Archives de catégorie : Word

Word 2016 – Faire plusieurs fois référence à une même note de bas de page

Contexte

Vous êtes en train de rédiger votre long document. Vous avez inséré une note de bas de page et vous souhaiteriez vous référer une seconde fois à la même note de bas de page. Vous souhaitez que le renvoi possède la même apparence que l’appel de note, à savoir en exposant/taille plus petite.

Solution

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le 2ème appel de note
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Renvoi
  • Choisissez la catégorie Note de bas de page > puis Numéro de note de bas de page (formaté)
  • Dans la liste, sélectionnez la note souhaitée et validez

Word 2016 – Insérer une table des encadrés

Contexte

Vous êtes en train de mettre en page votre thèse. Dans le corps du texte, vous avez encadré des paragraphes afin de les mettre en évidence (à l’aide d’un style perso appelé par ex. « encadré »). Vous souhaitez pouvoir faire figurer en début de document une table des encadrés. Cette table doit indiquer le numéro de la page ainsi que le numéro de l’encadré et du chapitre.

Solution

  • Sélectionnez le paragraphe souhaité (celui mis en forme à l’aide du style Encadré)
  • Dans l’onglet Références, choisissez Insérer une légende
  • A l’aide du bouton Nouveau texte, créez un nouveau libellé appelé Encadré
  • Cliquez sur Format pour indiquer que vous souhaitez inclure le numéro du chapitre
  • Tapez la légende souhaitée et validez

  • Placez ensuite votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table
  • Onglet Références > Insérer une table des illustrations
  • Choisissez « Encadré » dans la liste des libellés de légende
  • Choisissez le format et validez

Word 2016 – Insérer un sommaire et une table des matières dans un long document

Contexte

Vous disposez d’un long document dont les titres sont mis en forme à l’aide des styles Titre 1 jusqu’à Titre 5. Comme votre document est très long, vous souhaitez faire figurer un sommaire en début de document et une table des matières détaillée à la fin. Le sommaire doit reprendre les titres des niveaux 1 et 2, la table des matières doit reprendre les titres des niveaux 1 à 5.

Solution

Le sommaire et la table des matières utilisent le champ TOC. Pour le sommaire, le champ indiquera { TOC \o « 1-2 » }, pour la table des matières le champ sera { TOC \o « 1-5 » }.

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le sommaire
  • Allez dans l’onglet Références > Table des matières > Table des matières personnalisée
  • Indiquez « 2 », dans la zone Afficher les niveaux et validez
  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
  • Allez dans l’onglet Références > Table des matières > Table des matières personnalisée
  • Indiquez « 5 », dans la zone Afficher les niveaux et validez
  • Répondez « Non » à la question « Remplacer la table des matières sélectionnée ? »

Cette méthode est déconcertante de simplicité…

Word – Rechercher à l’aide de caractères génériques

Contexte

Vous souhaitez effectuer des recherches un peu plus poussées que d’habitude et vous séchez sur l’utilisation des caractères génériques proposés comme option dans la boîte de dialogue Rechercher ?

Solution dans le tableau ci-dessous

Pour rechercher Tapez Exemple
N’importe quel caractère unique

?

s?t
trouve sot et set
N’importe quelle chaine de caractères

*

s*t
trouve saut, salut, sot et set
Le début d’un mot

<

<fac
trouve facile, faculté, facebook mais pas Facebook ni interface
La fin d’un mot

>

nuit>
trouve nuit, minuit et Inuit mais pas nuitée
Un des caractères spécifiés

[ ]

t[ai]c
trouve tac et tic mais aussi vertical, article et notice
N’importe quel caractère compris dans la plage spécifiée

[-]

tou[r-t]
trouve tour, tous et tout mais pas toux
N’importe quel caractère, à l’exception de ceux compris dans la plage spécifiée [!x-z] t[!a-m]c
trouve toc et tuc mais pas tac ou tic
Exactement n occurrences du caractère précédent

{n}

ip{2}
trouve Philippe et Hippodrome mais pas Philip
De n à m occurrences du caractère ou de l’expression précédente

{n,m}

10{3,4}
trouve 1000 et 100000 mais pas 10 et 100

 

Word – Editer un long document dans deux fenêtres

Contexte

Vous travaillez sur votre thèse et souhaitez pouvoir éditer deux parties de ce document en même temps (par exemple, le chapitre sur lequel vous travaillez qui se trouve en début de document et les annexes situées à la fin du document). Pour cela, il vous faut tout simplement travailler avec deux fenêtres; bien entendu cette méthode requière un grand écran, voire idéalement deux écrans.

