Archives par étiquette : Personnalisation

Excel – Créer une pyramide des âges hommes/femmes

Contexte

Vous êtes étudiant(e) en sciences criminelles et vous devez présenter des données de centaines d’individus sous forme de pyramide des âges. Vous disposez dans votre classeur Excel d’une colonne avec les âges, une colonne du nombre d’hommes et une colonne du nombre de femmes.

ages

Étant donné qu’Excel ne propose pas de pyramide dans ses modèles de graphes, il va falloir bricoler un peu.

Vous trouverez sur le Web différentes procédures pour créer des pyramides ; personnellement, j’ai une préférence pour celles qui n’ont pas d’impact sur les données du tableau. Le bricolage proposé ci-dessous ne porte donc que sur le graphe; vos données resteront intactes.

Solution

  1. Sélectionnez votre tableau > Onglet Accueil > Bouton Mettre sous forme de tableau > choisissez un modèle et validez
  2. Dans l’onglet Tableau, cochez l’option Ligne des totaux
  3. Dans la liste déroulante de la ligne des totaux, choisissez la formule MAX (pour les hommes et pour les femmes); cette information nous sera utile plus bas (au point 12) pour mettre en forme le graphique; imaginons que nous avons obtenu le chiffre maximum de 23
  4. max
  5. Cliquez sur votre tableau et allez dans l’onglet Insertion > groupe Graphiques > Barres > Barres groupées ; vous obtenez un graphe qui ne correspond pas du tout à ce que vous souhaitez…
  6. Augmentez la taille du cadre de votre graphe pour y voir plus clair
  7. Cliquez sur une des barres du graphe de la série des femmes (couleur orange) > allez dans l’onglet Mise en forme > bouton Volet Format > bouton Options des séries
  8. Activez l’option Axe secondaire
  9. Indiquez une Superposition de séries à 100 % et une largeur de l’intervalle à 0 %
  10. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe Horizontal (Valeur); ce qui a pour effet de sélectionner l’axe au bas du graphe
  11. Dans le Volet Format, cliquez sur le bouton Options d’axe
  12. Dans la zone Limite Minimum tapez la valeur suivante : – 25 (cette valeur représente un chouia plus que le chiffre maximum de 23 que nous avions obtenu au point 4 grâce à la formule =MAX
  13. Dans la zone Limite Maximum tapez la valeur suivante : 25 ; nous avons donc saisi la même valeur sauf que une est en négatif et l’autre en positif
  14. Dans le même volet, cochez l’option Valeurs en ordre inverse
  15. Dans le même volet, cliquez sur la catégorie Nombre
  16. Dans la zone Code de format, tapez Standard;Standard et cliquez sur Ajouter (le format personnalisé ainsi créé permet de supprimer les valeurs en négatif affiché pour cet axe)
  17. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe secondaire Horizontal (Valeur); ce qui a pour effet de sélectionner l’axe au haut du graphe
  18. Faites les mêmes choix que sous les points 12, 13, 15 et 16 (mais pas 14 !)
  19. Cliquez sur une des barres du graphe de la série des hommes (couleur bleue) > allez dans l’onglet Mise en forme > bouton Volet Format > bouton Options des séries
  20. Si nécessaire, activez l’option Axe principal
  21. Indiquez une Superposition de séries à 100 % et une largeur de l’intervalle à 0 % (ça commence à ressembler à quelque chose…)
  22. Tout à gauche du ruban de l’onglet Mise en forme, déroulez la liste des éléments constituant votre graphe et choisissez Axe Vertical (Catégorie)
  23. Dans le Volet Format, cliquez sur le bouton Options d’axe > Étiquettes > tapez une valeur pour l’intervalle, par ex. 2
  24. Profitez de cette sélection pour mettre les âges en gras
  25. Saisissez un titre pour votre graphique
  26. Si vous trouvez que celui-ci manque de punch, cliquez sur la série de données des hommes (bleue) et attribuez une couleur de contour orange (onglet Mise en forme > bouton Contour ; faites l’inverse pour la série de données des femmes (orange) en attribuant une couleur de contour bleue
  27. Sélectionnez votre graphique et allez dans l’onglet Création de graphique > bouton Déplacer le graphique > Nouvelle feuille

pyramide

Outlook 2016 Mac – Ajouter un agenda Google

Contexte

Vous disposez d’un agenda Google et vous souhaiteriez pouvoir le consulter directement dans Outlook 2016 Mac.

Solution

  • Connectez-vous à votre compte Google via un navigateur et accédez à votre agenda Google
  • Ouvrez le menu contextuel de l’agenda > commande Paramètres de l’agenda :

agenda google

  • Sous la rubrique Adresse URL privée, cliquez sur le bouton ICAL et copiez l’URL
  • Quittez votre agenda Google
  • Connectez-vous à votre compte OWA de l’Unil puis allez dans Calendrier
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Mes calendriers > Ouvrir le calendrier
  • Collez l’URL dans la zone Calendrier Internet et cliquez sur Ouvrir
  • A l’aide d’un clic droit sur le dossier, renommez le calendrier si souhaité
  • Allez ensuite dans Outlook; vous trouverez votre agenda Google en tant que sous-dossier du dossier Principal portant votre nom

Outlook 2016 Mac – Ajouter une boîte aux lettres Gmail

Contexte

Vous utilisez Outlook 2016 sur Mac et souhaitez ajouter votre boîte aux lettres Gmail.

