Word – Choisir le bon type de renvoi

Contexte

Votre long document possède de nombreux titres, lesquels sont numérotés automatiquement (dans mon exemple ci-dessous, j’ai choisi une numérotation de type I.A.1.) Vous souhaitez insérer des renvois sur ces différents titres et hésitez quant au choix du type de renvoi. En effet, vous avez constaté que les résultats affichés étaient différents lors d’un renvoi sur « Numéro de paragraphe », sur « Numéro de paragraphe (pas de contexte) » et sur « Numéro de paragraphe (contexte complet) » mais vous n’êtes pas sûr de bien saisir la différence.

Il faut savoir que dans Word, le résultat d’un renvoi dépend de son type ainsi que de sa position dans le texte. Un renvoi est composé d’un champ (REF) et de commutateurs (\r, \n, \w). Selon le type de renvoi choisi, le commutateur va donc se charger de modifier le format du renvoi, sauf que l’emplacement du renvoi dans le texte a également son importance en plus du commutateur de mise en forme. Ceci dit, lorsque vous insérez des renvois de manière classique (onglet Références > bouton Renvoi), vous ne visualisez pas les commutateurs de mise en forme.

Dans mon exemple, j’ai choisi d’insérer des renvois sur le titre « Jours fériés 2022 » se trouvant à la page 32 de mon document dont le plan ressemble à ceci :

Solution

A l’aide des exemples du tableau ci-dessous, faites votre choix dans la boîte de dialogue Renvoi (onglet Références > bouton Renvoi) en fonction du résultat que vous souhaitez obtenir :

Emplacement du renvoi dans le documentRenvoi àRésultat obtenu
Peu importeNuméro de page32
Si le curseur est sur « IX. Tourisme »Numéro de paragrapheA.2
Si le curseur est sur « 1. Une période fériée »Numéro de paragraphe2
Si le curseur est sur « A. La robotique »Numéro de paragrapheIX.A.2
Peu importeNuméro de paragraphe
(pas de contexte)
2
Peu importeNuméro de paragraphe
(contexte complet)
IX.A.2
Peu importeTexte de paragrapheJours fériés 2022
Si le curseur est sur « IX. Tourisme »Ci-dessus/Ci-dessousCi-dessous
Si le curseur est sur « A. La robotique »Ci-dessus/Ci-dessousCi-dessus

Word – Rechercher km2 et remplacer par km2 en exposant

Contexte

Votre long document comporte de nombreuses fois l’abréviation « km2 » que vous souhaitez remplacer par « km2 » . Vous avez ouvert la boîte de dialogue Rechercher-Remplacer et avez essayé de Rechercher « km2 » (ça c’est glop) que vous avez tenté de remplacer par « km2 » en ayant sélectionné le « 2 » que vous avez mis en exposant à l’aide du bouton Format > Police > Exposant (et ça c’est pas glop, car c’est alors toute l’abréviation « km2 » qui est mise en exposant).

Solution : utiliser simplement le code c^

  • Ouvrez votre document et tapez à l’importe quel endroit le texte correct avec le 2 mis en exposant, comme ceci : km2
  • Sélectionnez km2 et copiez-le afin de le placer dans le Presse-papier
  • Ouvrez la boîte de dialogue Recherche avancée et remplacement
  • Dans la zone Rechercher, tapez km2
  • Dans la zone Remplacer Par, tapez c^
  • Si vous êtes méfiant, cliquez d’abord sur Rechercher Suivant > Remplacer
  • Cliquez ensuite sur Tout remplacer

Le code c^ représente le contenu du presse-papier (donc km2) .

Bien entendu, si le document comporte l’expression « m2 » à remplacer par « m2« , il est nécessaire de relancer un 2ème rechercher-remplacer. Attention à indiquer « mot entier » lors de la recherche de « m2 » afin de ne pas impacter « km2« .

Word – Gérer la numérotation des légendes

Contexte
Vous souhaitez pouvoir agir sur la numérotation automatique des légendes des images contenues dans votre long document. Vous souhaitez pouvoir faire trois choses : 1° utiliser le même numéro pour deux images, 2° ajouter une deuxième numérotation (par exemple alphabétique ou romaine) et 3° redémarrer une numération avec le chiffre de votre choix. Bien entendu, la table des illustrations que vous comptez insérer plus tard doit être le reflet des personnalisations apportées aux légendes.

