Archives de catégorie : Office

Word 2016 – Faire plusieurs fois référence à une même note de bas de page

Contexte

Vous êtes en train de rédiger votre long document. Vous avez inséré une note de bas de page et vous souhaiteriez vous référer une seconde fois à la même note de bas de page. Vous souhaitez que le renvoi possède la même apparence que l’appel de note, à savoir en exposant/taille plus petite.

Solution

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le 2ème appel de note
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Renvoi
  • Choisissez la catégorie Note de bas de page > puis Numéro de note de bas de page (formaté)
  • Dans la liste, sélectionnez la note souhaitée et validez

Word 2016 – Insérer une table des encadrés

Contexte

Vous êtes en train de mettre en page votre thèse. Dans le corps du texte, vous avez encadré des paragraphes afin de les mettre en évidence (à l’aide d’un style perso appelé par ex. « encadré »). Vous souhaitez pouvoir faire figurer en début de document une table des encadrés. Cette table doit indiquer le numéro de la page ainsi que le numéro de l’encadré et du chapitre.

Solution

  • Sélectionnez le paragraphe souhaité (celui mis en forme à l’aide du style Encadré)
  • Dans l’onglet Références, choisissez Insérer une légende
  • A l’aide du bouton Nouveau texte, créez un nouveau libellé appelé Encadré
  • Cliquez sur Format pour indiquer que vous souhaitez inclure le numéro du chapitre
  • Tapez la légende souhaitée et validez

  • Placez ensuite votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table
  • Onglet Références > Insérer une table des illustrations
  • Choisissez « Encadré » dans la liste des libellés de légende
  • Choisissez le format et validez

Excel – Créer une pyramide des âges hommes/femmes

Contexte

Vous êtes étudiant(e) en sciences criminelles et vous devez présenter des données de centaines d’individus sous forme de pyramide des âges. Vous disposez dans votre classeur Excel d’une colonne avec les âges, une colonne du nombre d’hommes et une colonne du nombre de femmes.

ages

Étant donné qu’Excel ne propose pas de pyramide dans ses modèles de graphes, il va falloir bricoler un peu.

Vous trouverez sur le Web différentes procédures pour créer des pyramides ; personnellement, j’ai une préférence pour celles qui n’ont pas d’impact sur les données du tableau. Le bricolage proposé ci-dessous ne porte donc que sur le graphe; vos données resteront intactes.

Solution

  1. Sélectionnez votre tableau > Onglet Accueil > Bouton Mettre sous forme de tableau > choisissez un modèle et validez
  2. Dans l’onglet Tableau, cochez l’option Ligne des totaux
  3. Dans la liste déroulante de la ligne des totaux, choisissez la formule MAX (pour les hommes et pour les femmes); cette information nous sera utile plus bas (au point 12) pour mettre en forme le graphique; imaginons que nous avons obtenu le chiffre maximum de 23
  4. max
  5. Cliquez sur votre tableau et allez dans l’onglet Insertion > groupe Graphiques > Barres > Barres groupées ; vous obtenez un graphe qui ne correspond pas du tout à ce que vous souhaitez…
  6. Augmentez la taille du cadre de votre graphe pour y voir plus clair
  7. Cliquez sur une des barres du graphe de la série des femmes (couleur orange) > allez dans l’onglet Mise en forme > bouton Volet Format > bouton Options des séries
  8. Activez l’option Axe secondaire
  9. Indiquez une Superposition de séries à 100 % et une largeur de l’intervalle à 0 %
  10. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe Horizontal (Valeur); ce qui a pour effet de sélectionner l’axe au bas du graphe
  11. Dans le Volet Format, cliquez sur le bouton Options d’axe
  12. Dans la zone Limite Minimum tapez la valeur suivante : – 25 (cette valeur représente un chouia plus que le chiffre maximum de 23 que nous avions obtenu au point 4 grâce à la formule =MAX
  13. Dans la zone Limite Maximum tapez la valeur suivante : 25 ; nous avons donc saisi la même valeur sauf que une est en négatif et l’autre en positif
  14. Dans le même volet, cochez l’option Valeurs en ordre inverse
  15. Dans le même volet, cliquez sur la catégorie Nombre
  16. Dans la zone Code de format, tapez Standard;Standard et cliquez sur Ajouter (le format personnalisé ainsi créé permet de supprimer les valeurs en négatif affiché pour cet axe)
  17. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe secondaire Horizontal (Valeur); ce qui a pour effet de sélectionner l’axe au haut du graphe
  18. Faites les mêmes choix que sous les points 12, 13, 15 et 16 (mais pas 14 !)
  19. Cliquez sur une des barres du graphe de la série des hommes (couleur bleue) > allez dans l’onglet Mise en forme > bouton Volet Format > bouton Options des séries
  20. Si nécessaire, activez l’option Axe principal
  21. Indiquez une Superposition de séries à 100 % et une largeur de l’intervalle à 0 % (ça commence à ressembler à quelque chose…)
  22. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe Vertical (Catégorie)
  23. Dans le Volet Format, cliquez sur le bouton Options d’axe > Étiquettes > tapez une valeur pour l’intervalle, par ex. 2
  24. Profitez de cette sélection pour mettre les âges en gras
  25. Saisissez un titre pour votre graphique
  26. Si vous trouvez que celui-ci manque de punch, cliquez sur la série de données des hommes (bleue) et attribuez une couleur de contour orange (onglet Mise en forme > bouton Contour ; faites l’inverse pour la série de données des femmes (orange) en attribuant une couleur de contour bleue
  27. Sélectionnez votre graphique et allez dans l’onglet Création de graphique > bouton Déplacer le graphique > Nouvelle feuille