Solution

  • Ouvrez votre document comme d’habitude
  • Allez dans l’onglet Affichage > groupe Réorganiser > Nouvelle fenêtre; une nouvelle fenêtre du document apparait portant le titre du document avec un numéro
    • Si vous ne disposez que d’un seul écran, cliquez sur le bouton Réorganiser tout afin de scinder votre écran en deux
    • Si vous disposez de deux écrans, déplacez simplement la deuxième fenêtre sur le deuxième écran
  • Passez d’une fenêtre à l’autre et apportez des modifications dans chacune des fenêtres
  • Lorsque vous avez terminé de travailler, fermez la fenêtre N°2
  • Dans l’onglet Affichage > groupe Réorganiser > cliquez sur le bouton Réorganiser tout pour redimensionner la fenêtre N°1
  • Enregistrez votre travail comme d’habitude

Tellement simple qu’on n’y pense pas…

Word 2011 – Insérer deux tables des matières de couleurs différentes

Contexte

Vous travaillez dans un long document comportant deux parties (A et B) dans lesquelles figurent des niveaux de titres. Les titres de la partie A doivent être écrits en bleu, les titres de la partie B doivent être écrits en orange. Vous souhaitez insérer une table en début de chaque partie (A et B, donc 2 tables distinctes). Vous souhaitez que la table de la partie A soit bleue alors que la table de la partie B doit être orange. Ces deux tables devant être mises à jour très régulièrement, vous souhaitez que la mise en couleur soit conservée.

Solution

Cette solution ne fonctionne que sur Word 2011 (pas sur Word 2016 Mac).

  • Appliquez les styles intégrés de Word Titre1, Titre2 et Titre3 aux titres de la partie A (ceux-ci sont par défaut en bleu)

partieA

  • Créez des styles personnalisés pour chaque niveau de titres de la partie B, comme ceci :

partieB

  • Placez-vous au début de la partie A et insérez la table des matières de cette manière :
  • Appuyez sur CMD + F9
  • A l’intérieur des accolades, tapez TOC
  • Tapez ensuite le commutateur \t (lequel indique quels styles doivent être utilisés pour générer la table)
  • Entre guillemets, indiquez les styles qui doivent construire la table ainsi que leur niveau hiérarchique, autrement dit pour la partie A : “Titre1,1,Titre2,2,Titre3,3“
  • Tapez le commutateur \* Charformat (lequel impose une mise en forme même lors d’une mise à jour)
  • Sélectionnez ensuite la lettre T du champ TOC et mettez-la en bleu
  • Votre code de champ doit ressembler à ceci (le T est en bleu) :

Toc1

  • A l’aide d’un clic-droit, basculez les codes de champs et mettez à jour la table pour visualiser le résultat
  • Ensuite, placez-vous au début de la partie B et insérez la 2ème table des matières de cette manière :

Toc2

Si, par la suite, le texte des tables redevient noir, mettez simplement à jour la table. En effet, la mise à jour réapplique la couleur que vous avez imposée à la lettre T.

 

EndNoteWeb – Insérer des références dans un document Word

Contexte

Vous synchronisez votre librairie EndNote avec votre compte MyEndNoteWeb (voir article http://people.unil.ch/jacquelinefrey/2014/10/endnote-synchroniser-sa-bibliotheque/ ). Vous êtes en train de travailler sur un ordinateur ne possédant pas EndNote. Vous aimeriez insérer dans un document Word des références provenant de votre compte MyEndNoteWeb .

Solution

  • Ouvrez Word 2011 > dans la barre d’outils EndNote, cliquez sur Tools > Cite While You Write Preferences*
  • Cliquez sur l’onglet Application > choisissez EndNote online

EndNoteOnline

  • Si nécessaire, tapez l’identifiant de votre compte et validez; la barre d’outils d’EndNote s’adapte et propose d’insérer les citations depuis votre compte MyEndNoteWeb

Remarque : lors de la rédaction de cet article (15.02.2016) l’accès aux Préférences d’EndNote depuis la version Word 2016 Mac est bugué.

Word – Mettre en forme des champs

Contexte

Vous avez inséré des champs dans Word et vous souhaitez modifier leur mise en forme car elle ne vous convient pas. Vous souhaitez bien entendu que la nouvelle mise en forme soit conservée lors de la mise à jour des champs.

