Archives de catégorie : Office

Excel 2016 – Résoudre le problème du (vide) dans un tableau croisé dynamique

Contexte

Vous avez créé un listing mis en forme à l’aide du bouton « Mettre sous forme de tableau ». Comme vous êtes prudent, vous avez ajouté une liste déroulante (Données > Validation des données > Liste) afin de contraindre les utilisateurs lors de la saisie.

Vous souhaitez obtenir quelques statistiques simples dans une vue plus compacte. Vous avez donc créé un tableau croisé dynamique (Insertion > Tableau croisé dynamique) se présentant comme ceci :

Vous constatez que ledit tableau affiche malheureusement une ligne ayant comme libellé (vide). Vous souhaitez faire disparaître cette information. Vous avez cherché une solution sur le Web et êtes tombé sur des suggestions plus ou moins farfelues.

Solution

1ère solution farfelue : « taper un espace blanc en lieu et place de (vide) dans la barre de formule. » C’est un bricolage qui ne tiendra pas l’épreuve de la mise à jour du tableau croisé… à éviter…

2ème solution un peu moins farfelue : « appliquer une mise en forme conditionnelle indiquant que si la cellule contient la valeur (vide), la police doit être blanche sur un fond blanc ». C’est un bricolage qui fera effectivement disparaître le texte mais pas la ligne sur laquelle est écrite le texte masqué. Il s’agit de la version améliorée du Tipp-Ex… à oublier…

3ème solution simple, efficace et sans mauvaise surprise : « respecter les règles de bases du tableau croisé http://people.unil.ch/jacquelinefrey/2014/04/excel-creer-un-tableau-croise-dynamique-regles-de-base/ et faire en sorte que le listing ne comporte aucune ligne vide ». L’information (vide) se supprimera d’elle-même au prochain clic-droit > Actualiser.

Contrairement au 1er exemple de tableau inséré au début de cet article, le tableau ci-dessus ne comporte plus de ligne vide à la fin; pour cela, j’ai utilisé la minuscule poignée verte en bas à droite.

Word 2016 – Inclure le surlignage dans un style personnalisé

Contexte

Vous êtes en train de relire un chapitre de votre thèse. Vous souhaitez passer certains mots ou paragraphes « au stabilo » et en gras afin de les mettre en évidence en vue d’un traitement ultérieur. Plus tard, vous souhaitez évidemment vous débarrasser rapidement de ce surlignage. Vous avez pensé à créer un style personnalisé, mais vous constatez qu’il n’est pas possible d’inclure le surlignage dans le style.

Solution : utiliser la trame de fond plutôt que le surlignage

  • Sélectionnez un mot et appliquez-lui la couleur de fond de votre choix (onglet Accueil > bouton Bordures > Bordure et Trame… > Trame de fond > Remplir > choisissez la couleur souhaitée, indiquez TEXTE dans la zone Appliqué à et validez
  • Conservez la sélection du mot et mettez-le en gras
  • Ouvrez le Volet des styles > Nouveau style
  • Donnez-lui un nom (par ex. Surlignage) et indiquez qu’il s’agit d’un style de type CARACTÈRE
  • Au bas de la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Format > Touches de raccourci
  • Attribuez un raccourci-clavier en veillant à ce qu’il ne soit pas déjà utilisé par Word (par ex. Cmd+7) et validez le tout

Astuce : avant de valider, incluez dans le nom du style le raccourci-clavier que vous avez choisi par exemple : Surlignage (Cmd7) sera visible dans le Volet des styles

  • Une fois votre style perso créé, cliquez sur un mot et appuyez sur Cmd+7
  • Pour mettre en forme un paragraphe entier, sélectionnez-le et appuyez sur Cmd+7

Par la suite, pour vous débarrasser du surlignage, vous avez deux possibilités :

  1. soit vous décidez de supprimer le style Surlignage car vous estimez que vous n’en avez plus besoin (le texte préalablement surligné revient en style Normal)
  2. soit vous décidez de modifier l’apparence du sytle Surlignage afin qu’il ressemble au style Normal (le texte préalablement surligné conserve le style Surlignage)… j’ai une préférence pour la 1ère possibilité…

