Office 365 – Réaliser un publipostage d’emails

Contexte

Vous disposez d’un volumineux fichier d’adresse dans Excel avec une colonne contenant des adresses emails. Vous souhaitez rédiger votre message dans Word puis l’envoyer à toutes les personnes via votre logiciel de messagerie Outlook. Votre message contient des mises en forme, des URL ainsi que le logo de l’Unil avec votre signature sous forme d’image.

Solution

Etape 1 : Préparer le message

Vérifiez tout d’abord qu’Outlook est bel et bien votre logiciel de messagerie par défaut, pour cela ouvrez APPLE MAIL > Préférences > Général > Application de messagerie par défaut.

  • Une fois cette vérification faite, ouvrez Word et créez un nouveau document
  • Allez dans l’onglet Publipostage > cliquez sur le bouton Démarrer le publipostage > Courriers
  • Tapez votre texte et mettez-le en forme
  • Insérez (ou copier-coller) des liens hypertextes
  • Insérez votre signature sous forme d’image
  • Sélectionnez l’image et allez dans l’onglet Format de l’image > cliquez sur le bouton Renvoi à la ligne automatique > choisissez Rapproché
  • Sauvegardez votre document Word
  • Toujours dans l’onglet Publipostage > cliquez ensuite sur le bouton Sélectionner les destinataires > commande Utiliser une liste existante et désignez votre classeur Excel
  • Si souhaité, insérez des variables (par ex. le nom du destinataire) dans votre texte à l’aide du bouton Insérer un champ de fusion; le résultat doit ressembler à quelque chose comme ceci :

Etape 2 : Envoyer les messages

Attention, la procédure qui va suivre va automatiquement acheminer les messages aux destinataires. Relisez donc attentivement votre message avant de l’envoyer. Utilisez le bouton Aperçu des résultats pour une vérification supplémentaire.

  • Dans l’onglet Publipostage > cliquez sur le bouton Terminer et fusionner
  • Choisissez Fusionner vers le courrier
  • Indiquez ensuite quelle colonne Excel contient les adresses email
  • Tapez un objet
  • Choisissez d’envoyer votre message au format HTML
  • Si vous êtes sûr de vos choix, cliquez sur le bouton Fusion vers la boîte d’envoi
  • Confirmez l’envoi des messages (notez la présence de l’option « Ne plus afficher ce message »).
  • Les messages transiteront rapidement dans votre boîte d’envoi, puis seront visibles dans votre dossier Eléments envoyés.

Outlook 2016 Mac – Ajouter un agenda Google

Contexte

Vous disposez d’un agenda Google et vous souhaiteriez pouvoir le consulter directement dans Outlook 2016 Mac.

Solution

  • Connectez-vous à votre compte Google via un navigateur et accédez à votre agenda Google
  • Ouvrez le menu contextuel de l’agenda > commande Paramètres de l’agenda :

agenda google

  • Sous la rubrique Adresse URL privée, cliquez sur le bouton ICAL et copiez l’URL
  • Quittez votre agenda Google
  • Connectez-vous à votre compte OWA de l’Unil puis allez dans Calendrier
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Mes calendriers > Ouvrir le calendrier
  • Collez l’URL dans la zone Calendrier Internet et cliquez sur Ouvrir
  • A l’aide d’un clic droit sur le dossier, renommez le calendrier si souhaité
  • Allez ensuite dans Outlook; vous trouverez votre agenda Google en tant que sous-dossier du dossier Principal portant votre nom

Outlook 2016 / OWA – Insérer des images dans un message

Contexte

Vous utilisez Outlook sur Mac (nous sommes donc 2) ou sur PC et vous souhaitez insérer des images dans un message mais avez un doute sur la méthode à utiliser. Ce doute provient des différences que vous avez constatées à la lecture dans OWA de messages que vous avez reçus .

Solution

1ère méthode

  • Allez dans l’onglet Message > bouton Joindre un fichier

Dans ce cas, l’image est placée dans la zone d’annexe mais n’est pas affichée dans le corps du message.

Dans OWA, le symbole du trombone apparaît en face du message pour indiquer la présence d’une pièce jointe. Le destinataire ne voit donc pas l’image à moins de la télécharger. Le destinataire ne peut pas faire un cliquer-glisser de l’image sur son bureau s’il souhaite la récupérer.

2ème méthode

  • Allez dans l’onglet Message > bouton Images (onglet Insertion sur PC)

Dans ce cas, l’image n’est pas placée dans la zone d’annexe mais est affichée directement dans le corps du message.

Dans OWA, le symbole du trombone n’apparaît pas en face du message. Le destinataire visualise l’image sans devoir la télécharger. Le destinataire peut faire un simple cliquer-glisser de l’image sur son bureau s’il souhaite la récupérer.

3ème méthode

  • Faites un cliquer-glisser de l’image dans le message; ceci correspond à la 2ème méthode (pour autant que le message soit au format HTML).

