Archives par étiquette : Importation

EndNote – Modifier la librairie à synchroniser

Contexte

Vous avez activé la synchronisation d’une librairie se trouvant sur votre ordi avec votre compte MyEndNoteWeb. Vous souhaitez changer la librairie à synchroniser car vous disposez d’une nouvelle librairie.

Après cette procédure, la nouvelle librairie sera synchronisée avec le compte EndNoteWeb. Toutefois, comme il est possible de ne synchroniser qu’une seule librairie, « l’ancienne » et la « nouvelle » seront fusionnées.

Solution

  • Ouvrez la nouvelle librairie à synchroniser dans EndNote
  • Allez dans le menu EndNote > Preferences > catégorie Sync; vous constatez que la librairie qui va être synchronisée est encore « l’ancienne »
  • Sortez des Préférences d’EndNote (il s’agissait juste d’une vérification)
  • Cliquez sur le bouton Sync Library pour lancer la nouvelle synchronisation
  • Répondez YES au message qui apparaît :

  • Par sécurité, acceptez ensuite la création d’une copie compressée de votre librairie
  • Connectez-vous à votre compte MyEndNoteWeb, vous constatez que les deux librairies ont été fusionnées
  • Procédez ensuite une recherche de doublons dans EndNote (References > Find Duplicates) ou dans MyEndNoteWeb (Organize > Find Duplicates)

EndNote – Résoudre un problème d’importation depuis Google Scholar

Contexte

Vous avez ouvert votre librairie EndNote et votre navigateur Web. Vous êtes sur une page de résultats sous Google Scholar et vous souhaitez importer une ou plusieurs références. Vous cliquez sur Importer dans EndNote* et obtenez le message d’erreur suivant :
« The document scholar-4.enw could not be opened ».

Problème

Votre librairie EndNote est bel et bien ouverte mais vous avez mis la fenêtre d’EndNote en réduction dans le Dock.

Solution

  • Affichez et conservez la fenêtre EndNote ouverte sur le Finder et l’importation fonctionnera

* je rappelle que cette option s’obtient en allant dans les Paramètres de Google Scholar > Gestionnaire des bibliographies > Afficher les liens permettant d’importer des citations dans EndNote.

EndNote – Récupérer des types de références personnalisés

Contexte

Vous avez créé des types de références personnalisés et vous avez copié votre librairie de la machine No 1 sur la machine No 2 (vous avez deux ordis). Vous constatez que les références basées sur un type personnalisé par ex. « Screenshot » sur la machine No 1 porte le nom « Unused 1 » ou « Mon type » sur la machine No 2 au lieu du nom « Screenshot ». De plus, le style personnalisé n’est pas disponible lors de la création de nouvelles références.

Solution

  • Sur la 1ère machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Export; cela crée un fichier XML
  • Copiez ce fichier sur une clé USB (ou autre…) et copiez-le sur la 2ème machine (par ex. sur le Bureau)
  • Sur la 2ème machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Import et désignez le fichier XML

Attention ! Tous les types de références de la 1ère machine sont contenus dans ce fichier XML; ils écraseront donc les types se trouvant sur la 2ème machine.

EndNote X7 – Synchroniser deux librairies locales

Contexte

Vous disposez de deux ordinateurs (par ex. un Mac à la maison, un PC au bureau). Vous avez créé une librairie EndNote et vous aimeriez pouvoir la stocker en local sur chacune des machines. Pour des raisons d’ergonomie (l’interface de MyEndNoteWeb ne vous semble pas assez pratique), vous souhaitez utiliser EndNote sur les deux machines. Vous souhaitez que les librairies locales se mettent à jour lorsque vous effectuez des modifications.

Les styles personnalisés ainsi que les types de références personnalisés que vous auriez créés sur la 1ère machine ne seront pas synchronisés (donc pas disponibles) sur la 2ème machine.

Solution : utilisez votre compte MyEndNoteWeb pour fusionner et mettre à jour vos deux librairies locales

Faites une copie de sauvegarde de votre librairie avant toute manipulation.

  • Ouvrez votre librairie locale sur la machine No 1 (le Mac à la maison) et paramétrez la synchronisation (menu EndNote > Preferences > Sync) comme ceci :

synMac

  • Sélectionnez sur la machine No 1 (le Mac à la maison) votre librairie .enl et son dossier .Data et copiez-les sur une clé USB (ou autre…)
  • Copiez les deux éléments sur la machine No 2 (le PC au bureau)
  • Ouvrez la librairie sur la machine No 2 et paramétrez la synchronisation comme ceci :

syncPC2

  • Ensuite, cliquez sur le bouton de synchronisation et acceptez la fusion entre les deux librairies (le chemin d’accès sera alors ajouté dans les paramètres de synchronisation) :

fusion

  • Testez le résultat en créant une référence-test dans la librairie local de la machine No 2, cliquez sur le bouton de synchronisation, ouvrez votre compte MyEndNoteWeb (la référence-test doit s’y trouver), ouvrez ensuite votre librairie locale sur la machine No 1, cliquez sur le bouton de synchronisation (la référence-test doit apparaître)

Remarquez que je n’ai pas activé la synchronisation automatique dans les boîtes de dialogues ci-dessus, d’où la nécessité de cliquer sur le bouton de synchronisation.

