Archives de catégorie : EndNote

EndNote – Utiliser les Accession Numbers

Contexte

Vous disposez d’une liste d’Accession Number (par ex. dans un fichier TXT) et souhaitez les utiliser pour rechercher et télécharger des références depuis une base de données sur le Web.

Solution (avec PubMed en exemple)

  • Sélectionnez et copiez les Accession Numbers
  • Allez sur le site de la base de données par ex. https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed
  • Copiez-collez les Accession Numbers dans la zone Search et validez
  • Sélectionnez éventuellement les références trouvées (si vous ne sélectionnez rien, toutes les références trouvées seront téléchargées)
  • Cliquez sur le bouton Send to > File
  • Choisissez le format Medline et cliquez sur le bouton Create File
  • Allez dans EndNote et ouvrez le File > Import
  • Choisissez les options d’importation ci-dessous :

Word 2016 Mac – Créer une table des matières cliquable en PDF

Contexte

Durant de nombreuses années, les tables des matières et des illustrations générées avec Word 2016 Mac étaient non-cliquables lorsqu’on sauvegardait ou imprimait le document en PDF.

La parade pour résoudre cet agaçant problème était de mettre la main sur une machine tournant sous Windows et de réaliser la table sous Word 2016 PC. Ceci appartient désormais au passé… voici comment faire sur Mac pour obtenir enfin des tables des matières et des illustrations cliquables.

Solution

  • Assurez-vous que votre version d’Office 2016 est à jour
  • Ouvrez votre document Word et insérez une table des matières (Références > Table des matières > Table des matières personnalisée)
  • Choisissez le format de la table et cochez l’option « Utiliser des liens hypertextes à la place des numéros de page » et validez
  • Faites votre PDF en allant dans le menu Fichier > Enregistrer sous > PDF (ça ne fonctionne pas avec Fichier > Imprimer > Save as Acrobat PDF)

EndNote – Créer une bibliographie thématique

Contexte

Vous souhaitez obtenir dans EndNote une bibliographie thématique basée par ex. sur des mots-clés présents dans vos références (ou sur des noms d’auteurs ou sur des dates). Vous prévoyez d’imprimer cette bibliographie et également d’en faire un document (PDF ou Word).

Solution

  • Dans EndNote, sélectionnez les références à inclure dans la bibliographie thématique
  • Allez dans le menu References > Show Selected References
  • Allez dans le menu Tools > Subject Bibliography
  • Cliquez sur le champ souhaité (par ex. Keywords); c’est donc ce champ-là qui déterminera le regroupement des références :

  • Après validation, une 2ème boîte de dialogue affiche la liste des termes saisis dans le champ Keywords (pour les références sélectionnées préalablement) :

  • Choisissez à l’aide de la touche Cmd les termes souhaités et validez
  • Après validation, EndNote affiche la bibliographie thématique :

  • Utilisez ensuite les options présentes dans cette fenêtre :
    • Output Style permet d’appliquer un autre style
    • Le bouton Layout permet de personnaliser les formats des éléments de la bibliographie ainsi que la manière dont les termes choisis sont triés
    • Le bouton Terms permet d’ajouter ou de supprimer des termes choisis au préalable
    • Les boutons Print Preview et Print permettent d’imprimer la bibliographie thématique (ou d’en faire un PDF)
    • Le bouton Save As permet d’enregistrer la bibliographie thématique au format RTF, HTML ou Text Document UTF-8

EndNote – Modifier la librairie à synchroniser

Contexte

Vous avez activé la synchronisation d’une librairie se trouvant sur votre ordi avec votre compte MyEndNoteWeb. Vous souhaitez changer la librairie à synchroniser car vous disposez d’une nouvelle librairie.

Après cette procédure, la nouvelle librairie sera synchronisée avec le compte EndNoteWeb. Toutefois, comme il est possible de ne synchroniser qu’une seule librairie, « l’ancienne » et la « nouvelle » seront fusionnées.