Outlook 2016 PC – Créer un dossier d’archivage

Contexte

Vous aimeriez faire de l’ordre dans votre boîte aux lettres et archiver des éléments (la plupart du temps des messages) dans un dossier « en dehors » d’Outlook. Ce souhait peut être par exemple motivé par le fait que l’espace qui vous est alloué est de 5 Go.

Préparatifs : Vérifier la taille des dossiers à archiver

  • Allez dans l’onglet Fichier > bouton Outils de nettoyage > Nettoyer la boîte aux lettres > Afficher la taille de la boîte aux lettres; vous pouvez ainsi connaître la taille totale de votre boîte aux lettres avec la taille occupée par chaque dossier et sous-dossier (et par conséquent décider de faire de l’ordre dans les dossiers où cela est pertinent)

Solution

Étape 1 – Créer un dossier d’archivage

  • Ouvrez Outlook et allez dans l’onglet Fichier > Paramètres du compte > onglet Fichiers de données > bouton Ajouter
  • Donnez un nom à ce dossier (par ex. Mon fichier de données Outlook.pst ou Archives.pst) et acceptez l’emplacement de sauvegarde (Mes Documents > Fichiers Outlook) ou éventuellement désignez-en un autre
  • Votre nouveau dossier d’archives apparaît alors dans la liste des dossiers d’Outlook; il possède 2 sous-dossiers : Éléments supprimés et Dossier de recherche
  • Créez ensuite des sous-dossier de classement en fonction de vos besoins :

outloo3

  • Glissez manuellement les e-mails à archiver dans les sous-dossier d’archives que vous venez de créer

Étape 2 – Définir des paramètres d’archivage automatique

  • Dans le volet de navigation d’Outlook, cliquez sur le dossier à archiver souhaité
  • Allez dans l’onglet Dossier > groupe Propriétés > cliquez sur le bouton Paramètres d’archivage automatique
  • Définissez les règles d’archivage pour le dossier :

outlook1

  • Si vous choisissez l’option Archiver les éléments dans ce dossier à l’aide des paramètres par défaut, vous obtenez un bouton permettant d’accéder aux paramètres d’archivage par défaut et de les modifier si souhaité (et même d’appliquer ces paramètres à tous les dossiers) :

outlook2

Étant donné que les archives seront en local sur votre ordinateur, elles ne seront pas disponibles sur OWA. D’autre part, il vous faut vérifier que le fichier .pst est backupé à l’aide de CrashPlan.

Il est à noter que tous les dossiers Outlook (messagerie, tâches, calendrier, notes) peuvent faire l’objet d’un archivage manuel ou automatique… à l’exception des Contacts.

Outlook 2016 Mac – Ajouter une boîte aux lettres Gmail

Contexte

Vous utilisez Outlook 2016 sur Mac et souhaitez ajouter votre boîte aux lettres Gmail.

Solution

Cette procédure selon Google est susceptible de rendre votre compte plus vulnérable; c’est néanmoins la seule possibilité pour Outlook d’accéder à votre boîte aux lettres Gmail.

  • Connectez-vous à votre compte Google
  • Accédez aux paramètres de votre compte

compte gmail

  • Sous Connexion et sécurité, cliquez sur le lien Applications et sites connectés
  • Activez le paramètre « Autoriser les applications moins sécurisées »; cette option permet à Outlook d’accéder à votre boîte aux lettres Gmail
  • Déconnectez-vous de votre compte Google
  • Ouvrez Outlook, allez dans l’onglet Outils > Comptes
  • Ajoutez un compte « Autre adresse de messagerie »
  • Tapez les informations liées à votre compte
  • Cliquez sur Ajouter un compte
  • Cliquez ensuite sur le bouton Avancé > onglet Serveur et augmentez le délai de synchronisation des dossiers à env. 15 minutes (au lieu de 2)

Malheureusement, votre Google Agenda n’est pas ajouté lors de cette procédure.

Outlook 2016 Mac – Ajouter une boîte aux lettres iCloud

Contexte

Vous utilisez Outlook 2016 sur Mac et souhaitez ajouter votre boîte aux lettres iCloud.

Solution

  • Ouvrez Outlook, allez dans l’onglet Outils > Comptes
  • Ajoutez un compte « Autre adresse de messagerie »
  • Tapez les informations liées à votre compte
  • Cliquez sur Ajouter un compte
  • Cliquez ensuite sur le bouton Avancé > onglet Serveur et augmentez le délai de synchronisation des dossiers à env. 15 minutes (au lieu de 2)
  • Réglez éventuellement les options liées aux dossiers (onglet Dossiers)

Malheureusement, votre calendrier iCloud n’est pas ajouté lors de cette procédure.