Solution : utiliser les commutateurs de champ

Avant de se lancer dans l’édition des champs, quelques rappels utiles:

  • Pour basculer les codes de champs, utilisez le raccourci clavier ALT + F9 ou le bouton droit de la souris
  • Les champs sont entourés de balises en forme de crochets (si nécessaire ces balises peuvent être insérées à la main en appuyant sur Cmd + F9)
  • L’information \* MERGEFORMAT que l’on retrouve parfois permet de conserver la mise en forme faite manuellement sur un champ même lors de sa mise à jour. Lorsque vous insérez un champ via la boîte de dialogue Champ, le commutateur \* MERGEFORMAT est inclus par défaut
  • Il existe 3 commutateurs permettant de mettre en forme les champs :
  1. \* pour la mise en forme du texte
  2. \# pour le format des nombres
  3. \@ pour la mise en forme des dates

Exemples d’utilisation du commutateur \* :

Problème N°1 : Aucun format ne vous convient dans la boîte de dialogue Insérer > Date et Heure

Solution : Insérez le format de date le plus proche > appuyez sur ALT + F9, supprimez l’information jugée inutile et ajoutez le commutateur \*FirstCap :

firstcap

Résultat du champ : Février 2016

Dans l’exemple ci-dessus, les commutateur \*Caps, \* Upper, ou \* Lower sont également possibles.

Problème N°2 : vous souhaitez ajouter du texte à une date automatique ainsi qu’un 2ème champ supplémentaire possédant une mise en forme particulière

Solution : utilisez le commutateur \* ainsi que les apostrophes, par exemple :

commutateur2

PRINTDATE insère la date de la dernière impression
\@ indique qu’une mise en forme de date va suivre
les apostrophes permettent d’isoler le texte écrit « en dur »
dddd d MMMM yyyy met en forme la date
HH:mm indique l’heure courante
\*Lower force les minuscules dans le premier champ
le 2ème champ USERNAME reprend le nom de l’utilisateur
\*Caps force la première lettre du nom et prénom de l’utilisateur en majuscule

Résultat :

commutateur4

Remarquez que, dans le format de date, le mois doit s’écrire avec des « M » majuscules pour ne pas confondre avec des minutes qui s’écrivent avec des « m » minuscules.

Word – Créer un modèle contenant des champs Utilisateur

Contexte

Vous souhaitez créer un modèle de lettre contenant, en pied de page, du texte ordinaire accompagné de plusieurs champs . Vous souhaitez que le nom, le prénom, le nom du groupe et l’adresse e-mail de l’utilisateur se mettent à jour automatiquement en fonction de qui, dans votre service, utilise le modèle. Vos collègues travaillent aussi bien sur Mac que sur PC. Vous constatez qu’il existe dans Word des champs liés aux coordonnées de l’utilisateur mais que seuls 3 d’entre eux sont susceptibles d’être insérés.

Solution

  • Dans les Préférences de Word > catégorie Utilisateur, saisissez les informations suivantes (Word 2016 Mac) :

utilisateur

  • Puis, dans votre modèle, allez dans le pied de page et insérez les informations suivantes :
  • Menu Insérer > Champ > catégorie Utilisateur > NomUtil (UserName) et AdresseUtil (UserAdress); vous obtenez alors le résultat suivant :

champs2

  • Sauvegardez votre modèle (.dotm) et mettez-le sur un dossier partagé
  • Vos collègues sur PC devront saisir leurs coordonnées dans les options de Word > catégorie Général et catégorie Options avancées :

champs3

champ4

Word 2011 – Fusionner des documents révisés

Contexte

Vous avez rédigé un document (par ex. Thèse.docx) et souhaitez le faire relire à 3 personnes en utilisant le système de Suivi des modifications. Ce document devant être révisé par 3 personnes en même temps, vous optez pour l’envoi de 3 copies à vos relecteurs (nous sommes donc en présence de 4 fichiers au total). Une fois que vos relecteurs auront apporté leurs modifications, vous souhaitez pouvoir fusionner les documents révisés avec votre document original.

Solution

  • Faites un backup de votre fichier original (Thèse.docx)
  • Ouvrez votre document (Thèse.docx) et activez le Suivi des modifications (Onglet Révision > Suivi des modifications > Activé
  • Sauvegardez-le et envoyez une copie à vos 3 relecteurs
  • Plus tard, lorsque vous recevez les documents révisés en retour, renommez-les afin de vous y retrouvez (dans mon exemple, les fichiers en retour vont s’appeler Révisé1.docx, Révisé2.docx et Révisé3.docx)
  • Ouvrez votre document original (Thèse.docx)
  • Veillez à ce que le Suivi des modifications soit désactivé
  • Ouvrez le menu Outils > Fusion de documents
  • Dans la boîte de dialogue Combiner des documents, sélectionnez à gauche votre document original (Thèse.docx) et à droite le premier document révisé (Révisé1.docx) et indiquez éventuellement le prénom du premier relecteur
  • Cliquez sur le bouton afin d’obtenir les options de la boîte de dialogue
  • Choisissez d’afficher les modifications dans le Document original ou dans un Nouveau document et validez

révisé

  • Traitez les modifications et les commentaires apportés en les acceptant ou en les refusant (Onglet Révision > Groupe Modifications ou Groupe Commentaires)
  • Procédez de la même manière avec les 2 autres documents révisés (Révisé2.docx et Révisé3.docx)