pyramide

Word 2016 – Insérer un sommaire et une table des matières dans un long document

Contexte

Vous disposez d’un long document dont les titres sont mis en forme à l’aide des styles Titre 1 jusqu’à Titre 5. Comme votre document est très long, vous souhaitez faire figurer un sommaire en début de document et une table des matières détaillée à la fin. Le sommaire doit reprendre les titres des niveaux 1 et 2, la table des matières doit reprendre les titres des niveaux 1 à 5.

Solution

Le sommaire et la table des matières utilisent le champ TOC. Pour le sommaire, le champ indiquera { TOC \o « 1-2 » }, pour la table des matières le champ sera { TOC \o « 1-5 » }.

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le sommaire
  • Allez dans l’onglet Références > Table des matières > Table des matières personnalisée
  • Indiquez « 2 », dans la zone Afficher les niveaux et validez
  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
  • Allez dans l’onglet Références > Table des matières > Table des matières personnalisée
  • Indiquez « 5 », dans la zone Afficher les niveaux et validez
  • Répondez « Non » à la question « Remplacer la table des matières sélectionnée ? »

Cette méthode est déconcertante de simplicité…

Outlook 2016 Mac – Ajouter un agenda Google

Contexte

Vous disposez d’un agenda Google et vous souhaiteriez pouvoir le consulter directement dans Outlook 2016 Mac.

Solution

  • Connectez-vous à votre compte Google via un navigateur et accédez à votre agenda Google
  • Ouvrez le menu contextuel de l’agenda > commande Paramètres de l’agenda :

agenda google

  • Sous la rubrique Adresse URL privée, cliquez sur le bouton ICAL et copiez l’URL
  • Quittez votre agenda Google
  • Connectez-vous à votre compte OWA de l’Unil puis allez dans Calendrier
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Mes calendriers > Ouvrir le calendrier
  • Collez l’URL dans la zone Calendrier Internet et cliquez sur Ouvrir
  • A l’aide d’un clic droit sur le dossier, renommez le calendrier si souhaité
  • Allez ensuite dans Outlook; vous trouverez votre agenda Google en tant que sous-dossier du dossier Principal portant votre nom

Excel – Contourner la recherche de caractères génériques (point d’interrogation)

Contexte

Dans plusieurs cellules d’un immense tableau Excel, vous avez saisi des points d’interrogation ? (parce que vous ignoriez les valeurs au moment de la création du tableau et vous vous étiez dit que des ? feraient l’affaire…). Vous souhaitez maintenant pouvoir retrouver facilement les ? afin de compléter les données. Bien entendu, vous avez saisi un ? dans la zone de recherche. Excel considérant ce caractère comme étant générique, il trouve toutes les cellules dans lesquelles vous avez saisi des données 🙁 .

Solution

  • Tapez un tilde avant le ? dans la zone de recherche (~?) ; Excel ne trouvera que les cellules contenant réellement un ?

PS : le tilde s’obtient à l’aide des touches Alt + n sur Mac (Alt-Gr + ^ sur PC)

Word – Rechercher à l’aide de caractères génériques

Contexte

Vous souhaitez effectuer des recherches un peu plus poussées que d’habitude et vous séchez sur l’utilisation des caractères génériques proposés comme option dans la boîte de dialogue Rechercher ?

Solution dans le tableau ci-dessous

Pour rechercher Tapez Exemple
N’importe quel caractère unique

?

s?t
trouve sot et set
N’importe quelle chaine de caractères

*

s*t
trouve saut, salut, sot et set
Le début d’un mot

<

<fac
trouve facile, faculté, facebook mais pas Facebook ni interface
La fin d’un mot

>

nuit>
trouve nuit, minuit et Inuit mais pas nuitée
Un des caractères spécifiés

[ ]

t[ai]c
trouve tac et tic mais aussi vertical, article et notice
N’importe quel caractère compris dans la plage spécifiée

[-]

tou[r-t]
trouve tour, tous et tout mais pas toux
N’importe quel caractère, à l’exception de ceux compris dans la plage spécifiée [!x-z] t[!a-m]c
trouve toc et tuc mais pas tac ou tic
Exactement n occurrences du caractère précédent

{n}

ip{2}
trouve Philippe et Hippodrome mais pas Philip
De n à m occurrences du caractère ou de l’expression précédente

{n,m}

10{3,4}
trouve 1000 et 100000 mais pas 10 et 100

 

Word – Editer un long document dans deux fenêtres

Contexte

Vous travaillez sur votre thèse et souhaitez pouvoir éditer deux parties de ce document en même temps (par exemple, le chapitre sur lequel vous travaillez qui se trouve en début de document et les annexes situées à la fin du document). Pour cela, il vous faut tout simplement travailler avec deux fenêtres; bien entendu cette méthode requière un grand écran, voire idéalement deux écrans.