 

Outlook 2013 – Liste de quelques raccourcis clavier

Contexte

Vous utilisez Outlook 2013 et vous vous dites que, connaissant Microsoft, il doit y avoir une flopée de raccourcis clavier permettant d’effectuer toutes sortes d’action…

Liste de quelques raccourcis clavier

Pour faire ceci appuyez sur
Passer à Courrier Ctrl + 1
Passer au Calendrier Ctrl + 2
Passer aux Personnes Ctrl + 3
Passer aux Tâches Ctrl + 4
Passer aux Notes Ctrl + 5
Afficher le message suivant (lorsqu’un message est ouvert) Ctrl + point
Afficher le message précédent (lorsqu’un message est ouvert) Ctrl + virgule
Ouvrir la boîte de dialogue Recherche avancée Ctrl + Maj + F
Afficher la zone de recherche rapide Ctrl + E
Effacer le contenu de la zone de recherche Esc
Développer ou réduire un dossier dans le volet des dossiers Flèche gauche / Flèche droite
Créer un rendez-vous (Appointment) Ctrl + Maj + A
Créer un contact (Contact) Ctrl + Maj + C
Créer une liste de contact (List) Ctrl + Maj + L
Créer une demande de réunion (meeting request) Ctrl + Maj + Q
Créer un message (Message) Ctrl + Maj + M
Créer une note (Note) Ctrl + Maj + N
Créer une tâche (Task) Ctrl + Maj + K
Enregistrer un message (en cours de rédaction) dans Brouillons Ctrl + S
Envoyer un message (en cours de rédaction) Alt + N ou Ctrl + Enter
Vérifier un nom (email) lors de la saisie dans la zone A Ctrl + K
Ouvrir un message reçu Ctrl + O
Répondre à un message Ctrl + R
Transférer un message Ctrl + F
Fermer un message (ou un autre élément) Esc
Atteindre la boîte de réception (Inbox) Ctrl + Maj + I
Vérifier l’arrivée de nouveaux messages F9
Ajouter un drapeau à un message non ouvert Insert
Ouvrir la boîte de dialogue Assurer un suivi (drapeau) Ctrl + Maj + G
Marquer comme lu Ctrl + Q
Marquer comme non lu Ctrl + U
Obtenir les propriétés d’un message Alt + Enter
Atteindre le rendez-vous suivant (en affichage Calendrier) Ctrl + .
Atteindre le rendez-vous suivant (en affichage Calendrier) Ctrl + ,
Atteindre une date Ctrl + G
Basculer en vue mensuelle Alt + =
Basculer en vue semaine entière Alt + –
Basculer en mode d’affichage de 1 à 9 jours Alt + nb de jours souhaité
Basculer en mode d’affichage de 10 jours Alt + 0

 

Outlook 2013 – Supprimer les messages fantôme

Contexte

Vous avez lu (ou marqué comme lus) tous les messages de votre Boîte de réception mais, malgré cela, Outlook continue à en marquer certains comme étant non lus.

1ère solution

  • Allez dans le menu Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte > bouton Modifier
  • Décochez la mise en cache, cliquez sur Suivant et validez ce changement
  • Retournez ensuite au même endroit et recochez la mise en cache

2ème solution

  • Ouvrez OWA
  • Indiquez dans OWA que vous avez lus les messages en question

3ème solution

  • Quittez Outlook
  • Ouvrez le menu Démarrer > Exécuter
  • Tapez la commande : outlook.exe /cleanviews (avec un espace avant le /)

Outlook 2013 – Créer un groupe de calendriers

Contexte

Vous travaillez en équipe sur un projet avec d’autres collaborateurs de l’Unil. Vous souhaitez rapidement afficher les calendriers de ces personnes afin de vérifier leur disponibilité. Ces personnes ne sont pas des collègues proches et n’ont pas partagé leur calendrier avec vous.

Solution : créer un groupe de calendriers

  • Dans l’onglet Accueil > groupe Gérer les calendriers > cliquez sur le bouton Groupes de calendriers > Créer un groupe de calendriers
  • Tapez le nom de votre choix pour le groupe de calendriers
  • Dans la liste d’adresses globale, cliquez sur le nom de la personne
  • Cliquez sur le bouton Membres du groupe
  • Faites de même pour ajouter les autres personnes puis validez; le nom du groupe s’affiche alors dans le volet des calendriers
  • Pour ajouter par la suite un autre calendrier, cliquez sur le nom du groupe avec le bouton droit de la souris > Ajouter un calendrier
  • Pour supprimer un calendrier du groupe, cliquez sur le nom du calendrier à supprimer avec le bouton droit de la souris > Supprimer le calendrier

Outlook 2013 – Régler l’affichage des calendriers

Contexte

Vous travaillez habituellement avec plusieurs calendriers et en avez affiché plus de 4. Vous remarquez alors qu’Outlook les affiche sous forme de Disposition horizontale (en ligne les uns sous les autres) plutôt que sous forme de Disposition verticale comme vous en avez l’habitude (les uns à côté des autres); vous préférez travailler avec cette dernière disposition.

Solution

  • Cliquez sur le bouton Lanceur situé dans le groupe Organiser de l’onglet Accueil
  • Dans la zone Options d’affichage, augmentez simplement le nombre de calendriers pouvant être affichés en mode Disposition verticale