Contexte
Vous disposez d’un fichier Excel listant les participants à une conférence. Dans Word, vous souhaitez créer des chevalets de table présentant 2x le nom de la personne; 1x écrit à l’endroit et 1x écrit à l’envers, de manière à pouvoir plier la page en deux. Vous aimeriez pouvoir générer rapidement 1 chevalet par participants.
Solution : utiliser le publipostage
- Ouvrez un document Word vierge
- Dans l’onglet Mise en page, choisissez une orientation Paysage et des marges Étroites
- Allez dans l’onglet Insertion > bouton Zone de texte et dessinez une zone de texte libre
- Allez dans l’onglet Publipostage > bouton Démarrer le publipostage > Lettres
- Restez dans l’onglet Publipostage > bouton Sélectionner les destinataires > Utiliser une liste existante > choisissez le classeur Excel
- Cliquez ensuite sur le bouton Insérer un champ de fusion et insérez les champs « Prénom » et « Nom » dans la zone de texte libre dessinée préalablement
- Mettez en forme les champs (taille de police et centrage de paragraphe) et faites un centrage Milieu en allant dans l’onglet Format de la forme > bouton Aligner le texte
- Restez dans l’onglet Format de la forme > bouton Contour de forme > Sans contour
- Sélectionnez la zone de texte libre et faites en une copie
- Déplacez la copie au bon endroit et retournez-la à l’aide de la petite poignée de rotation afin d’obtenir ceci:
- Allez dans l’onglet Publipostage > bouton Aperçu des résultats et passez en revue quelques noms
- Si le résultat vous convient, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner > Modifier des documents individuels; vous obtenez ainsi un chevalet par participant
- Imprimez le résultat de la fusion et sauvegardez-le si souhaité (le fichier s’appelle par défaut Lettres#…)
- Sauvegardez bien entendu le fichier créé au tout début de cette procédure lequel contient les zones de texte libre avec les champs de fusion; en effet, vous pourriez en avoir à nouveau besoin pour générer d’autres chevalets