EndNote – Exporter une librairie EndNote dans Zotero

Contexte

Vous êtes un utilisateur d’EndNote et un nombre important de vos références possède des annexes. Vous aimeriez exporter votre librairie dans Zotero en récupérant bien entendu les annexes (par ex. parce que vous quittez l’Unil ou ne voulez tout simplement plus utiliser EndNote).

Solution

  • Ouvrez EndNote et ouvrez la librairie à exporter
  • Appliquez le style RefMan (RIS) Export à votre librairie
  • Si souhaité, sélectionnez les références à exporter
  • Allez ensuite dans le menu File > Export
  • Choisissez de sauvegarder le fichier .Txt dans le dossier .Data qui contient les données d’EndNote (par ex. Documents / MyLibrary.Data)
  • Choisissez les options d’exportation ci-dessous :

export Zotero

  • Validez l’enregistrement et quittez EndNote
  • Ouvrez Zotero, allez dans le menu Fichier et créez éventuellement une nouvelle Collection
  • Allez dans le menu Fichier > Importer et désignez le fichier .Txt à importer (lequel doit donc se trouver dans le dossier .Data d’EndNote)
  • Vérifiez les références importées, notamment la présence des pièces jointes

Remarquez que la structure des dossiers créée dans EndNote n’est malheureusement pas reprise dans Zotero.

EndNoteWeb – Insérer des références dans un document Word

Contexte

Vous synchronisez votre librairie EndNote avec votre compte MyEndNoteWeb (voir article http://people.unil.ch/jacquelinefrey/2014/10/endnote-synchroniser-sa-bibliotheque/ ). Vous êtes en train de travailler sur un ordinateur ne possédant pas EndNote. Vous aimeriez insérer dans un document Word des références provenant de votre compte MyEndNoteWeb .

Solution

  • Ouvrez Word 2011 > dans la barre d’outils EndNote, cliquez sur Tools > Cite While You Write Preferences*
  • Cliquez sur l’onglet Application > choisissez EndNote online

EndNoteOnline

  • Si nécessaire, tapez l’identifiant de votre compte et validez; la barre d’outils d’EndNote s’adapte et propose d’insérer les citations depuis votre compte MyEndNoteWeb

Remarque : lors de la rédaction de cet article (15.02.2016) l’accès aux Préférences d’EndNote depuis la version Word 2016 Mac est bugué.

PowerPoint – Appliquer le nouveau thème de l’Unil

Contexte

Vous possédez une présentation mise en forme à l’aide de l’ancien thème de l’Unil. Vous aimeriez appliquer le nouveau thème de l’Unil mais vous constatez que celui-ci en fait s’ajoute à l’ancien thème.

Solution

  • Ouvrez une nouvelle présentation basée sur le nouveau thème (ne créez pas de dia)
  • Cliquez sur le menu du bouton Nouvelle diapositive et choisissez la commande Insérer des diapositives d’une autre présentation
  • Sélectionnez le fichier et choisissez l’option Sélectionner les diapositives à insérer…
  • Veillez à décocher l’option Conserver la conception des diapositives d’origine et cliquez sur Tout insérer

EndNote – Importer une librairie Zotero dans EndNote

Contexte

Vous disposez d’une librairie Zotero et un nombre important de vos références possède des annexes. Vous aimeriez importer votre librairie dans EndNote en récupérant bien entendu les annexes.

Solution

  • Ouvrez votre librairie dans Zotero
  • Ouvrez le menu Fichier > Exporter la bibliothèque > Format EndNote XML
  • Cochez les options Exporter les notes et Exporter les fichiers; cliquez sur OK
  • Donnez un nom au fichier « Ma bibliothèque Zotero » et placez-le sur votre Bureau; vous obtenez un dossier contenant un fichier .XML ainsi qu’un dossier PDF (le dossier PDF contient toutes les annexes de votre librairie Zotero)
  • Fermez Zotero
  • Ouvrez EndNote et créez une nouvelle librairie (New > Library) et donnez-lui un nom « Ma librairie EndNote » ; vous obtenez un fichier .ENL ainsi qu’un dossier .DATA
  • Ouvrez le menu File > Import
  • Cliquez sur le fichier .XML, choisissez l’option d’importation EndNote Generated XLM et acceptez l’importation des doublons

import Zotero

  • Cliquez sur Import; vous obtenez alors une librairie contenant les références importées. EndNote affiche un dossier temporaire « Broken Attachments » dans la liste des dossiers :

