FileMaker – Envoyer un lien Snapshot

Contexte

Imaginez que vous ayez activé un modèle particulier, fait une recherche à l’aide de requêtes particulièrement pointues et que vous aimeriez communiquer le résultat de votre recherche aux autres utilisateurs de votre base de données (afin qu’ils consultent les fiches trouvées, qu’ils les modifient, qu’ils les impriment… bref qu’ils en fassent quelque chose…). Plutôt que de leur écrire un interminable e-mail leur indiquant une laborieuse marche à suivre, envoyez un lien Snapshot.

Explication

Un lien Snapshot est en fait un fichier (extension .fmpsl) dans lequel sont mémorisés les enregistrements trouvés dans le modèle sur lequel vous étiez à l’instant où vous avez fait le Snapshot. Ce petit fichier peut simplement être envoyé sous forme de pièce jointe par e-mail. Dès que le destinataire clique sur ce fichier, FileMaker s’ouvre (après avoir demandé à l’utilisateur de s’authentifier) et affiche le jeu d’enregistrements trouvés dans le modèle en question. Étant donné, qu’il s’agit d’un lien, les données que visualise le destinataire sont forcément à jour. Si une personne non autorisée (si par ex. vous vous êtes trompé de destinataire) reçoit le lien Snapshot, elle ne pourra pas ouvrir votre base car elle ne dispose pas des privilèges nécessaires.

Solution

  • Activez le modèle souhaité dans FileMaker
  • Effectuez une recherche à l’aide d’une ou de plusieurs requêtes
  • Allez dans le menu Fichier > Enregistrer / Envoyer en > Lien Snapshot
  • Sauvegardez ce fichier sur votre bureau et envoyez-le par e-mail
Il n’est pas superflu d’indiquer aux destinataires étourdis qu’en cliquant sur la pièce jointe .fmpsl ils ouvrent en fait la base originale.