Word 2016 – Copier un document contenant des marques de révision

Contexte

Vous avez rédigé les chapitres de votre thèse dans plusieurs documents Word. Certains chapitres possèdent des commentaires et des marques de révision (par ex. Chapitre 2.docx) que vous souhaitez bien entendu conserver afin de les traiter ultérieurement. Vous souhaitez regrouper vos chapitres en un seul document en utilisant le copier-coller. Vous constatez, suite au copier-coller, que seuls les commentaires ont été conservés; les révisions quant à elles ont toutes été « acceptées » par Word lors de la copie.

Solution

  • Ouvrez le document (par ex. Chapitre 1.docx) dans lequel vous souhaitez insérer le document (par ex. Chapitre 2.docx) contenant les marques de révision et les commentaires
  • Placez votre curseur à la fin de Chapitre 1.docx
  • Profitez de faire un saut de section de type Page Impaire car Chapitre 2 doit très certainement débuter sur une page impaire
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Objet > Texte d’un fichier > désignez le document Chapitre 2.docx
  • Veillez dans l’onglet Révision à visualiser Toutes les marques

Remarquez que cette manipulation n’a pas pour autant activé le mode Révision dans le document Chapitre 1.docx.

 

Word 2016 Mac – Ouvrir le modèle Normal.dotm – Mode Révision activé par défaut

Contexte

Vous souhaitez ouvrir et apporter des modifications au modèle Normal.dotm. Par exemple, pour une raison inconnue, Word ouvre systématiquement tous les documents avec le mode Révision actif (même les nouveaux documents vierges). Vous avez mis la main sur le modèle Normal.dotm au fin fond de votre Mac mais après plusieurs essais infructueux, vous constatez que vous ne parvenez pas à l’ouvrir car Word ouvre à chaque fois un nouveau document basé sur le modèle. Vous ne souhaitez pas supprimer le modèle Normal.dotm car vous y avez apporté des personnalisations que vous souhaitez conserver.

Solution : ouvrir Normal.dotm depuis Word

  • Ouvrez Word et fermez la fenêtre de démarrage proposant une galerie de modèles si celle-ci est ouverte
  • Allez dans le menu Fichier > Ouvrir
  • Cliquez sur le dossier de démarrage (icône « Maison ») portant habituellement votre nom afin de voir les sous-dossiers tels que Applications, Bureau, etc… le but étant d’atteindre le dossier « Bibliothèque »
  • Etant donné que le dossier « Bibliothèque » est masqué par défaut dans cette fenêtre, appuyez sur les touches CMD + MAJ + G
  • Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, tapez ~/Bibliothèque (le tilde s’obtient avec ALT + N) et cliquez sur Aller

  • Parcourez et ouvrez les dossiers Group Containers / UBF8T346G9.Office / Contenu utilisateur / Modèles et finalement le fichier Normal.dotm
  • Apportez les changements souhaités; dans notre exemple, il s’agit de désactiver le bouton Suivi des modifications de l’onglet Révision
  • Sauvegardez le modèle (CMD + S) et quittez Word
  • Ré-ouvrez Word de manière habituelle…

PowerPoint 2016 – Créer un modèle par défaut au format 4:3

Contexte

Le format Grand écran 16:9 proposé par défaut à la création d’une nouvelle présentation ne vous convient pas. Vous souhaitez pouvoir créer des présentations avec le format Standard 4:3.