Solution

  • Ouvrez la nouvelle librairie à synchroniser dans EndNote
  • Allez dans le menu EndNote > Preferences > catégorie Sync; vous constatez que la librairie qui va être synchronisée est encore « l’ancienne »
  • Sortez des Préférences d’EndNote (il s’agissait juste d’une vérification)
  • Cliquez sur le bouton Sync Library pour lancer la nouvelle synchronisation
  • Répondez YES au message qui apparaît :

  • Par sécurité, acceptez ensuite la création d’une copie compressée de votre librairie
  • Connectez-vous à votre compte MyEndNoteWeb, vous constatez que les deux librairies ont été fusionnées
  • Procédez ensuite une recherche de doublons dans EndNote (References > Find Duplicates) ou dans MyEndNoteWeb (Organize > Find Duplicates)

EndNote – Exporter une librairie EndNote dans Mendeley

Contexte

Vous êtes un utilisateur d’EndNote et un nombre important de vos références possède des annexes. Vous aimeriez exporter votre librairie dans Mendeley en récupérant bien entendu les annexes (par ex. parce que vous quittez l’Unil ou ne voulez tout simplement plus utiliser EndNote).

Solution

  • Ouvrez EndNote et ouvrez la librairie à exporter
  • Allez ensuite dans le menu File > Export
  • Choisissez le type de fichier XML et Show All Fields dans la liste Output Style
  • Décochez l’option Export Selected References et validez
  • Ouvrez Mendeley et créez éventuellement un nouveau dossier
  • Allez dans le menu File > Import > EndNote XML
  • Choisissez le fichier XML et validez

Remarquez que la structure des dossiers créée dans EndNote n’est malheureusement pas reprise dans Mendeley.

EndNote – Importer une bibliographie contenue dans un fichier Word

Contexte

Vous disposez d’un document Word dans lequel a été saisi manuellement une bibliographie. Les données (Auteur, Année, Titre, Journal, Pages…) des références sont simplement séparées par des espaces alors que les références sont séparées par des doubles Enter, par exemple comme ceci :

importtxt3

Vous souhaiteriez pouvoir importer ces références dans EndNote. Avant cela, vous devez au préalable procéder à un gros travail (choisissez un dimanche pluvieux pour cela) consistant à réorganiser les données afin qu’EndNote puisse les interpréter correctement lors de l’importation.

Solution

  • Supprimez les informations inutiles en début de document
  • Sélectionnez toute la bibliographie et supprimez les mises en forme en cliquant sur le bouton Effacer toute la mise en forme
  • Sur la première ligne du document Word, insérez l’information *Journal Article (si vos références sont de ce type-là bien sûr, sinon *Book ou *Book Section)
  • Sous l’information *Journal Article, tapez les informations suivantes : Author (tabulation) Year (tabulation) Title (tabulation) Journal (tabulation) Pages (tabulation), etc… en fonction de vos données
  • Pour chaque référence, insérez manuellement une tabulation entre chaque type de valeur (c’est là que c’est vraiment la barbe…)
  • Supprimez les ENTER entre les références, comme ceci :

importtxt

  • Vous devez alors obtenir le résultat suivant :

importtxt4

  • Enregistrez votre document Word au format TXT avec les options suivantes :

importtxt2

  • Ensuite, importez les données dans EndNote : File > Import > avec les options suivantes :
    • Import Options : Tab Delimited, Duplicates : Import All, Text Translation : No Translation
  • Vous obtenez alors le résultat ci-dessous :

importtxt5

EndNote – Résoudre un problème d’importation depuis Google Scholar

Contexte

Vous avez ouvert votre librairie EndNote et votre navigateur Web. Vous êtes sur une page de résultats sous Google Scholar et vous souhaitez importer une ou plusieurs références. Vous cliquez sur Importer dans EndNote* et obtenez le message d’erreur suivant :
« The document scholar-4.enw could not be opened ».

Problème

Votre librairie EndNote est bel et bien ouverte mais vous avez mis la fenêtre d’EndNote en réduction dans le Dock.

Solution

  • Affichez et conservez la fenêtre EndNote ouverte sur le Finder et l’importation fonctionnera

* je rappelle que cette option s’obtient en allant dans les Paramètres de Google Scholar > Gestionnaire des bibliographies > Afficher les liens permettant d’importer des citations dans EndNote.

