Archives par étiquette : Outil

Mac OS – Signer rapidement un PDF dans Aperçu

Contexte

Vous êtes en train de compléter un formulaire PDF (à l’ordi, pas au stylo…). Une zone a été prévue pour y placer votre signature mais vous ne savez pas trop comment vous y prendre pour signer ce document (vous n’avez pas envie d’imprimer le formulaire, le signer, puis le scanner…)

Solution

  • Prenez tout d’abord une feuille de papier blanc et écrivez votre signature (au stylo-bille bleu ou noir)
  • Ouvrez le formulaire PDF dans Aperçu (bouton droit > Ouvrir Avec…)
  • Dans Aperçu, demandez d’afficher la barre des Outils

  • Cliquez sur le bouton Signer > Créer une signature > Appareil photo
  • Prenez votre feuille de papier et placez votre signature devant l’oeil de la caméra de votre MacBook ou IMac; une ligne bleue vous permet d’aligner correctement votre signature
  • Ne bougez plus et cliquez sur le bouton Terminé
  • Cliquez à nouveau sur le bouton Signer; votre signature est maintenant mémorisée
  • Cliquez simplement sur votre signature; placez-la à l’endroit souhaité sur le PDF et redimensionnez-la si nécessaire

Si vous n’avez pas présentement de PDF à signer mais que vous souhaitez juste mémoriser votre signature dans Aperçu :

  • Ouvrez Aperçu, allez dans le menu Outils > Annoter > Signature > Gérer les signatures > Créer une signature

Vous pouvez bien entendu créer plusieurs signatures; elles seront mémorisées dans Aperçu pour une utilisation ultérieure.

Mac OS : Renommer des fichiers à la volée

Contexte

Vous avez pris des centaines de photos d’un site archéologique en vue par exemple d’alimenter une base de données FileMaker. Votre appareil a attribué aux photos des noms de fichier que vous ne trouvez pas follement clair tel que IAS-VIB-000001.jpg.

Vous souhaitez donner à ces photos – en une seule opération – un nom plus parlant incluant par exemple le lieu, le mois et l’année de la prise de vue* ainsi qu’un numéro de série automatique par exemple « Thailande_mai_2018_00001.jpg ».

Solution (valable dès OS 10.11)

  • Faites par prudence une copie du dossier qui contient les photos à renommer
  • Ouvrez le dossier et sélectionnez toutes les photos
  • Allez dans le menu Fichier > Renommer les X éléments
  • Choisissez par exemple les options ci-dessous et validez

* vous ne souhaitez pas la date et l’heure du renommage, d’où les choix ci-dessus

Curieusement, cette manipulation n’a pas de conséquence sur la Date de modification des fichiers… ce qui est plutôt une bonne nouvelle.

Word 2016 PC – Editer d’anciennes équations

Contexte

Vous disposez de documents Word contenant des équations créées il y a quelques années avec l’éditeur d’équations. Or, lorsque vous faites un double clic sur l’équation dans le but de la modifier, vous obtenez un message d’erreur « The server application, source file or item cannot be found… ». Vous remarquez également que l’outil Equation de l’onglet Insertion ne vous est d’aucun secours.

Solution : installer le complément Equation

  • Fermer toutes les applications Office
  • Allez dans le Panneau de configuration > Programmes et fonctionnalités
  • Sélectionnez Microsoft Office et cliquez sur le ?bouton Modifier
  • Choisissez Ajouter ou supprimer des composants
  • Déroulez les Outils Office
  • Déroulez les options de l’Editeur d’équations
  • Choisissez Exécuter à partir du disque dur

Word – Comparer deux versions d’un document

Contexte

Vous disposez d’un document original et d’une copie sur laquelle un relecteur a apporté des modifications (insertion, suppression de texte, mises en forme, etc..). Vous souhaitez savoir quelles sont les différences entre ces deux documents.

Solution

  • Ouvrez Word et allez dans le menu Outils > Suivi des modifications > Comparer des documents (dans Word 2016 vous pouvez aussi cliquer sur l’onglet Révision > Bouton Comparer)
  • Dans la zone Document Original, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le document original
  • Dans la zone Document Révisé, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez la copie modifiée par le relecteur
  • Dans la boîte de dialogue Comparer des documents, cliquez sur le bouton permettant d’accéder aux options de comparaison et faites éventuellement des changements; c’est dans ces options que vous pouvez notamment décider que les modifications doivent être affichées ou non dans un nouveau document (l’original et la copie demeurant alors intactes)

  • Cliquez sur le bouton OK pour lancer la comparaison; vous obtenez alors un troisième document affichant toutes les différences sous forme de marque de révision
  • Traitez ces marques de révision comme vous en avez l’habitude

EndNote – Créer une bibliographie thématique

Contexte

Vous souhaitez obtenir dans EndNote une bibliographie thématique basée par ex. sur des mots-clés présents dans vos références (ou sur des noms d’auteurs ou sur des dates). Vous prévoyez d’imprimer cette bibliographie et également d’en faire un document (PDF ou Word).