Solution : personnaliser le champ SEQ

Le champ SEQ est utilisé dans les légendes et permet l’insertion de numéros automatiques s’incrémentant d’une unité à chaque nouvelle insertion d’image. Ces numéros automatiques peuvent être indépendants les uns des autres grâce à l’ajout d’un signet d’identification (MUSIC ou SPORT) dans le champ. Ainsi au sein du même document, la numérotation des images faite avec le champ {SEQ MUSIC} sera indépendante de la numérotation du champ {SEQ SPORT}. C’est ainsi que la balle de tennis peut être numérotée avec le chiffre 1, lequel a déjà été utilisé pour numéroter le piano.

Le champ SEQ possède des paramètres lesquels permettent d’agir sur la séquence des numéros. Par exemple, ci-dessous, j’ai choisi d’appliquer le même numéro (3) aux images présentant des guitares. Remarquez que la numérotation alphabétique (A) est continue.

Dans le 2ème exemple des images de sports, j’ai choisi une numérotation arabe recommençant à 1 et la numérotation romaine recommence à 1 pour le ballon de volley. Je rappelle que les images de musique et de sport sont contenues dans le même document (donc par défaut, la balle de tennis devrait porter le chiffre 6 puisqu’elle suit le saxophone).

Les raccourcis clavier à connaître pour la suite de l’exercice :

ALT + fn + F9 : permet de basculer entre l’affichage du résultat et l’affichage des codes de champs

fn + F9 : permet de mettre à jour les champs sélectionnés

Voyons maintenant comment sont construits les champs SEQ de mes exemples; pour cela, il faut avoir inséré au préalable des légendes (Onglet Références > bouton Insérer une légende) pour pouvoir bien sûr ensuite les personnaliser. Une fois les légendes insérées, les touches ALT + fn + F9 permettent de visualiser les codes de champs. Par défaut, le champ SEQ est composé des éléments suivants:

  • SEQ : indique une séquence de numérotation automatique
  • Figure : correspond à l’étiquette choisie (cela pourrait être Tableau ou Equation)
  • \* ARABIC : indique l’option de mise en forme choisie (cela pourrait être \* alphabetic \* ALPHABETIC \* roman ou \* ROMAN)

En basculant les codes de champ, on peut dès lors apporter des changements au champ SEQ, par exemple:

  • Insérer un 2ème code de champ SEQ juste après le 1er champ (Insertion > Champ > catégorie Numérotation > Champ Séq > bouton Options)
  • Un code de champ peut également être copié-collé, en veillant à sélectionner les accolades; on peut ensuite modifier le champ copié en ajoutant des paramètres
  • Dans les exemples ci-dessous, j’ai ajouté le commutateur \r 3 pour indiquer que la 2ème image de guitares devait porter le même numéro que la 1ère image de guitares (le commutateur \r affecte au numéro la valeur spécifiée après le r). Remarquez que le commutateur \c aurait également fait l’affaire (\c insère le numéro de séquence précédent le plus proche)
  • J’ai attribué le signet MUSIC au 2ème code de champ SEQ car je souhaitais pouvoir faire la distinction entre la numérotation des images de musique et celle des sport
  • Pour les instruments de musique, j’ai ajouté l’indication \* ALPHABETIC au 2ème champ car je souhaitais une numérotation alphabétique en majuscule
  • Pour les images de sports, j’ai ajouté le paramètre \r 1 à la balle de tennis car je souhaitais forcer le redémarrage de la numérotation à 1 (et non pas à la suite du saxophone)
  • J’ai attribué le signet SPORT au 2ème champ SEQ pour distinguer cette 2ème série d’images de la 1ère série appelée MUSIC
  • J’ai ajouté l’indication ROMAN au 2ème champ car je souhaitais une numérotation romaine en majuscule
  • J’ai ajouté le paramètre \r 1 au 2ème champ SEQ de la balle de volley car je souhaitais recommencer la numérotation à 1

Word – Utiliser deux sortes de guillemets dans la même phrase

Contexte

Vous souhaitez pouvoir insérer des guillemets français (chevrons ouvrant et fermant accompagnés d’espaces insécables) et des guillemets anglais (double apostrophes ouvrantes et fermantes sans espace insécable) dans le cas d’une double citation tout cela sans devoir aller modifier les préférences de Word ni réaliser des acrobaties.

