez sur le bouton Copier

EndNote – Modifier la librairie à synchroniser

Contexte

Vous avez activé la synchronisation d’une librairie se trouvant sur votre ordi avec votre compte MyEndNoteWeb. Vous souhaitez changer la librairie à synchroniser car vous disposez d’une nouvelle librairie.

Après cette procédure, la nouvelle librairie sera synchronisée avec le compte EndNoteWeb. Toutefois, comme il est possible de ne synchroniser qu’une seule librairie, « l’ancienne » et la « nouvelle » seront fusionnées.

Solution

  • Ouvrez la nouvelle librairie à synchroniser dans EndNote
  • Allez dans le menu EndNote > Preferences > catégorie Sync; vous constatez que la librairie qui va être synchronisée est encore « l’ancienne »
  • Sortez des Préférences d’EndNote (il s’agissait juste d’une vérification)
  • Cliquez sur le bouton Sync Library pour lancer la nouvelle synchronisation
  • Répondez YES au message qui apparaît :

  • Par sécurité, acceptez ensuite la création d’une copie compressée de votre librairie
  • Connectez-vous à votre compte MyEndNoteWeb, vous constatez que les deux librairies ont été fusionnées
  • Procédez ensuite une recherche de doublons dans EndNote (References > Find Duplicates) ou dans MyEndNoteWeb (Organize > Find Duplicates)

EndNote – Exporter une librairie EndNote dans Mendeley

Contexte

Vous êtes un utilisateur d’EndNote et un nombre important de vos références possède des annexes. Vous aimeriez exporter votre librairie dans Mendeley en récupérant bien entendu les annexes (par ex. parce que vous quittez l’Unil ou ne voulez tout simplement plus utiliser EndNote).

Solution

  • Ouvrez EndNote et ouvrez la librairie à exporter
  • Allez ensuite dans le menu File > Export
  • Choisissez le type de fichier XML et Show All Fields dans la liste Output Style
  • Décochez l’option Export Selected References et validez
  • Ouvrez Mendeley et créez éventuellement un nouveau dossier
  • Allez dans le menu File > Import > EndNote XML
  • Choisissez le fichier XML et validez

Remarquez que la structure des dossiers créée dans EndNote n’est malheureusement pas reprise dans Mendeley.

EndNote – Récupérer des types de références personnalisés

Contexte

Vous avez créé des types de références personnalisés et vous avez copié votre librairie de la machine No 1 sur la machine No 2 (vous avez deux ordis). Vous constatez que les références basées sur un type personnalisé par ex. « Screenshot » sur la machine No 1 porte le nom « Unused 1 » ou « Mon type » sur la machine No 2 au lieu du nom « Screenshot ». De plus, le style personnalisé n’est pas disponible lors de la création de nouvelles références.

Solution

  • Sur la 1ère machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Export; cela crée un fichier XML
  • Copiez ce fichier sur une clé USB (ou autre…) et copiez-le sur la 2ème machine (par ex. sur le Bureau)
  • Sur la 2ème machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Import et désignez le fichier XML

Attention ! Tous les types de références de la 1ère machine sont contenus dans ce fichier XML; ils écraseront donc les types se trouvant sur la 2ème machine.

EndNote – Synchroniser des librairies locales à l’aide de MyEndNoteWeb

Situation No1 – 1 personne, 2 machines

Vous disposez de deux ordinateurs (par ex. un Mac à la maison, un PC au bureau). Vous avez créé une librairie EndNote et vous aimeriez pouvoir la stocker en local sur chacune des machines. Pour des raisons d’ergonomie (l’interface de MyEndNoteWeb ne vous semble pas assez pratique), vous souhaitez utiliser EndNote sur les deux machines. Vous souhaitez que les librairies locales se mettent à jour lorsque vous effectuez des modifications.

Les styles personnalisés ainsi que les types de références personnalisés que vous auriez créés sur la 1ère machine ne seront pas synchronisés (donc pas disponibles) sur la 2ème machine.

