Word – Créer des chevalets de table à l’aide d’un publipostage

Contexte

Vous disposez d’un fichier Excel listant les participants à une conférence. Dans Word, vous souhaitez créer des chevalets de table présentant 2x le nom de la personne; 1x écrit à l’endroit et 1x écrit à l’envers, de manière à pouvoir plier la page en deux. Vous aimeriez pouvoir générer rapidement 1 chevalet par participants.

Solution : utiliser le publipostage

  • Ouvrez un document Word vierge
  • Dans l’onglet Mise en page, choisissez une orientation Paysage et des marges Étroites
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Zone de texte et dessinez une zone de texte libre
  • Allez dans l’onglet Publipostage > bouton Démarrer le publipostage > Lettres
  • Restez dans l’onglet Publipostage > bouton Sélectionner les destinataires > Utiliser une liste existante > choisissez le classeur Excel
  • Cliquez ensuite sur le bouton Insérer un champ de fusion et insérez les champs « Prénom » et « Nom » dans la zone de texte libre dessinée préalablement
  • Mettez en forme les champs (taille de police et centrage de paragraphe) et faites un centrage Milieu en allant dans l’onglet Format de la forme > bouton Aligner le texte
  • Restez dans l’onglet Format de la forme > bouton Contour de forme > Sans contour
  • Sélectionnez la zone de texte libre et faites en une copie
  • Déplacez la copie au bon endroit et retournez-la à l’aide de la petite poignée de rotation afin d’obtenir ceci:
  • Allez dans l’onglet Publipostage > bouton Aperçu des résultats et passez en revue quelques noms
  • Si le résultat vous convient, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner > Modifier des documents individuels; vous obtenez ainsi un chevalet par participant
  • Imprimez le résultat de la fusion et sauvegardez-le si souhaité (le fichier s’appelle par défaut Lettres#…)
  • Sauvegardez bien entendu le fichier créé au tout début de cette procédure lequel contient les zones de texte libre avec les champs de fusion; en effet, vous pourriez en avoir à nouveau besoin pour générer d’autres chevalets