Solution : laisser les options par défaut et utiliser les raccourcis-clavier

  • Tapez le début de la phrase, par exemple :
  • Maître Folace dit « c’est curieux chez les marins ce besoin de faire des phrases ».
  • Lorsque vous avez besoin d’insérer les guillemets anglais pour indiquer la présence d’une citation à l’intérieur d’une citation, appuyez simplement sur Alt+2 (entrant) et Alt+Maj+2 (fermant) pour obtenir ceci :
  • En pleine réunion, il me dit : « Mais oui, c’est la scène où Maître Folace monte sur la péniche et sort la réplique suivante “c’est curieux chez les marins ce besoin de faire des phrases”, ça ne te rappelle rien ? »

Word – Créer des chevalets de table à l’aide d’un publipostage

Contexte

Vous disposez d’un fichier Excel listant les participants à une conférence. Dans Word, vous souhaitez créer des chevalets de table présentant 2x le nom de la personne; 1x écrit à l’endroit et 1x écrit à l’envers, de manière à pouvoir plier la page en deux. Vous aimeriez pouvoir générer rapidement 1 chevalet par participants.

Solution : utiliser le publipostage

  • Ouvrez un document Word vierge
  • Dans l’onglet Mise en page, choisissez une orientation Paysage et des marges Étroites
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Zone de texte et dessinez une zone de texte libre
  • Allez dans l’onglet Publipostage > bouton Démarrer le publipostage > Lettres
  • Restez dans l’onglet Publipostage > bouton Sélectionner les destinataires > Utiliser une liste existante > choisissez le classeur Excel
  • Cliquez ensuite sur le bouton Insérer un champ de fusion et insérez les champs « Prénom » et « Nom » dans la zone de texte libre dessinée préalablement
  • Mettez en forme les champs (taille de police et centrage de paragraphe) et faites un centrage Milieu en allant dans l’onglet Format de la forme > bouton Aligner le texte
  • Restez dans l’onglet Format de la forme > bouton Contour de forme > Sans contour
  • Sélectionnez la zone de texte libre et faites en une copie
  • Déplacez la copie au bon endroit et retournez-la à l’aide de la petite poignée de rotation afin d’obtenir ceci:
  • Allez dans l’onglet Publipostage > bouton Aperçu des résultats et passez en revue quelques noms
  • Si le résultat vous convient, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner > Modifier des documents individuels; vous obtenez ainsi un chevalet par participant
  • Imprimez le résultat de la fusion et sauvegardez-le si souhaité (le fichier s’appelle par défaut Lettres#…)
  • Sauvegardez bien entendu le fichier créé au tout début de cette procédure lequel contient les zones de texte libre avec les champs de fusion; en effet, vous pourriez en avoir à nouveau besoin pour générer d’autres chevalets

PowerPoint – Créer un poster ou une affiche

Contexte

Vous souhaitez créer un poster ou une affiche mais ne savez pas utiliser des logiciels professionnels de mise en page tels qu’Illustrator ou InDesign… toutefois PowerPoint vous est familier.

  • Ouvrez PowerPoint
  • Dans l’onglet Accueil > bouton Disposition, choisissez la disposition qui convient pour votre diapositive (disposition Vide sans doute)
  • Allez dans l’onglet Création > bouton Taille des diapositives > Mise en page
  • Pour du A0, insérez les dimensions 84.1 cm x 118.9 cm
  • Validez les dimensions et décidez si vous souhaitez Mettre à l’échelle ou non
  • Créez votre poster en insérant des zones de texte libre et des images
  • Allez dans le menu Fichier > Imprimer
  • Déroulez la liste Taille du papier > commande Gérer les tailles personnalisées et créez un format personnalisé A0:
  • De retour dans la boîte de dialogue Imprimer, vérifiez l’orientation du papier puis cliquez sur le bouton PDF > commande Save as Adobe PDF
  • Ouvrez le PDF et pointez en bas à gauche d’Acrobat ; l’indication de la taille de votre PDF doit apparaître dans une bulle
  • Transmettez votre PDF à la Repro; remarquez que le mode colorimé­trique de PowerPoint (RVB (Rouge/ Vert/Bleu) aura pour consé­quence une interprétation de la couleur lors de son impression en CMJN. La couleur ne sera donc pas parfaitement fidèle à votre original.