EndNote – Récupérer des types de références personnalisés

Contexte

Vous avez créé des types de références personnalisés et vous avez copié votre librairie de la machine No 1 sur la machine No 2 (vous avez deux ordis). Vous constatez que les références basées sur un type personnalisé par ex. « Screenshot » sur la machine No 1 porte le nom « Unused 1 » ou « Mon type » sur la machine No 2 au lieu du nom « Screenshot ». De plus, le style personnalisé n’est pas disponible lors de la création de nouvelles références.

Solution

  • Sur la 1ère machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Export; cela crée un fichier XML
  • Copiez ce fichier sur une clé USB (ou autre…) et copiez-le sur la 2ème machine (par ex. sur le Bureau)
  • Sur la 2ème machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Import et désignez le fichier XML

Attention ! Tous les types de références de la 1ère machine sont contenus dans ce fichier XML; ils écraseront donc les types se trouvant sur la 2ème machine.

EndNote X7 – Synchroniser deux librairies locales

Contexte

Vous disposez de deux ordinateurs (par ex. un Mac à la maison, un PC au bureau). Vous avez créé une librairie EndNote et vous aimeriez pouvoir la stocker en local sur chacune des machines. Pour des raisons d’ergonomie (l’interface de MyEndNoteWeb ne vous semble pas assez pratique), vous souhaitez utiliser EndNote sur les deux machines. Vous souhaitez que les librairies locales se mettent à jour lorsque vous effectuez des modifications.

Les styles personnalisés ainsi que les types de références personnalisés que vous auriez créés sur la 1ère machine ne seront pas synchronisés (donc pas disponibles) sur la 2ème machine.

Solution : utilisez votre compte MyEndNoteWeb pour fusionner et mettre à jour vos deux librairies locales

Faites une copie de sauvegarde de votre librairie avant toute manipulation.

  • Ouvrez votre librairie locale sur la machine No 1 (le Mac à la maison) et paramétrez la synchronisation (menu EndNote > Preferences > Sync) comme ceci :

synMac

  • Sélectionnez sur la machine No 1 (le Mac à la maison) votre librairie .enl et son dossier .Data et copiez-les sur une clé USB (ou autre…)
  • Copiez les deux éléments sur la machine No 2 (le PC au bureau)
  • Ouvrez la librairie sur la machine No 2 et paramétrez la synchronisation comme ceci :

syncPC2

  • Ensuite, cliquez sur le bouton de synchronisation et acceptez la fusion entre les deux librairies (le chemin d’accès sera alors ajouté dans les paramètres de synchronisation) :

fusion

  • Testez le résultat en créant une référence-test dans la librairie local de la machine No 2, cliquez sur le bouton de synchronisation, ouvrez votre compte MyEndNoteWeb (la référence-test doit s’y trouver), ouvrez ensuite votre librairie locale sur la machine No 1, cliquez sur le bouton de synchronisation (la référence-test doit apparaître)

Remarquez que je n’ai pas activé la synchronisation automatique dans les boîtes de dialogues ci-dessus, d’où la nécessité de cliquer sur le bouton de synchronisation.

EndNote – Editer les PDF sur plusieurs machines

Contexte

Votre librairie EndNote contient des références possédant des PDF. Vous souhaitez annoter ces PDF à l’aide des outils d’édition d’EndNote (surlignage, commentaire…). Vous avez besoin de copier votre librairie et son dossier DATA sur une clé USB afin de l’utiliser sur une autre machine (vous ne voulez pas une autre solution que celle-ci). Sur cette autre machine, vous souhaitez pouvoir continuer l’édition des PDF puis repasser ensuite sur l’autre machine (votre librairie fait ainsi donc des aller-retours réguliers d’une machine à l’autre via une clé USB). Or, vous constatez que les PDF ne sont pas éditables ni mis à jour quand bien même vous avez pris soin de copier le dossier .DATA contenant les PDF. Vous avez tenté de sauvegarder votre librairie dans un fichier de type Package (.enlp) mais sans succès…

Solution : paramétrer pour les PDF l’utilisation de chemins d’accès relatifs au lieu de chemins absolus

  • Ouvrez le menu EndNote > Preferences
  • Cliquez sur la catégorie URLs & Links
  • Cochez l’option Copy new file attachments to the default file attachment folder and create a relative link