Archives de catégorie : Office

Word – Comparer deux versions d’un document

Contexte

Vous disposez d’un document original et d’une copie sur laquelle un relecteur a apporté des modifications (insertion, suppression de texte, mises en forme, etc..). Vous souhaitez savoir quelles sont les différences entre ces deux documents.

Solution

  • Ouvrez Word et allez dans le menu Outils > Suivi des modifications > Comparer des documents (dans Word 2016 vous pouvez aussi cliquer sur l’onglet Révision > Bouton Comparer)
  • Dans la zone Document Original, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le document original
  • Dans la zone Document Révisé, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez la copie modifiée par le relecteur
  • Dans la boîte de dialogue Comparer des documents, cliquez sur le bouton permettant d’accéder aux options de comparaison et faites éventuellement des changements; c’est dans ces options que vous pouvez notamment décider que les modifications doivent être affichées ou non dans un nouveau document (l’original et la copie demeurant alors intactes)

  • Cliquez sur le bouton OK pour lancer la comparaison; vous obtenez alors un troisième document affichant toutes les différences sous forme de marque de révision
  • Traitez ces marques de révision comme vous en avez l’habitude

Word – Numéroter et mettre en forme automatiquement un interview

Contexte

Lors de la saisie d’un interview, vous souhaitez numéroter et mettre en forme de manière différente les questions (en gras) et les réponses (en italique et en retrait). Les questions doivent être numérotées en commençant par 1, les réponses doivent également commencer par 1. Vous souhaitez en plus que les initiales de l’interviewer et de l’interviewé figurent avant la numérotation. Pour l’instant, vous disposez de quelques questions et réponses saisies simplement les unes sous les autres, comme ceci :

Solution

  • Sélectionnez la première question et mettez-la en forme à l’aide du bouton Numérotation de l’onglet Accueil en choisissant le modèle 1. 2. 3. proposé dans la galerie
  • Retournez sous le même bouton et cliquez sur la commande Définir un nouveau format de numérotation et, dans la zone Mise en forme de la numérotation, tapez avant le numéro les initiales (JF) de l’interviewer
  • Mettez en gras la question et modifiez la mise en retrait (retrait du haut à 0 et retrait du bas à 1.25 cm)
  • Ouvrez le volet des styles et cliquez sur le bouton Nouveau Style
  • Appelez ce style Question et validez
  • Sélectionnez la première réponse et mettez-la en forme à l’aide du bouton Numérotation de l’onglet Accueil en choisissant le modèle 1. 2. 3. proposé dans la galerie
  • Retournez sous le même bouton et cliquez sur la commande Définir un nouveau format de numérotation et, dans la zone Mise en forme de la numérotation, tapez avant le numéro les initiales (ML) de l’interviewé
  • Mettez en italique la réponse et modifiez la mise en retrait (retrait du haut à 1.25 et retrait du bas à 2.5 cm)
  • Dans le volet des styles, cliquez sur le bouton Nouveau Style
  • Appelez ce style Réponse et validez
  • Appliquez ensuite manuellement les styles ad hoc aux questions / réponses déjà dactylographiées
  • Afin de définir l’enchaînement des styles, modifiez le style Question en indiquant que le style Réponse doit suivre le style Question (zone Style du paragraphe suivant)
  • Modifiez le style Réponse en indiquant que le style Question doit suivre le style Réponse et à l’aide du bouton Format > Paragraphe indiquez que le paragraphe doit être suivi de 6pt d’espacement

Résultat :

Word – Insérer une table des matières partielle

Contexte

Vous avez mis en page un long document à l’aide des styles de titres. Ce long document possède plusieurs parties (cela peut être des chapitres séparés par des sauts de section mais pas forcément). Vous souhaitez créer une table des matières pour une partie seulement de ce document.

Solution

  • Sélectionnez la partie de texte qui doit faire l’objet d’une table des matières
  • Attribuez un nom de signet à cette sélection (par ex. partie1)
  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
  • Allez dans l’onglet Insertion > Champ > catégorie Table et Index
  • Insérez le champ TM (TOC) et cliquez sur le bouton Options
  • Insérez le commutateur \b et tapez le nom du signet; le champ doit ressembler à ceci :
    TOC \b partie1
  • Validez

Word 2016 Mac – Les images ne s’impriment pas

Contexte

Vous avez inséré (ou copié-collé depuis le Web) des images dans un document Word. Vous avez utilisé les boutons Position ou Renvoi à la ligne automatique de l’onglet Format de l’image pour positionner ces images (autrement dit, vous avez fait de l’habillage d’image).