Rappel des dimensions

Word 365 – Créer un index avec des mots autres que ceux se trouvant dans le document

Contexte

Votre long document contient des mots tels que maman, Mutter, Mama, Mother, génitrice à plusieurs endroits dans le document. Vous souhaitez que tous ces synonymes du mot mère soient représentés dans l’index sous la rubrique Mère (alors que le mot mère ne figure pas dans le texte).

Solution : marquer les entrées d’index comme d’habitude et procéder ensuite à un « Rechercher/Remplacer » du contenu des codes de champs

  • Sélectionnez n’importe quelle occurence du mot maman dans le document
  • Allez dans l’onglet Références > bouton Marquer entrée > dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Marquer tout; cela a pour effet de placer dans le texte le code de champ {XE…} après chaque occurence du mot maman, comme ceci : maman { XE « maman »}
  • Le champ est constitué du code XE indiquant la présence d’une entrée d’index et du mot figurant entre guillemets servant d’entrée d’index; pour l’instant, c’est donc bien entendu le mot maman qui figurera dans l’index
  • Procédez de la même manière pour marquer les autres mots tels que Mutter, Mama, Mother afin d’obtenir ceci comme entrée d’index dans le texte : Mutter { XE « Mutter »} et Mother { XE « Mother »} et Mama { XE « Mama »} et génitrice { XE « génitrice »}; si on insère un index à ce moment-là, le résultat est le suivant :
  • Pour faire figurer le mot « Mère » dans l’index mais sans impacter les mots maman, Mother, Mutter, Mama et génitrice figurant dans le texte, allez dans le menu Edition > Rechercher > Recherche avancée et remplacement
  • Dans la boîte de dialogue, indiquez que vous recherchez l’expression XE « Mama », écrite telle que ci-dessous (avec les guillemets):
  • Indiquez que vous souhaitez remplacer XE « Mama » par XE « Mère »
  • En cas de doute, cliquez sur les boutons Rechercher suivant et Remplacer pour tester une occurence
  • Si vous êtes sûr de vous, cliquez sur le bouton Tout remplacer
  • Procédez de la même manière pour remplacer les codes de champs XE « génitrice » par XE « Mère » et ainsi de suite…
  • Après avoir recherché et remplacé les codes de champs de tous les synonymes du mot mère, il ne vous reste plus qu’à insérer un index (onglet Références > bouton Insérer un index) ou à mettre à jour un index existant (bouton droit de la souris sur l’index existant > commande Mettre à jour les champs afin d’obtenir ce résultat :

Teams 365 – Fusionner des équipes

Contexte

Vous avez créé plusieurs équipes indépendantes dans Teams (correspondant à des projets ou reprenant la structure de votre département) et vous souhaitez les fusionner afin de pouvoir communiquer plus largement aux différents membres de ces équipes.

Solution : créer une équipe de fusion

  • Cliquez sur l’icône Équipes dans le Volet de navigation de Teams
  • Cliquez sur le bouton Rejoindre ou créer une équipe en bas du Volet de navigation
  • Cliquez sur Créer une équipe, donnez-lui un nom, une description et indiquez qu’il s’agit d’une équipe de type Privée (il serait surprenant qu’elle soit Publique, mais vous avez le choix)
  • Cliquez sur le bouton Suivant
  • Dans la zone Ajouter des membres, tapez les noms des équipes à fusionner; il sera sans doute nécessaire de taper les noms complets afin que Teams vous propose les bonnes équipes dans la liste déroulante
  • Une fois les équipes affichées dans la zone, cliquez sur le bouton Ajouter; vous obtenez ainsi la liste des équipes avec l’indication du nombre de membres dans chaque équipe:
  • Cliquez sur le bouton Fermer
  • Une fois l’équipe créée, cliquez sur l’équipe « de fusion » dans le Volet de navigation et choisissez la commande Gérer l’équipe; vous pouvez ainsi vérifier la liste des membres
  • Si par la suite vous constatez que vous avez omis de fusionner une équipe dans l’équipe « de fusion », cliquez sur l’équipe « de fusion », choisissez la commande Ajouter un membre et ajoutez l’équipe supplémentaire à fusionner

PowerPoint et Zoom – Utiliser le mode Présentateur

Contexte

Vous avez prévu de dispenser votre cours à l’aide d’un diaporama PowerPoint que vous voulez partager dans Zoom. Votre présentation contient des notes du présentateur que vous avez saisies dans la zone de commentaires. Durant votre cours, vous avez besoin de pouvoir visualiser vos notes sans que votre public ne les voit.

