Word – Choisir le bon type de renvoi

Contexte

Votre long document possède de nombreux titres, lesquels sont numérotés automatiquement (dans mon exemple ci-dessous, j’ai choisi une numérotation de type I.A.1.) Vous souhaitez insérer des renvois sur ces différents titres et hésitez quant au choix du type de renvoi. En effet, vous avez constaté que les résultats affichés étaient différents lors d’un renvoi sur « Numéro de paragraphe », sur « Numéro de paragraphe (pas de contexte) » et sur « Numéro de paragraphe (contexte complet) » mais vous n’êtes pas sûr de bien saisir la différence.

Il faut savoir que dans Word, le résultat d’un renvoi dépend de son type ainsi que de sa position dans le texte. Un renvoi est composé d’un champ (REF) et de commutateurs (\r, \n, \w). Selon le type de renvoi choisi, le commutateur va donc se charger de modifier le format du renvoi, sauf que l’emplacement du renvoi dans le texte a également son importance en plus du commutateur de mise en forme. Ceci dit, lorsque vous insérez des renvois de manière classique (onglet Références > bouton Renvoi), vous ne visualisez pas les commutateurs de mise en forme.

Dans mon exemple, j’ai choisi d’insérer des renvois sur le titre « Jours fériés 2022 » se trouvant à la page 32 de mon document dont le plan ressemble à ceci :

Solution

A l’aide des exemples du tableau ci-dessous, faites votre choix dans la boîte de dialogue Renvoi (onglet Références > bouton Renvoi) en fonction du résultat que vous souhaitez obtenir :

Emplacement du renvoi dans le documentRenvoi àRésultat obtenu
Peu importeNuméro de page32
Si le curseur est sur « IX. Tourisme »Numéro de paragrapheA.2
Si le curseur est sur « 1. Une période fériée »Numéro de paragraphe2
Si le curseur est sur « A. La robotique »Numéro de paragrapheIX.A.2
Peu importeNuméro de paragraphe
(pas de contexte)
2
Peu importeNuméro de paragraphe
(contexte complet)
IX.A.2
Peu importeTexte de paragrapheJours fériés 2022
Si le curseur est sur « IX. Tourisme »Ci-dessus/Ci-dessousCi-dessous
Si le curseur est sur « A. La robotique »Ci-dessus/Ci-dessousCi-dessus

Word – Rechercher km2 et remplacer par km2 en exposant

Contexte

Votre long document comporte de nombreuses fois l’abréviation « km2 » que vous souhaitez remplacer par « km2 » . Vous avez ouvert la boîte de dialogue Rechercher-Remplacer et avez essayé de Rechercher « km2 » (ça c’est glop) que vous avez tenté de remplacer par « km2 » en ayant sélectionné le « 2 » que vous avez mis en exposant à l’aide du bouton Format > Police > Exposant (et ça c’est pas glop, car c’est alors toute l’abréviation « km2 » qui est mise en exposant).

Solution : utiliser simplement le code c^

  • Ouvrez votre document et tapez à l’importe quel endroit le texte correct avec le 2 mis en exposant, comme ceci : km2
  • Sélectionnez km2 et copiez-le afin de le placer dans le Presse-papier
  • Ouvrez la boîte de dialogue Recherche avancée et remplacement
  • Dans la zone Rechercher, tapez km2
  • Dans la zone Remplacer Par, tapez c^
  • Si vous êtes méfiant, cliquez d’abord sur Rechercher Suivant > Remplacer
  • Cliquez ensuite sur Tout remplacer

Le code c^ représente le contenu du presse-papier (donc km2) .

Bien entendu, si le document comporte l’expression « m2 » à remplacer par « m2« , il est nécessaire de relancer un 2ème rechercher-remplacer. Attention à indiquer « mot entier » lors de la recherche de « m2 » afin de ne pas impacter « km2« .