Les images apparaissent dans votre document mais lorsque vous faites un aperçu avant impression, une impression ou un PDF, les images disparaissent. Encore plus bizarre, les images que vous avez inséré sans utiliser l’habillage d’image apparaissent et s’imprime normalement 🤔

Solution

Si on exclu toute mauvaise manipulation de la part de l’utilisateur ou un bug de Word, il s’agit en fait d’une option d’impression qui devrait être cochée.

  • Allez dans les Préférences de Word > catégorie Impression et cochez l’option Objets dessins:

Word 2016 – Faire plusieurs fois référence à une même note de bas de page

Contexte

Vous êtes en train de rédiger votre long document. Vous avez inséré une note de bas de page et vous souhaiteriez vous référer une seconde fois à la même note de bas de page. Vous souhaitez que le renvoi possède la même apparence que l’appel de note, à savoir en exposant/taille plus petite.

Solution

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le 2ème appel de note
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Renvoi
  • Choisissez la catégorie Note de bas de page > puis Numéro de note de bas de page (formaté)
  • Dans la liste, sélectionnez la note souhaitée et validez

Word 2016 – Insérer une table des encadrés

Contexte

Vous êtes en train de mettre en page votre thèse. Dans le corps du texte, vous avez encadré des paragraphes afin de les mettre en évidence (à l’aide d’un style perso appelé par ex. « encadré »). Vous souhaitez pouvoir faire figurer en début de document une table des encadrés. Cette table doit indiquer le numéro de la page ainsi que le numéro de l’encadré et du chapitre.

Solution

  • Sélectionnez le paragraphe souhaité (celui mis en forme à l’aide du style Encadré)
  • Dans l’onglet Références, choisissez Insérer une légende
  • A l’aide du bouton Nouveau texte, créez un nouveau libellé appelé Encadré
  • Cliquez sur Format pour indiquer que vous souhaitez inclure le numéro du chapitre
  • Tapez la légende souhaitée et validez

  • Placez ensuite votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table
  • Onglet Références > Insérer une table des illustrations
  • Choisissez « Encadré » dans la liste des libellés de légende
  • Choisissez le format et validez

Excel – Créer une pyramide des âges hommes/femmes

Contexte

Vous êtes étudiant(e) en sciences criminelles et vous devez présenter des données de centaines d’individus sous forme de pyramide des âges. Vous disposez dans votre classeur Excel d’une colonne avec les âges, une colonne du nombre d’hommes et une colonne du nombre de femmes.

ages

Étant donné qu’Excel ne propose pas de pyramide dans ses modèles de graphes, il va falloir bricoler un peu.

Vous trouverez sur le Web différentes procédures pour créer des pyramides ; personnellement, j’ai une préférence pour celles qui n’ont pas d’impact sur les données du tableau. Le bricolage proposé ci-dessous ne porte donc que sur le graphe; vos données resteront intactes.

Solution

  1. Sélectionnez votre tableau > Onglet Accueil > Bouton Mettre sous forme de tableau > choisissez un modèle et validez
  2. Dans l’onglet Tableau, cochez l’option Ligne des totaux
  3. Dans la liste déroulante de la ligne des totaux, choisissez la formule MAX (pour les hommes et pour les femmes); cette information nous sera utile plus bas (au point 12) pour mettre en forme le graphique; imaginons que nous avons obtenu le chiffre maximum de 23
  4. max
  5. Cliquez sur votre tableau et allez dans l’onglet Insertion > groupe Graphiques > Barres > Barres groupées ; vous obtenez un graphe qui ne correspond pas du tout à ce que vous souhaitez…
  6. Augmentez la taille du cadre de votre graphe pour y voir plus clair
  7. Cliquez sur une des barres du graphe de la série des femmes (couleur orange) > allez dans l’onglet Mise en forme > bouton Volet Format > bouton Options des séries
  8. Activez l’option Axe secondaire
  9. Indiquez une Superposition de séries à 100 % et une largeur de l’intervalle à 0 %
  10. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe Horizontal (Valeur); ce qui a pour effet de sélectionner l’axe au bas du graphe
  11. Dans le Volet Format, cliquez sur le bouton Options d’axe
  12. Dans la zone Limite Minimum tapez la valeur suivante : – 25 (cette valeur représente un chouia plus que le chiffre maximum de 23 que nous avions obtenu au point 4 grâce à la formule =MAX
  13. Dans la zone Limite Maximum tapez la valeur suivante : 25 ; nous avons donc saisi la même valeur sauf que une est en négatif et l’autre en positif
  14. Dans le même volet, cochez l’option Valeurs en ordre inverse
  15. Dans le même volet, cliquez sur la catégorie Nombre
  16. Dans la zone Code de format, tapez Standard;Standard et cliquez sur Ajouter (le format personnalisé ainsi créé permet de supprimer les valeurs en négatif affiché pour cet axe)
  17. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe secondaire Horizontal (Valeur); ce qui a pour effet de sélectionner l’axe au haut du graphe
  18. Faites les mêmes choix que sous les points 12, 13, 15 et 16 (mais pas 14 !)
  19. Cliquez sur une des barres du graphe de la série des hommes (couleur bleue) > allez dans l’onglet Mise en forme > bouton Volet Format > bouton Options des séries
  20. Si nécessaire, activez l’option Axe principal
  21. Indiquez une Superposition de séries à 100 % et une largeur de l’intervalle à 0 % (ça commence à ressembler à quelque chose…)
  22. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe Vertical (Catégorie)
  23. Dans le Volet Format, cliquez sur le bouton Options d’axe > Étiquettes > tapez une valeur pour l’intervalle, par ex. 2
  24. Profitez de cette sélection pour mettre les âges en gras
  25. Saisissez un titre pour votre graphique
  26. Si vous trouvez que celui-ci manque de punch, cliquez sur la série de données des hommes (bleue) et attribuez une couleur de contour orange (onglet Mise en forme > bouton Contour ; faites l’inverse pour la série de données des femmes (orange) en attribuant une couleur de contour bleue
  27. Sélectionnez votre graphique et allez dans l’onglet Création de graphique > bouton Déplacer le graphique > Nouvelle feuille