Solution

  • Dans EndNote, sélectionnez les références à inclure dans la bibliographie thématique
  • Allez dans le menu References > Show Selected References
  • Allez dans le menu Tools > Subject Bibliography
  • Cliquez sur le champ souhaité (par ex. Keywords); c’est donc ce champ-là qui déterminera le regroupement des références :

  • Après validation, une 2ème boîte de dialogue affiche la liste des termes saisis dans le champ Keywords (pour les références sélectionnées préalablement) :

  • Choisissez à l’aide de la touche Cmd les termes souhaités et validez
  • Après validation, EndNote affiche la bibliographie thématique :

  • Utilisez ensuite les options présentes dans cette fenêtre :
    • Output Style permet d’appliquer un autre style
    • Le bouton Layout permet de personnaliser les formats des éléments de la bibliographie ainsi que la manière dont les termes choisis sont triés
    • Le bouton Terms permet d’ajouter ou de supprimer des termes choisis au préalable
    • Les boutons Print Preview et Print permettent d’imprimer la bibliographie thématique (ou d’en faire un PDF)
    • Le bouton Save As permet d’enregistrer la bibliographie thématique au format RTF, HTML ou Text Document UTF-8

EndNote – Modifier la librairie à synchroniser

Contexte

Vous avez activé la synchronisation d’une librairie se trouvant sur votre ordi avec votre compte MyEndNoteWeb. Vous souhaitez changer la librairie à synchroniser car vous disposez d’une nouvelle librairie.

Après cette procédure, la nouvelle librairie sera synchronisée avec le compte EndNoteWeb. Toutefois, comme il est possible de ne synchroniser qu’une seule librairie, « l’ancienne » et la « nouvelle » seront fusionnées.

Solution

  • Ouvrez la nouvelle librairie à synchroniser dans EndNote
  • Allez dans le menu EndNote > Preferences > catégorie Sync; vous constatez que la librairie qui va être synchronisée est encore « l’ancienne »
  • Sortez des Préférences d’EndNote (il s’agissait juste d’une vérification)
  • Cliquez sur le bouton Sync Library pour lancer la nouvelle synchronisation
  • Répondez YES au message qui apparaît :

  • Par sécurité, acceptez ensuite la création d’une copie compressée de votre librairie
  • Connectez-vous à votre compte MyEndNoteWeb, vous constatez que les deux librairies ont été fusionnées
  • Procédez ensuite une recherche de doublons dans EndNote (References > Find Duplicates) ou dans MyEndNoteWeb (Organize > Find Duplicates)

Excel – Extraire des valeurs uniques d’une colonne

Contexte

Vous disposez d’une colonne contenant par exemple les âges des collaborateurs (les âges peuvent avoir été saisis manuellement ou être le fruit d’un calcul). Vous aimeriez pouvoir extraire les âges de ces personnes mais sous forme de valeurs uniques (certains d’entre eux ont bien entendu le même âge). Vous pensez utiliser une formule de calcul pour faire cela mais vous ne savez pas laquelle ferait l’affaire.

Solution : Laissez tomber l’idée de la formule de calcul et faites un filtrage avancé…

  • Positionnez-vous sur la cellule contenant l’en-tête de la colonne Âge
  • Allez dans l’onglet Données > cliquez sur Options avancées de filtre
  • Indiquez que vous souhaitez extraire et copier les données à un autre emplacement
  • Vérifiez que la plage de cellules à filtrer est correcte
  • Choisissez la cellule dans laquelle vous souhaitez effectuer la copie
  • Cochez l’option Extraction sans doublon et validez
  • Terminez éventuellement en faisant un tri Du plus petit au plus grand

filtre avance

 

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EndNote – Récupérer des types de références personnalisés

Contexte

Vous avez créé des types de références personnalisés et vous avez copié votre librairie de la machine No 1 sur la machine No 2 (vous avez deux ordis). Vous constatez que les références basées sur un type personnalisé par ex. « Screenshot » sur la machine No 1 porte le nom « Unused 1 » ou « Mon type » sur la machine No 2 au lieu du nom « Screenshot ». De plus, le style personnalisé n’est pas disponible lors de la création de nouvelles références.

