Archives de catégorie : Office

Powerpoint Mac : Imprimer les effets d’animation – parade au problème

Contexte

Votre présentation PowerPoint contient des diapositives faisant l’objet d’animations (listes à puces, graphiques, diagrammes, objets dessinés) et vous souhaitez pouvoir imprimer les étapes de ces animations (ou faire un PDF). Or, la fonctionnalité permettant d’imprimer les étapes d’une animation a disparu depuis de nombreuses années sur Mac et sur PC. Des solutions sous forme de complément d’applications (Add-in) sont disponibles sur le Web mais vous rechignez (et vous avez raison) à les installer sur votre ordi car il s’agit de macro-commandes dont vous ne pouvez vérifier ni le sérieux ni la source ni les effets indésirables.

Solution : être l’heureux propriétaire d’un Mac ?

  • Faites un clic-droit sur votre présentation PowerPoint > commande Ouvrir avec Keynote (que vous n’utilisez habituellement pas, mais peu importe)
  • Menu Fichier > Imprimer > cochez l’option « Toutes les étapes de composition »
  • Poursuivez l’impression ou cliquez sur le bouton PDF
  • Quittez Keynote sans sauvegarder

PowerPoint – Ne pas imprimer les commentaires perso en mode Page de commentaire

Contexte

Vous avez utilisé la zone des commentaires au bas des diapositives pour saisir des informations qui vous sont utiles en tant qu’orateur puisqu’elles sont visibles pour vous lorsque vous projetez votre diaporama. Or, vous souhaitez imprimer votre présentation comme « support de cours » à distribuer aux participants afin qu’ils puissent durant votre cours saisir des notes au stylo en-dessous de chaque diapositive (1 par page). Vous pensiez donc imprimer votre présentation sous forme de Page de commentaires… sauf que vos commentaires perso s’impriment, ce que vous ne souhaitez pas. Vous avez bien essayé les autres possibilités d’impression mais elles ne font pas l’affaire.

Solution : bricoler une astuce en mode Modèle

  • Affichez votre présentation en mode Masque des commentaires (onglet Affichage > Masque des pages de notes)
  • Sélectionnez le cadre de la zone prévue pour les commentaires (il s’agit d’un rectangle au-dessous de la diapositive)
  • Allez dans l’onglet Format de la forme > Bouton Volet Format > Options de forme > Remplissage du texte > Transparence = 100%* (j’ai dit qu’il s’agissait d’un bricolage)
  • Sortez du mode d’affichage Masque; vous constatez que les commentaires que vous avez saisis sur vos diapositives demeurent écrits en noir
  • Si vous projetez votre diaporama (onglet Diaporama > Mode Présentateur), vos commentaires restent visibles pour vous
  • Si vous imprimez votre présentation en mode Commentaires, vos commentaires perso sont invisibles; vos participants ont donc la place de prendre des notes au stylo

* Contrairement à Word, l’option « Texte masqué » n’existe pas sous PowerPoint. Ceci dit, il serait également possible dans ce bricolage d’indiquer que le texte est écrit en blanc.

Word 2016 – Créer une table des références

Contexte

Votre long document contient plusieurs références à des articles de loi par exemple « art. 40 CO », « art. 40 al. 3 lit. f CO » et « art. 40 et 55 CO ». Vous aimeriez insérer un index reprenant ces références; toutefois, vous souhaitez que l’index mentionne uniquement l’information « art. 40 » avec les numéros de page où figurent les « variantes d’art. 40 », comme ceci :

Solution : utiliser les entrées de table de références plutôt que les entrées d’index

  1. Sélectionnez précisément la 1ère occurence de « art. 40 » (sans sélectionner autre chose que « art. 40 »)
  2. Allez dans l’onglet Références > Bouton Citation
  3. Conservez l’information « art. 40 » dans la zone Texte sélectionné
  4. Sous Catégorie, choisissez Lois
  5. Conservez l’information dans la zone Citation courte
  6. Cliquez sur le bouton Marquer tout et fermez la boîte de dialogue
  7. Toutes les occurrences où figure « art. 40 » sont alors accompagnées du code {TA \s « art.40 »}. La première occurrence (celle que vous avez sélectionnée au point 1) est accompagnée du code {TA \l « art. 40 » \s « art.40 » \c 2} qu’il faut comprendre ainsi :
  • TA : insère une entrée de la table des références
  • \l : défini le texte de la citation longue (c’est cette information qui sera reprise par la table des références)
  • « art. 40 » : indique la sélection que vous avez faite dans le texte
  • \s « art.40 » : défini la citation courte
  • \c 2 : indique la catégorie choisie au point 4
  1. Insérez ensuite la table de référence (onglet Références) > bouton Insérer une table des références
  2. Choisissez son format et choisissez la catégorie Lois
  3. Si souhaité, laisser cochée l’option Utiliser passim