Solution

  • Ouvrez PowerPoint et choisissez, dans la galerie des modèles à choix, de créer une nouvelle présentation basée sur le modèle « Nouvelle présentation »
  • Allez dans l’onglet Création > Bouton Taille des diapositives > Format Standard 4:3
  • Déroulez la galerie des thèmes à l’aide de la petite flèche et choisissez la commande Enregistrer le thème actif

  • Acceptez le dossier de sauvegarde proposé et donnez un nom à ce nouveau thème par ex. Standard 4-3.thmx
  • Dans l’onglet Création, déroulez à nouveau la galerie des thèmes, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le thème que vous venez de créer (figurant sous la catégorie Personnalisé; sa miniature n’est pas au bon format mais ça n’a pas d’importance…)
  • Choisissez la commande Définir comme thème par défaut
  • Quittez PowerPoint sans sauvegarder la présentation ouverte pour cette occasion
  • Réouvrez PowerPoint et créez une nouvelle présentation basée sur le modèle « Nouvelle présentation »; le thème maintenant appliqué est le format Standard 4:3

Remarquez que si vous choisissez un autre modèle que « Nouvelle présentation », le thème personnalisé Standard 4:3 ne sera pas appliqué.

Pour information, le thème personnalisé est classé dans
/Users/jfrey/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Contenu utilisateur/Themes

Word 2016 – Copier ou importer des styles

Contexte

Vous possédez un document Word comportant des styles personnalisés que vous aimeriez pouvoir utiliser dans un autre document Word.

Solution No 1 : Copier / Coller un style d’un document à l’autre

Cette méthode est utile si vous souhaitez juste copier 2 ou 3 styles.

  • Ouvrez les deux documents
  • Sélectionnez la marque de paragraphe ¶ du paragraphe possédant le style souhaité (sans sélectionner le texte)
  • Cliquez sur le bouton Copier
  • Allez dans l’autre document, placez-vous à la fin du paragraphe auquel vous désirez attribuer le style
  • Cliquez sur le bouton Coller

Solution No 2 : Exporter / Importer des styles d’un document à l’autre

Cette méthode est utile si vous souhaitez copier de nombreux styles.

  • Ouvrez le document possédant les styles à exporter
  • Ouvrez le menu Mise en forme > Style > bouton Organisateur
  • Dans la liste de gauche figurent les styles du document actif; dans celle de droite sont affichés ceux du modèle Normal.dotm
  • Cliquez sur le bouton Fermer le fichier de droite ; celui-ci affiche alors Ouvrir le fichier et permettra d’accéder à la liste de vos documents
  • Dans la boîte de dialogue Choisissez le modèle à ajouter, cliquez sur le bouton Options en bas à gauche
  • Déroulez la liste Activer et choisissez l’option Document Word
  • Sélectionnez le fichier dans lequel vous souhaitez importer les styles et cliquez sur Ouvrir
  • Dans la liste de gauche, sélectionnez tous les styles à copier et cliquez sur le bouton Copier

Word 2016 Mac – Insérer des fractions de type 1/3

Contexte

Vous devez saisir des fractions dans un document Word et constatez que 1/2 ou 1/4 et 1/3, 3/4 ou 1/5 n’apparaissent pas de la même manière.

Vous souhaitez bien entendu que les fractions se ressemblent. Vous êtes allé regarder dans
Insertion > Symbole avancé mais vous ne trouvez rien qui fasse l’affaire. Vous avez essayé l’éditeur d’équation mais le résultat obtenu ne vous convient pas.

Solution : utiliser la table des caractères Unicode

  • Allez dans les Préférences Système > Clavier
  • Dans l’onglet Méthodes de saisie > cliquez sur le + en bas à gauche
  • Tapez Autres dans la zone de recherche
  • Dans la liste qui apparaît à droite, allez tout en bas et sélectionnez Universel (Unicode Hex) et ajoutez ce clavier
  • Allez ensuite dans l’onglet Clavier et cochez Afficher les visualiseurs de clavier
Saisie dans Word :
  • Ouvrez ensuite Word
  • Au moment où vous souhaitez insérer la fraction par exemple 1/3, changez de clavier (à l’aide de l’icône à côté de l’horloge du Mac) pour le clavier Universel (Unicode Hex)
  • Appuyez sur la touche Option (alt) et tapez 2153 (pour 1/3)
  • Reprenez ensuite votre clavier habituel
  • Sélectionnez la fraction durement obtenue et allez dans les préférences de Word > Correction automatique
  • Ajoutez cette fraction dans la liste pour éviter de refaire tout ce bazar à chaque fois; dorénavant 1/3 devient ⅓
  • Faites la même chose pour les autres fractions souhaitées, sachant que :

