Word 2016 – Copier ou importer des styles

Contexte

Vous possédez un document Word comportant des styles personnalisés que vous aimeriez pouvoir utiliser dans un autre document Word.

Solution No 1 : Copier / Coller un style d’un document à l’autre

Cette méthode est utile si vous souhaitez juste copier 2 ou 3 styles.

  • Ouvrez les deux documents
  • Sélectionnez la marque de paragraphe ¶ du paragraphe possédant le style souhaité (sans sélectionner le texte)
  • Cliquez sur le bouton Copier
  • Allez dans l’autre document, placez-vous à la fin du paragraphe auquel vous désirez attribuer le style
  • Cliquez sur le bouton Coller

Solution No 2 : Exporter / Importer des styles d’un document à l’autre

Cette méthode est utile si vous souhaitez copier de nombreux styles.

  • Ouvrez le document possédant les styles à exporter
  • Ouvrez le menu Mise en forme > Style > bouton Organisateur
  • Dans la liste de gauche figurent les styles du document actif; dans celle de droite sont affichés ceux du modèle Normal.dotm
  • Cliquez sur le bouton Fermer le fichier de droite ; celui-ci affiche alors Ouvrir le fichier et permettra d’accéder à la liste de vos documents
  • Dans la boîte de dialogue Choisissez le modèle à ajouter, cliquez sur le bouton Options en bas à gauche
  • Déroulez la liste Activer et choisissez l’option Document Word
  • Sélectionnez le fichier dans lequel vous souhaitez importer les styles et cliquez sur Ouvrir
  • Dans la liste de gauche, sélectionnez tous les styles à copier et cliquez sur le bouton Copier
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Word 2016 Mac – Insérer des fractions de type 1/3

Contexte

Vous devez saisir des fractions dans un document Word et constatez que 1/2 ou 1/4 et 1/3, 3/4 ou 1/5 n’apparaissent pas de la même manière.

Vous souhaitez bien entendu que les fractions se ressemblent. Vous êtes allé regarder dans
Insertion > Symbole avancé mais vous ne trouvez rien qui fasse l’affaire. Vous avez essayé l’éditeur d’équation mais le résultat obtenu ne vous convient pas.

Solution : utiliser la table des caractères Unicode

  • Allez dans les Préférences Système > Clavier
  • Dans l’onglet Méthodes de saisie > cliquez sur le + en bas à gauche
  • Tapez Autres dans la zone de recherche
  • Dans la liste qui apparaît à droite, allez tout en bas et sélectionnez Universel (Unicode Hex) et ajoutez ce clavier
  • Allez ensuite dans l’onglet Clavier et cochez Afficher les visualiseurs de clavier
Saisie dans Word :
  • Ouvrez ensuite Word
  • Au moment où vous souhaitez insérer la fraction par exemple 1/3, changez de clavier (à l’aide de l’icône à côté de l’horloge du Mac) pour le clavier Universel (Unicode Hex)
  • Appuyez sur la touche Option (alt) et tapez 2153 (pour 1/3)
  • Reprenez ensuite votre clavier habituel
  • Sélectionnez la fraction durement obtenue et allez dans les préférences de Word > Correction automatique
  • Ajoutez cette fraction dans la liste pour éviter de refaire tout ce bazar à chaque fois; dorénavant 1/3 devient ⅓
  • Faites la même chose pour les autres fractions souhaitées, sachant que :

1/3 = 2153
3/4 = 2154
1/5 = 2155
2/5 = 2156
3/5 = 2157
4/5 = 2158
1/6 = 2159
5/6 = 215A
1/8 = 215B
3/8 = 215C
5/8 = 215D
7/8 = 215E
1/ = 215F
3/4 = 00BE

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Word 2016 Mac – Gérer les champs à l’aide de raccourcis clavier

Contexte

Vous possédez un Mac et vous travaillez dans un document Word contenant un certain nombre de champs (table des matières et des illustrations, renvois, numéros de page, index, bibliographie provenant d’EndNote…). Vous souhaitez pouvoir gérer ces champs, or vous constatez que la commande qui permettrait par exemple de convertir un champ en texte ordinaire n’est disponible dans aucun menu.

Attention : faites une copie de sauvegarde de votre document avant de réaliser les actions ci-dessous

Solution : utiliser les raccourcis clavier

Avant cela, contrôlez dans le menu Pomme > Préférences Système > Clavier > Clavier si l’option Utiliser les touches F1, F2, etc... est désactivée.