Le code inséré dans le document est de type {TOA \h \c « 2 » \p } qui faut comprendre ainsi :

  • TOA : insère une la table des références
  • \h : écrit le titre de la catégorie au-dessus de la table, dans notre exemple le mot « Lois »
  • \c « 2 » : crée une table de références pour les entrées appartenant à la catégorie n°2 (Lois)
  • \p : commutateur indique que si des références similaires sont trouvées dans plus de 5 pages et au-delà, l’abréviation « passim » figurera à la place des numéros de page (« passim » signifiant « dans divers passages de cet ouvrage« )

Excel 2016 – Créer un lien hypertexte sur un graphique

Contexte

Votre classeur Excel dispose d’une feuille contenant des données (onglet Données) et de plusieurs feuilles contenant des graphiques (Graphe1, Graphe2 et Graph3).

Sur la feuille Données, vous souhaitez créer des liens permettant d’atteindre rapidement les graphiques. Vous constatez lors de la création de liens hypertextes que ceux-ci ne peuvent pas pointer sur les onglets où se trouvent vos graphiques (ce qui est ballot). Vous envisagez très sérieusement vous lancer dans la création de macros faisant le job…*

Solution : utiliser quand même des liens hypertextes, moyennant un petit arrangement

  • Créez des feuilles supplémentaires destinées à accueillir vos graphiques (dans mon exemple, je crée 3 feuilles appelées Hist, Secteur et Nuage). Il ne faut pas utiliser l’option Déplacer le graphique; en effet, cela fait une différence car si la feuille a été créée manuellement, on peut s’y référer lors de la création de lien hypertexte alors que si le graphique a été placé automatiquement par Excel sur une nouvelle feuille, il ne sera pas possible de s’y référer
  • Copiez-collez les graphiques sur les feuilles Hist, Secteur et Nuage (les liens avec les données seront conservés); redimensionnez les graphiques si nécessaire
  • Une fois les graphiques placés sur les feuilles Hist, Secteur et Nuage, retournez dans la feuille Données et insérez par ex. des icônes
  • Pour chacune des icônes, créez des liens hypertextes (clic droit sur l’icône > Lien hypertexte) pointant sur les onglets Hist, Secteur et Nuage :

  • Sur chaque feuille contenant un graphique, insérez un bouton Retour pour atteindre facilement la feuille Données
  • Sauvegardez votre classeur, vérifiez que tout est OK puis supprimez les anciennes feuilles contenant les graphiques (Graphe1, Graphe 2 et Graph 3)

Détail qui fait boutique : sur les feuilles Hist, Secteur et Nuage, supprimez l’affichage du quadrillage des cellules (Préférences d’Excel > Catégorie Affichage > Quadrillage)

* Souvenez-vous que les classeurs contenant des macros présentent deux inconvénients :
1° un message d’alerte apparaît à chaque ouverture des classeurs et 2° les logiciels de messagerie rechignent à envoyer de tels fichiers.

Word – Créer des entrées d’index singulier / pluriel

Contexte

Vous êtes en train de mettre en page un cahier des charges et souhaitez créer un index indiquant tous les numéros de pages où les mots objectif et objectifs ont été trouvés. Vous constatez, après avoir marqué les deux mots et inséré un index, que Word a créé deux entrées d’index distinctes (ce qui est ballot).

Solution

  • Sélectionnez le mot objectif (au singulier)
  • Allez dans l’onglet Références et cliquez sur le bouton Marquer entrée
  • Cliquez sur le bouton Marquer tout
  • Parcourez votre document et sélectionnez cette fois-ci le mot objectifs (au pluriel)
  • Dans l’onglet Références, cliquez sur le bouton Marquer entrée
  • Dans la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index, sous la zone Entrée, enlevez le « s »
  • Cliquez sur le bouton Marquer tout et fermez la boîte de dialogue
  • Insérez ensuite l’index; les mots objectif et objectifs seront ensemble sur la même ligne avec les numéros des pages où Word les aura trouvés

Excel 2016 – Résoudre le problème du (vide) dans un tableau croisé dynamique

Contexte

Vous avez créé un listing mis en forme à l’aide du bouton « Mettre sous forme de tableau ». Comme vous êtes prudent, vous avez ajouté une liste déroulante (Données > Validation des données > Liste) afin de contraindre les utilisateurs lors de la saisie.