Situation No2 – plusieurs personnes, plusieurs machines

Vous travaillez en équipe et vous souhaitez que chaque collaborateur qui possède sa propre machine puisse alimenter et éditer la même librairie

Solution dans les deux cas : utilisez un compte MyEndNoteWeb pour fusionner, lier et mettre à jour les librairies locales

Faites toujours une copie de sauvegarde de votre librairie avant toute manipulation (File > Compressed Library)

  • Ouvrez la librairie locale à synchroniser sur la machine No1 et paramétrez la synchronisation (menu EndNote > Preferences > Sync > Enable Sync)
  • Remarquez, dans la boîte de dialogue ci-dessous, que la zone Sync this EndNote Library n’est pas éditable ; pour pouvoir ajouter dans cette zone la librairie que vous avez ouverte, vous devez cliquer sur le bouton Sync Library présent dans la barre d’outils d’EndNote

synMac

  • Une fois les paramètres saisis et la synchronisation effectuée avec succès, faites une copie de la librairie (File > Compressed Library)
  • Ouvrez le compte MyEndNoteWeb (https://access.clarivate.com/login?app=endnote) afin de vérifier que les références s’y trouvent (si la librairie était déjà ouverte sur le Web, un Refresh de la page est nécessaire)
  • Copiez et ouvrez la librairie sur la machine No 2 et paramétrez la synchronisation de la même manière (avec le même identifiant) que sur la machine No1
  • Cliquez sur le bouton Sync Library et acceptez la fusion entre les deux librairies; le chemin d’accès sera alors ajouté dans la zone Sync this EndNote Library :

fusion

  • Testez le résultat en créant une référence-test dans la librairie local de la machine No 2; cliquez sur le bouton de synchronisation, ouvrez votre compte MyEndNoteWeb (la référence-test doit s’y trouver), ouvrez ensuite votre librairie locale sur la machine No 1, cliquez sur le bouton de synchronisation (la référence-test doit apparaître)

Remarquez que je n’ai pas activé la synchronisation automatique (Sync Automatically) d’où la nécessité de cliquer sur le bouton de synchronisation (ce qui me semblait plus prudent).

EndNote – Exporter une librairie EndNote dans Zotero

Contexte

Vous êtes un utilisateur d’EndNote et un nombre important de vos références possède des annexes. Vous aimeriez exporter votre librairie dans Zotero en récupérant bien entendu les annexes (par ex. parce que vous quittez l’Unil ou ne voulez tout simplement plus utiliser EndNote).

Solution

  • Ouvrez EndNote et ouvrez la librairie à exporter
  • Appliquez le style RefMan (RIS) Export à votre librairie
  • Si souhaité, sélectionnez les références à exporter
  • Allez ensuite dans le menu File > Export
  • Choisissez de sauvegarder le fichier .Txt dans le dossier .Data qui contient les données d’EndNote (par ex. Documents / MyLibrary.Data)
  • Choisissez les options d’exportation ci-dessous :

export Zotero

  • Validez l’enregistrement et quittez EndNote
  • Ouvrez Zotero, allez dans le menu Fichier et créez éventuellement une nouvelle Collection
  • Allez dans le menu Fichier > Importer et désignez le fichier .Txt à importer (lequel doit donc se trouver dans le dossier .Data d’EndNote)
  • Vérifiez les références importées, notamment la présence des pièces jointes

Remarquez que la structure des dossiers créée dans EndNote n’est malheureusement pas reprise dans Zotero.

FileMaker – Exporter des enregistrements dans Word

Contexte

Vous disposez d’une base de données FileMaker stockant des données de type bibliographique (Auteur, Titre, Edition, Année…). Vous avez besoin d’exporter ces données dans Word afin de les mettre en page. Vous souhaitez que les données soit séparées par des virgules. Vous avez essayé sans succès l’export au format .CSV (séparé par des virgules) car celui-ci requière plusieurs manipulations et donne in fine un résultat qui ne vous convient pas.

Solution : exporter en HTML

  • Dans FileMaker > placez-vous sur le modèle souhaité > ouvrez le menu Fichier > Exporter des enregistrements > type Tableau HTML
  • Choisissez les rubriques à exporter et leur ordre d’exportation
  • Choisissez le jeu de caractères Unicode (UTF-8) et cliquez sur Exporter
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier .htm et ouvrez-le avec Word
  • Sélectionnez le tableau > menu Tableau > Convertir > Tableau en texte > option Séparer le texte par des virgules

Si vous faites cela souvent, pensez à automatiser la procédure dans FileMaker dans un script :

export HTML

Si vous faites cela très souvent, pensez à automatiser la procédure dans Word dans une macro (utilisez pour cela l’Enregistreur de l’onglet Développeur). Associez cette macro à un raccourci-clavier.

macro

Cette macro converti le tableau en texte, sépare les données par des virgules, affiche le document en Mode page et place le curseur au début du document.