  • Insérer le champ Date : appuyez sur Ctrl + Maj + D
  • Insérer le champ Page : appuyez sur Ctrl + Maj + P
  • Insérer un champ vide : appuyez sur Cmd + fn + F9
  • Mettre à jour le champ sélectionné : appuyez sur fn + F9
  • Afficher les codes de champs plutôt que les résultats (ou l’inverse) : appuyez sur Option (alt) + fn + F9
  • Convertir le champ sélectionné en texte ordinaire : appuyez sur Cmd + fn + Maj + F9 🙄
  • Verrouiller un champ (empêcher sa mise à jour) : appuyez sur Cmd + fn + F11
  • Déverrouiller un champ (permettre à nouveau sa mise à jour) : appuyez sur Cmd + fn + Maj + F11
  • Atteindre le champ suivant : fn + F11
  • Atteindre le champ précédent : fn + Maj + F11
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EndNote – Utiliser les Accession Numbers

Contexte

Vous disposez d’une liste d’Accession Number (par ex. dans un fichier TXT) et souhaitez les utiliser pour rechercher et télécharger des références depuis une base de données sur le Web.

Solution (avec PubMed en exemple)

  • Sélectionnez et copiez les Accession Numbers
  • Allez sur le site de la base de données par ex. https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed
  • Copiez-collez les Accession Numbers dans la zone Search et validez
  • Sélectionnez éventuellement les références trouvées (si vous ne sélectionnez rien, toutes les références trouvées seront téléchargées)
  • Cliquez sur le bouton Send to > File
  • Choisissez le format Medline et cliquez sur le bouton Create File
  • Allez dans EndNote et ouvrez le File > Import
  • Choisissez les options d’importation ci-dessous :

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Word 2016 PC – Editer d’anciennes équations

Contexte

Vous disposez de documents Word contenant des équations créées il y a quelques années avec l’éditeur d’équations. Or, lorsque vous faites un double clic sur l’équation dans le but de la modifier, vous obtenez un message d’erreur « The server application, source file or item cannot be found… ». Vous remarquez également que l’outil Equation de l’onglet Insertion ne vous est d’aucun secours.

Solution : installer le complément Equation

  • Fermer toutes les applications Office
  • Allez dans le Panneau de configuration > Programmes et fonctionnalités
  • Sélectionnez Microsoft Office et cliquez sur le ​bouton Modifier
  • Choisissez Ajouter ou supprimer des composants
  • Déroulez les Outils Office
  • Déroulez les options de l’Editeur d’équations
  • Choisissez Exécuter à partir du disque dur

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Word 2016 Mac – Créer une table des matières cliquable en PDF

Contexte

Durant de nombreuses années, les tables des matières et des illustrations générées avec Word 2016 Mac étaient non-cliquables lorsqu’on sauvegardait ou imprimait le document en PDF.

La parade pour résoudre cet agaçant problème était de mettre la main sur une machine tournant sous Windows et de réaliser la table sous Word 2016 PC. Ceci appartient désormais au passé… voici comment faire sur Mac pour obtenir enfin des tables des matières et des illustrations cliquables.

Solution

  • Assurez-vous que votre version d’Office 2016 est à jour
  • Ouvrez votre document Word et insérez une table des matières (Références > Table des matières > Table des matières personnalisée)
  • Choisissez le format de la table et cochez l’option « Utiliser des liens hypertextes à la place des numéros de page » et validez
  • Faites votre PDF en allant dans le menu Fichier > Enregistrer sous > PDF (ça ne fonctionne pas avec Fichier > Imprimer > Save as Acrobat PDF)

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Word – Comparer deux versions d’un document

Contexte

Vous disposez d’un document original et d’une copie sur laquelle un relecteur a apporté des modifications (insertion, suppression de texte, mises en forme, etc..). Vous souhaitez savoir quelles sont les différences entre ces deux documents.