Word – Gérer la numérotation des légendes

Contexte
Vous souhaitez pouvoir agir sur la numérotation automatique des légendes des images contenues dans votre long document. Vous souhaitez pouvoir faire trois choses : 1° utiliser le même numéro pour deux images, 2° ajouter une deuxième numérotation (par exemple alphabétique ou romaine) et 3° redémarrer une numération avec le chiffre de votre choix. Bien entendu, la table des illustrations que vous comptez insérer plus tard doit être le reflet des personnalisations apportées aux légendes.

Solution : personnaliser le champ SEQ

Le champ SEQ est utilisé dans les légendes et permet l’insertion de numéros automatiques s’incrémentant d’une unité à chaque nouvelle insertion d’image. Ces numéros automatiques peuvent être indépendants les uns des autres grâce à l’ajout d’un signet d’identification (MUSIC ou SPORT) dans le champ. Ainsi au sein du même document, la numérotation des images faite avec le champ {SEQ MUSIC} sera indépendante de la numérotation du champ {SEQ SPORT}. C’est ainsi que la balle de tennis peut être numérotée avec le chiffre 1, lequel a déjà été utilisé pour numéroter le piano.

Le champ SEQ possède des paramètres lesquels permettent d’agir sur la séquence des numéros. Par exemple, ci-dessous, j’ai choisi d’appliquer le même numéro (3) aux images présentant des guitares. Remarquez que la numérotation alphabétique (A) est continue.

Dans le 2ème exemple des images de sports, j’ai choisi une numérotation arabe recommençant à 1 et la numérotation romaine recommence à 1 pour le ballon de volley. Je rappelle que les images de musique et de sport sont contenues dans le même document (donc par défaut, la balle de tennis devrait porter le chiffre 6 puisqu’elle suit le saxophone).

Les raccourcis clavier à connaître pour la suite de l’exercice :

ALT + fn + F9 : permet de basculer entre l’affichage du résultat et l’affichage des codes de champs

fn + F9 : permet de mettre à jour les champs sélectionnés

Voyons maintenant comment sont construits les champs SEQ de mes exemples; pour cela, il faut avoir inséré au préalable des légendes (Onglet Références > bouton Insérer une légende) pour pouvoir bien sûr ensuite les personnaliser. Une fois les légendes insérées, les touches ALT + fn + F9 permettent de visualiser les codes de champs. Par défaut, le champ SEQ est composé des éléments suivants:

  • SEQ : indique une séquence de numérotation automatique
  • Figure : correspond à l’étiquette choisie (cela pourrait être Tableau ou Equation)
  • \* ARABIC : indique l’option de mise en forme choisie (cela pourrait être \* alphabetic \* ALPHABETIC \* roman ou \* ROMAN)

En basculant les codes de champ, on peut dès lors apporter des changements au champ SEQ, par exemple:

  • Insérer un 2ème code de champ SEQ juste après le 1er champ (Insertion > Champ > catégorie Numérotation > Champ Séq > bouton Options)
  • Un code de champ peut également être copié-collé, en veillant à sélectionner les accolades; on peut ensuite modifier le champ copié en ajoutant des paramètres
  • Dans les exemples ci-dessous, j’ai ajouté le commutateur \r 3 pour indiquer que la 2ème image de guitares devait porter le même numéro que la 1ère image de guitares (le commutateur \r affecte au numéro la valeur spécifiée après le r). Remarquez que le commutateur \c aurait également fait l’affaire (\c insère le numéro de séquence précédent le plus proche)
  • J’ai attribué le signet MUSIC au 2ème code de champ SEQ car je souhaitais pouvoir faire la distinction entre la numérotation des images de musique et celle des sport
  • Pour les instruments de musique, j’ai ajouté l’indication \* ALPHABETIC au 2ème champ car je souhaitais une numérotation alphabétique en majuscule
  • Pour les images de sports, j’ai ajouté le paramètre \r 1 à la balle de tennis car je souhaitais forcer le redémarrage de la numérotation à 1 (et non pas à la suite du saxophone)
  • J’ai attribué le signet SPORT au 2ème champ SEQ pour distinguer cette 2ème série d’images de la 1ère série appelée MUSIC
  • J’ai ajouté l’indication ROMAN au 2ème champ car je souhaitais une numérotation romaine en majuscule
  • J’ai ajouté le paramètre \r 1 au 2ème champ SEQ de la balle de volley car je souhaitais recommencer la numérotation à 1