Solution

  • Ouvrez votre document comme d’habitude
  • Allez dans l’onglet Affichage > groupe Réorganiser > Nouvelle fenêtre; une nouvelle fenêtre du document apparait portant le titre du document avec un numéro
    • Si vous ne disposez que d’un seul écran, cliquez sur le bouton Réorganiser tout afin de scinder votre écran en deux
    • Si vous disposez de deux écrans, déplacez simplement la deuxième fenêtre sur le deuxième écran
  • Passez d’une fenêtre à l’autre et apportez des modifications dans chacune des fenêtres
  • Lorsque vous avez terminé de travailler, fermez la fenêtre N°2
  • Dans l’onglet Affichage > groupe Réorganiser > cliquez sur le bouton Réorganiser tout pour redimensionner la fenêtre N°1
  • Enregistrez votre travail comme d’habitude

Tellement simple qu’on n’y pense pas…

Excel – Faire une somme selon plusieurs critères (SOMME.SI.ENS)

Contexte

Vous disposez d’un tableau (par exemple un tableau des scores). Les participants sont des hommes et des femmes rattachés à deux équipes différentes. Vous aimeriez faire la somme des points seulement s’il s’agit des femmes de l’équipe1, puis une somme des points obtenus par les hommes de l’équipe1 et la même chose pour l’équipe2. Bref, il s’agit de faire une somme si deux critères sont remplis (genre et équipe) afin d’obtenir ceci :

SommeSiEns

Solution : utilisez la fonction SOMME.SI.ENS

Pour la formule devant faire la somme des points obtenus par les hommes du groupe CE :

  • Placez-vous dans la cellule devant contenir la formule (dans mon exemple E30)
  • Insérez la fonction =SOMME.SI.ENS()
  • Indiquez quelle est la plage devant être additionnée (D3:D26), tapez un point-virgule
  • Indiquez quelle est la plage contenant le 1er critère (B3:B26), tapez un point-virgule
  • Indiquez entre guillemets quel est le 1er critère, tapez un point-virgule
  • Indiquez quelle est la plage contenant le 2ème critère (C3:C26), tapez un point-virgule
  • Indiquez entre guillemets quel est le 2ème critère et validez la formule, laquelle doit ressembler à ceci :

formuleSommeSiEns

  • Faites la même chose pour les autres scores à additionner (ou copiez la formule et adaptez-la)

Constat suite à cet exercice : il y a trop peu de femmes travaillant au Ci… 🙁

Excel – Masquer des données et protéger une feuille

Contexte

Vous avez créé une feuille Excel dans laquelle certaines données sont confidentielles (la colonne des salaires, des évaluations ou autre). Vous avez pensé à la la commande Masquer disponible dans le menu contextuel de la colonne mais cette méthode manque d’efficacité. En effet, à l’affichage on devine rapidement qu’une colonne a été masquée. N’importe quel utilisateur parvient, en deux clics de souris, à afficher la colonne masquée. De plus, le masquage de colonne perturbe la mise en page et l’impression de votre tableau devenu de ce fait plus petit.

Solution : utilisez le formatage masqué puis protégez la feuille

  • Sélectionnez la plage de données à masquer
  • Allez dans le menu Mise en forme > Cellules > onglet Nombre
  • Cliquez sur la catégorie Personnalisée et, dans la zone type, tapez 3 points-virgules comme ceci ;;; et validez
  • Les données des cellules sont devenues invisibles; toutefois si un utilisateur clique sur une des cellules dont le contenu est masqué, il peut malheureusement prendre connaissance de son contenu dans la barre d’adresse…

invisibleechec

… rendez donc impossible la sélection de la plage de cellules dont le contenu est masqué, pour cela :

  • Sélectionnez toute la feuille > allez dans l’onglet Accueil > bouton Mise en forme > désactivez l’option Verrouiller les cellules (active par défaut)
  • Sélectionnez ensuite la plage de cellules dont vous souhaitez empêcher la sélection > allez dans l’onglet Accueil > bouton Mise en forme > activez l’option Verrouiller les cellules
  • Puis allez dans l’onglet Accueil > bouton Mise en forme > activez l’option Protéger la feuille et faites les choix suivants :

protection

  • Saisissez bien entendu un mot de passe empêchant d’ôter la protection de la feuille
  • Si, par la suite, vous souhaitez faire réapparaître les données, supprimez simplement les ;;; du formatage personnalisé