Vous souhaitez obtenir quelques statistiques simples dans une vue plus compacte. Vous avez donc créé un tableau croisé dynamique (Insertion > Tableau croisé dynamique) se présentant comme ceci :

Vous constatez que ledit tableau affiche malheureusement une ligne ayant comme libellé (vide). Vous souhaitez faire disparaître cette information. Vous avez cherché une solution sur le Web et êtes tombé sur des suggestions plus ou moins farfelues.

Solution

1ère solution farfelue : « taper un espace blanc en lieu et place de (vide) dans la barre de formule. » C’est un bricolage qui ne tiendra pas l’épreuve de la mise à jour du tableau croisé… à éviter…

2ème solution un peu moins farfelue : « appliquer une mise en forme conditionnelle indiquant que si la cellule contient la valeur (vide), la police doit être blanche sur un fond blanc ». C’est un bricolage qui fera effectivement disparaître le texte mais pas la ligne sur laquelle est écrite le texte masqué. Il s’agit de la version améliorée du Tipp-Ex… à oublier…

3ème solution simple, efficace et sans mauvaise surprise : « respecter les règles de bases du tableau croisé http://people.unil.ch/jacquelinefrey/2014/04/excel-creer-un-tableau-croise-dynamique-regles-de-base/ et faire en sorte que le listing ne comporte aucune ligne vide ». L’information (vide) se supprimera d’elle-même au prochain clic-droit > Actualiser.

Contrairement au 1er exemple de tableau inséré au début de cet article, le tableau ci-dessus ne comporte plus de ligne vide à la fin; pour cela, j’ai utilisé la minuscule poignée verte en bas à droite.

Word 2016 – Inclure le surlignage dans un style personnalisé

Contexte

Vous êtes en train de relire un chapitre de votre thèse. Vous souhaitez passer certains mots ou paragraphes « au stabilo » et en gras afin de les mettre en évidence en vue d’un traitement ultérieur. Plus tard, vous souhaitez évidemment vous débarrasser rapidement de ce surlignage. Vous avez pensé à créer un style personnalisé, mais vous constatez qu’il n’est pas possible d’inclure le surlignage dans le style.

Solution : utiliser la trame de fond plutôt que le surlignage

  • Sélectionnez un mot et appliquez-lui la couleur de fond de votre choix (onglet Accueil > bouton Bordures > Bordure et Trame… > Trame de fond > Remplir > choisissez la couleur souhaitée, indiquez TEXTE dans la zone Appliqué à et validez
  • Conservez la sélection du mot et mettez-le en gras
  • Ouvrez le Volet des styles > Nouveau style
  • Donnez-lui un nom (par ex. Surlignage) et indiquez qu’il s’agit d’un style de type CARACTÈRE
  • Au bas de la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Format > Touches de raccourci
  • Attribuez un raccourci-clavier en veillant à ce qu’il ne soit pas déjà utilisé par Word (par ex. Cmd+7) et validez le tout

Astuce : avant de valider, incluez dans le nom du style le raccourci-clavier que vous avez choisi par exemple : Surlignage (Cmd7) sera visible dans le Volet des styles

  • Une fois votre style perso créé, cliquez sur un mot et appuyez sur Cmd+7
  • Pour mettre en forme un paragraphe entier, sélectionnez-le et appuyez sur Cmd+7

Par la suite, pour vous débarrasser du surlignage, vous avez deux possibilités :

  1. soit vous décidez de supprimer le style Surlignage car vous estimez que vous n’en avez plus besoin (le texte préalablement surligné revient en style Normal)
  2. soit vous décidez de modifier l’apparence du sytle Surlignage afin qu’il ressemble au style Normal (le texte préalablement surligné conserve le style Surlignage)… j’ai une préférence pour la 1ère possibilité…

Word 2016 – Copier un document contenant des marques de révision

Contexte

Vous avez rédigé les chapitres de votre thèse dans plusieurs documents Word. Certains chapitres possèdent des commentaires et des marques de révision (par ex. Chapitre 2.docx) que vous souhaitez bien entendu conserver afin de les traiter ultérieurement. Vous souhaitez regrouper vos chapitres en un seul document en utilisant le copier-coller. Vous constatez, suite au copier-coller, que seuls les commentaires ont été conservés; les révisions quant à elles ont toutes été « acceptées » par Word lors de la copie.

