Archives par étiquette : Outil

Word – Comparer deux versions d’un document

Contexte

Vous disposez d’un document original et d’une copie sur laquelle un relecteur a apporté des modifications (insertion, suppression de texte, mises en forme, etc..). Vous souhaitez savoir quelles sont les différences entre ces deux documents.

Solution

  • Ouvrez Word et allez dans le menu Outils > Suivi des modifications > Comparer des documents (dans Word 2016 vous pouvez aussi cliquer sur l’onglet Révision > Bouton Comparer)
  • Dans la zone Document Original, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le document original
  • Dans la zone Document Révisé, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez la copie modifiée par le relecteur
  • Dans la boîte de dialogue Comparer des documents, cliquez sur le bouton permettant d’accéder aux options de comparaison et faites éventuellement des changements; c’est dans ces options que vous pouvez notamment décider que les modifications doivent être affichées ou non dans un nouveau document (l’original et la copie demeurant alors intactes)

  • Cliquez sur le bouton OK pour lancer la comparaison; vous obtenez alors un troisième document affichant toutes les différences sous forme de marque de révision
  • Traitez ces marques de révision comme vous en avez l’habitude

EndNote – Créer une bibliographie thématique

Contexte

Vous souhaitez obtenir dans EndNote une bibliographie thématique basée par ex. sur des mots-clés présents dans vos références (ou sur des noms d’auteurs ou sur des dates). Vous prévoyez d’imprimer cette bibliographie et également d’en faire un document (PDF ou Word).

Solution

  • Dans EndNote, sélectionnez les références à inclure dans la bibliographie thématique
  • Allez dans le menu References > Show Selected References
  • Allez dans le menu Tools > Subject Bibliography
  • Cliquez sur le champ souhaité (par ex. Keywords); c’est donc ce champ-là qui déterminera le regroupement des références :

  • Après validation, une 2ème boîte de dialogue affiche la liste des termes saisis dans le champ Keywords (pour les références sélectionnées préalablement) :

  • Choisissez à l’aide de la touche Cmd les termes souhaités et validez
  • Après validation, EndNote affiche la bibliographie thématique :

  • Utilisez ensuite les options présentes dans cette fenêtre :
    • Output Style permet d’appliquer un autre style
    • Le bouton Layout permet de personnaliser les formats des éléments de la bibliographie ainsi que la manière dont les termes choisis sont triés
    • Le bouton Terms permet d’ajouter ou de supprimer des termes choisis au préalable
    • Les boutons Print Preview et Print permettent d’imprimer la bibliographie thématique (ou d’en faire un PDF)
    • Le bouton Save As permet d’enregistrer la bibliographie thématique au format RTF, HTML ou Text Document UTF-8

EndNote – Modifier la librairie à synchroniser

Contexte

Vous avez activé la synchronisation d’une librairie se trouvant sur votre ordi avec votre compte MyEndNoteWeb. Vous souhaitez changer la librairie à synchroniser car vous disposez d’une nouvelle librairie.

Après cette procédure, la nouvelle librairie sera synchronisée avec le compte EndNoteWeb. Toutefois, comme il est possible de ne synchroniser qu’une seule librairie, « l’ancienne » et la « nouvelle » seront fusionnées.

Solution

  • Ouvrez la nouvelle librairie à synchroniser dans EndNote
  • Allez dans le menu EndNote > Preferences > catégorie Sync; vous constatez que la librairie qui va être synchronisée est encore « l’ancienne »
  • Sortez des Préférences d’EndNote (il s’agissait juste d’une vérification)
  • Cliquez sur le bouton Sync Library pour lancer la nouvelle synchronisation
  • Répondez YES au message qui apparaît :

  • Par sécurité, acceptez ensuite la création d’une copie compressée de votre librairie
  • Connectez-vous à votre compte MyEndNoteWeb, vous constatez que les deux librairies ont été fusionnées
  • Procédez ensuite une recherche de doublons dans EndNote (References > Find Duplicates) ou dans MyEndNoteWeb (Organize > Find Duplicates)

Excel – Extraire des valeurs uniques d’une colonne

Contexte

Vous disposez d’une colonne contenant par exemple les âges des collaborateurs (les âges peuvent avoir été saisis manuellement ou être le fruit d’un calcul). Vous aimeriez pouvoir extraire les âges de ces personnes mais sous forme de valeurs uniques (certains d’entre eux ont bien entendu le même âge). Vous pensez utiliser une formule de calcul pour faire cela mais vous ne savez pas laquelle ferait l’affaire.