1/3 = 2153
3/4 = 2154
1/5 = 2155
2/5 = 2156
3/5 = 2157
4/5 = 2158
1/6 = 2159
5/6 = 215A
1/8 = 215B
3/8 = 215C
5/8 = 215D
7/8 = 215E
1/ = 215F
3/4 = 00BE

Word 2016 Mac – Gérer les champs à l’aide de raccourcis clavier

Contexte

Vous possédez un Mac et vous travaillez dans un document Word contenant un certain nombre de champs (table des matières et des illustrations, renvois, numéros de page, index, bibliographie provenant d’EndNote…). Vous souhaitez pouvoir gérer ces champs, or vous constatez que la commande qui permettrait par exemple de convertir un champ en texte ordinaire n’est disponible dans aucun menu.

Attention : faites une copie de sauvegarde de votre document avant de réaliser les actions ci-dessous

Solution : utiliser les raccourcis clavier

Avant cela, contrôlez dans le menu Pomme > Préférences Système > Clavier > Clavier si l’option Utiliser les touches F1, F2, etc... est désactivée.

  • Insérer le champ Date : appuyez sur Ctrl + Maj + D
  • Insérer le champ Page : appuyez sur Ctrl + Maj + P
  • Insérer un champ vide : appuyez sur Cmd + fn + F9
  • Mettre à jour le champ sélectionné : appuyez sur fn + F9
  • Afficher les codes de champs plutôt que les résultats (ou l’inverse) : appuyez sur Option (alt) + fn + F9
  • Convertir le champ sélectionné en texte ordinaire : appuyez sur Cmd + fn + Maj + F9 🙄
  • Verrouiller un champ (empêcher sa mise à jour) : appuyez sur Cmd + fn + F11
  • Déverrouiller un champ (permettre à nouveau sa mise à jour) : appuyez sur Cmd + fn + Maj + F11
  • Atteindre le champ suivant : fn + F11
  • Atteindre le champ précédent : fn + Maj + F11

Word 2016 PC – Editer d’anciennes équations

Contexte

Vous disposez de documents Word contenant des équations créées il y a quelques années avec l’éditeur d’équations. Or, lorsque vous faites un double clic sur l’équation dans le but de la modifier, vous obtenez un message d’erreur « The server application, source file or item cannot be found… ». Vous remarquez également que l’outil Equation de l’onglet Insertion ne vous est d’aucun secours.

Solution : installer le complément Equation

  • Fermer toutes les applications Office
  • Allez dans le Panneau de configuration > Programmes et fonctionnalités
  • Sélectionnez Microsoft Office et cliquez sur le ​bouton Modifier
  • Choisissez Ajouter ou supprimer des composants
  • Déroulez les Outils Office
  • Déroulez les options de l’Editeur d’équations
  • Choisissez Exécuter à partir du disque dur

Word 2016 Mac – Créer une table des matières cliquable en PDF

Contexte

Durant de nombreuses années, les tables des matières et des illustrations générées avec Word 2016 Mac étaient non-cliquables lorsqu’on sauvegardait ou imprimait le document en PDF.

La parade pour résoudre cet agaçant problème était de mettre la main sur une machine tournant sous Windows et de réaliser la table sous Word 2016 PC. Ceci appartient désormais au passé… voici comment faire sur Mac pour obtenir enfin des tables des matières et des illustrations cliquables.

Solution

  • Assurez-vous que votre version d’Office 2016 est à jour
  • Ouvrez votre document Word et insérez une table des matières (Références > Table des matières > Table des matières personnalisée)
  • Choisissez le format de la table et cochez l’option « Utiliser des liens hypertextes à la place des numéros de page » et validez
  • Faites votre PDF en allant dans le menu Fichier > Enregistrer sous > PDF (ça ne fonctionne pas avec Fichier > Imprimer > Save as Acrobat PDF)