Word – Créer un dictionnaire personnel de noms propres

Contexte

Vous travaillez sur des documents mentionnant régulièrement des villes et villages de l’île d’Anglesey. Vous butez régulièrement sur l’orthographe de certains noms dont le fameux village de « Llanfairpwllgwyngyllgogerychwyrndrobwllllantysiliogogogoch ».

Remarque: sur cette île, certains noms de villages ne comportent d’un seul mot, d’autres sont composés tel que « Llanfihangel Ysgeifiog ».

Vous souhaitez pouvoir disposer d’un système permettant de repérer et corriger les noms des villages lorsque ceux-ci sont mal orthographiés dans vos documents.

Solution : se créer un dictionnaire personnel

  • Pour pouvoir créer un dictionnaire personnel avec les noms des villes d’Anglesey, vous devez disposer au départ d’un document Word listant les mots à ajouter au futur dictionnaire, lesquels seront séparés par des Enter, comme ceci :

  • Indiquez que cette liste est en Anglais GB.
  • Sauvegardez ce document au format Word (vous en aurez sans doute besoin à une autre occasion)
  • Copiez la liste des noms des villes
  • Allez dans les Préférences de Word > Grammaire et orthographe
  • Cliquez sur le bouton Dictionnaires puis bouton Nouveau
  • Dans la boîte de dialogue Enregistrer, donnez un nom au fichier, par ex. « VillesAnglesey.dic ». Si on est tatillon, ce fichier devrait être classé dans le dossier « /Users/votrenom/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office » mais vous pouvez fort bien le sauvegarder dans votre dossier Documents

  • Une fois le fichier créé, indiquez dans la boîte de dialogue ci-dessus que le dictionnaire est en anglais et cliquez sur OK
  • Allez dans votre dossier Documents et ouvrez le fichier « VillesAnglesey.dic » avec TextEdit (clic droit > Ouvrir avec…)
  • Dans le fichier ainsi ouvert, supprimez la ligne #LID qui ne sert à rien
  • Collez la liste des noms des villes que vous aviez copiée:

  • Sauvegardez le fichier VillesAnglesey.dic (Cmd+S) et quittez TextEdit
  • Ouvrez un nouveau document Word (ou un ancien) et testez votre dictionnaire personnel en tapant par ex « Llanfairpwllgwyngyllgogerychwyrndrobwllllantysiliogogogoch » en veillant bien évidemment à faire une faute d’orthographe
  • En se basant sur VillesAnglesey.dic, Word va indiquer que le mot est écrit faux et va vous proposer de le corriger via le système des corrections automatiques

Attention : les noms des villages composés de plusieurs mots ne seront pas pris en compte; en effet Word ne « supporte » dans ses dictionnaires (y.c. le vôtre) qu’un seul mot par paragraphe.

MindManager – Ajouter des icônes perso dans la palette des marqueurs

Contexte

Vous souhaitez ajouter des icônes aux différents sujets de votre map. Malheureusement, les icônes proposées dans la palette des marqueurs ne conviennent pas pour différentes raisons. Vous disposez de fichiers images que vous aimeriez utiliser à la place des icônes standards.

En ce qui me concerne, mes fichiers images sont au format .png (ça pourrait être une autre extension). Or, les 71 icônes standard proposées par MindManager sont de type .icns.

Préparatifs : convertir les images .png. au format .icns

  • Créez sur votre bureau un dossier « Ico » et copiez-y les images .png souhaitées
  • Sélectionnez les images > clic droit > Renommer les XX éléments et faites les choix suivants:

…aussi étonnant que cela puisse paraître cette grossière astuce fonctionne…

Placer les fichiers .icns au bon endroit et les exploiter dans MindManager

  • Vérifiez que MindManager est fermé et allez dans le dossier :

/Users/votreNom/Library/Application Support/Mindjet/Mindjet MindManager/10/French/Library/Icons … vous y trouverez les 71 icônes standard

  • Glissez dans ce dossier les icônes .icns que vous avez précédemment préparées
  • Ouvrez votre map dans MindManager
  • Ouvrez le menu Fenêtre > Afficher l’Inspecteur > si nécessaire cliquez sur l’onglet Marqueurs dans la palette
  • Cliquez sur le + au bas de la palette des marqueurs > Nouveau groupe d’icônes > Nommez ce nouveau groupe (par ex. ci-dessous Mes icônes)
  • Faites ensuite un clic-droit sur le groupe ainsi créé > Nouvelle icône
  • Donnez un nom à l’icône et choisissez-la dans la galerie > cliquez sur OK
  • Faites la même chose pour les autres icônes à ajouter au groupe afin d’obtenir ceci:

  • Dans votre map, appliquez une icône personnalisée à un sujet; remarquez qu’une fois insérée, l’icône sur le sujet change lorsque vous cliquez dessus (MM fait le tour des icônes du groupe Mes icônes)

Enregistrer le groupe d’icônes personnalisées

Remarquez que le groupe d’icônes appartient à la map courante. Si vous souhaitez disposer de votre groupe d’icônes personnalisées dans de futures maps :

  • Sauvegardez votre travail sous forme de modèle (mmat) et utilisez ce modèle à l’avenir

Ou

  • Ouvrez la map possédant le groupe d’icônes personnalisées
  • Dans la palette des marqueurs, cliquez sur le menu contextuel du groupe (petite flèche) > choisissez la commande Enregistrer des marqueurs dans le fichier puis donnez un nom au fichier (extension .mmms)
  • Ouvrez une nouvelle map ou une map existante, cliquez sur la roue crantée au bas de la palette des marqueurs > Assigner des marqueurs du fichier > désignez le fichier .mmms

Word 2016 Mac – Ouvrir le modèle Normal.dotm – Mode Révision activé par défaut

Contexte

Vous souhaitez ouvrir et apporter des modifications au modèle Normal.dotm. Par exemple, pour une raison inconnue, Word ouvre systématiquement tous les documents avec le mode Révision actif (même les nouveaux documents vierges). Vous avez mis la main sur le modèle Normal.dotm au fin fond de votre Mac mais après plusieurs essais infructueux, vous constatez que vous ne parvenez pas à l’ouvrir car Word ouvre à chaque fois un nouveau document basé sur le modèle. Vous ne souhaitez pas supprimer le modèle Normal.dotm car vous y avez apporté des personnalisations que vous souhaitez conserver.

Solution : ouvrir Normal.dotm depuis Word

  • Ouvrez Word et fermez la fenêtre de démarrage proposant une galerie de modèles si celle-ci est ouverte
  • Allez dans le menu Fichier > Ouvrir
  • Cliquez sur le dossier de démarrage (icône « Maison ») portant habituellement votre nom afin de voir les sous-dossiers tels que Applications, Bureau, etc… le but étant d’atteindre le dossier « Bibliothèque »
  • Etant donné que le dossier « Bibliothèque » est masqué par défaut dans cette fenêtre, appuyez sur les touches CMD + MAJ + G
  • Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, tapez ~/Bibliothèque (le tilde s’obtient avec ALT + N) et cliquez sur Aller

  • Parcourez et ouvrez les dossiers Group Containers / UBF8T346G9.Office / Contenu utilisateur / Modèles et finalement le fichier Normal.dotm
  • Apportez les changements souhaités; dans notre exemple, il s’agit de désactiver le bouton Suivi des modifications de l’onglet Révision
  • Sauvegardez le modèle (CMD + S) et quittez Word
  • Ré-ouvrez Word de manière habituelle…

PowerPoint 2016 – Créer un modèle par défaut au format 4:3

Contexte

Le format Grand écran 16:9 proposé par défaut à la création d’une nouvelle présentation ne vous convient pas. Vous souhaitez pouvoir créer des présentations avec le format Standard 4:3.

Solution

  • Ouvrez PowerPoint et choisissez, dans la galerie des modèles à choix, de créer une nouvelle présentation basée sur le modèle « Nouvelle présentation »
  • Allez dans l’onglet Création > Bouton Taille des diapositives > Format Standard 4:3
  • Déroulez la galerie des thèmes à l’aide de la petite flèche et choisissez la commande Enregistrer le thème actif

  • Acceptez le dossier de sauvegarde proposé et donnez un nom à ce nouveau thème par ex. Standard 4-3.thmx
  • Dans l’onglet Création, déroulez à nouveau la galerie des thèmes, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le thème que vous venez de créer (figurant sous la catégorie Personnalisé; sa miniature n’est pas au bon format mais ça n’a pas d’importance…)
  • Choisissez la commande Définir comme thème par défaut
  • Quittez PowerPoint sans sauvegarder la présentation ouverte pour cette occasion
  • Réouvrez PowerPoint et créez une nouvelle présentation basée sur le modèle « Nouvelle présentation »; le thème maintenant appliqué est le format Standard 4:3

Remarquez que si vous choisissez un autre modèle que « Nouvelle présentation », le thème personnalisé Standard 4:3 ne sera pas appliqué.