Solution

  • Ouvrez le document (par ex. Chapitre 1.docx) dans lequel vous souhaitez insérer le document (par ex. Chapitre 2.docx) contenant les marques de révision et les commentaires
  • Placez votre curseur à la fin de Chapitre 1.docx
  • Profitez de faire un saut de section de type Page Impaire car Chapitre 2 doit très certainement débuter sur une page impaire
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Objet > Texte d’un fichier > désignez le document Chapitre 2.docx
  • Veillez dans l’onglet Révision à visualiser Toutes les marques

Remarquez que cette manipulation n’a pas pour autant activé le mode Révision dans le document Chapitre 1.docx.

 

Word 2016 Mac – Ouvrir le modèle Normal.dotm – Mode Révision activé par défaut

Contexte

Vous souhaitez ouvrir et apporter des modifications au modèle Normal.dotm. Par exemple, pour une raison inconnue, Word ouvre systématiquement tous les documents avec le mode Révision actif (même les nouveaux documents vierges). Vous avez mis la main sur le modèle Normal.dotm au fin fond de votre Mac mais après plusieurs essais infructueux, vous constatez que vous ne parvenez pas à l’ouvrir car Word ouvre à chaque fois un nouveau document basé sur le modèle. Vous ne souhaitez pas supprimer le modèle Normal.dotm car vous y avez apporté des personnalisations que vous souhaitez conserver.

Solution : ouvrir Normal.dotm depuis Word

  • Ouvrez Word et fermez la fenêtre de démarrage proposant une galerie de modèles si celle-ci est ouverte
  • Allez dans le menu Fichier > Ouvrir
  • Cliquez sur le dossier de démarrage (icône « Maison ») portant habituellement votre nom afin de voir les sous-dossiers tels que Applications, Bureau, etc… le but étant d’atteindre le dossier « Bibliothèque »
  • Etant donné que le dossier « Bibliothèque » est masqué par défaut dans cette fenêtre, appuyez sur les touches CMD + MAJ + G
  • Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, tapez ~/Bibliothèque (le tilde s’obtient avec ALT + N) et cliquez sur Aller

  • Parcourez et ouvrez les dossiers Group Containers / UBF8T346G9.Office / Contenu utilisateur / Modèles et finalement le fichier Normal.dotm
  • Apportez les changements souhaités; dans notre exemple, il s’agit de désactiver le bouton Suivi des modifications de l’onglet Révision
  • Sauvegardez le modèle (CMD + S) et quittez Word
  • Ré-ouvrez Word de manière habituelle…

PowerPoint 2016 – Créer un modèle par défaut au format 4:3

Contexte

Le format Grand écran 16:9 proposé par défaut à la création d’une nouvelle présentation ne vous convient pas. Vous souhaitez pouvoir créer des présentations avec le format Standard 4:3.

Solution

  • Ouvrez PowerPoint et choisissez, dans la galerie des modèles à choix, de créer une nouvelle présentation basée sur le modèle « Nouvelle présentation »
  • Allez dans l’onglet Création > Bouton Taille des diapositives > Format Standard 4:3
  • Déroulez la galerie des thèmes à l’aide de la petite flèche et choisissez la commande Enregistrer le thème actif

  • Acceptez le dossier de sauvegarde proposé et donnez un nom à ce nouveau thème par ex. Standard 4-3.thmx
  • Dans l’onglet Création, déroulez à nouveau la galerie des thèmes, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le thème que vous venez de créer (figurant sous la catégorie Personnalisé; sa miniature n’est pas au bon format mais ça n’a pas d’importance…)
  • Choisissez la commande Définir comme thème par défaut
  • Quittez PowerPoint sans sauvegarder la présentation ouverte pour cette occasion
  • Réouvrez PowerPoint et créez une nouvelle présentation basée sur le modèle « Nouvelle présentation »; le thème maintenant appliqué est le format Standard 4:3

Remarquez que si vous choisissez un autre modèle que « Nouvelle présentation », le thème personnalisé Standard 4:3 ne sera pas appliqué.

Pour information, le thème personnalisé est classé dans
/Users/jfrey/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Contenu utilisateur/Themes