Solution

Cette procédure selon Google est susceptible de rendre votre compte plus vulnérable; c’est néanmoins la seule possibilité pour Outlook d’accéder à votre boîte aux lettres Gmail.

  • Connectez-vous à votre compte Google
  • Accédez aux paramètres de votre compte

compte gmail

  • Sous Connexion et sécurité, cliquez sur le lien Applications et sites connectés
  • Activez le paramètre « Autoriser les applications moins sécurisées »; cette option permet à Outlook d’accéder à votre boîte aux lettres Gmail
  • Déconnectez-vous de votre compte Google
  • Ouvrez Outlook, allez dans l’onglet Outils > Comptes
  • Ajoutez un compte « Autre adresse de messagerie »
  • Tapez les informations liées à votre compte
  • Cliquez sur Ajouter un compte
  • Cliquez ensuite sur le bouton Avancé > onglet Serveur et augmentez le délai de synchronisation des dossiers à env. 15 minutes (au lieu de 2)

Malheureusement, votre Google Agenda n’est pas ajouté lors de cette procédure.

Outlook 2016 Mac – Ajouter une boîte aux lettres iCloud

Contexte

Vous utilisez Outlook 2016 sur Mac et souhaitez ajouter votre boîte aux lettres iCloud.

Solution

  • Ouvrez Outlook, allez dans l’onglet Outils > Comptes
  • Ajoutez un compte « Autre adresse de messagerie »
  • Tapez les informations liées à votre compte
  • Cliquez sur Ajouter un compte
  • Cliquez ensuite sur le bouton Avancé > onglet Serveur et augmentez le délai de synchronisation des dossiers à env. 15 minutes (au lieu de 2)
  • Réglez éventuellement les options liées aux dossiers (onglet Dossiers)

Malheureusement, votre calendrier iCloud n’est pas ajouté lors de cette procédure.

 

Outlook 2013 – Créer un groupe de calendriers

Contexte

Vous travaillez en équipe sur un projet avec d’autres collaborateurs de l’Unil. Vous souhaitez rapidement afficher les calendriers de ces personnes afin de vérifier leur disponibilité. Ces personnes ne sont pas des collègues proches et n’ont pas partagé leur calendrier avec vous.

Solution : créer un groupe de calendriers

  • Dans l’onglet Accueil > groupe Gérer les calendriers > cliquez sur le bouton Groupes de calendriers > Créer un groupe de calendriers
  • Tapez le nom de votre choix pour le groupe de calendriers
  • Dans la liste d’adresses globale, cliquez sur le nom de la personne
  • Cliquez sur le bouton Membres du groupe
  • Faites de même pour ajouter les autres personnes puis validez; le nom du groupe s’affiche alors dans le volet des calendriers
  • Pour ajouter par la suite un autre calendrier, cliquez sur le nom du groupe avec le bouton droit de la souris > Ajouter un calendrier
  • Pour supprimer un calendrier du groupe, cliquez sur le nom du calendrier à supprimer avec le bouton droit de la souris > Supprimer le calendrier

Outlook 2013 – Régler l’affichage des calendriers

Contexte

Vous travaillez habituellement avec plusieurs calendriers et en avez affiché plus de 4. Vous remarquez alors qu’Outlook les affiche sous forme de Disposition horizontale (en ligne les uns sous les autres) plutôt que sous forme de Disposition verticale comme vous en avez l’habitude (les uns à côté des autres); vous préférez travailler avec cette dernière disposition.

Solution

  • Cliquez sur le bouton Lanceur situé dans le groupe Organiser de l’onglet Accueil
  • Dans la zone Options d’affichage, augmentez simplement le nombre de calendriers pouvant être affichés en mode Disposition verticale

Word – Automatiser la frappe de textes 2

Contexte et solution N° 1 : voir article précédent

Solution N° 2 : Créer une insertion automatique

  • Sélectionnez l’élément à stocker; n’oubliez pas que pour stocker la mise en forme d’un paragraphe (tabulations, retraits, alignement), vous devez inclure la marque de paragraphe ¶ dans la sélection
  • Allez dans le menu Insertion > Insertion automatique > Nouveau
  • Donnez une abréviation à cette insertion (min 4 caractères) et validez
  • Puis dans n’importe quel document Word, tapez l’abréviation (remarquez à ce moment-là l’apparition d’une bulle jaune affichant un aperçu du texte)
  • Pour transformer l’abréviation en texte appuyez sur Enter (pour ne pas transformer l’abréviation en texte appuyez sur la barre d’espacement)