Pour information, le thème personnalisé est classé dans
/Users/jfrey/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Contenu utilisateur/Themes

Excel – Créer une pyramide des âges hommes/femmes

Contexte

Vous êtes étudiant(e) en sciences criminelles et vous devez présenter des données de centaines d’individus sous forme de pyramide des âges. Vous disposez dans votre classeur Excel d’une colonne avec les âges, une colonne du nombre d’hommes et une colonne du nombre de femmes.

ages

Étant donné qu’Excel ne propose pas de pyramide dans ses modèles de graphes, il va falloir bricoler un peu.

Vous trouverez sur le Web différentes procédures pour créer des pyramides ; personnellement, j’ai une préférence pour celles qui n’ont pas d’impact sur les données du tableau. Le bricolage proposé ci-dessous ne porte donc que sur le graphe; vos données resteront intactes.

Solution

  1. Sélectionnez votre tableau > Onglet Accueil > Bouton Mettre sous forme de tableau > choisissez un modèle et validez
  2. Dans l’onglet Tableau, cochez l’option Ligne des totaux
  3. Dans la liste déroulante de la ligne des totaux, choisissez la formule MAX (pour les hommes et pour les femmes); cette information nous sera utile plus bas (au point 12) pour mettre en forme le graphique; imaginons que nous avons obtenu le chiffre maximum de 23
  4. max
  5. Cliquez sur votre tableau et allez dans l’onglet Insertion > groupe Graphiques > Barres > Barres groupées ; vous obtenez un graphe qui ne correspond pas du tout à ce que vous souhaitez…
  6. Augmentez la taille du cadre de votre graphe pour y voir plus clair
  7. Cliquez sur une des barres du graphe de la série des femmes (couleur orange) > allez dans l’onglet Mise en forme > bouton Volet Format > bouton Options des séries
  8. Activez l’option Axe secondaire
  9. Indiquez une Superposition de séries à 100 % et une largeur de l’intervalle à 0 %
  10. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe Horizontal (Valeur); ce qui a pour effet de sélectionner l’axe au bas du graphe
  11. Dans le Volet Format, cliquez sur le bouton Options d’axe
  12. Dans la zone Limite Minimum tapez la valeur suivante : – 25 (cette valeur représente un chouia plus que le chiffre maximum de 23 que nous avions obtenu au point 4 grâce à la formule =MAX
  13. Dans la zone Limite Maximum tapez la valeur suivante : 25 ; nous avons donc saisi la même valeur sauf que une est en négatif et l’autre en positif
  14. Dans le même volet, cochez l’option Valeurs en ordre inverse
  15. Dans le même volet, cliquez sur la catégorie Nombre
  16. Dans la zone Code de format, tapez Standard;Standard et cliquez sur Ajouter (le format personnalisé ainsi créé permet de supprimer les valeurs en négatif affiché pour cet axe)
  17. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe secondaire Horizontal (Valeur); ce qui a pour effet de sélectionner l’axe au haut du graphe
  18. Faites les mêmes choix que sous les points 12, 13, 15 et 16 (mais pas 14 !)
  19. Cliquez sur une des barres du graphe de la série des hommes (couleur bleue) > allez dans l’onglet Mise en forme > bouton Volet Format > bouton Options des séries
  20. Si nécessaire, activez l’option Axe principal
  21. Indiquez une Superposition de séries à 100 % et une largeur de l’intervalle à 0 % (ça commence à ressembler à quelque chose…)
  22. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe Vertical (Catégorie)
  23. Dans le Volet Format, cliquez sur le bouton Options d’axe > Étiquettes > tapez une valeur pour l’intervalle, par ex. 2
  24. Profitez de cette sélection pour mettre les âges en gras
  25. Saisissez un titre pour votre graphique
  26. Si vous trouvez que celui-ci manque de punch, cliquez sur la série de données des hommes (bleue) et attribuez une couleur de contour orange (onglet Mise en forme > bouton Contour ; faites l’inverse pour la série de données des femmes (orange) en attribuant une couleur de contour bleue
  27. Sélectionnez votre graphique et allez dans l’onglet Création de graphique > bouton Déplacer le graphique > Nouvelle feuille

pyramide

Outlook 2016 Mac – Ajouter un agenda Google

Contexte

Vous disposez d’un agenda Google et vous souhaiteriez pouvoir le consulter directement dans Outlook 2016 Mac.