Word – Utiliser deux sortes de guillemets dans la même phrase

Contexte

Vous souhaitez pouvoir insérer des guillemets français (chevrons ouvrant et fermant accompagnés d’espaces insécables) et des guillemets anglais (double apostrophes ouvrantes et fermantes sans espace insécable) dans le cas d’une double citation tout cela sans devoir aller modifier les préférences de Word ni réaliser des acrobaties.

Solution : laisser les options par défaut et utiliser les raccourcis-clavier

  • Tapez le début de la phrase, par exemple :
  • Maître Folace dit « c’est curieux chez les marins ce besoin de faire des phrases ».
  • Lorsque vous avez besoin d’insérer les guillemets anglais pour indiquer la présence d’une citation à l’intérieur d’une citation, appuyez simplement sur Alt+2 (entrant) et Alt+Maj+2 (fermant) pour obtenir ceci :
  • En pleine réunion, il me dit : « Mais oui, c’est la scène où Maître Folace monte sur la péniche et sort la réplique suivante “c’est curieux chez les marins ce besoin de faire des phrases”, ça ne te rappelle rien ? »

Word – Créer des chevalets de table à l’aide d’un publipostage

Contexte

Vous disposez d’un fichier Excel listant les participants à une conférence. Dans Word, vous souhaitez créer des chevalets de table présentant 2x le nom de la personne; 1x écrit à l’endroit et 1x écrit à l’envers, de manière à pouvoir plier la page en deux. Vous aimeriez pouvoir générer rapidement 1 chevalet par participants.

Solution : utiliser le publipostage

  • Ouvrez un document Word vierge
  • Dans l’onglet Mise en page, choisissez une orientation Paysage et des marges Étroites
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Zone de texte et dessinez une zone de texte libre
  • Allez dans l’onglet Publipostage > bouton Démarrer le publipostage > Lettres
  • Restez dans l’onglet Publipostage > bouton Sélectionner les destinataires > Utiliser une liste existante > choisissez le classeur Excel
  • Cliquez ensuite sur le bouton Insérer un champ de fusion et insérez les champs « Prénom » et « Nom » dans la zone de texte libre dessinée préalablement
  • Mettez en forme les champs (taille de police et centrage de paragraphe) et faites un centrage Milieu en allant dans l’onglet Format de la forme > bouton Aligner le texte
  • Restez dans l’onglet Format de la forme > bouton Contour de forme > Sans contour
  • Sélectionnez la zone de texte libre et faites en une copie
  • Déplacez la copie au bon endroit et retournez-la à l’aide de la petite poignée de rotation afin d’obtenir ceci:
  • Allez dans l’onglet Publipostage > bouton Aperçu des résultats et passez en revue quelques noms
  • Si le résultat vous convient, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner > Modifier des documents individuels; vous obtenez ainsi un chevalet par participant
  • Imprimez le résultat de la fusion et sauvegardez-le si souhaité (le fichier s’appelle par défaut Lettres#…)
  • Sauvegardez bien entendu le fichier créé au tout début de cette procédure lequel contient les zones de texte libre avec les champs de fusion; en effet, vous pourriez en avoir à nouveau besoin pour générer d’autres chevalets

Word 365 – Créer un index avec des mots autres que ceux se trouvant dans le document

Contexte

Votre long document contient des mots tels que maman, Mutter, Mama, Mother, génitrice à plusieurs endroits dans le document. Vous souhaitez que tous ces synonymes du mot mère soient représentés dans l’index sous la rubrique Mère (alors que le mot mère ne figure pas dans le texte).