Solution : Laissez tomber l’idée de la formule de calcul et faites un filtrage avancé…

  • Positionnez-vous sur la cellule contenant l’en-tête de la colonne Âge
  • Allez dans l’onglet Données > cliquez sur Options avancées de filtre
  • Indiquez que vous souhaitez extraire et copier les données à un autre emplacement
  • Vérifiez que la plage de cellules à filtrer est correcte
  • Choisissez la cellule dans laquelle vous souhaitez effectuer la copie
  • Cochez l’option Extraction sans doublon et validez
  • Terminez éventuellement en faisant un tri Du plus petit au plus grand

filtre avance

 

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EndNote – Récupérer des types de références personnalisés

Contexte

Vous avez créé des types de références personnalisés et vous avez copié votre librairie de la machine No 1 sur la machine No 2 (vous avez deux ordis). Vous constatez que les références basées sur un type personnalisé par ex. « Screenshot » sur la machine No 1 porte le nom « Unused 1 » ou « Mon type » sur la machine No 2 au lieu du nom « Screenshot ». De plus, le style personnalisé n’est pas disponible lors de la création de nouvelles références.

Solution

  • Sur la 1ère machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Export; cela crée un fichier XML
  • Copiez ce fichier sur une clé USB (ou autre…) et copiez-le sur la 2ème machine (par ex. sur le Bureau)
  • Sur la 2ème machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Import et désignez le fichier XML

Attention ! Tous les types de références de la 1ère machine sont contenus dans ce fichier XML; ils écraseront donc les types se trouvant sur la 2ème machine.

EndNoteWeb – Insérer des références dans un document Word

Contexte

Vous synchronisez votre librairie EndNote avec votre compte MyEndNoteWeb (voir article http://people.unil.ch/jacquelinefrey/2014/10/endnote-synchroniser-sa-bibliotheque/ ). Vous êtes en train de travailler sur un ordinateur ne possédant pas EndNote. Vous aimeriez insérer dans un document Word des références provenant de votre compte MyEndNoteWeb .

Solution

  • Ouvrez Word 2011 > dans la barre d’outils EndNote, cliquez sur Tools > Cite While You Write Preferences*
  • Cliquez sur l’onglet Application > choisissez EndNote online

EndNoteOnline

  • Si nécessaire, tapez l’identifiant de votre compte et validez; la barre d’outils d’EndNote s’adapte et propose d’insérer les citations depuis votre compte MyEndNoteWeb

Remarque : lors de la rédaction de cet article (15.02.2016) l’accès aux Préférences d’EndNote depuis la version Word 2016 Mac est bugué.

Word 2011 – Fusionner des documents révisés

Contexte

Vous avez rédigé un document (par ex. Thèse.docx) et souhaitez le faire relire à 3 personnes en utilisant le système de Suivi des modifications. Ce document devant être révisé par 3 personnes en même temps, vous optez pour l’envoi de 3 copies à vos relecteurs (nous sommes donc en présence de 4 fichiers au total). Une fois que vos relecteurs auront apporté leurs modifications, vous souhaitez pouvoir fusionner les documents révisés avec votre document original.