Solution

  • Sur la 1ère machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Export; cela crée un fichier XML
  • Copiez ce fichier sur une clé USB (ou autre…) et copiez-le sur la 2ème machine (par ex. sur le Bureau)
  • Sur la 2ème machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Import et désignez le fichier XML

Attention ! Tous les types de références de la 1ère machine sont contenus dans ce fichier XML; ils écraseront donc les types se trouvant sur la 2ème machine.

EndNote – Synchroniser des librairies locales à l’aide de MyEndNoteWeb

Situation No1 – 1 personne, 2 machines

Vous disposez de deux ordinateurs (par ex. un Mac à la maison, un PC au bureau). Vous avez créé une librairie EndNote et vous aimeriez pouvoir la stocker en local sur chacune des machines. Pour des raisons d’ergonomie (l’interface de MyEndNoteWeb ne vous semble pas assez pratique), vous souhaitez utiliser EndNote sur les deux machines. Vous souhaitez que les librairies locales se mettent à jour lorsque vous effectuez des modifications.

Les styles personnalisés ainsi que les types de références personnalisés que vous auriez créés sur la 1ère machine ne seront pas synchronisés (donc pas disponibles) sur la 2ème machine.

Situation No2 – plusieurs personnes, plusieurs machines

Vous travaillez en équipe et vous souhaitez que chaque collaborateur qui possède sa propre machine puisse alimenter et éditer la même librairie

Solution dans les deux cas : utilisez un compte MyEndNoteWeb pour fusionner, lier et mettre à jour les librairies locales

Faites toujours une copie de sauvegarde de votre librairie avant toute manipulation (File > Compressed Library)

  • Ouvrez la librairie locale à synchroniser sur la machine No1 et paramétrez la synchronisation (menu EndNote > Preferences > Sync > Enable Sync)
  • Remarquez, dans la boîte de dialogue ci-dessous, que la zone Sync this EndNote Library n’est pas éditable ; pour pouvoir ajouter dans cette zone la librairie que vous avez ouverte, vous devez cliquer sur le bouton Sync Library présent dans la barre d’outils d’EndNote

synMac

  • Une fois les paramètres saisis et la synchronisation effectuée avec succès, faites une copie de la librairie (File > Compressed Library)
  • Ouvrez le compte MyEndNoteWeb (https://access.clarivate.com/login?app=endnote) afin de vérifier que les références s’y trouvent (si la librairie était déjà ouverte sur le Web, un Refresh de la page est nécessaire)
  • Copiez et ouvrez la librairie sur la machine No 2 et paramétrez la synchronisation de la même manière (avec le même identifiant) que sur la machine No1
  • Cliquez sur le bouton Sync Library et acceptez la fusion entre les deux librairies; le chemin d’accès sera alors ajouté dans la zone Sync this EndNote Library :

fusion

  • Testez le résultat en créant une référence-test dans la librairie local de la machine No 2; cliquez sur le bouton de synchronisation, ouvrez votre compte MyEndNoteWeb (la référence-test doit s’y trouver), ouvrez ensuite votre librairie locale sur la machine No 1, cliquez sur le bouton de synchronisation (la référence-test doit apparaître)

Remarquez que je n’ai pas activé la synchronisation automatique (Sync Automatically) d’où la nécessité de cliquer sur le bouton de synchronisation (ce qui me semblait plus prudent).

EndNoteWeb – Insérer des références dans un document Word

Contexte

Vous synchronisez votre librairie EndNote avec votre compte MyEndNoteWeb (voir article http://people.unil.ch/jacquelinefrey/2014/10/endnote-synchroniser-sa-bibliotheque/ ). Vous êtes en train de travailler sur un ordinateur ne possédant pas EndNote. Vous aimeriez insérer dans un document Word des références provenant de votre compte MyEndNoteWeb .

Solution

  • Ouvrez Word 2011 > dans la barre d’outils EndNote, cliquez sur Tools > Cite While You Write Preferences*
  • Cliquez sur l’onglet Application > choisissez EndNote online

EndNoteOnline

  • Si nécessaire, tapez l’identifiant de votre compte et validez; la barre d’outils d’EndNote s’adapte et propose d’insérer les citations depuis votre compte MyEndNoteWeb

Remarque : lors de la rédaction de cet article (15.02.2016) l’accès aux Préférences d’EndNote depuis la version Word 2016 Mac est bugué.