pyramide

Word 2016 – Insérer un sommaire et une table des matières dans un long document

Contexte

Vous disposez d’un long document dont les titres sont mis en forme à l’aide des styles Titre 1 jusqu’à Titre 5. Comme votre document est très long, vous souhaitez faire figurer un sommaire en début de document et une table des matières détaillée à la fin. Le sommaire doit reprendre les titres des niveaux 1 et 2, la table des matières doit reprendre les titres des niveaux 1 à 5.

Solution

Le sommaire et la table des matières utilisent le champ TOC. Pour le sommaire, le champ indiquera { TOC \o « 1-2 » }, pour la table des matières le champ sera { TOC \o « 1-5 » }.

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le sommaire
  • Allez dans l’onglet Références > Table des matières > Table des matières personnalisée
  • Indiquez « 2 », dans la zone Afficher les niveaux et validez
  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
  • Allez dans l’onglet Références > Table des matières > Table des matières personnalisée
  • Indiquez « 5 », dans la zone Afficher les niveaux et validez
  • Répondez « Non » à la question « Remplacer la table des matières sélectionnée ? »

Cette méthode est déconcertante de simplicité…

Outlook 2016 Mac – Ajouter un agenda Google

Contexte

Vous disposez d’un agenda Google et vous souhaiteriez pouvoir le consulter directement dans Outlook 2016 Mac.

Solution

  • Connectez-vous à votre compte Google via un navigateur et accédez à votre agenda Google
  • Ouvrez le menu contextuel de l’agenda > commande Paramètres de l’agenda :

agenda google

  • Sous la rubrique Adresse URL privée, cliquez sur le bouton ICAL et copiez l’URL
  • Quittez votre agenda Google
  • Connectez-vous à votre compte OWA de l’Unil puis allez dans Calendrier
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Mes calendriers > Ouvrir le calendrier
  • Collez l’URL dans la zone Calendrier Internet et cliquez sur Ouvrir
  • A l’aide d’un clic droit sur le dossier, renommez le calendrier si souhaité
  • Allez ensuite dans Outlook; vous trouverez votre agenda Google en tant que sous-dossier du dossier Principal portant votre nom

Excel – Contourner la recherche de caractères génériques (point d’interrogation)

Contexte

Dans plusieurs cellules d’un immense tableau Excel, vous avez saisi des points d’interrogation ? (parce que vous ignoriez les valeurs au moment de la création du tableau et vous vous étiez dit que des ? feraient l’affaire…). Vous souhaitez maintenant pouvoir retrouver facilement les ? afin de compléter les données. Bien entendu, vous avez saisi un ? dans la zone de recherche. Excel considérant ce caractère comme étant générique, il trouve toutes les cellules dans lesquelles vous avez saisi des données 🙁 .

Solution

  • Tapez un tilde avant le ? dans la zone de recherche (~?) ; Excel ne trouvera que les cellules contenant réellement un ?

PS : le tilde s’obtient à l’aide des touches Alt + n sur Mac (Alt-Gr + ^ sur PC)