Créer un raccourci-clavier personnalisé

  • Pour associer un raccourci-clavier personnalisé à votre insertion automatique, allez dans le menu Outils > Personnaliser le clavier
  • Choisissez la catégorie « Insertions automatiques » et sélectionnez dans la liste l’insertion automatique souhaitée
  • Cliquez dans la zone « Appuyez sur un nouveau raccourci-clavier » et définissez votre raccourci perso (par ex. CTRL + A, sachant que la touche CTRL est très peu utilisée sur Mac).
  • Vérifiez que le raccourci-clavier ne soit pas déjà attribué à une autre action et cliquez sur le bouton Attribuer
  • Puis dans n’importe quel document Word, essayez votre raccourci-clavier

Word – Automatiser la frappe de textes 1

Contexte

Vous souhaitez pouvoir mémoriser dans Word des expressions (longues et/ou difficiles à taper) ou des blocs de texte (salutations, signature…) ceci dans le but de vous épargner la frappe de ces textes. Vous aimeriez pouvoir ensuite insérer ces éléments dans n’importe quel document Word, soit à l’aide d’une abréviation soit à l’aide d’un raccourci clavier. Word met à votre disposition deux fonctionnalités :

  1. Les corrections automatiques (stockées sous forme d’abréviation)
  2. Les insertions automatiques (stockées sous forme d’abréviation ou de raccourci-clavier)

Solution N° 1 : Créer une correction automatique

  • Allez dans le menu Word > Préférences > cliquez sur Correction automatique
  • Dans la zone Remplacer, tapez l’abréviation sous laquelle vous souhaitez enregistrer une expression (par ex. adn)

CorrectionAuto

  • Dans la zone Par, tapez l’expression qui doit être insérée automa­tiquement soit dans mon exemple acide désoxyribonucléique
  • Cliquez sur Ajouter
  • Puis dans n’importe quel document Word, tapez l’abréviation adn. Pour transformer l’abréviation en texte appuyez :
    • sur la barre d’espacement si vous souhaitez poursuivre la frappe de la phrase
    • sur le point si la phrase se termine par acide désoxyribonucléique
    • sur Enter si vous souhaitez passer au paragraphe suivant
  • Dans le cas où, exceptionnellement, vous ne souhaitez pas que adn se transforme en acide désoxyribonucléique, appuyez sur les touches Cmd + Z dès que Word a transformé l’abréviation

Remarquez que si vous tapez ADN, Word écrira ACIDE DÉSOXYRIBONUCLÉIQUE.

Bien entendu, vous pouvez également utiliser les corrections automa­tiques pour stocker des images (logos) ; dans ce cas, insérez tout d’abord l’image dans un document Word et sélectionnez-la. Ensuite, allez dans Word > Préférences et tapez l’abréviation (ne soyez pas surpris si l’image n’apparaît pas dans la boîte de dialogue… c’est normal).

La solution N° 2 sera traitée dans l’article suivant.

PowerPoint – Créer un dégradé personnalisé

Contexte

Vous souhaitez remplir une forme dessinée par vous-même (par exemple un nuage) à l’aide d’un joli dégradé que vous avez vu sur Internet sauf que vous ne savez pas comment reproduire ce dégradé de couleurs dans PowerPoint.

Solution : « chiper » le dégradé trouvé sur Internet

  • Affichez la page sur laquelle se trouve le joli dégradé (dans mon exemple la page www.icloud.com)
  • A l’aide de l’outil Capture, faites une capture d’écran de la zone souhaité
  • Dans l’outil Capture, sauvegardez cette image (format .tiff)
  • Allez dans PowerPoint et dessinez votre forme à l’aide du bouton Forme > Formes de base > Nuage
  • Cliquez sur le nuage à l’aide du bouton droit de la souris et choisissez la commande Format de la forme
  • Dans la catégorie Remplissage, cliquez sur l’onglet Image ou texture
  • Désignez le fichier image sauvegardé précédemment et validez

nuage

 

 

Outlook 2013 – Créer une action rapide

Contexte

Pendant longtemps, il n’était guère possible ou facile de stocker dans Outlook des modèles de messages. Nous contournions le problème à l’aide de différentes méthodes plus ou moins bricolées. Or, il existe, depuis plusieurs années, une fonctionnalité fort pratique, laquelle est passée un peu inaperçue à savoir les Actions rapides.

Solution

  • Pour créer une nouvelle action, allez dans l’onglet Accueil > groupe Actions rapides > déroulez la galerie > bouton Créer
  • Donnez un nom court à cette action rapide
  • Choisissez l’action souhaitée dans la liste déroulante (ajoutez éventuellement une 2ème action)
  • Entrez des adresses dans les zones A, CC et Cci (facultatif); pour disposer des champs CC et CCi, cliquez sur Afficher les options
  • Tapez un objet et le texte du message
  • Précisez un indicateur et une importance (facultatif)
  • Cliquez sur Terminer
  • Cliquez ensuite sur le nom de l’action figurant maintenant dans la galerie
Par la suite, si vous souhaitez apporter une modification à cette action rapide, faites simplement un clic-droit sur son nom dans la galerie.