Solution

  • Ouvrez Word et allez dans le menu Outils > Suivi des modifications > Comparer des documents (dans Word 2016 vous pouvez aussi cliquer sur l’onglet Révision > Bouton Comparer)
  • Dans la zone Document Original, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le document original
  • Dans la zone Document Révisé, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez la copie modifiée par le relecteur
  • Dans la boîte de dialogue Comparer des documents, cliquez sur le bouton permettant d’accéder aux options de comparaison et faites éventuellement des changements; c’est dans ces options que vous pouvez notamment décider que les modifications doivent être affichées ou non dans un nouveau document (l’original et la copie demeurant alors intactes)

  • Cliquez sur le bouton OK pour lancer la comparaison; vous obtenez alors un troisième document affichant toutes les différences sous forme de marque de révision
  • Traitez ces marques de révision comme vous en avez l’habitude
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Word – Numéroter et mettre en forme automatiquement un interview

Contexte

Lors de la saisie d’un interview, vous souhaitez numéroter et mettre en forme de manière différente les questions (en gras) et les réponses (en italique et en retrait). Les questions doivent être numérotées en commençant par 1, les réponses doivent également commencer par 1. Vous souhaitez en plus que les initiales de l’interviewer et de l’interviewé figurent avant la numérotation. Pour l’instant, vous disposez de quelques questions et réponses saisies simplement les unes sous les autres, comme ceci :

Solution

  • Sélectionnez la première question et mettez-la en forme à l’aide du bouton Numérotation de l’onglet Accueil en choisissant le modèle 1. 2. 3. proposé dans la galerie
  • Retournez sous le même bouton et cliquez sur la commande Définir un nouveau format de numérotation et, dans la zone Mise en forme de la numérotation, tapez avant le numéro les initiales (JF) de l’interviewer
  • Mettez en gras la question et modifiez la mise en retrait (retrait du haut à 0 et retrait du bas à 1.25 cm)
  • Ouvrez le volet des styles et cliquez sur le bouton Nouveau Style
  • Appelez ce style Question et validez
  • Sélectionnez la première réponse et mettez-la en forme à l’aide du bouton Numérotation de l’onglet Accueil en choisissant le modèle 1. 2. 3. proposé dans la galerie
  • Retournez sous le même bouton et cliquez sur la commande Définir un nouveau format de numérotation et, dans la zone Mise en forme de la numérotation, tapez avant le numéro les initiales (ML) de l’interviewé
  • Mettez en italique la réponse et modifiez la mise en retrait (retrait du haut à 1.25 et retrait du bas à 2.5 cm)
  • Dans le volet des styles, cliquez sur le bouton Nouveau Style
  • Appelez ce style Réponse et validez
  • Appliquez ensuite manuellement les styles ad hoc aux questions / réponses déjà dactylographiées
  • Afin de définir l’enchaînement des styles, modifiez le style Question en indiquant que le style Réponse doit suivre le style Question (zone Style du paragraphe suivant)
  • Modifiez le style Réponse en indiquant que le style Question doit suivre le style Réponse et à l’aide du bouton Format > Paragraphe indiquez que le paragraphe doit être suivi de 6pt d’espacement

Résultat :

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Word – Insérer une table des matières partielle

Contexte

Vous avez mis en page un long document à l’aide des styles de titres. Ce long document possède plusieurs parties (cela peut être des chapitres séparés par des sauts de section mais pas forcément). Vous souhaitez créer une table des matières pour une partie seulement de ce document.

Solution

  • Sélectionnez la partie de texte qui doit faire l’objet d’une table des matières
  • Attribuez un nom de signet à cette sélection (par ex. partie1)
  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
  • Allez dans l’onglet Insertion > Champ > catégorie Table et Index
  • Insérez le champ TM (TOC) et cliquez sur le bouton Options
  • Insérez le commutateur \b et tapez le nom du signet; le champ doit ressembler à ceci :
    TOC \b partie1
  • Validez
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Word 2016 Mac – Les images ne s’impriment pas

Contexte

Vous avez inséré (ou copié-collé depuis le Web) des images dans un document Word. Vous avez utilisé les boutons Position ou Renvoi à la ligne automatique de l’onglet Format de l’image pour positionner ces images (autrement dit, vous avez fait de l’habillage d’image).

Les images apparaissent dans votre document mais lorsque vous faites un aperçu avant impression, une impression ou un PDF, les images disparaissent. Encore plus bizarre, les images que vous avez inséré sans utiliser l’habillage d’image apparaissent et s’imprime normalement 🤔

Solution

Si on exclu toute mauvaise manipulation de la part de l’utilisateur ou un bug de Word, il s’agit en fait d’une option d’impression qui devrait être cochée.

  • Allez dans les Préférences de Word > catégorie Impression et cochez l’option Objets dessins:

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