Solution

  • Connectez-vous à votre compte Google via un navigateur et accédez à votre agenda Google
  • Ouvrez le menu contextuel de l’agenda > commande Paramètres de l’agenda :

agenda google

  • Sous la rubrique Adresse URL privée, cliquez sur le bouton ICAL et copiez l’URL
  • Quittez votre agenda Google
  • Connectez-vous à votre compte OWA de l’Unil puis allez dans Calendrier
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Mes calendriers > Ouvrir le calendrier
  • Collez l’URL dans la zone Calendrier Internet et cliquez sur Ouvrir
  • A l’aide d’un clic droit sur le dossier, renommez le calendrier si souhaité
  • Allez ensuite dans Outlook; vous trouverez votre agenda Google en tant que sous-dossier du dossier Principal portant votre nom

Outlook 2016 Mac – Ajouter une boîte aux lettres Gmail

Contexte

Vous utilisez Outlook 2016 sur Mac et souhaitez ajouter votre boîte aux lettres Gmail.

Solution

Cette procédure selon Google est susceptible de rendre votre compte plus vulnérable; c’est néanmoins la seule possibilité pour Outlook d’accéder à votre boîte aux lettres Gmail.

  • Connectez-vous à votre compte Google
  • Accédez aux paramètres de votre compte

compte gmail

  • Sous Connexion et sécurité, cliquez sur le lien Applications et sites connectés
  • Activez le paramètre « Autoriser les applications moins sécurisées »; cette option permet à Outlook d’accéder à votre boîte aux lettres Gmail
  • Déconnectez-vous de votre compte Google
  • Ouvrez Outlook, allez dans l’onglet Outils > Comptes
  • Ajoutez un compte « Autre adresse de messagerie »
  • Tapez les informations liées à votre compte
  • Cliquez sur Ajouter un compte
  • Cliquez ensuite sur le bouton Avancé > onglet Serveur et augmentez le délai de synchronisation des dossiers à env. 15 minutes (au lieu de 2)

Malheureusement, votre Google Agenda n’est pas ajouté lors de cette procédure.

Outlook 2016 Mac – Ajouter une boîte aux lettres iCloud

Contexte

Vous utilisez Outlook 2016 sur Mac et souhaitez ajouter votre boîte aux lettres iCloud.

Solution

  • Ouvrez Outlook, allez dans l’onglet Outils > Comptes
  • Ajoutez un compte « Autre adresse de messagerie »
  • Tapez les informations liées à votre compte
  • Cliquez sur Ajouter un compte
  • Cliquez ensuite sur le bouton Avancé > onglet Serveur et augmentez le délai de synchronisation des dossiers à env. 15 minutes (au lieu de 2)
  • Réglez éventuellement les options liées aux dossiers (onglet Dossiers)

Malheureusement, votre calendrier iCloud n’est pas ajouté lors de cette procédure.

 

Outlook 2013 – Créer un groupe de calendriers

Contexte

Vous travaillez en équipe sur un projet avec d’autres collaborateurs de l’Unil. Vous souhaitez rapidement afficher les calendriers de ces personnes afin de vérifier leur disponibilité. Ces personnes ne sont pas des collègues proches et n’ont pas partagé leur calendrier avec vous.

Solution : créer un groupe de calendriers

  • Dans l’onglet Accueil > groupe Gérer les calendriers > cliquez sur le bouton Groupes de calendriers > Créer un groupe de calendriers
  • Tapez le nom de votre choix pour le groupe de calendriers
  • Dans la liste d’adresses globale, cliquez sur le nom de la personne
  • Cliquez sur le bouton Membres du groupe
  • Faites de même pour ajouter les autres personnes puis validez; le nom du groupe s’affiche alors dans le volet des calendriers
  • Pour ajouter par la suite un autre calendrier, cliquez sur le nom du groupe avec le bouton droit de la souris > Ajouter un calendrier
  • Pour supprimer un calendrier du groupe, cliquez sur le nom du calendrier à supprimer avec le bouton droit de la souris > Supprimer le calendrier

Outlook 2013 – Régler l’affichage des calendriers

Contexte

Vous travaillez habituellement avec plusieurs calendriers et en avez affiché plus de 4. Vous remarquez alors qu’Outlook les affiche sous forme de Disposition horizontale (en ligne les uns sous les autres) plutôt que sous forme de Disposition verticale comme vous en avez l’habitude (les uns à côté des autres); vous préférez travailler avec cette dernière disposition.

Solution

  • Cliquez sur le bouton Lanceur situé dans le groupe Organiser de l’onglet Accueil
  • Dans la zone Options d’affichage, augmentez simplement le nombre de calendriers pouvant être affichés en mode Disposition verticale