Solution

  • Faites un backup de votre fichier original (Thèse.docx)
  • Ouvrez votre document (Thèse.docx) et activez le Suivi des modifications (Onglet Révision > Suivi des modifications > Activé
  • Sauvegardez-le et envoyez une copie à vos 3 relecteurs
  • Plus tard, lorsque vous recevez les documents révisés en retour, renommez-les afin de vous y retrouvez (dans mon exemple, les fichiers en retour vont s’appeler Révisé1.docx, Révisé2.docx et Révisé3.docx)
  • Ouvrez votre document original (Thèse.docx)
  • Veillez à ce que le Suivi des modifications soit désactivé
  • Ouvrez le menu Outils > Fusion de documents
  • Dans la boîte de dialogue Combiner des documents, sélectionnez à gauche votre document original (Thèse.docx) et à droite le premier document révisé (Révisé1.docx) et indiquez éventuellement le prénom du premier relecteur
  • Cliquez sur le bouton afin d’obtenir les options de la boîte de dialogue
  • Choisissez d’afficher les modifications dans le Document original ou dans un Nouveau document et validez

révisé

  • Traitez les modifications et les commentaires apportés en les acceptant ou en les refusant (Onglet Révision > Groupe Modifications ou Groupe Commentaires)
  • Procédez de la même manière avec les 2 autres documents révisés (Révisé2.docx et Révisé3.docx)

EndNote – Envoyer une copie de sa librairie par email

Contexte

Vous aimeriez envoyer votre librairie à une tierce personne (par ex. à un collaborateur du Helpdesk). Vous souhaitez n’envoyer que les références classées dans un groupe (dossier) spécifique de votre librairie. Vous souhaitez que les PDF qui accompagnent ces références fassent partie intégrante de l’envoi.

Solution

  • Ouvrez votre librairie et allez dans le menu File > Compressed Library (.enlx)
  • Choisissez les options suivantes :

compressed

  • Indiquez à quel endroit vous souhaitez enregistrer le fichier compressé
  • A réception de votre message, votre destinataire n’aura plus qu’à glisser le fichier sur son Bureau et à l’ouvrir. En ouvrant le fichier compressé, la librairie et ses données seront extraites sur le bureau.

Remarque : Si le destinataire possède déjà une librairie du même nom, il lui faudra renommer la nouvelle librairie pour ne pas écraser la sienne.

Outlook 2013 – S’abonner à des flux RSS

Contexte

Vous utilisez Outlook et constatez qu’il existe un dossier Flux RSS (vide) dans la liste des dossiers. Vous vous demandez à quoi peut bien servir ce dossier et comment l’utiliser.

Explication

Certains sites Internet ou blogs (comme celui que vous êtes en train de lire) proposent un service appelé Flux RSS. Grâce à ce flux dynamique de données, le site peut alimenter et mettre à jour des informations comme des flash Info, des news ou toute autre information susceptible de changer tout au long de la journée. Les informations mises à jour à partir du flux RSS sont automatiquement téléchargées sur votre ordinateur. Outlook permet la lecture des contenus de flux RSS comme vous le feriez avec de simples emails.

Solution : ajouter un flux RSS dans Outlook

  • Allez sur une page internet (par exemple http://www.unil.ch/ci/home.html)
  • Cliquez sur le symbole indiquant la présence d’un flux flux
  • Choisissez la commande S’abonner à ce flux (lequel peut porter un nom différent selon la page visitée)
  • Cliquez sur le bouton S’abonner maintenant
  • Cliquez dans la zone d’adresse, sélectionnez l’adresse, par ex. http://rss.unil.ch/ci et copiez-la
  • Dans Outlook, cliquez sur le dossier Flux RSS à l’aide du bouton droit de la souris > Ajouter un nouveau flux RSS
  • Copiez l’adresse et cliquez sur Ajouter puis sur Oui
  • A chaque fois qu’une nouvelle news sera publiée sur cette page Internet, vous recevrez automatiquement un message dans Outlook vous permettant d’afficher l’information complète

Lorsque vous vous abonnez à un flux RSS, vous ne donnez pas votre nom, ni votre adresse de messagerie, ni aucune information personnelle. L’éditeur RSS ne se connecte à aucun moment à votre ordinateur. C’est votre ordinateur qui contacte le serveur de l’éditeur RSS pour solliciter les mises à jour de contenu.