Solution : marquer les entrées d’index comme d’habitude et procéder ensuite à un « Rechercher/Remplacer » du contenu des codes de champs

  • Sélectionnez n’importe quelle occurence du mot maman dans le document
  • Allez dans l’onglet Références > bouton Marquer entrée > dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Marquer tout; cela a pour effet de placer dans le texte le code de champ {XE…} après chaque occurence du mot maman, comme ceci : maman { XE « maman »}
  • Le champ est constitué du code XE indiquant la présence d’une entrée d’index et du mot figurant entre guillemets servant d’entrée d’index; pour l’instant, c’est donc bien entendu le mot maman qui figurera dans l’index
  • Procédez de la même manière pour marquer les autres mots tels que Mutter, Mama, Mother afin d’obtenir ceci comme entrée d’index dans le texte : Mutter { XE « Mutter »} et Mother { XE « Mother »} et Mama { XE « Mama »} et génitrice { XE « génitrice »}; si on insère un index à ce moment-là, le résultat est le suivant :
  • Pour faire figurer le mot « Mère » dans l’index mais sans impacter les mots maman, Mother, Mutter, Mama et génitrice figurant dans le texte, allez dans le menu Edition > Rechercher > Recherche avancée et remplacement
  • Dans la boîte de dialogue, indiquez que vous recherchez l’expression XE « Mama », écrite telle que ci-dessous (avec les guillemets):
  • Indiquez que vous souhaitez remplacer XE « Mama » par XE « Mère »
  • En cas de doute, cliquez sur les boutons Rechercher suivant et Remplacer pour tester une occurence
  • Si vous êtes sûr de vous, cliquez sur le bouton Tout remplacer
  • Procédez de la même manière pour remplacer les codes de champs XE « génitrice » par XE « Mère » et ainsi de suite…
  • Après avoir recherché et remplacé les codes de champs de tous les synonymes du mot mère, il ne vous reste plus qu’à insérer un index (onglet Références > bouton Insérer un index) ou à mettre à jour un index existant (bouton droit de la souris sur l’index existant > commande Mettre à jour les champs afin d’obtenir ce résultat :

Word 365 – Répéter automatiquement des informations dans un document

Contexte

Vous êtes en train de rédiger un support de cours, le cahier des charges d’un projet ou le rapport d’activités de votre service. Tout au long de votre document quelques informations variables se répètent à plusieurs reprises. Par ex. sur la page de couverture du document, vous avez saisi « Teams 365 », « version 1.5 », « Février 2021 » et et vous aimeriez que ces informations soient répétées ça et là dans le document par exemple dans des titres, en corps de texte, en notes de bas de page ou en en-tête. Vous souhaitez pouvoir corriger manuellement ces données sur la page de couverture et qu’elles se mettent ensuite à jour automatiquement dans le reste du document.

Exemple de page de couverture avec trois signets (le nom de l’auteur est simplement un champ):

Exemple de note de bas de page et de pied de page reprenant les trois infos de la page de couverture grâce à des renvois sur les signets:

Solution : insérer des signets et des renvois

  • Allez tout d’abord dans les Préférences de Word > catégorie Affichage > et cochez Signets
  • Une fois ce réglage fait, sélectionnez précisément le texte devant faire l’objet d’un signet (dans mon exemple, je sélectionne « version 1.5 » écrit sur ma page de couverture
  • Allez dans l’onglet Insertion > Signet
  • Donnez un nom au signet, par ex. « version »
  • Validez en cliquant sur Ajouter; des crochets entourent alors le texte préalablement sélectionné indiquant ainsi la présence d’un signet
  • Faites la même chose pour les autres données à stocker sous forme de signet (dans mon exemple, je vais donc créer 3 signets : « date », « logiciel » et « version ») :
  • Une fois vos signets créés, placez-vous à l’endroit où vous souhaitez faire se répéter l’information, par exemple en note de bas de page
  • Allez dans l’onglet Insertion > cliquez sur le bouton Renvoi
  • Choisissez la catégorie Signet > Signet et choisissez le signet à insérer
  • Dans mon exemple, l’information « version 1.5 » se répète
  • Faites la même chose pour les autres renvois à insérer dans le reste du document
  • Si vous modifiez les valeurs sur la page de couverture, par ex. « version 1.6 » ou « Mars 2021 », les renvois contenus dans le document se mettront à jour dès que vous procéderez à un Aperçu avant Impression, à une impression ou à une sauvegarde en PDF
  • Bien entendu, vous avez toujours la possibilité de mettre à jour les champs d’un document en sélectionnant tout le document (Cmd+A) et en mettant à jour tous les champs (fn+F9)