Broken Attachment

  • Fermez EndNote sans vous préoccuper des « Broken Attachments »
  • Depuis le Finder, ouvrez le dossier « Ma bibliothèque Zotero » puis le dossier PDF
  • Toujours depuis le Finder, ouvrez le dossier « Ma bibliothèque EndNote » puis le dossier PDF
  • Copiez les sous-dossiers numérotés du dossier PDF de Zotero (lequel contient autant de sous-dossiers numérotés qu’il y a d’annexes) dans le dossier PDF d’EndNote
  • Ré-ouvrez « Ma bibliothèque EndNote »; EndNote va alors chercher automatiquement les PDF se trouvant dans le dossier. Le dossier temporaire Broken Attachments s’est supprimé de lui-même lors de ce processus

Excel – Importer des données provenant d’une page Web

Contexte

Vous utilisez Excel sur Mac (ça ajoute du piment à cet article…) et vous souhaitez importer des données provenant d’une page Web dans une feuille Excel. Vous aimeriez que ces données se mettent à jour régulièrement dans votre feuille Excel. Vous avez fait une tentative sur Excel 2011 qui s’est soldée par un échec. Vous êtes étonné car l’onglet Données contient bel et bien un bouton Actualiser permettant d’actualiser les données provenant d’une source externe.

Solution

  • Faites-vous d’abord un ami ayant un PC et prêt à vous rendre service 😉
  • Une fois cette première et délicate étape franchie, ouvrez Excel 2013 sur le PC
  • Allez dans l’onglet Données > bouton Web
  • Dans la boîte de dialogue Nouvelle requête sur le Web, tapez l’URL dont vous souhaitez importer les données
  • Cochez la petite case verte en face de la page Web (ou en face du cadre de la page)

actu unil

  • Validez en cliquant sur le bouton Importer
  • Choisissez la cellule à partir de laquelle vous souhaitez faire l’importation (A1 dans mon exemple)
  • Sauvegardez le classeur et ouvrez-le sur votre Mac (Excel 2011)
  • Cliquez sur le bouton Activer le contenu dans le bandeau jaune de sécurité
  • Allez dans l’onglet Données et cliquez sur le bouton Actualiser

Il existe une autre possibilité sur PC qui consiste à atteindre une page Web à l’aide d’Internet Explorer, de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la page et de choisir Exporter vers Microsoft Excel. Excel s’ouvre et la boîte de dialogue Nouvelle requête sur le Web permet de choisir la zone de la page Web à importer.

EndNote – Comprendre le rôle de la Traveling Library

Contexte

Imaginons : en 2014, vous avez créé une librairie (EndNoteX6) et cité un certain nombre de références dans un document Word. En 2015, vous reprenez ce document Word en y ajoutant des références provenant cette fois-ci d’une nouvelle librairie (EndNoteX7). Or, cette nouvelle librairie ne contient pas toutes les références que contenait la librairie EndNoteX6. Vous craignez donc deux choses :
1° que les références citées dans le document Word disparaissent lors de la mise à jour puisqu’elles ne sont pas présentes dans la librairie EndNoteX7 (et que la librairie EndNoteX6 n’existe plus) ou
2° que les « anciennes » références soient remplacées par de « nouvelles » références car elles pourraient porter le même numéro de série dans la nouvelle librairie ….
A ce stade là, un exemple concret me semble utile :

Exercice étape par étape

  • Création d’un document Word et d’une librairie sur EndNoteX6 (appelée TEST.ENL) laquelle contient 10 références, ces références portant les numéros de série allant de #1 à #10
  • Importation d’un certain nombre de références dans le document Word depuis EndNoteX6
  • Copie de la librairie TEST.ENL (appelée TEST 2.ENL)
  • Suppression de deux références (numéro de série #1 Avila-Flores et #2 Baker) dans TEST 2.ENL; ces références étaient citées dans le document Word
  • Création dans TEST 2.ENL (EndNoteX7) de deux nouvelles références (Frey et Greiner). EndNote n’utilise pas les numéros de série #1 et #2 devenu libres mais leur attribue les numéros #11 et #12
  • Ré-ouverture du document Word
  • Insertion des deux nouvelles références (#11 et #12) contenues dans TEST 2.ENL
  • Mise à jour des citations et de la bibliographie dans Word
  • Ouverture de la boîte de dialogue Edit & Manage Citations

Résultat de cet exercice

Les citations (numéro de série #1 Avila-Flores et #2 Baker) n’ont pas été supprimées du document Word. EndNoteX7 ne les trouvant pas dans la librairie TEST 2.ENL, il classe ces deux références orphelines dans une Traveling Library

Les nouvelles références (Frey et Greiner) portant les numéros de série #11 et #12 sont bien entendu classées dans TEST 2.ENL à laquelle elles appartiennent

Les autres citations (portant les numéros de série de #3 à #10) initialement stockées dans TEST.ENL sont classées dans TEST 2.ENL puisqu’EndNote les a trouvées dans cette librairie

travelling_library