Excel – Imprimer les indicateurs de commentaires

Contexte

Vous avez inséré des commentaires dans votre tableau Excel. Vous avez trouvé comment afficher les commentaires (Onglet Révision > bouton Afficher tout), vous avez trouvé comment imprimer les commentaires (Fichier > Imprimer > bouton Mise en page > onglet Feuille > Options Commentaires)… mais vous n’avez pas trouvé comment imprimer les petits triangles rouges (appelés indicateurs) figurant au coin des cellules possédant des commentaires. Normal ! cette fonctionnalité n’existe pas. Pour combler cette lacune, nous devons créer deux macros, la 1ère pour imprimer les indicateurs et la 2ème pour ne plus les imprimer.

Note : Ces macros fonctionnent aussi bien sur Mac que sur PC.

Solution

1. Créer une macro pour imprimer les indicateurs de commentaires

  • Allez dans l’onglet Développeur > bouton Macro
  • Dans la boîte de dialogue Macro, donnez un nom (dans notre cas, vous pouvez écrire n’importe quoi) et cliquez sur le bouton Créer
  • Dans la fenêtre Module, supprimez Sub() et End Sub
  • Copiez-collez tel quel le code ci-dessous :

Sub ImprimerIndicateursCommentaires()
Dim ws As Worksheet
Dim cmt As Comment
Dim rngCmt As Range
Dim shpCmt As Shape
Dim shpW As Double ‘shape width
Dim shpH As Double ‘shape height

Set ws = ActiveSheet
shpW = 6
shpH = 4

For Each cmt In ws.Comments
Set rngCmt = cmt.Parent
With rngCmt
Set shpCmt = ws.Shapes.AddShape(msoShapeRightTriangle, _
rngCmt.Offset(0, 1).Left – shpW, .Top, shpW, shpH)
End With
With shpCmt
.Flip msoFlipVertical
.Flip msoFlipHorizontal
.Fill.ForeColor.SchemeColor = 10 ‘Red
’12=Blue, 57=Green
.Fill.Visible = msoTrue
.Fill.Solid
.Line.Visible = msoFalse
End With
Next cmt
End Sub

  • Fermez la fenêtre Module
  • Pour testez votre macro, allez dans l’onglet Développeur > bouton Macro et exécutez la macro appelée ImprimerIndicateursCommentaires
  • Faites un aperçu avant impression pour vérifier la présence des petits triangles rouges

2. Créer une macro pour ne plus imprimer les indicateurs de commentaires

  • Allez dans l’onglet Développeur > bouton Macro
  • Donnez un nom (dans notre cas, vous pouvez écrire n’importe quoi) à cette 2ème macro et cliquez sur le bouton Créer
  • Dans la fenêtre Module, en dessous de la 1ère macro, supprimez Sub() et End Sub
  • Copiez-collez tel que le code ci-dessous :

Sub NepasImprimerIndicateursCommentaires()
Dim ws As Worksheet
Dim shp As Shape

Set ws = ActiveSheet

For Each shp In ws.Shapes
If Not shp.TopLeftCell.Comment Is Nothing Then
If shp.AutoShapeType = _
msoShapeRightTriangle Then
shp.Delete
End If
End If
Next shp
End Sub

  • Fermez la fenêtre Module
  • Pour testez votre macro, allez dans l’onglet Développeur > bouton Macro et exécutez la macro appelée NepasImprimerIndicateursCommentaires
  • Faites un aperçu avant impression pour vérifier l’absence des petits triangles rouges

Le détail qui fait boutique : associer aux macros un raccourci clavier (à l’aide du bouton Options de la boîte de dialogue Macro) ou un bouton dans la barre d’outils (Affichage > Barres d’outils > Personnaliser les barres d’outils et les menus > onglet Commandes > catégorie Macro).