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FileMaker – Exporter des enregistrements dans Word

Contexte

Vous disposez d’une base de données FileMaker stockant des données de type bibliographique (Auteur, Titre, Edition, Année…). Vous avez besoin d’exporter ces données dans Word afin de les mettre en page. Vous souhaitez que les données soit séparées par des virgules. Vous avez essayé sans succès l’export au format .CSV (séparé par des virgules) car celui-ci requière plusieurs manipulations et donne in fine un résultat qui ne vous convient pas.

Solution : exporter en HTML

  • Dans FileMaker > placez-vous sur le modèle souhaité > ouvrez le menu Fichier > Exporter des enregistrements > type Tableau HTML
  • Choisissez les rubriques à exporter et leur ordre d’exportation
  • Choisissez le jeu de caractères Unicode (UTF-8) et cliquez sur Exporter
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier .htm et ouvrez-le avec Word
  • Sélectionnez le tableau > menu Tableau > Convertir > Tableau en texte > option Séparer le texte par des virgules

Si vous faites cela souvent, pensez à automatiser la procédure dans FileMaker dans un script :

export HTML

Si vous faites cela très souvent, pensez à automatiser la procédure dans Word dans une macro (utilisez pour cela l’Enregistreur de l’onglet Développeur). Associez cette macro à un raccourci-clavier.

macro

Cette macro converti le tableau en texte, sépare les données par des virgules, affiche le document en Mode page et place le curseur au début du document.

Word – Pouvoir utiliser l’éditeur d’équation

Contexte

Vous avez ouvert un document et vous ne parvenez pas à utiliser l’éditeur d’équation de Word. Vous ne pouvez ni éditer les équations qui auraient été éventuellement insérées par le passé ni en créer de nouvelles. Vous constatez que le bouton Equation de l’onglet Elements de document est grisé.

Solution

  • Vérifiez que votre document ne soit pas en Mode de compatibilité (extension .Doc)
  • Sauvegardez-le au format .Docx (si vous souhaitez une 2ème version de votre fichier)
  • Ou utilisez la commande Convertir le document dans le menu Fichier (si vous souhaitez une seule version de votre fichier)

Excel – Séparer des données

Contexte

  • Une colonne d’Excel contient des valeurs telles que Nom et Prénom séparées par un espace, par exemple « Jacqueline Frey ». Vous souhaiteriez séparer ces informations afin de placer les prénoms dans une colonne et les noms de famille dans une autre.

Solution

  • Sélectionnez les valeurs à convertir (la colonne Nom et Prénom)
  • Allez dans l’onglet Données > bouton Convertir
  • Dans l’Assistant Conversion, choisissez le type « Délimité »
  • Indiquez quel est le caractère de séparation, dans notre cas un espace
  • Indiquez quel est le format des données, par ex. Standard
  • Indiquez quelle est la destination (veillez à ce qu’il n’y ait pas d’information dans les cellules situées à droite de la destination, s’il y en a, Excel va les écraser lors de la conversion)
  • Validez

Cette fonctionnalité est très utile pour séparer des mots-clés qui auraient été saisis dans une même cellule par ex. (GUERRE CIVILE | LIBAN | POLITIQUE | SYRIE | INSTAURATION DE LA PAIX).

FileMaker – Année à 4 chiffres – Retour vers le futur

Problème

Vous avez tapé la date du 27/02/44 dans une rubrique de type Date et FileMaker l’a convertie en 27/02/2044. Vous tapez ensuite sur une autre fiche la date du 27/02/45 et FileMaker l’a convertie en 27/02/1945. Pourquoi ?!?!?

Il faut savoir qu’en l’absence d’une année à 4 chiffres saisie par l’utilisateur, FileMaker converti automatiquement l’année à 2 chiffres en année à 4 chiffres en tenant compte de l’année de la saisie et en supposant que l’année à 4 chiffres doit se situer au cours des 30 années dans le futur ou des 70 années dans le passé…. mmmhhh ?!?!?

Exemple : si le 14.04.2014 (date de rédaction de cet article), vous saisissez la date du 27.02.44, FileMaker considère que la date la plus proche est le 27.02.2044 (se situant donc dans la plage des 30 années dans le futur).
Si le même jour, vous tapez la date du 27.02.45 (se situant donc hors de la plage des 30 années dans le futur), FileMaker considère que cette date appartient au passé et lui attribue l’année 27.02.1945.

Solution

Les années à 2 chiffres sont donc ambigües et sujettes à une conversion erronée de la part de FileMaker. Moralité : il faut toujours saisir des années à 4 chiffres. Pour cela, obligez les utilisateurs à saisir une année à 4 chiffres dans les options de la rubrique Date, onglet Validation :

annee