Word – Modifier l’étiquette de toutes les légendes existantes

Contexte

Vous avez inséré des légendes de type « Figure » pour des dizaines d’illustrations dans votre long document. Or, vous souhaitez après coup changer l’étiquette « Figure » en « Illustration » en une seule opération.

Solution

  • Sélectionnez de préférence la 1ère légende (en faisant un clic dans la marge de gauche pour sélectionner le paragraphe complet)
  • Allez dans l’onglet Références et cliquez sur le bouton Insérer une légende
  • Dans la boîte de dialogue Légende, cliquez sur le bouton Nouveau texte et tapez « Illustration » comme nouveau libellé :
  • Validez la boîte de dialogue
  • Vérifiez dans le texte que toutes les légendes ont bien été modifiées
  • Etant donné que la mise à jour de la table des illustrations n’est plus possible puisque nous avons changé d’étiquette, il faut simplement en réinsérer une nouvelle en choisissant « Illustration » dans la zone Légende:

Office 365 – Réaliser un publipostage d’emails

Contexte

Vous disposez d’un volumineux fichier d’adresse dans Excel avec une colonne contenant des adresses emails. Vous souhaitez rédiger votre message dans Word puis l’envoyer à toutes les personnes via votre logiciel de messagerie Outlook. Votre message contient des mises en forme, des URL ainsi que le logo de l’Unil avec votre signature sous forme d’image.

Solution

Etape 1 : Préparer le message

Vérifiez tout d’abord qu’Outlook est bel et bien votre logiciel de messagerie par défaut, pour cela ouvrez APPLE MAIL > Préférences > Général > Application de messagerie par défaut.

  • Une fois cette vérification faite, ouvrez Word et créez un nouveau document
  • Allez dans l’onglet Publipostage > cliquez sur le bouton Démarrer le publipostage > Courriers
  • Tapez votre texte et mettez-le en forme
  • Insérez (ou copier-coller) des liens hypertextes
  • Insérez votre signature sous forme d’image
  • Sélectionnez l’image et allez dans l’onglet Format de l’image > cliquez sur le bouton Renvoi à la ligne automatique > choisissez Rapproché
  • Sauvegardez votre document Word
  • Toujours dans l’onglet Publipostage > cliquez ensuite sur le bouton Sélectionner les destinataires > commande Utiliser une liste existante et désignez votre classeur Excel
  • Si souhaité, insérez des variables (par ex. le nom du destinataire) dans votre texte à l’aide du bouton Insérer un champ de fusion; le résultat doit ressembler à quelque chose comme ceci :

Etape 2 : Envoyer les messages

Attention, la procédure qui va suivre va automatiquement acheminer les messages aux destinataires. Relisez donc attentivement votre message avant de l’envoyer. Utilisez le bouton Aperçu des résultats pour une vérification supplémentaire.

  • Dans l’onglet Publipostage > cliquez sur le bouton Terminer et fusionner
  • Choisissez Fusionner vers le courrier
  • Indiquez ensuite quelle colonne Excel contient les adresses email
  • Tapez un objet
  • Choisissez d’envoyer votre message au format HTML
  • Si vous êtes sûr de vos choix, cliquez sur le bouton Fusion vers la boîte d’envoi
  • Confirmez l’envoi des messages (notez la présence de l’option « Ne plus afficher ce message »).
  • Les messages transiteront rapidement dans votre boîte d’envoi, puis seront visibles dans votre dossier Eléments envoyés.

