FileMaker – Mettre à l’index / saison 1, épisode 2

Contexte

A la fin de l’épisode 1, vous avez découvert le principe de l’indexation automatique. Cet épisode s’étant terminé sur un suspens insoutenable à savoir « pourquoi l’option Minimal est active par défaut », vous avez envie d’en savoir d’avantage.

Explication

Pour rappel, l’index d’une base FileMaker est utilisé, de manière automatique, pour accélérer les recherches. De manière manuelle (menu Insertion > Index), l’index vous fourni la liste de toutes les entrées faites par un utilisateur dans une rubrique. Ceci étant dit, il faut également savoir qu’il n’y a pas un mais deux index… enfin plutôt « deux en un » : un index des mots et un index des valeurs. Ces deux index sont accessibles via le menu Insertion > Index.

Index des mots : Dans cet index, chaque mot est séparé des autres mots par un saut de paragraphe. Le mot ne figure qu’une seule fois dans l’index, indépendamment du nombre de fois où il a été saisi dans la rubrique :

IndexMots

Index des valeurs : Dans cet index, chaque valeur est séparée de la suivante par un saut de paragraphe et est considérée comme une expression complète. Le mot « catalogue » fait partie d’une expression et peut figurer plusieurs fois dans l’index :

Indexvaleur

Exercice pratique

  • Passez en mode Recherche (l’idée étant de faire une recherche dans la rubrique par ex. Commentaires; étant donné que vous ignorez quels mots ont été saisis par les autres utilisateurs de la base de données, vous ne savez pas quel critère de recherche vous êtes sensé taper
  • Ouvrez le menu Insertion > Index; vous constatez que l’option « Mots un par un » est inactive. En effet, l’index vous propose la liste des expressions complètes au lieu des mots un par un
  • Dans la liste, sélectionnez l’entrée d’index souhaitée et cliquez sur le bouton Coller afin de terminer la recherche

Suite des explications

Si dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, l’option Minimal est active et que l’option Indexation automatique si nécessaire est désactivée l’index ne stocke que les valeurs (expressions) saisies dans une rubrique.

Si dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, l’option Toutes est active, vous obtenez dans ce cas un index de toutes les valeurs « Mots un par un ». Voilà pourquoi on parle de deux Index dans FileMaker.

Pourquoi alors ne pas systématiquement opter pour une indexation de type Toutes ? Parce qu’il y a des cas où cela n’est pas pertinent. N’oubliez pas que l’indexation a comme bénéfice d’accélérer les recherches mais comme inconvénient d’alourdir votre base de données en méga-octets. En choisissant Minimal le poids de votre base de données s’en trouvera allégé.

Mais alors quelle option choisir ? Minimal ou Toutes ? En fait, ça dépend de la rubrique et de son usage. Par exemple, une rubrique que l’utilisateur rempli à l’aide d’une liste de valeurs pourra bien évidemment se contenter de l’index des valeurs (Minimal). Une rubrique stockant le titre d’un ouvrage, un résumé ou des commentaires devra plutôt posséder un index des mots « Mots un par un » (Toutes), ceci dans le but d’affiner la recherche.