Solution : posséder deux écrans, l’écran de votre portable et un écran externe (une TV pourquoi pas)

  • Placez votre présentation PowerPoint sur l’écran du portable (partagez toujours le plus petit des deux écrans)
  • Laissez pour l’instant votre présentation en mode d’affichage normal
  • Dans Zoom, démarrez le partage d’écran (pour cela, cliquez sur le bouton Partager l’écran en bas de la fenêtre Zoom, puis sélectionnez « Desktop 1 ou Desktop 2»
  • Démarrez le diaporama dans PowerPoint en cliquant sur l’onglet Diaporama > bouton Mode Présentateur; sur l’écran du portable vous voyez ce que voient vos étudiants et sur l’autre écran, vous visualisez le diaporama avec vos notes
  • Utilisez comme d’habitude les flèches de direction pour passer d’une dia à l’autre
  • Durant votre présentation, vous avez la possibilité d’utiliser soit les outils de pointage de PowerPoint (pointeur Laser notamment) soit les outils d’annotation mis à disposition dans la fenêtre de partage de Zoom (bouton Annoter); ces outils sont à tester avant, de façon à être à l’aise
  • Une fois arrivé à la fin de votre cours, arrêtez le partage d’écran et quittez le mode Présentateur

Word 365 – Répéter automatiquement des informations dans un document

Contexte

Vous êtes en train de rédiger un support de cours, le cahier des charges d’un projet ou le rapport d’activités de votre service. Tout au long de votre document quelques informations variables se répètent à plusieurs reprises. Par ex. sur la page de couverture du document, vous avez saisi « Teams 365 », « version 1.5 », « Février 2021 » et et vous aimeriez que ces informations soient répétées ça et là dans le document par exemple dans des titres, en corps de texte, en notes de bas de page ou en en-tête. Vous souhaitez pouvoir corriger manuellement ces données sur la page de couverture et qu’elles se mettent ensuite à jour automatiquement dans le reste du document.

Exemple de page de couverture avec trois signets (le nom de l’auteur est simplement un champ):

Exemple de note de bas de page et de pied de page reprenant les trois infos de la page de couverture grâce à des renvois sur les signets:

Solution : insérer des signets et des renvois

  • Allez tout d’abord dans les Préférences de Word > catégorie Affichage > et cochez Signets
  • Une fois ce réglage fait, sélectionnez précisément le texte devant faire l’objet d’un signet (dans mon exemple, je sélectionne « version 1.5 » écrit sur ma page de couverture
  • Allez dans l’onglet Insertion > Signet
  • Donnez un nom au signet, par ex. « version »
  • Validez en cliquant sur Ajouter; des crochets entourent alors le texte préalablement sélectionné indiquant ainsi la présence d’un signet
  • Faites la même chose pour les autres données à stocker sous forme de signet (dans mon exemple, je vais donc créer 3 signets : « date », « logiciel » et « version ») :
  • Une fois vos signets créés, placez-vous à l’endroit où vous souhaitez faire se répéter l’information, par exemple en note de bas de page
  • Allez dans l’onglet Insertion > cliquez sur le bouton Renvoi
  • Choisissez la catégorie Signet > Signet et choisissez le signet à insérer
  • Dans mon exemple, l’information « version 1.5 » se répète
  • Faites la même chose pour les autres renvois à insérer dans le reste du document
  • Si vous modifiez les valeurs sur la page de couverture, par ex. « version 1.6 » ou « Mars 2021 », les renvois contenus dans le document se mettront à jour dès que vous procéderez à un Aperçu avant Impression, à une impression ou à une sauvegarde en PDF
  • Bien entendu, vous avez toujours la possibilité de mettre à jour les champs d’un document en sélectionnant tout le document (Cmd+A) et en mettant à jour tous les champs (fn+F9)