Word – Créer un index de sous-sections à l’aide d’un tableau des concordances

Contexte

Vous souhaitez disposer d’un index à la fin de votre thèse. Dans le texte, les mots tels que « Japonais, japonais, Japonaise, japonaise, japonaises » figurent dans le texte. Or, vous souhaitez que ces différents termes soient considérés comme une seule entrée. De plus, vous souhaitez que les villes (Tokyo, Osaka, Nara, etc.) soient regroupées dans une sous-section « Villes » et que les sites inscrits au patrimoine mondial de l’Unesco figurent dans la sous-section « Unesco »… tout cela à l’aide d’un tableau de concordances.

Solution : créer un tableau de concordances avec les variations (masculin-féminin-singulier-pluriel-majuscule-minuscule) ainsi que les sous-sections.

  • Ouvrez un document Word vierge et insérez un tableau de deux colonnes
  • Tapez dans la 1ère colonne les termes tels qu’ils apparaissent dans votre thèse et que vous souhaitez marquer comme entrée d’index
  • Tapez en face dans la 2ème colonne les termes tels qu’ils doivent apparaître dans l’index
  • Dans la colonne 2, tapez “Villes: “ en début de colonne et saisissez (ou copiez-collez) le nom de la ville juste après les deux points
  • Faites la même chose pour les autres « sous-sections », tel que ci-dessous. Astuce : pour vous éviter à chaque fois la frappe des expressions “Villes: “, “Fêtes: “ ou “Unesco: “ faites-en des corrections automatiques, par ex. lorsque vous tapez l’abréviation “vv“, Word écrira pour vous “Villes: “

Après avoir sauvegardé ce tableau des concordances, utilisez-le comme suit :

  • Ouvrez votre thèse (laquelle ne contient à priori ni champ XE ni champ d’index pour l’instant); vous pouvez vous placer au début ou à la fin du document
  • Allez dans l’onglet Références > cliquez sur le bouton Insérer un index (l’idée étant de marquer les entrées à l’aide du tableau de concordances)
  • Cliquez sur le bouton Marquage auto > désignez le tableau des concordances et validez
  • Après validation, tous les termes trouvés sont marqués à l’aide du champ XE

Attention ! si vous utilisez deux fois de suite votre tableau des concordances, les codes de champs XE seront insérés à double dans votre document et à double dans l’index.

  • Ensuite, allez à l’endroit où vous souhaitez insérer l’index
  • Insérez un champ d’index (Insertion > Champ > Table et index > Index)
  • Dans la boîte de dialogue Champ, cliquez sur le bouton Options et entrez les commutateurs suivants (détail sur les commutateurs à la fin de l’article) :

  • Une fois le champ INDEX inséré dans votre document, vous pouvez utilisez le clic-droit sur le champ pour le mettre à jour et/ou utiliser la commande Basculer les codes de champs si vous souhaitez y apporter une modification
  • Le résultat obtenu doit ressembler à ceci :

Remarque concernant certains numéros de page dans la figure ci-dessus : sous les entrées « Japonais » ou « Villes », on peut remarquer que les numéros redémarrent à « 1 ». Cela est dû au fait que la 2ème partie de mon document redémarre à « 1 »; il s’agit d’un choix que j’ai fait lors de sa mise en page.

Explication concernant les commutateurs

  • INDEX = code de champ permettant d’insérer un index
  • \e “: “ = défini la ponctuation entre les entrées d’index et les numéros de page. Si on souhaite une autre ponctuation, il suffit de modifier le séparateur à l’aide d’un clic-droit sur l’index > Basculer les codes de champs, faire la correction puis rebasculer et mettre à jour le champ
  • \c “2“ = formate l’index sur 2 colonnes et insère des sauts de section de type continu
  • \h “A“ = insère les lettres alphabétiques entre les entrées (A, B, C…)
  • \z “1036“ = défini la langue (1036 est égal au français)
  • \l “, “ = défini la ponctuation entre les numéros de page