FileMaker – Rechercher des enregistrements à double

Contexte

Vous gérez une base de données de milliers d’abonnés alimentée par plusieurs personnes (dans mon exemple le nom de la table est « Gestion de contacts »). Vous constatez en parcourant les enregistrements que certains abonnés se retrouvent à double, voire à triple et vous aimeriez pouvoir identifier facilement les doublons.

Pour cela, il est nécessaire de disposer d’une rubrique pour déterminer une entité unique dans votre base (No AVS, email ou autre). Le nom et le prénom n’étant pas des critères assez précis pour savoir s’il s’agit d’un doublon, vous vous dites qu’il y a peu de probabilités que des personnes portant le même prénom et nom travaillent et habitent au même endroit. Il vous faut donc créer une rubrique qui concatène les données de différentes rubriques afin de disposer d’un identifiant unique.

Solution

  • Créez une rubrique (nom de la rubrique « CoordonnéesComplètes ») de type Calcul qui concatène les rubriques Prénom, Nom, Société et Code Postal :

Prénom & Nom & Société & CodePostal

  • Allez dans le graphe des liens et créez une occurrence supplémentaire de la table « Gestion de contacts » que vous appelez « Doublon contacts »
  • Liez la table « Gestion de contacts » à l’occurrence « Doublon contacts » par la rubrique d’identification unique « CoordonnéesComplètes »

doublons1

  • Créez une nouvelle rubrique (appelée « Vérifier les doublons ») de type Calcul qui fait le décompte des données de « CoordonnéesComplètes » de la deuxième occurrence de table « Doublon contacts ». Si le décompte obtenu est plus élevé que 1, nous sommes en présence de doublon :

Si ( Decompte ( doublon contacts::CoordonnéesComplètes) > 1 ; ?Doublon? ; ?Unique? )

  • Profitez d’affiner cette formule en y ajoutant un formatage de texte indiquant que le mot « Doublon » doit apparaître en rouge alors que « Unique » doit apparaître en vert :

Si ( Decompte ( doublon contacts::CoordonnéesComplètes) > 1 ;
CouleurTexte ( ?Doublon? ; RVB ( 255 ; 0 ; 0 ) ) ;
CouleurTexte ( ?Unique? ; RVB ( 0 ; 255 ; 0 ) ) )

  • Ajoutez la rubrique « Vérifier les doublons » à votre modèle
  • Cliquez sur Afficher tout et effectuez une recherche sur le mot « doublon » sur la rubrique « Vérifier les doublons »; les enregistrements contenant des doublons affichent le texte « Doublon » en rouge
  • Vous pourriez créer un script permettant d’automatiser la recherche, par exemple :

doublon2